彭紅梅

摘 要：會計檔案為會計核算工作處理的專業(yè)資料，其映射出單位各項經(jīng)濟業(yè)務，具體涵蓋會計憑證、賬目、報表材料、信息化應用存儲軟件等。其屬于國家檔案資料的重要內(nèi)容之一，在企業(yè)、事業(yè)單位會計管理與經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮了核心價值作用。為此，強化會計檔案管理尤為重要，本文通過對會計檔案管理中存在的問題進行分析，以提出科學有效的應對策略，激發(fā)會計檔案優(yōu)質(zhì)作用，提升企事業(yè)單位核心競爭力。

關鍵詞：會計檔案；管理；作用；存在問題；加強措施

會計檔案管理是國家檔案的重要組成部分，它是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，會計檔案也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經(jīng)濟活動的記錄和反映。會計檔案是企事業(yè)、機關單位經(jīng)濟信息的重要載體，是主要信息源。管好用好會計檔案，是使單位經(jīng)營管理、有序、高效運行的有效保證。

1 會計檔案的作用

1.為國家、單位制定經(jīng)濟計劃、作出經(jīng)濟決策提供可靠信息

會計檔案是各單位對經(jīng)濟活動進行全面、系統(tǒng)、連續(xù)、綜合地核算和監(jiān)督的產(chǎn)物，是經(jīng)濟管理所必需的材料。國家將各單位的財務軟件生成的會計檔案所反映的各類數(shù)據(jù)加以逐級匯總，可以進一步反映和考核國民經(jīng)濟各部門有關計劃和預算的執(zhí)行情況及各行業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展情況，比較準確地實行國家范圍內(nèi)的綜合平衡和編制國民經(jīng)濟計劃。各行業(yè)主管部門將所屬各單位的會計檔案進行系統(tǒng)利用，能夠發(fā)現(xiàn)過去的資金使用和投向是否合理，為作出正確經(jīng)濟決策提供依據(jù)。

2.為單位的財務工作及經(jīng)營管理提供決策依據(jù)

經(jīng)濟工作必須按照經(jīng)濟規(guī)律辦事，力求以最小的勞動耗費獲取最大的經(jīng)濟效益。財務軟件中的會計檔案中所記載的各種事項和數(shù)據(jù)，均是本單位執(zhí)行國家預算或經(jīng)營活動的原始記錄。通過利用會計檔案，可以分析、對比歷年來各項資金的來源和運用情況，以及財務、成本計劃執(zhí)行情況，查明獲得成績和出現(xiàn)失誤的原因，為各單位內(nèi)部財務工作及經(jīng)營管理提供決策依據(jù)。

3.為保護國家財產(chǎn)、監(jiān)督執(zhí)行國家財務制度、查處經(jīng)濟案件提供有力證據(jù)

會計檔案，尤其會計憑證，既是登記賬簿的依據(jù)，又是記錄經(jīng)濟業(yè)務、明確經(jīng)濟責任的書面證明。它保留了許多歷史標記，如經(jīng)濟事項中經(jīng)辦人員、財會人員、單位負責人等相關人員的簽字、印章等，均為真憑實證，是揭露和查處經(jīng)濟犯罪活動的有力證據(jù)。各類賬簿可以隨時反映各單位的資產(chǎn)的增減變化情況和實有數(shù)額，查明財產(chǎn)的保管和使用情況，從而有效地保護國家財產(chǎn)安全。通過會計檔案，還可查明各項經(jīng)濟業(yè)務是否符合有關政策、制度的規(guī)定，有無鋪張浪費和損害社會財產(chǎn)的行為，從而嚴肅財經(jīng)紀律，防止違法亂紀現(xiàn)象的發(fā)生。

2 現(xiàn)階段會計檔案管理存在的問題和不足

1.相關人員對會計檔案管理重視不夠

會計檔案管理相關人員指的是單位領導和財務人員，現(xiàn)階段領導比較注重經(jīng)濟效益、社會效益，對會計檔案管理比較忽略。財務人員存在重視會計核算、收支管理和項目實施，相對忽視文件材料的收集、整理和歸檔工作，甚至認為會計檔案管理費時費力，根本不把財務資料的整理、歸檔工作列入議事日程，造成會計人員對會計業(yè)務非常熟練，但是對會計檔案規(guī)范化整理的要求知之甚少。沒有設專人負責管理會計檔案，有的單位甚至由出納兼管會計檔案，不符合《會計基礎工作規(guī)范》要求和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定。

