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        會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制問(wèn)題的探究

        2016-03-28 21:53:22蔡燕安徽財(cái)經(jīng)大學(xué)會(huì)計(jì)學(xué)院安徽蚌埠233000
        關(guān)鍵詞:電算化內(nèi)部控制現(xiàn)狀

        蔡燕(安徽財(cái)經(jīng)大學(xué) 會(huì)計(jì)學(xué)院,安徽 蚌埠 233000)

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        會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制問(wèn)題的探究

        蔡燕
        (安徽財(cái)經(jīng)大學(xué) 會(huì)計(jì)學(xué)院,安徽 蚌埠 233000)

        摘 要:隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與高新技術(shù)的層出不窮,會(huì)計(jì)系統(tǒng)也在不斷從手工模式向電算化模式轉(zhuǎn)換,機(jī)器正在逐步取代傳統(tǒng)的記賬、算賬和報(bào)賬程序,為企業(yè)提高了效率,解放了勞動(dòng)力.因此,在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,我們需要深刻剖析企業(yè)內(nèi)部控制制度存在的問(wèn)題與不足,研究和采取相應(yīng)的措施,以確保會(huì)計(jì)系統(tǒng)的有效維護(hù)、處理和運(yùn)行.

        關(guān)鍵詞:電算化;內(nèi)部控制;現(xiàn)狀;原因;對(duì)策

        目前,會(huì)計(jì)電算化已廣泛運(yùn)用于各行各業(yè),極大地方便了企事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息的收集、處理及分析.企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化下內(nèi)部控制的重要性,健全和完善會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制,才能充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì),保證企業(yè)更多利潤(rùn)的獲取,保證企業(yè)健康穩(wěn)定的運(yùn)行和發(fā)展.

        1 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的內(nèi)容

        會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)的重要發(fā)展歷程之一,體現(xiàn)了高速發(fā)展的現(xiàn)代化會(huì)計(jì)發(fā)展,提高了企事業(yè)的效率.從廣義上來(lái)講,會(huì)計(jì)電算化是指與其有關(guān)的所有工作,包括會(huì)計(jì)電算化軟件的研發(fā)、會(huì)計(jì)電算化人才的培養(yǎng)、會(huì)計(jì)電算化市場(chǎng)的推廣以及會(huì)計(jì)電算化制度的建設(shè)等等.從狹義上來(lái)講,會(huì)計(jì)電算化是指以計(jì)算機(jī)為主體的信息技術(shù)在會(huì)計(jì)上的應(yīng)用,主要指計(jì)算機(jī)很大程度上替代人工完成會(huì)計(jì)工作的過(guò)程.企業(yè)內(nèi)部控制主要是指企業(yè)為維護(hù)會(huì)計(jì)信息的真實(shí)可靠、保護(hù)資產(chǎn)的安全完整、降低各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)、提高管理效率、確保各項(xiàng)規(guī)章制度和法律法規(guī)的實(shí)施而制定的一系列控制程序.

        1.1 電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的一般控制

        一般控制適用于所有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng),它能為系統(tǒng)安全提供可靠保證,主要包括以下幾個(gè)方面:

        (1)系統(tǒng)安全控制.其能保證系統(tǒng)安全運(yùn)行,減少或避免外界影響的可能性.企業(yè)要及時(shí)跟進(jìn)授權(quán)工作,盡量保證操作環(huán)境適當(dāng),防止計(jì)算機(jī)故障,以確保高度安全.

        (2)管理控制.管理控制主要是指通過(guò)控制部門(mén)設(shè)置、人員設(shè)置以及職權(quán)的設(shè)置,將不兼容職員分離,使得權(quán)利相互制約,減少或避免越位辦事、聯(lián)合舞弊等行為的發(fā)生.

        (3)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)控制.系統(tǒng)開(kāi)發(fā)控制在經(jīng)過(guò)上級(jí)授權(quán)之后,需要分析其可行性,同時(shí)還要完善各項(xiàng)開(kāi)發(fā)工作.

        (4)系統(tǒng)維護(hù)控制.系統(tǒng)在建立以后需按時(shí)進(jìn)行維護(hù),包括對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新、補(bǔ)丁、擴(kuò)展等工作.

        (5)系統(tǒng)操作控制.各崗位操作人員權(quán)限應(yīng)設(shè)置明確,不得越權(quán)辦事,這也有利于系統(tǒng)的信息保護(hù),防止出紕漏.

