李亞林

摘 要：在信息化社會(huì)環(huán)境下，檔案越來(lái)越受到各行各業(yè)的重視。對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，離退休人員檔案也是學(xué)校未來(lái)發(fā)展的寶貴資源，如何高效地管理和利用離退休人員檔案是本文要研究的主要問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：淺議；高職院校；離退休人員；檔案；管理；利用

中圖分類(lèi)號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1673-1069（2016）22-29-2

0 引言

延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院成立于2005年8月，由6所中專(zhuān)學(xué)校合并組建而成，在2014年年底又合并3所中專(zhuān)學(xué)校，截至2015年年底有在職教職工1018人，離退休人員452人，其中離退休人員有專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的242人，占全體離退休人員的54%，經(jīng)過(guò)十年左右的發(fā)展，由這些離退休人員的發(fā)展變動(dòng)形成的檔案資料成為了學(xué)院發(fā)展的一項(xiàng)寶貴資源。尤其是隨著我國(guó)人口老齡化進(jìn)程的加快，學(xué)院的離退休人員數(shù)量也在不斷上升，相應(yīng)的檔案資料的管理和利用也成為了學(xué)院檔案工作人員要研究的重要課題。如何做好離退休人員檔案的管理和利用工作，更好的為離退休人員服務(wù)，使其充分發(fā)揮余熱，是本文要研究的主要問(wèn)題。

1 高職院校離退休人員檔案管理內(nèi)容

高職院校離退休人員的檔案內(nèi)容涉及的范圍比較廣，包括其個(gè)人基本情況以及在校工作期間各種行為動(dòng)態(tài)的變動(dòng)記錄。按類(lèi)型來(lái)說(shuō)，離退休人員檔案管理的內(nèi)容主要包括以下三個(gè)方面。

第一，人事檔案。人事檔案是教職工進(jìn)入學(xué)校工作時(shí)建立的，記錄教職工在職期間所有相關(guān)的資料，包括黨團(tuán)情況、職務(wù)任免、獎(jiǎng)懲、工資、考核記錄、科研成果等在內(nèi)的多項(xiàng)內(nèi)容。對(duì)于離退休職工來(lái)說(shuō)，其人事檔案資料除了上述基本內(nèi)容之外，還要包括退休人員退休履歷表、標(biāo)注好退休時(shí)的歸屬單位；離退休人員社保醫(yī)保資料登記表，以便學(xué)校及相關(guān)部門(mén)后期更好的為離退休人員服務(wù)。學(xué)校檔案管理部門(mén)一定要在詳細(xì)查訪之后對(duì)這些資料進(jìn)行仔細(xì)登記，保證檔案資料的真實(shí)性和完整性，以方便后期檔案資料的開(kāi)發(fā)利用。

第二，健康檔案。在教職工離退休之后，學(xué)院會(huì)有計(jì)劃、有組織地安排其中一些身體好、有能力的老同志開(kāi)展一些社科活動(dòng)，發(fā)揮其余熱為年輕的教職工或?qū)W生傳授經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，離退休職工的健康檔案就是一項(xiàng)重要參考。學(xué)校要以服務(wù)為宗旨為離退休人員建立健康檔案，其中記錄著離退休人員定期檢查的身體健康狀況，對(duì)于患有特殊病癥的離退休人員要建立特種病定期檢查記載檔，以確保各人員身體健康狀況資料完整詳細(xì)，為離退休職工活動(dòng)的組織安排提供參考。

第三，專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案。專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案也是高職院校離退休人員檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院當(dāng)中，所有的離退休人員當(dāng)中有專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的占到了一半以上，足以說(shuō)明加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案管理的必要性。離退休人員當(dāng)中有許多經(jīng)驗(yàn)豐富、專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)，并且取得了不小的成就，為了充分發(fā)揮這些老專(zhuān)家的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)為學(xué)校的未來(lái)發(fā)展貢獻(xiàn)更多的力量，學(xué)校有必要利用專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案做好人才資源的二次開(kāi)發(fā)利用。檔案部門(mén)要注意加強(qiáng)對(duì)離退休人員在職期間參加過(guò)的科研活動(dòng)、技術(shù)職稱(chēng)報(bào)告、各類(lèi)證書(shū)資料等進(jìn)行搜集整理，并將其作為學(xué)校的寶貴財(cái)富進(jìn)行歸檔，以便后人查閱利用。

2 加強(qiáng)高職院校離退休人員檔案管理與利用的途徑

2.1 加強(qiáng)高職院校離退休人員檔案信息化管理

進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)是加強(qiáng)高職院校離退休人員檔案管理和利用的一條重要途徑。進(jìn)行檔案信息化管理主要可以從以下幾個(gè)方面來(lái)開(kāi)展。

2.1.1 建立離退休人員檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

隨著學(xué)校離退休人員數(shù)量不斷擴(kuò)大，檔案管理工作也變得越發(fā)復(fù)雜，信息化管理已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)是為了提高檔案管理工作的整體效率，也為實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享提供便利，而實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的基礎(chǔ)都必須依靠數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建。學(xué)院要根據(jù)自身離退休人員的具體情況，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)引進(jìn)符合實(shí)際的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這會(huì)為學(xué)校、政府部門(mén)、社會(huì)組織等獲得離退休人員的全面信息掃清障礙，方便實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，進(jìn)而推進(jìn)離退休人員檔案社會(huì)化進(jìn)程的發(fā)展。

