陳敏++張晨

摘 要：伴隨我國教育事業(yè)的不斷改革與發(fā)展，國內(nèi)各高校之間的競爭也日漸激烈。為了在這樣的競爭中不被淘汰并得以繼續(xù)發(fā)展，各高校內(nèi)部的管理要求也一再提高。高校的檔案管理是學(xué)校教育穩(wěn)定發(fā)展的基石，因此，本文筆者就高校的檔案管理人員如何提升自身的素質(zhì)做出簡要分析，希望可以給相關(guān)人員提供借鑒。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；素質(zhì)；提升途徑

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 收稿日期：2015-11-02

高校檔案是歷史文化、科技知識等各種信息的載體，用它獨特的記錄方式與真實性為在校師生查閱各種知識方式與學(xué)習(xí)提供服務(wù)。各高校的檔案中更詳細(xì)記錄了本校的發(fā)展歷程，讓歷代師生可以從中了解自己學(xué)校的發(fā)展史。

當(dāng)今社會電子科技飛速發(fā)展，各種信息的傳播速度得到了大大的提升。各高校的檔案管理者要想在校師生更及時地得到新的信息資料，就必須具備各種電子科技產(chǎn)品的使用知識，才能確保在第一時間收集到最新的信息資料，更新本校的檔案記錄，更好地為學(xué)校做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

因此，當(dāng)今社會對于各校檔案管理者的要求已不僅局限于自身素質(zhì)的提高，還包括提升檔案工作管理意識及具備與現(xiàn)代科技社會中的虛擬網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合的專業(yè)知識等。[1]對于如何提升高校檔案管理人員自身的各項素質(zhì)，筆者認(rèn)為主要有以下幾個途徑。

一、提高高校檔案管理人員的檔案管理意識

提高檔案管理人員的素質(zhì)首先要提高檔案管理人員的檔案管理意識。檔案管理人員要從根本上認(rèn)識到檔案管理對于學(xué)校發(fā)展的重要性，端正自己的思想，用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度去對待檔案管理工作。

在以往的高校檔案管理中，許多管理者沒有意識到檔案管理的重要性，忽視了自己的本職工作，認(rèn)為檔案管理只是像圖書館一樣將各種檔案進(jìn)行分類管理，供師生方便閱讀就是自己的工作，從而忽視了對檔案內(nèi)容的管理，也沒有及時對檔案內(nèi)容進(jìn)行刪減與更新。在當(dāng)今信息飛速發(fā)展的時代，這樣的做法顯然是無法跟上社會的發(fā)展節(jié)奏的。同時，一些高校的檔案管理人員并不具備專業(yè)的檔案管理知識，沒有認(rèn)識到檔案的存在是為高校師生更好地學(xué)習(xí)提供服務(wù)的，只是對檔案進(jìn)行了簡單的分類與管理，不能及時更新資料信息，造成了高校檔案信息資料的遲滯甚至是落后。為了適應(yīng)新時代社會發(fā)展形勢，高校的檔案管理人員必須從提高自己的管理意識出發(fā)，具備專業(yè)的檔案管理知識，積極參加再培訓(xùn)活動，在一次次的學(xué)習(xí)中提高自己對于高校檔案的管理意識與管理能力。此外，因為高校大部檔案仍是紙質(zhì)檔案，一旦損毀或丟失，就會造成無法挽回的損失。這就要求高校的領(lǐng)導(dǎo)階層也要提高自己對于檔案的重視程度，對檔案管理人員提出明確的衡量標(biāo)準(zhǔn)，而不要盲目地以數(shù)量來補(bǔ)充檔案資料，以提高檔案管理人員對管理質(zhì)量的重視，確保高校的檔案管理工作穩(wěn)步進(jìn)行。[2]