        1.2 電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的應(yīng)用控制

        應(yīng)用控制是實(shí)際操作過(guò)程中進(jìn)行的控制,主要包括以下幾個(gè)方面:

        (1)輸入控制.在保證原始數(shù)據(jù)無(wú)誤的情況下,輸入控制使得會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在輸入時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,要想做到這點(diǎn),企業(yè)需要對(duì)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目名稱(chēng)、代碼、借貸平衡等多方面加強(qiáng)管理.

        (2)處理控制.系統(tǒng)應(yīng)有對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查驗(yàn)、復(fù)核和更改的功能,防止出現(xiàn)意外情況.

        (3)輸出控制.注意輸出的權(quán)限設(shè)置,以及后續(xù)各項(xiàng)工作的處理問(wèn)題.

        2 電算化系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制的影響

        由于電算化的存在,企業(yè)內(nèi)部控制也受到了一系列的影響,具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

        (1)存儲(chǔ)方式發(fā)生改變.隨著電算化的不斷發(fā)展與完善,無(wú)紙化交易也普遍化了.不同于原有賬務(wù)處理程序的書(shū)面形式,電算化系統(tǒng)會(huì)將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)直接記錄在磁盤(pán)光盤(pán)上,將會(huì)計(jì)憑證直接生成,內(nèi)部控制的重點(diǎn)逐步由人轉(zhuǎn)為不再僅僅取決于人,存儲(chǔ)方式發(fā)生巨大改變.

        (2)信息安全指數(shù)下降.由于電算化系統(tǒng)下,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)直接記錄在電磁介質(zhì)上,并沒(méi)有或者很少有紙質(zhì)依據(jù),因此很容易被篡改或刪除,我們卻很難發(fā)現(xiàn)痕跡.再加上電磁介質(zhì)易受到環(huán)境影響,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)犯罪事件頻發(fā),會(huì)計(jì)信息便更容易遭到破壞,這些或多或少都給內(nèi)部控制帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn).與此同時(shí),遠(yuǎn)程報(bào)賬、遠(yuǎn)程審計(jì)、遠(yuǎn)程報(bào)表、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上報(bào)稅、網(wǎng)上銀行等等,也加大了會(huì)計(jì)系統(tǒng)安全控制的難度.

        (3)交易授權(quán)發(fā)生變化.傳統(tǒng)賬務(wù)處理程序下,每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)都需要經(jīng)過(guò)層層把關(guān)、審批、簽章,審核過(guò)程十分嚴(yán)格.但在電算化系統(tǒng)下,大部分業(yè)務(wù)處理流程都由計(jì)算機(jī)替代完成了,許多控制被削弱,授權(quán)、批準(zhǔn)控制都受到影響.

        (4)控制形式發(fā)生改變.傳統(tǒng)模式下的一些內(nèi)部控制相應(yīng)地,在電算化系統(tǒng)下也就失去了作用,比如驗(yàn)證借貸平衡、余額發(fā)生額平衡、編制各項(xiàng)匯總表、核對(duì)總賬和明細(xì)賬等等,已由計(jì)算機(jī)完成.

        (5)對(duì)財(cái)會(huì)人員提出更高要求.就目前來(lái)看,我們建立電算化系統(tǒng)的企業(yè)迫切需要既懂財(cái)務(wù)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)知識(shí)的人才.電算化環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,企業(yè)業(yè)務(wù)更加復(fù)雜多樣化,稽核難度也在加大,財(cái)會(huì)人員就需要及時(shí)掌握和更新復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí),以及專(zhuān)業(yè)知識(shí),以從容應(yīng)對(duì)工作.除掌握相關(guān)知識(shí)技能外,電算化還對(duì)財(cái)會(huì)人員提出了更高的協(xié)調(diào)性的要求,因?yàn)樵陔娝慊h(huán)境下,不同的財(cái)務(wù)人員在一個(gè)系統(tǒng)軟件中進(jìn)行工作,若不能分工明確,合作協(xié)調(diào),勢(shì)必會(huì)降低工作效率.因此,財(cái)會(huì)人員也應(yīng)提高工作的協(xié)調(diào)性,增強(qiáng)彼此間的合作,保證工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度,相應(yīng)地也就能提高工作效率.

