羅文婧靈

（廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院　廣東·珠?！?19090）

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新時(shí)期高校檔案利用服務(wù)工作初步研究

羅文婧靈

（廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院廣東·珠海519090）

摘要：隨著我國(guó)社會(huì)的飛速發(fā)展，檔案的重要性已經(jīng)逐漸的得到了人們的重視，我國(guó)的檔案管理工作已經(jīng)逐漸的有保存檔案轉(zhuǎn)移到檔案的利用服務(wù)上來(lái)了，檔案的利用服務(wù)給我們今天的生活提供了更多的便利。本文對(duì)新時(shí)期高校檔案利用服務(wù)工作的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了分析研究。

關(guān)鍵詞：高校；檔案利用；服務(wù)工作

檔案這個(gè)詞可能大多數(shù)的人都不陌生，但是新時(shí)期高校檔案利用服務(wù)工作又有多少人知道，高校的檔案記錄高校發(fā)展的歷史，是多少人的心血堆積而成的，也是高校學(xué)生了解的高校的重要依據(jù)。但是在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，如何是高校的檔案工作更好地與經(jīng)濟(jì)社會(huì)相適應(yīng)，如何在競(jìng)爭(zhēng)激烈的高校中脫穎而出，這是檔案的利用服務(wù)工作應(yīng)運(yùn)而生，因此，在新時(shí)期高校的檔案利用服務(wù)工作已經(jīng)成為了檔案管理工作中急需研究的課題。

一、高校檔案利用服務(wù)工作的重要性

高校檔案利用服務(wù)工作是新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的新方向，也是符合時(shí)代發(fā)展的檔案管理，高校的檔案管理可以反映出高校各個(gè)管理階段的成果和不足之處，通過(guò)檔案現(xiàn)在的管理者可以借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)，也可以吸取前人的教訓(xùn)，更好地為學(xué)校的發(fā)展做貢獻(xiàn)。高校檔案利用服務(wù)工作為學(xué)校未來(lái)的發(fā)展提供了珍貴的檔案資料，對(duì)于我國(guó)教育的發(fā)展和社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的建設(shè)是非常重要的。但是如果我國(guó)的高校對(duì)于檔案的管理工作不重視，那就是我國(guó)檔案利用服務(wù)工作無(wú)法的深入開(kāi)展，檔案是記錄重要的事情的同時(shí)也可以給后人提供幫助，外界對(duì)于檔案的需要，對(duì)于高校的檔案管理工作是一種檢驗(yàn)，也可以推動(dòng)高校的檔案管理工作發(fā)展的越來(lái)越好，高校檔案利用服務(wù)工作最終的目的是給更多的人提供幫助，實(shí)現(xiàn)高效檔案的綜合利用和綜合管理。

二、高校檔案利用服務(wù)過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）高校檔案利用服務(wù)的對(duì)象單一

我國(guó)高校的檔案利用服務(wù)主要針對(duì)高校內(nèi)的學(xué)生，老師以及一些其他的員工，這就給我國(guó)高校檔案利用服務(wù)工作的發(fā)展帶來(lái)了阻礙，高校的檔案服務(wù)主要是為高校的發(fā)展提供服務(wù)，給高校未來(lái)的發(fā)展提供借鑒，但是我國(guó)高校檔案利用服務(wù)工作的對(duì)象單一，高校的檔案利用服務(wù)工作一般是不對(duì)外開(kāi)放的，這就給我國(guó)高校檔案利用服務(wù)工作的發(fā)展帶來(lái)了影響，要想提高高校的知名度，促進(jìn)高校的發(fā)展，高校的檔案利用服務(wù)工作的覆蓋面積要擴(kuò)大，讓更多的人獲得利益。

（二）檔案利用服務(wù)工作的服務(wù)觀念陳舊

我國(guó)一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案的管理觀念陳舊，傳統(tǒng)的檔案管理觀念認(rèn)為檔案是一個(gè)單位需要保密的東西，是不可以輕易的讓外人看的，但是在今天這樣一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的社會(huì)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)我國(guó)檔案管理一直遵循著你借我調(diào)的原則，高校檔案的利用只是一小部分，大多只重視檔案的收藏價(jià)值而忽視了檔案對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的使用價(jià)值，檔案的使用一直維持著一種被動(dòng)的使用模式，高校的檔案利用服務(wù)工作缺乏積極性，管理方式的落后。

（三）傳統(tǒng)的工作方式跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐

我國(guó)的檔案管理的工作方式是比較傳統(tǒng)的，一般是進(jìn)行檔案的收集，檔案的整理，檔案的管理，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。在社會(huì)科技高速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)的日益完善，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，紙質(zhì)檔案的管理也存在著一定的弊端，并且高校檔案利用服務(wù)工作中的檔案不是原始檔案，這就給很多的人帶來(lái)了麻煩，要想獲得詳細(xì)的檔案資料就要到檔案館進(jìn)行查詢，這種檔案館管理檔案的方式已經(jīng)落后，不僅不能提高檔案利用服務(wù)工作的效率，甚至還會(huì)給檔案管理利用服務(wù)工作的發(fā)展帶來(lái)阻礙。

