趙子玥

【摘要】本科生創(chuàng)新項目類型不斷增加，創(chuàng)新項目數(shù)量急劇增加為管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。本文基于本科生創(chuàng)新項目發(fā)展的特點，分析總結(jié)了創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)應解決的問題和目標，提取不同類型項目管理流程的共通點，提出了解決方案。

【關鍵詞】創(chuàng)新 管理系統(tǒng) 模板 任務

【中圖分類號】G645.5；G642.0 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）02-0018-01

一、創(chuàng)新項目發(fā)展和管理現(xiàn)狀

本科生創(chuàng)新項目是提高大學生創(chuàng)新精神和實踐能力的有效途徑，符合《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》的精神，越來越受到各高等院校重視。

目前國內(nèi)很多高校已將本科生創(chuàng)新列入培養(yǎng)方案，設置創(chuàng)新學分，要求學生在校期間必須主持或參與多項創(chuàng)新項目，同時針對工科、文科培養(yǎng)要求，理論研究、實物制作、實驗仿真等研究內(nèi)容不同設置了多種類型的創(chuàng)新項目，導致創(chuàng)新項目類型不斷增加，創(chuàng)新項目數(shù)量急劇增加。

創(chuàng)新項目數(shù)量和類型的增加必然給學校的管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，然而井然有序的管理會促進創(chuàng)新項目在全校范圍內(nèi)的實施，激發(fā)學生的創(chuàng)新熱情。創(chuàng)新項目的管理方式可分為二類：第一類利用辦公軟件和各類紙質(zhì)審批表實現(xiàn)，在項目運行過程中有大量的紙質(zhì)文檔傳遞。第二類使用創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)進行，可自動匯總數(shù)據(jù)信息，提高了管理工作的效率，然而根據(jù)各學校管理系統(tǒng)的調(diào)研，這種方式管理模式單一，不能適應不斷發(fā)展中的項目管理需求，管理系統(tǒng)帶來便利的同時也局限了創(chuàng)新教育的發(fā)展。

二、管理系統(tǒng)的目標

針對創(chuàng)新項目發(fā)展的現(xiàn)狀，為解決現(xiàn)有問題，管理系統(tǒng)應具有以下特點：

1）系統(tǒng)能夠覆蓋多類型項目的申報、過程檢查、結(jié)題管理工作。不同類型的項目管理方式可能會不同，具體表現(xiàn)為申報時間、研究時間不同，評審方式不同，檢查方式和評價標準不同等，系統(tǒng)應適應這種多樣化的需求，針對不同類型的項目可定制模板，將申報、檢查、評審等管理過程以任務方式進行，可同時并發(fā)進行。

2）根據(jù)績點、以往項目記錄等對申報學生進行條件過濾。由于申報項目的學生數(shù)眾多，一般學校會對申報學生提出要求，系統(tǒng)應能根據(jù)預先設置的過濾條件，自動判斷學生是否符合申報要求。

3）系統(tǒng)應記錄項目的任何狀態(tài)變更信息。狀態(tài)變更信息主要包括項目人員變更、指導教師變更、項目中止、項目延期、項目整改，由項目組長在系統(tǒng)中提出變更申請，通過審核后給予變更，并且記錄變更時間，變更前信息等，省去項目團隊各級部門簽字和紙質(zhì)存檔的繁瑣。

4）能夠方便的實現(xiàn)各種運行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計功能。根據(jù)管理部門的要求，自動生成立項項目基本信息、過程檢查結(jié)果、項目研究成果等統(tǒng)計信息，方便學校開展評價、宣傳等工作。