2.1.2 明確離退休人員檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

在離退休人員檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，要明確相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，依靠相關(guān)的政策指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)，確保低成本、高效率地建成符合學(xué)校離退休人員檔案管理需要的信息管理系統(tǒng)。如果條件允許，學(xué)校還可以建立檔案管理信息化建設(shè)指導(dǎo)委員會(huì)，全權(quán)負(fù)責(zé)監(jiān)督、考察檔案管理信息化建設(shè)的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、政策落實(shí)到位，切實(shí)建立起滿(mǎn)足發(fā)展需求的離退休人員檔案信息化管理系統(tǒng)。

2.1.3 提高檔案管理人員信息化工作技能

為了真正實(shí)現(xiàn)高職院校離退休人員檔案信息化管理，除了要建立必要的數(shù)據(jù)庫(kù)之外，還要配備專(zhuān)業(yè)工作人員。要求離退休人員檔案信息化管理工作人員除了要具備檔案管理相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能之外，還要掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)的操作技能，熟悉檔案信息系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，具備信息化意識(shí)，能夠理解離退休人員檔案資源開(kāi)發(fā)利用的積極意義，進(jìn)而積極投身到檔案管理工作當(dāng)中，使檔案資源的價(jià)值得到充分的開(kāi)發(fā)。

2.2 提高高職院校離退休人員檔案管理規(guī)范化水平

2.2.1 規(guī)范離退休人員檔案管理與利用流程

加強(qiáng)高職院校離退休人員檔案管理與利用的一個(gè)必然要求就是要提高管理工作的規(guī)范化水平，明確各項(xiàng)管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。與其他人員的檔案管理不同，高職院校在開(kāi)展離退休人員檔案管理時(shí)還要建立專(zhuān)門(mén)的離退休初始檔案，除了要對(duì)其基本情況的人事檔案進(jìn)行搜集整理和落實(shí)之外，還要由檔案人員對(duì)離退休人員進(jìn)行家訪，了解其離退休前后的具體情況，包括退休歸屬單位、家庭住址、聯(lián)系方式等，并對(duì)相關(guān)信息逐一記錄歸檔，錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。以便后期更好地為離退休人員提供服務(wù)。

2.2.2 健全相關(guān)的管理制度

為了提升高職院校離退休人員檔案管理的規(guī)范化水平，學(xué)校還要建立健全相應(yīng)的管理制度。首先，學(xué)校的管理層要及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，意識(shí)到離退休人員檔案的重要性，明確離退休人員檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，并制定相應(yīng)的管理制度。改變過(guò)去落后的檔案管理模式，充分發(fā)揮信息化環(huán)境下檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，嚴(yán)格按照離退休人員檔案管理相關(guān)的制度政策開(kāi)展工作，確保各項(xiàng)工作有章可循。其次，學(xué)校還要意識(shí)到離退休人員檔案的價(jià)值，明確檔案資源查詢(xún)、借閱、使用的具體流程，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，從而在確保離退休人員檔案完整、真實(shí)的前提下發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

2.3 強(qiáng)化離退休人員檔案的開(kāi)發(fā)利用

由于歷史因素的影響，很多高職院校離退休職工往往看不到自身的價(jià)值，存在嚴(yán)重的消極情緒，認(rèn)為自己離開(kāi)了工作崗位就不會(huì)創(chuàng)造什么價(jià)值了，因而也就缺乏參與各種科學(xué)研究、學(xué)術(shù)討論等活動(dòng)的積極性，再加上這些教職人員退休之后居住相對(duì)分散，難以集中起來(lái)開(kāi)展活動(dòng)，離退休人員的價(jià)值就難以被真正發(fā)揮出來(lái)，這就給高職院校離退休人員檔案管理工作提出了新的要求。

面對(duì)這種局面，高職院校要樹(shù)立必要的檔案意識(shí)，加強(qiáng)離退休人員檔案的管理，完善離退休人員的個(gè)人信息，并保持動(dòng)態(tài)更新，以離退休人員的需求為根本提供必要的服務(wù)，體現(xiàn)出組織對(duì)他們的關(guān)懷，尤其是要加強(qiáng)對(duì)那些有特殊困難的人員的扶持幫助。同時(shí)，高職院校還可以通過(guò)對(duì)檔案資料的分析發(fā)現(xiàn)離退休教職工中尚可發(fā)揮余熱的人員，挖掘離退休人員中的能量，為學(xué)院的教育教學(xué)改革服務(wù)。比如，學(xué)?？梢云刚?qǐng)身體狀況良好、專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富的離退休人員成立科研協(xié)會(huì)，指導(dǎo)在職教師、在校學(xué)生的科研工作；還可以邀請(qǐng)?jiān)?jīng)擔(dān)任管理者的離退休人員參與學(xué)校的黨團(tuán)工作當(dāng)中，為組織的建設(shè)發(fā)展出謀劃策，從而促進(jìn)高職院校在新時(shí)期更快更好地發(fā)展。由此可見(jiàn)，通過(guò)對(duì)離退休人員檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，不僅豐富了他們的晚年生活，還為他們發(fā)揮余熱提供了舞臺(tái)，對(duì)于學(xué)校和離退休人員來(lái)說(shuō)實(shí)現(xiàn)了雙贏，值得提倡和推廣。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高職院校離退休人員檔案管理涉及的內(nèi)容比較復(fù)雜，類(lèi)別多樣，因此在管理過(guò)程中要強(qiáng)調(diào)規(guī)范化，還可以通過(guò)建立檔案信息化管理系統(tǒng)來(lái)提升離退休人員檔案管理水平，高職院校還要充分利用檔案資料來(lái)為離退休人員服務(wù)，并挖掘其價(jià)值，使離退休人員繼續(xù)為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

參 考 文 獻(xiàn)

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