        3 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的重要性

        3.1 保障會(huì)計(jì)系統(tǒng)的有效運(yùn)行

        企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制是為了確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的實(shí)施,保障企業(yè)資金和信息的安全性和完整性,提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量要求.一方面,它能為企業(yè)管理層提供有效的決策信息,幫助其實(shí)現(xiàn)決策和管理職能,提高企業(yè)會(huì)計(jì)信息分析決策能力;另一方面,它能有效減少企業(yè)財(cái)務(wù)紕漏問(wèn)題的產(chǎn)生,加強(qiáng)企業(yè)管理.

        3.2 有效防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

        目前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)變化較快,各行各業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況普遍不容樂(lè)觀(guān),再加上各種政策環(huán)境的影響,企業(yè)之間惡性競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈等等,為企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)重重阻礙.債務(wù)沉重、貨物積壓過(guò)多、資金鏈斷裂,許多問(wèn)題層出不窮.而這些問(wèn)題,很大程度上是因?yàn)槠髽I(yè)會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制存在缺陷.現(xiàn)如今很多企業(yè)將電算化應(yīng)用于日常財(cái)務(wù)的處理,卻往往忽略了會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的建立與完善,增大了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),不利于企業(yè)日后的發(fā)展.

        3.3 是社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要

        自我國(guó)加入WTO以來(lái),各行各業(yè)便面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的情況,市場(chǎng)格局發(fā)生了巨大的改變.隨著社會(huì)的快速發(fā)展與經(jīng)濟(jì)的日益增長(zhǎng),會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)也得到了不斷的完善.在處理會(huì)計(jì)信息時(shí),我們借助網(wǎng)絡(luò)與財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行管理,有效地提高了信息的傳遞效率,然而互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性給企業(yè)的財(cái)務(wù)信息造成了極大的安全隱患.同時(shí),國(guó)外掌握了更為先進(jìn)的財(cái)務(wù)軟件技術(shù),國(guó)內(nèi)在這方面還不夠成熟,因此,加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制就顯得尤為重要.

        4 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

        4.1 會(huì)計(jì)人員整體素質(zhì)有待提高

        企業(yè)財(cái)會(huì)人員中,資歷高的會(huì)計(jì)人員通常將會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的很好,卻對(duì)計(jì)算機(jī)及軟件的操作不太熟悉;資歷淺的會(huì)計(jì)人員通常熟悉計(jì)算機(jī)及財(cái)務(wù)軟件的使用,卻缺乏相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí),很難快速準(zhǔn)確地辨析和處理業(yè)務(wù).與此同時(shí),若是會(huì)計(jì)人員不注意自身的控制,不對(duì)財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行正確操作,便會(huì)造成信息失誤及失真,影響會(huì)計(jì)信息的正確性.若是利用監(jiān)督體系漏洞鉆空子,對(duì)財(cái)務(wù)信息造假,后果也將不堪設(shè)想.

        4.2 內(nèi)部控制制度自身存在問(wèn)題

        對(duì)于我國(guó)的電算化發(fā)展情況,由于起步時(shí)間較晚,因此與其相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度也就沒(méi)有完全建立好,還存在許多的問(wèn)題與缺陷.其一,有些風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法完全規(guī)避與控制,比如自然災(zāi)害等等,我們需要通過(guò)保險(xiǎn)來(lái)將這一風(fēng)險(xiǎn)降到最低;其二,很難把成本控制得很好,內(nèi)部控制是會(huì)產(chǎn)生成本的,在增加控制的情況下,很有可能導(dǎo)致成本的進(jìn)一步增加,比如一些企業(yè)在會(huì)計(jì)事前、事中、事后控制時(shí)容易忽略第一個(gè)環(huán)節(jié),未建立防范機(jī)制,總是在違法違紀(jì)后予以處罰,增加了內(nèi)控成本.

        4.3 安全性較差

        在電算化條件下,數(shù)據(jù)大多以磁盤(pán)、光盤(pán)的形式,通過(guò)電子媒介進(jìn)行傳輸.然而,磁盤(pán)、光盤(pán)卻容易受到環(huán)境影響,信息便會(huì)遭到破壞與損毀.與此同時(shí),若是磁盤(pán)、光盤(pán)非法隨意外借,信息便會(huì)泄露,安全系統(tǒng)便也會(huì)出現(xiàn)較大風(fēng)險(xiǎn).另外,系統(tǒng)還容易受到開(kāi)放性網(wǎng)絡(luò)的威脅,計(jì)算機(jī)病毒及黑客容易入侵系統(tǒng),增大了會(huì)計(jì)信息被改動(dòng)、竊取及非法利用的風(fēng)險(xiǎn).這些情況都會(huì)對(duì)企業(yè)的信息保存及發(fā)展造成影響,切不可忽視.

