胡靜

摘 要：對檔案進行合理充分的利用，有助于實現(xiàn)檔案的真正價值，但是要想真正的發(fā)揮出檔案的價值所在，還是要從檔案管理這一方面入手，在檔案管理的過程中不僅要應用現(xiàn)代化的管理手段加強其科學化的發(fā)展，并且在管理的過程中還要充分的認識到檔案管理的潛在價值，并將其挖掘出來，只有做到這兩點，才能使得我國的檔案管理事業(yè)朝著更加科學化的方向發(fā)展。本文重點介紹了在信息技術支持下，如何運用全新的服務理念來推進檔案管理工作的科學化建設。

關鍵詞：依托；信息技術；更新；服務理念；檔案管理；科學化

在檔案管理建設與發(fā)展的過程中，我國經(jīng)歷了許多重要的階段，最終才形成了當前較為穩(wěn)定的管理模式，但是前進的腳步是不會停止的，必須要加強對檔案的深化管理，促進檔案管理朝著更加科學化的方向發(fā)展，才能適應時代的發(fā)展需要，同時將人性化的服務應用在檔案管理的過程中，有助于檔案管理品質(zhì)的提升，最終實現(xiàn)檔案真正的價值所在。在企業(yè)中的檔案管理更是具有十分重要的作用，其有助于企業(yè)朝著全方位現(xiàn)代化的方向發(fā)展，因此本文中的檔案管理將以企業(yè)為例，探索如何實現(xiàn)檔案的科學化管理。

1 打造“標準化”硬件設施

實現(xiàn)科學化檔案管理的前提條件是硬件設施必須要滿足檔案發(fā)展的要求。檔案基礎設施的建設是促進企業(yè)發(fā)展的根本前提，只有檔案管理到位，才能實現(xiàn)檔案的真正價值，并且實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展目標，由此可見，這些目標的實現(xiàn)都是息息相關的，并具有密不可分的聯(lián)系，在時代發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理硬件設施已經(jīng)不能滿足檔案管理發(fā)展的需要，必須要立足于現(xiàn)代化的發(fā)展方向，實現(xiàn)多方面的全方位發(fā)展，以信息化為基本前提，實現(xiàn)檔案的有效管理。因為企業(yè)在發(fā)展的過程中，相關資料也是在不斷增加的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資源不僅占用了較多的空間，并且在查找時也不方便，雖然各個企業(yè)已經(jīng)建立了相對應的檔案管理室，但是仍然不能滿足檔案發(fā)展的要求，對此有必要對當前的檔案管理室進行升級改造，加強檔案管理的硬件設施建設，以實現(xiàn)檔案管理真正意義上的發(fā)展。

除此之外，檔案管理的發(fā)展與現(xiàn)代化的技術手段具有密切的聯(lián)系，當前社會的發(fā)展呈現(xiàn)一種現(xiàn)代化的發(fā)展管理趨勢，沒有先進的管理手段就無法達到現(xiàn)代化的發(fā)展需要，因此有必要在檔案管理室中設置先進的設備，如計算機、打印機以及相關的保護措施等，這樣才能實現(xiàn)真正意思上的現(xiàn)代化管理，使得檔案管理室的硬件設施達到高標準的要求，不僅滿足了檔案管理的科學化發(fā)展，同時檔案管理的工作效率也得到了有效的提高，對于今后的工作而言，具有重要的意義，企業(yè)要想在檔案管理上得到發(fā)展，實現(xiàn)科學化的發(fā)展目標，就要從基本的硬件設施建設上多下功夫，這是一切工作開展的前提。

2 推進“規(guī)范化”檔案管理

上文中已經(jīng)提到硬件設施的建設是檔案管理的基本前提，那么規(guī)范化的檔案管理發(fā)展就是外在的表現(xiàn)形式，沒有規(guī)范化的發(fā)展目標，檔案管理就會呈現(xiàn)一片混亂的局面，企業(yè)的發(fā)展也會受到嚴重的影響，因此，可以將檔案的規(guī)范化管理看作是實現(xiàn)企業(yè)有序發(fā)展的前提條件，實現(xiàn)檔案管理的全方位發(fā)展，就要以規(guī)范化為基本前提。在規(guī)范化管理的過程中，企業(yè)可以從幾個不同的方面實施。