三、解決方案

1.項目管理流程

雖然各高校運行的創(chuàng)新項目類型眾多，每個項目的訓練目標、運行方式不同，導致各類項目管理方式不同，但是項目管理過程中的主要階段具有共同特性，如下：

圖1.創(chuàng)新項目管理流程

在項目運行過程中，由學院管理部門、學院管理部門和指導教師共同進行過程管理。項目的征題、申報、過程檢查和結(jié)題工作都由學校管理部門通過新建任務的方式發(fā)起，任務包括起止時間，任務涉及創(chuàng)新項目及承擔學院。例如在結(jié)題任務中，新建任務代表各項目團隊開始上傳結(jié)題材料，任務結(jié)束代表項目評審結(jié)束，任務起止時間即為開始上傳結(jié)題材料到學院提交結(jié)題結(jié)果的時間，可以指定參加結(jié)題的項目名單，及項目由哪些學院負責組織結(jié)題?？紤]到不同類型項目對項目申請、過程檢查和結(jié)題的要求不同，申請書、檢查表和結(jié)題驗收表采用word模板，由學校管理員指定，在數(shù)據(jù)庫中記錄各類表格的關鍵字，用于分析提取各項目團隊上傳word文件的關鍵內(nèi)容。

2.系統(tǒng)分析

根據(jù)以上管理過程，系統(tǒng)分為6個子系統(tǒng)：信息發(fā)布系統(tǒng)、征題系統(tǒng)、申報系統(tǒng)、評審系統(tǒng)、項目運行管理系統(tǒng)。

信息發(fā)布系統(tǒng)。信息發(fā)布分為兩類：發(fā)布到公共信息平臺，發(fā)布到用戶，即用戶間通信。

征題系統(tǒng)：項目發(fā)布人可以是老師或者學生，學生登錄系統(tǒng)后可查閱所有發(fā)布信息，對于感興趣的項目可主動聯(lián)系發(fā)布人進一步溝通了解。

申報系統(tǒng)：學校管理員新建一次項目申報活動后，學生可登陸該系統(tǒng)申報項目信息。由于各類型項目申報書要求不同，所以系統(tǒng)中的申報書模板和匯總字段不同，要求模板可由學校管理員修改編輯，且匯總表的格式可由學校管理員定制。

評審系統(tǒng)：評審原則為：分組評審，每個項目由多個專家評審、最終結(jié)果由專家組長給出。通常申報項目數(shù)眾多，項目的具體評審工作由學院具體負責，學校管理員應可以將申報項目分組至各學院，由學院組織專家完成評審。

同樣，由于項目類型不同會導致評審方式多樣，要求評審標準和評審結(jié)論可定制，即可設置評審標準中單項內(nèi)容和單項分值，評審結(jié)論是否包括“建議經(jīng)費總額”，“建議評審結(jié)果”是否包括項目級別。

項目運行管理系統(tǒng)

學校對項目的過程管理包括：過程檢查，項目信息維護，結(jié)題驗收。

（1）過程檢查。項目運行過程中根據(jù)項目類型和運行時間不同，可能進行多次過程檢查，所以每次檢查由學校管理員新建，指定參加檢查項目并分配至各學院管理員，確定檢查表模板，檢查時間范圍，檢查方式。檢查方式包括：答辯和材料審查兩種方式，材料審查采用評審系統(tǒng)進行，答辯則需要學院管理員將檢查結(jié)果登記在系統(tǒng)中。

（2）項目信息維護。項目的任何的變更信息需要由項目組長在系統(tǒng)中提出申請，審核后才能實現(xiàn)變更，系統(tǒng)中可記錄所有變更發(fā)生時間及變更前的內(nèi)容。

（3）項目的結(jié)題答辯功能與過程檢查功能類似，由學校管理員新建結(jié)題任務，學院管理員錄入結(jié)題結(jié)果。為了統(tǒng)計需求，項目組需要單獨列出成果信息，方便系統(tǒng)自動生成成果匯總表。

四、總結(jié)

本論文提出的本科生創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)，提取了不同類型創(chuàng)新項目管理流程模板。在項目評審、過程檢查和結(jié)題驗收環(huán)節(jié)，通過新建任務的方式，為每次任務指定一批創(chuàng)新項目及檢查單位，支持不同研究周期項目的分批次檢查；申報書、檢查表采用word模板，在數(shù)據(jù)庫中記錄關鍵字段，通過分析word文本提取關鍵信息，滿足不同類型項目特點。