2.會計檔案管理制度不健全

我國1999年1月1日實施的《會計檔案管理辦法》第四條明文規(guī)定：各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。實際情況是小的企事業(yè)單位、私營企業(yè)沒有聯(lián)系實際建立簡單易行的會計檔案管理制度；有些企事業(yè)單位雖然訂了一些會計檔案管理制度，也僅作為應付各種財務檢查的擺設，檢查一過便束之高閣形同虛設。

3.會計檔案管理的硬件設施設備不完善

現(xiàn)階段單位的財務部門的安保普遍得到了加強，財務部門防盜門窗、保險柜都比較到位。會計檔案保管的硬件設施卻很不完善，會計檔案用木箱或紙箱隨便放在財務室內(nèi)的地上文件柜頂上，專門的檔案室很少。有的單位雖有專門的檔案室，但安全意識不強，沒有安裝防盜門窗，缺少防損毀的必要設施設備等。

4.會計檔案保管期限和銷毀不規(guī)范

盡管《會計檔案管理辦法》第八、第九條規(guī)定了會計檔案保管期限，第十、第十一條規(guī)定了會計檔案進行銷毀的程序和特殊情況處理。但是，由于思想上缺少足夠的重視，客觀上缺少專人會計檔案管理，很多單位會計檔案都存在著超期保管的問題（永久保存的除外）。這個問題表面上看沒有大礙，實際上造成有限的保管設施資源浪費，不利于新會計檔案的保管利用。

3 強化會計檔案管理科學策略

1.優(yōu)化會計檔案管理工作體制，完善裝訂立卷

為完善會計檔案管理，各企事業(yè)單位財務機構人員，應正視會計檔案管理工作重要性，依據(jù)財政部門以及檔案管理機構相關精神，就實際發(fā)展狀況，編制管理會計檔案工作機制。應就檔案的歸檔管理、立卷、查借歸還、管理期限、銷毀以及資料移交等制度進行細化明確，令其有據(jù)可依，逐步邁上科學管控的軌道。檔案資料的立卷裝訂為管理工作的起步階段，可為后續(xù)的優(yōu)化管理夯實基礎。為此，工作人員應提升責任感，依據(jù)會計檔案管理規(guī)定，將會計憑證按冊裝訂。應認真細致的核查原始會計憑證在裝訂粘貼過程中是否牢固，內(nèi)容是否完整，每冊厚度是否相同，應確保裝訂的完整、結實，同時體現(xiàn)一定的美觀性。

2.規(guī)范會計檔案資料查借手續(xù)，做好移交管理

規(guī)范的會計檔案管理可預防信息資料的不良丟失，因此企事業(yè)單位財務機構應創(chuàng)建細致全面的查借手續(xù)。內(nèi)部會計人員可進行直接的借閱。而他類部門員工與外單位員工在借閱時應履行詳細登記手續(xù)，填寫姓名、借閱的檔案信息以及時間，并簽字確認。在還回會計檔案之時，工作人員則應細致的檢驗，確認是否完好無損，有否存在涂改以及破壞資料的現(xiàn)象，預防會計檔案查借過程中的缺損、不完整、丟失以及泄露現(xiàn)象。財務部門應依據(jù)會計檔案管理規(guī)定，定期移交應予以歸檔的會計資料到管理檔案機構，不應隨意進行封閉的保管。同時檔案部門應定期進行會計檔案資料的點收，履行工作職責，做好交接手續(xù)的辦理。

3.科學開展會計檔案的綜合鑒定以及銷毀工作

做好會計檔案的綜合鑒定與銷毀工作尤為重要，應依據(jù)規(guī)范原則標準，對超期檔案信息進行再次評估，分析其應用價值。將不具保存效用的會計檔案全面剔除銷毀。實踐工作中應體現(xiàn)良好的科學性，檔案管理機構應出具鑒定意見，并聯(lián)合單位會計部門構建鑒定小組，進行全面細致的評估。資料需要銷毀時，應撰寫銷毀報告，填寫審批表格，報告之中應涵蓋鑒定評估檔案信息的具體時間，資料銷毀的總量以及簡要的內(nèi)容信息等，而后經(jīng)手人以及負責銷毀人員應履行必要的簽字蓋章手續(xù)。當銷毀報告通過審批后便可實施具體的銷毀，同時檔案以及財務部門應委派工作人員進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保安全、順利、高效的操作。

4 結語

會計檔案管理是財務管理的重要環(huán)節(jié)，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高。通過加強會計檔案整理、保管和查閱等工作，能夠為生產(chǎn)經(jīng)營、社會管理、經(jīng)濟體制改革提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，促進經(jīng)濟發(fā)展和社會文明進步。

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