三、新時(shí)期高校檔案利用服務(wù)工作出現(xiàn)問(wèn)題原因

（一）高校缺乏檔案意識(shí)

我國(guó)的高校主要是以學(xué)生的教育為主，對(duì)于檔案的管理工作不重視，有的年代久遠(yuǎn)的檔案可能已經(jīng)遺失了，而且高校缺乏檔案意識(shí)，高校的檔案主要是為領(lǐng)導(dǎo)階層的人進(jìn)行服務(wù)的，是不對(duì)外開(kāi)放的，普通要想調(diào)閱檔案是非常困難的。有高校對(duì)于檔案的管理工作不重視，就導(dǎo)致高校檔案管理人員對(duì)于檔案的管理工作不重視，對(duì)于檔案利用服務(wù)工作不配合，給高校檔案利用服務(wù)工作的發(fā)展帶來(lái)了消極的影響，不利以高校檔案利用服務(wù)工作在當(dāng)今社會(huì)中的生存，因此高校要重視檔案的管理意識(shí)。

（二）檔案管理方面的資金少

由于檔案管理工作不受高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，因此每年好在高校檔案管理工作中的資金少之又少，就導(dǎo)致了高校檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，高校檔案的管理模式落后，管理方式陳舊，因?yàn)槿狈Y金高校不能引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念，不能更好地為高校檔案利用服務(wù)工作提供幫助，檔案管理的設(shè)施破舊，給檔案的管理帶來(lái)困難，一些年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案由于保存的不夠完善已經(jīng)潮濕發(fā)霉，最終導(dǎo)致檔案的遺失，給高校的檔案管理帶來(lái)不可挽回的損失。檔案管理的資金缺乏導(dǎo)致檔案管理的人員缺乏，許多人不愿意從事檔案管理工作。

（三）檔案管理工作對(duì)于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展無(wú)關(guān)緊要

許多人認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，檔案對(duì)于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展無(wú)關(guān)緊要，因此高校的檔案管理工作得不到重視，出現(xiàn)了這樣那樣的問(wèn)題，給高校的發(fā)展帶來(lái)了一定的阻礙。高校的領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)為高校的檔案管理于經(jīng)濟(jì)發(fā)展無(wú)關(guān)，做好檔案管理又不能為高校的發(fā)展帶來(lái)利益。其實(shí)事實(shí)并不是這樣，檔案中有很多我們當(dāng)代人可以借鑒的資料，還有很多我們應(yīng)該記住的教訓(xùn)，檔案對(duì)于我們并不是無(wú)關(guān)緊要的。

（四）檔案的管理方式落后缺乏創(chuàng)新

我國(guó)高校的檔案管理方式比較落后，缺乏創(chuàng)新，我國(guó)的檔案管理主要是通過(guò)人力進(jìn)行管理還要定期的對(duì)檔案進(jìn)行晾曬防潮，還要有專人對(duì)檔案是進(jìn)行定期的清潔，檔案室的防火、防潮等工作，我國(guó)高校檔案管理方式缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不能充分的利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，加大了檔案管理工作量，也增大了檔案管理的資金投入。總之改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)檔案的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。

四、解決高校檔案利用服務(wù)工作中的問(wèn)題途徑

（一）實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化的管理，擴(kuò)大服務(wù)范圍

在我們今天這樣一個(gè)信息化的社會(huì)中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要了，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，讓我國(guó)高校的檔案管理逐漸的趨于信息化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行管理有很多的益處，我們可以減少在檔案管理方面投入的人力和物力，防止檔案的遺失。同時(shí)也可以擴(kuò)大高校檔案利用服務(wù)工作的服務(wù)范圍，然更多的人在檔案利用服務(wù)工作中得到幫助，也可以簡(jiǎn)化檔案查詢的程序，節(jié)約查詢者的時(shí)間。

（二）轉(zhuǎn)變檔案利用服務(wù)工作的服務(wù)觀念，與時(shí)俱進(jìn)

我國(guó)高校傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)觀念是為高校的師生提供檔案服務(wù)，但是這種陳舊的服務(wù)觀念對(duì)于我國(guó)檔案利用服務(wù)的管理是不利的，當(dāng)今社會(huì)更傾向于資源的共享，通過(guò)資源共享共同發(fā)展，提高保密檔案的保密程度，對(duì)于可以公開(kāi)的檔案就要擴(kuò)大其檔案利用服務(wù)工作的范圍，為更多的人提供便利，同時(shí)檔案利用服務(wù)工作的發(fā)展還要于是俱進(jìn)，與社會(huì)主義發(fā)展的方向一致。高校檔案利用服務(wù)不在是小范圍的服務(wù)，而是面向社會(huì)的服務(wù)，通過(guò)優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)工作的開(kāi)展，提高高校的知名度，為高校的發(fā)展提供動(dòng)力。