        4.4 操作管理不當(dāng)

        企業(yè)良好的操作管理結(jié)構(gòu)保障了內(nèi)部控制制度的建立與完善,然而實(shí)際情況中企業(yè)未必能將操作管理做好.其一,許多企業(yè)雖然形式上設(shè)立了法人治理機(jī)構(gòu),卻依然存在不合法規(guī)的現(xiàn)象,比如,董事長(zhǎng)和總經(jīng)理由一人擔(dān)任,董事兼任監(jiān)事,這使得董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)及股東大會(huì)等權(quán)力受到限制,便也會(huì)出現(xiàn)壟斷及信息失真等現(xiàn)象.其二,部分企業(yè)將內(nèi)部控制簡(jiǎn)單定義為內(nèi)部安全控制和內(nèi)部成本控制兩部分,導(dǎo)致內(nèi)控失真;另外,還有部分企業(yè)認(rèn)為內(nèi)部控制制度就是一堆教條,并無(wú)實(shí)際用途,應(yīng)當(dāng)遇到問(wèn)題時(shí)靈活變通,自由處理,并且將決定權(quán)全權(quán)交給領(lǐng)導(dǎo),為謀求私利也不惜犧牲集體利益.

        5 內(nèi)部控制問(wèn)題的原因分析

        5.1 企業(yè)財(cái)會(huì)人員水平不足

        信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代對(duì)企業(yè)財(cái)會(huì)人員自然也就提出了更高的要求,企業(yè)財(cái)會(huì)人員不僅要熟悉與熟練運(yùn)用相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí),也要掌握計(jì)算機(jī)及財(cái)務(wù)軟件的使用方法,在提高技能的同時(shí),還應(yīng)注意到自身的職業(yè)素養(yǎng)問(wèn)題,成為復(fù)合型人才.目前許多企業(yè)財(cái)會(huì)人員并未注意到自身水平不足的問(wèn)題,實(shí)質(zhì)上滯后了企業(yè)的發(fā)展.

        5.2 安全控制不當(dāng)

        企業(yè)在追逐利益的同時(shí)容易忽略自身安全控制的問(wèn)題,不加大安全系統(tǒng)更新力度,也不注意自身信息及機(jī)密文件的嚴(yán)加防范,再加上設(shè)備老化、環(huán)境影響、不法入侵等等,安全問(wèn)題不容樂(lè)觀(guān).

        5.3 企業(yè)管理不嚴(yán)格

        許多企業(yè)目前操作管理不當(dāng),其關(guān)鍵就在于執(zhí)行的不嚴(yán)格,許多制度及職位形同虛設(shè),并不能起到真正作用,下級(jí)不敢反駁上級(jí),上級(jí)控制管理一切,企業(yè)只注意到目前的利益,圖謀一時(shí)利益,不嚴(yán)加管理,并沒(méi)有注意到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)化以后給企業(yè)帶來(lái)的長(zhǎng)足的發(fā)展,管理松散,全員松懈,后果可想而知.

        6 加強(qiáng)內(nèi)部控制的對(duì)策

        6.1 提高企業(yè)財(cái)會(huì)人員的整體素質(zhì)