首先是制度的制定，在企業(yè)內(nèi)部，管理制度的制定可以說是約束檔案管理的最有效的途徑，將其看作是實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的重要保障也不足為奇。企業(yè)的發(fā)展是依靠對內(nèi)部進行有序管理得以實現(xiàn)的，沒有全面的檔案管理制度，檔案管理人員就不能嚴格要求樹立正確的工作態(tài)度，高效的完成檔案管理的工作任務，更不必說在今后的發(fā)展中實現(xiàn)科學化的管理了，為此，建立起完善的檔案管理制度是實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的保證，能夠進一步確保日常工作的順利執(zhí)行，使企業(yè)上下形成完整的檔案管理系統(tǒng)。

其次，還要將檔案管理的具體標準進行進一步的細化，這項工作的實現(xiàn)應該從不同的方面得以實現(xiàn)。一是在記錄管理方面，檔案管理工作的落實應該記錄在案，企業(yè)在發(fā)展過程中的每一項資料都極有可能成為未來發(fā)展方向的重要依據(jù)，因此在具體的檔案管理工作中，應該更加重視檔案管理的記錄管理。二是在實現(xiàn)信息化的管理過程中，計算機系統(tǒng)的作用功不可沒。通過建立起一套完善的檔案管理系統(tǒng)，能夠縮短檔案管理的時間，實現(xiàn)精細化的管理，將每一項管理內(nèi)容都有序的實現(xiàn)在計算機系統(tǒng)的管理中。

第三，流程的固定和統(tǒng)一，是檔案工作規(guī)范化的基本依據(jù)。確保紙質(zhì)檔案與電子檔案一致性；按時更換防蟲劑，查錄、調(diào)整庫房溫濕度，保證庫房環(huán)境穩(wěn)定性；嚴格執(zhí)行檔案查借閱制度，履行審批確認流程，確保檔案“無簽字不借閱、無抵押不借出”，保證查借閱檔案的“始終在控”；嚴格執(zhí)行《檔案上報制度》，做到上報資料有錯誤不接收、分管領導或工程師不簽字不接收、電子檔案未上傳不接收、不填寫資料移交清單不接收的“四不收”，維護檔案工作的嚴肅性，堅持檔案的準確性。

3 構建“信息化”檔案體系

傳統(tǒng)紙質(zhì)保存，檔案材料往往由于時問的影響、查借閱過程，產(chǎn)生皺褶等，從而影響有效信息的可讀性，從另一角度來講，由于原始資料的唯一性，無法實現(xiàn)多人的同時借閱，且一旦出現(xiàn)丟失、毀損，造成的損失也是無法挽回的。為此，企業(yè)應該自主研發(fā)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案紙質(zhì)、電子雙保險安全存儲的“電子檔案管理系統(tǒng)”。把檔案室紙質(zhì)資料掃描轉(zhuǎn)變成電子文檔后，上傳存儲在電子檔案管理系統(tǒng)的指定區(qū)塊，公司全員根據(jù)賬號權限，只需登錄檔案管理系統(tǒng)，就可以輕松查閱到相關資料，方便快捷，提高了工作效率，實現(xiàn)了資源共享，降低了紙質(zhì)檔案使用率，為確保工作的常態(tài)化、動態(tài)下更新運作，制定了配套電子檔案上傳的制度，明確上傳資料的種類范圍和責任分工，建立了定置存儲、監(jiān)督上傳、糾正錯誤的閉合體系，確保了電子檔案的完整性、準確性。

檔案的價值在于利用，利用的關鍵在于便捷。在電子檔案管理系統(tǒng)的基礎上，還應該拓展更多的板塊，對檔案進行分門別類的整理，涵蓋文件、制度、規(guī)定、規(guī)劃、措施、總結以及好經(jīng)驗、好做法，乃至技術管理標準、規(guī)范和各類控制程序等，形成了一個廣闊資源平臺；文庫還具備動態(tài)檢索、百度文庫積分互換等“時髦”功能，實現(xiàn)了在辦公室就能夠輕松學習、查閱、借鑒資料，有效提升了信息資源共享速率。

4 結語

隨著現(xiàn)代科學技術，特別是計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展，實現(xiàn)“檔案管理電子化”成為現(xiàn)代辦公信息化的一項重要內(nèi)容。檔案工作只有把握發(fā)展的脈搏，步入創(chuàng)新之路，才能找準檔案工作的切入點，不斷加強服務能力，提升服務水平，有效地促進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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