（三）改變檔案管理的工作方式

我國(guó)原有的檔案管理方式面對(duì)告訴發(fā)展的社會(huì)存在著許多的弊端，因此要改變?cè)械臋n案管理的工作方式，制訂與社會(huì)主義社會(huì)相適應(yīng)的檔案管理方式，同時(shí)還要建立新型的檔案管理制度進(jìn)行檔案管理，對(duì)于檔案管理工作工作人員也提出了新的要求。我們今天的檔案管理不僅要高速化、精準(zhǔn)化還要科技化，更重要的是與高校檔案利用服務(wù)工作的發(fā)展相適應(yīng)，更好地為檔案利用服務(wù)工作的開(kāi)展提供幫助。

（四）培養(yǎng)新型的檔案管理人才

我國(guó)現(xiàn)有的檔案管理人員的檔案管理思想受到傳統(tǒng)檔案管理思想的制約，要想讓他們轉(zhuǎn)變思想是比較困難的，因此要想對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革，就要培養(yǎng)新型的檔案管理人才，不經(jīng)具有檔案管理能力，還要有創(chuàng)新的思想，這樣才可以讓高校的檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階，也是高校的檔案管理工作更加適應(yīng)高校檔案利用服務(wù)工作的需要。新型的檔案管理人才可以使高校的檔案管理工作事半功倍，提高檔案管理工作的工作效率。

五、新時(shí)期高校檔案利用管理工作的創(chuàng)新思路

（一）提前的做好相關(guān)的工作，為服務(wù)工作作準(zhǔn)備

提前做好高校檔案管理的相關(guān)工作就要求檔案管理人員及時(shí)的掌握高校發(fā)展的動(dòng)態(tài)，了解新學(xué)期高校開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng)，提前做好活動(dòng)檔案的準(zhǔn)備工作，讓學(xué)校的工作更加的高效化，提前準(zhǔn)備可以避免工作的集中，減輕檔案人員的工作壓力，還可以減輕工作人員活動(dòng)時(shí)期的工作量，更好地為檔案管理工作服務(wù)。提前準(zhǔn)備要與學(xué)校的下一步工作相適應(yīng)，對(duì)于學(xué)校活動(dòng)中所需的檔案可以進(jìn)行單獨(dú)的存放，這樣在需要的時(shí)候就可以快速的找到，節(jié)省大量的時(shí)間，提高效率。

（二）提高檔案館的檔案數(shù)量，為檔案利用服務(wù)工作奠定基礎(chǔ)

我國(guó)高校檔案館檔案的儲(chǔ)存量一般都是比較少的，這對(duì)于高校的發(fā)展是非常不利的，檔案管理人員在工作中要注重檔案的收集，通過(guò)收集檔案豐富檔案館的檔案儲(chǔ)存量，也可以為認(rèn)為提供更加全面的檔案資料，還可以定期的對(duì)館藏的檔案進(jìn)行展覽，我們還可以根據(jù)人們的實(shí)際情況對(duì)不需要保密的檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸給需要的人，這樣可以擴(kuò)大高校檔案利用服務(wù)的工作范圍，讓更多的人受益，提高檔案館儲(chǔ)存檔案的數(shù)量，也是為檔案利用服務(wù)工作的開(kāi)展提供幫助。

（三）利用好網(wǎng)絡(luò)，讓高校檔案利用服務(wù)工作走向網(wǎng)絡(luò)化

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天，高校檔案利用服務(wù)工作的途徑不在是單一的，而是逐漸的走向了多樣化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)高校檔案利用服務(wù)工作可以變得更加簡(jiǎn)單快捷，利用網(wǎng)絡(luò)我們可以把高校檔案制作成為電子檔案，不用擔(dān)心檔案的損壞和意識(shí)，更好地保護(hù)了檔案館中的檔案，同時(shí)檔案的借閱也變得更加的便利，高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是社會(huì)不斷發(fā)展的必然結(jié)果，也是高校檔案管理工作的必然趨勢(shì)，利用好網(wǎng)絡(luò)，高校的檔案管理將變得越來(lái)越簡(jiǎn)單。

六、總結(jié)

新時(shí)期高校的檔案利用服務(wù)工作已經(jīng)逐漸的走進(jìn)了我們的視野，高校的檔案利用服務(wù)工作最終目的是讓高校豐富的檔案資源可以得到充分的利用，讓更多的人受益。高校的檔案資源對(duì)于許多的人是非常有用的，可以為一些提供借鑒。本文主要研究了高校檔案利用服務(wù)的重要性、存在的問(wèn)題、問(wèn)題的原因、解決的方法以及在新時(shí)期高校應(yīng)該如何做好檔案利用服務(wù)工作?？傊?，開(kāi)展高校檔案利用服務(wù)在新時(shí)期利大于弊。

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中圖分類號(hào)：G270

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-8534（2016）03-087-02

作者簡(jiǎn)介：羅文婧靈，本科，助理館員，研究方向：檔案管理