閆靜靜

【摘 要】 做好資料收集工作是提高檔案價值的重要保證。伴隨我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和深入，人們在各種現(xiàn)實社會活動中，需要通過對歷史進行研究、繼承和發(fā)揚已有的成果，才能有效體現(xiàn)出檔案文化的利用價值。本文分析了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，對加強事業(yè)單位檔案管理工作的一些建議進行探討，以供相關同仁參考。

【關鍵詞】 事業(yè)單位 檔案管理 現(xiàn)狀 對策

檔案管理作為事業(yè)單位管理的重要組成部分，能夠?qū)挝桓黜椆ぷ魈峁┮罁?jù)和指導。在經(jīng)濟全球化，社會信息化的背景下，事業(yè)單位檔案管理所面臨的外部環(huán)境更加復雜，管理工作質(zhì)量也更加難以保障。從目前我國事業(yè)單位檔案管理的情況來看，其中還存在很多不規(guī)范的問題，本文針對事業(yè)單位檔案管理的特點以及現(xiàn)狀出發(fā)，有針對性的提出規(guī)范化管理的對策。

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

從目前我國事業(yè)單位檔案管理的情況來看，總體效率并不高，在規(guī)范化建設方面存在很多不足，下面針對這些問題進行具體分析：

1.1 檔案規(guī)范化管理重視不夠

檔案管理規(guī)范化是社會主義建設的要求，能夠有效助力于事業(yè)單位的發(fā)展，尤其能夠促進事業(yè)工作效率與質(zhì)量的提升，但是從目前我國事業(yè)單位檔案管理的情況來看，很多單位并沒有意識到規(guī)范化管理的重要性，單位管理者認為檔案管理浪費時間，也不會創(chuàng)造經(jīng)濟效益，因此對檔案管理有所忽視，盡管有一部分事業(yè)單位已經(jīng)建立了檔案管理制度，但是真正做到管理規(guī)范化的單位卻少之又少，人力、物力、財力等都存在不同程度的欠缺，進而阻礙了檔案管理工作作用的發(fā)揮。

1.2 檔案管理制度缺乏規(guī)范化

從事業(yè)單位檔案管理的整體情況來看，大部分單位都建立了檔案管理制度，甚至有一部分單位已經(jīng)將檔案管理列入了單位管理的重要內(nèi)容，但是這不過是小部分單位的做法，還有一些單位并沒有重視制度的規(guī)范化建設，檔案管理部門缺乏規(guī)范化管理意識，管理行為不規(guī)范，單位各部門之間交流差，合作乏力。工作執(zhí)行力差，即便建立了檔案管理制度，也不能很好的落實下去，進而影響了檔案管理的規(guī)范化建設。

1.3 電子文件管理工作所需軟硬件設施不齊全

在經(jīng)濟全球化、社會信息化的背景下，事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理也逐漸實現(xiàn)了信息化管理，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案開始逐漸被電子檔案取代，在這樣的背景下，必須要建立完善的計算機系統(tǒng)，引入更加完善的硬件以及軟件設備，但是目前我國很多事業(yè)單位在這個方面存在很多問題，硬件與軟件建設力度不夠，設備不完善，企業(yè)導致電子檔案管理質(zhì)量下降。

2 加強事業(yè)單位檔案管理工作的一些建議

2.1 加大對檔案管理部門的經(jīng)費扶持

我國大多事業(yè)單位檔案管理條件之所以落后，是因為事業(yè)單位規(guī)模小或者是經(jīng)濟條件差，在這樣的條件下，事業(yè)單位若想在短期內(nèi)通過自身力量進行檔案管理工作，顯然是異想天開。針對這一問題，事業(yè)單位應積極、主動地向當?shù)卣暾堎Y金扶持，當?shù)卣粌H可以協(xié)助事業(yè)單位逐漸改善工作條件，還能進一步幫助事業(yè)單位更新檔案管理設備，從而保障事業(yè)單位檔案管理工作快速、健康地展開。在實際工作中，也存在一些有一定規(guī)模且資金寬裕的單位，這些單位并不需要政府的大力扶持，而需要單位領導轉(zhuǎn)變自身觀念，重視檔案管理部門的地位及作用，主動將一些資金集中到檔案管理部門，主要用于升級檔案管理設備。值得重視的是，增加檔案管理部門經(jīng)費的途徑有很多，領導者需重視的是投入的資金使用是否科學、合理。