        在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)下,企業(yè)更加意識(shí)到復(fù)合型人才的重要性,企業(yè)希望自己的員工既要會(huì)處理財(cái)務(wù),又要懂得財(cái)務(wù)軟件及網(wǎng)絡(luò)知識(shí),這樣可以很好地提高效率、節(jié)約成本.高復(fù)合型的財(cái)務(wù)人員既是內(nèi)部控制的主體,又是內(nèi)部控制的客體,既是會(huì)計(jì)信息的傳遞者,又是軟件系統(tǒng)的維護(hù)者.企業(yè)財(cái)會(huì)人員應(yīng)主動(dòng)增加自己對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的掌握程度和對(duì)電算化的了解熟悉情況,以提高自身素質(zhì).企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)財(cái)會(huì)人員組織相關(guān)培訓(xùn),以提高他們的技能、業(yè)務(wù)能力,以及內(nèi)控系統(tǒng)的應(yīng)用操作能力,企業(yè)還應(yīng)幫助其提高思想道德修養(yǎng),避免一些財(cái)務(wù)造假、舞弊行為的發(fā)生,保證企業(yè)財(cái)務(wù)信息的安全與準(zhǔn)確.另外,企業(yè)可將財(cái)務(wù)人員管理與內(nèi)部控制緊密聯(lián)系,讓財(cái)務(wù)人員實(shí)時(shí)跟進(jìn),以提高對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和財(cái)務(wù)軟件問(wèn)題缺陷的處理能力,更加加強(qiáng)了會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制.

        6.2 通過(guò)內(nèi)部審計(jì)強(qiáng)化內(nèi)部控制

        內(nèi)部審計(jì)可對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行評(píng)析和報(bào)告,為企業(yè)的管理監(jiān)督提供有效依據(jù),也為企業(yè)內(nèi)部控制的完善提供有效意見(jiàn).因此,從某種意義上來(lái)講,內(nèi)部審計(jì)可以說(shuō)是對(duì)內(nèi)部控制的再控制.電算化的存在使得審計(jì)工作更加的復(fù)雜,尤其是審計(jì)技術(shù)、審計(jì)方法和審計(jì)范圍等,都需要作出較大變動(dòng).內(nèi)部審計(jì)人員也需要定期檢查電算化系統(tǒng),對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)測(cè)評(píng).同時(shí),還需要對(duì)財(cái)務(wù)工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行糾正與改善,以逐漸完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制.

        6.3 建立健全財(cái)務(wù)信息安全保護(hù)體制

        面對(duì)財(cái)務(wù)信息安全性受損的情況,企業(yè)應(yīng)當(dāng)從具體的以下幾個(gè)方面建立健全財(cái)務(wù)信息安全保護(hù)體制.其一,完善保管制度.保管制度應(yīng)當(dāng)明確各項(xiàng)步驟:存檔時(shí)應(yīng)得到主管和管理員的簽字、蓋章;為了防止磁盤(pán)光盤(pán)損毀,還需要定期檢查磁盤(pán)光盤(pán),最好及時(shí)將磁盤(pán)光盤(pán)的數(shù)據(jù)備份,放在適宜的環(huán)境下進(jìn)行保管,防止環(huán)境破壞;磁盤(pán)光盤(pán)也不得非法隨意外借,應(yīng)當(dāng)有正當(dāng)理由通過(guò)規(guī)定程序進(jìn)行處理.其二,完善網(wǎng)絡(luò)安全性控制.企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取一定的安全防護(hù)措施,如數(shù)據(jù)加密處理、訪(fǎng)問(wèn)控制權(quán)限等等.在財(cái)務(wù)軟件使用過(guò)程中,要完善各項(xiàng)安全功能設(shè)置,每次都要進(jìn)行責(zé)任人及使用人登記記錄,還要對(duì)軟件及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)丁升級(jí),防止技術(shù)漏洞,保護(hù)信息安全.

        6.4 加強(qiáng)企業(yè)操作管理

        目前,我國(guó)許多企業(yè)管理不嚴(yán)格,為后續(xù)發(fā)展留下了巨大的隱患.企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)基礎(chǔ)管理工作與責(zé)任分崗制,建立完善內(nèi)部控制規(guī)范,將企業(yè)內(nèi)部權(quán)力相互制約,規(guī)定各自職能范圍內(nèi)的事,防止職能越級(jí)和權(quán)力壟斷等行為的發(fā)生.企業(yè)還需要分離不相兼容的權(quán)限人員,嚴(yán)格把控好各自權(quán)限,避免信息的泄露.此外,企業(yè)應(yīng)當(dāng)完善各項(xiàng)管理?xiàng)l例,處理各項(xiàng)事務(wù)時(shí)以規(guī)定為基礎(chǔ),不能大事小事都由領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)了算,也不能謀求一己私利,一切應(yīng)當(dāng)以全局為重.

        參考文獻(xiàn):

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        中圖分類(lèi)號(hào):F232

        文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

        文章編號(hào):1673-260X(2016)05-0130-03

        收稿日期:2016-03-06

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