2.2 完善檔案管理的工作制度

在事業(yè)單位的發(fā)展變革中，原有的檔案管理體系已經(jīng)不再適應新的工作形式的需求，需要對工作制度進行及時的革新，適應實際工作開展的需要。 在工作中管理者需要對制定的制度進行嚴格的遵守，確保制度的有效執(zhí)行以及實現(xiàn)其約束作用，使得檔案信息資源獲得更加完善的開發(fā)利用。 在制度的建設完善過程中，工作人員也需要相應地對自身的工作提高認識，增強思想上的覺悟，嚴格的按照制度的要求行事，提高檔案管理的工作成效。

2.3 完善軟件和硬件建設環(huán)境

各基層事業(yè)單位可以根據(jù)實際工作范疇建設內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)，讓各個部門的檔案能夠通過網(wǎng)絡平臺迅速安全地傳輸?shù)綑n案管理中心，再由檔案人員進行統(tǒng)一的整理、歸類、編號、保存和鑒定等工作，可以確保檔案的及時性、真實性和準確性。此外，還應當選擇兼容性及穩(wěn)定性均比較好的管理軟件，單位內(nèi)部各部門及統(tǒng)計基層最好選用相同的管理軟件，以實現(xiàn)檔案管理的標準化和規(guī)范化，提高電子檔案的質(zhì)量。

2.4 注重檔案信息安全的維護

在提倡檔案管理現(xiàn)代化的同時，還應當重視檔案的安全?；鶎邮聵I(yè)單位的檔案大多涉及國家機密，因此基層事業(yè)單位的檔案管理工作不是一般的個人行為或者是企業(yè)行為，而是關系到國家信息安全的大事，基層事業(yè)單位的檔案管理工作應當按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設。

2.5 提高檔案管理人員工作水平

檔案規(guī)范化建設與檔案人力資源隊伍的建設不可分割，必須要具備高素質(zhì)的檔案管理人才，檔案管理規(guī)范化才能得以實現(xiàn)。所以說事業(yè)單位領導者以及管理人員應該將檔案管理人才培養(yǎng)納入單位戰(zhàn)略發(fā)展部署，積極開展實踐性、專業(yè)性強的檔案管理培訓活動，全面提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，增強他們的工作責任心以及職業(yè)道德，使其能夠認識到檔案管理工作的重要性以及自身的責任，進而在未來的管理中能夠嚴格遵守各項規(guī)章制度，充分發(fā)揮自身職能，促進檔案管理規(guī)范化建設。

2.6 對檔案管理的交接工作做出明確規(guī)定

檔案管理工作不同于其他崗位，對交接有著明確的規(guī)定，檔案管理人員在離職時要對接管人員做好交接工作，避免死檔等情況的出現(xiàn)。即使離職在今后檔案管理中出現(xiàn)問題時，仍要負有一定的責任，協(xié)助單位解決好所出現(xiàn)的問題，避免檔案管理工作出現(xiàn)大的差錯。

綜上所述，我國事業(yè)單位檔案管理上仍然存在著嚴重的問題，但是只要立足于檔案管理的基本原則，切實確立有效科學的檔案管理制度，提高對檔案管理的重視，加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，行政事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展指日可待。

【參考文獻】

[1] 王鋒.淺究當前事業(yè)單位檔案管理中的問題及解決對策[J].科技與企業(yè)，2014，（21）：13.

[2] 謝暉.談檔案歸檔問題與檔案安全管理工作[J].旅游縱覽（下半月），2015（12）.