二、提高高校檔案管理人員的檔案管理能力

在提高檔案管理人員自我管理意識的同時，還要注重對檔案管理人員管理能力的培養(yǎng)。檔案是高校內(nèi)師生了解并學(xué)習(xí)各種信息資料的來源。高校必須確保并維護(hù)檔案的記錄性與真實性，這是不容許出現(xiàn)任何失誤的。因此，高校檔案管理人員要有專業(yè)的檔案管理能力，懂得檔案管理學(xué)、科技管理等各種專業(yè)知識。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理者只是對各種信息資料進(jìn)行收集、整理、分類等，大多以圖書的形式進(jìn)行分類保存。但在當(dāng)今的信息時代，這樣的做法已經(jīng)無法跟上信息更新的節(jié)奏。這就要求檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識的同時，還要具備相應(yīng)的電子科技產(chǎn)品使用知識。與現(xiàn)代社會相結(jié)合，將各種科學(xué)技術(shù)品融入到檔案管理中。運用各種多媒體設(shè)備以及互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)及時對新的信息資料進(jìn)行收集、整理與分類，并運用電子文件進(jìn)行分類儲存，方便管理，更方便師生進(jìn)行針對性的查閱與學(xué)習(xí)。讓高校檔案更好地為師生服務(wù)。同時，因為科技飛速發(fā)展，信息時代各種新的信息資料層出不窮，這就要求檔案管理人員要不斷提升自己的綜合能力，學(xué)習(xí)各種領(lǐng)域的專業(yè)知識，進(jìn)行各種培訓(xùn)，充實自我，以確保對各種新的信息資料搜集的準(zhǔn)確性以及及時性。[3][4]高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)鼓勵并督促檔案管理人員經(jīng)常參加各種專業(yè)知識的培訓(xùn)，不斷提高他們的綜合管理能力。并引導(dǎo)管理人員之間相互探討，相互學(xué)習(xí)，在共同探索中一同進(jìn)步。此外，要設(shè)立健全的管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)，對不同的檔案管理人才進(jìn)行合理的分配，相互監(jiān)督，以確保高校檔案的管理工作順利進(jìn)行，穩(wěn)步發(fā)展。

三、提升高校檔案管理人員的創(chuàng)新能力

提升高校檔案管理人員素質(zhì)的另一種重要途徑是提升檔案管理人員的創(chuàng)新能力。在信息時代的背景下，以往傳統(tǒng)的檔案管理方式都將被逐步淘汰，這就要求檔案管理人員要有自我創(chuàng)新意識，以確保高校的檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的獎懲機(jī)制，并定期進(jìn)行考核，以鼓勵檔案管理人員進(jìn)行自我創(chuàng)新。以往傳統(tǒng)的檔案管理方式把管理人員的管理方式束縛在簡單對“死資料”的管理與檢查上，沒有充分認(rèn)識到檔案存在的意義是服務(wù)于在校師生，造成了大多數(shù)檔案管理人員沒有主觀的創(chuàng)新意識，無法對檔案的各種信息資料進(jìn)行充分的開發(fā)利用。新時代的檔案管理人員應(yīng)培養(yǎng)主觀創(chuàng)新意識，在提高自己綜合能力的基礎(chǔ)上，充分利用檔案中的各種信息資料，結(jié)合學(xué)校的校慶活動等各種場合，主動創(chuàng)新，讓檔案中的信息資料與學(xué)校舉辦的活動相結(jié)合，充分發(fā)掘利用檔案中信息資料存在的意義；也可以與校內(nèi)各部門合作，把具有代表意義的各種信息資料以海報或雕塑等形式展現(xiàn)于校園的各個角落，[5][6]讓高校檔案的信息資料更好地為師生服務(wù)。檔案管理人員自身的創(chuàng)新意識的培養(yǎng)是一個長期的過程，需要工作人員在各種實踐中不斷摸索，更需要高校領(lǐng)導(dǎo)的鼓勵與支持。只有檔案管理人員自身的積極性提高了，才能確保創(chuàng)新意識的形成和創(chuàng)新能力的提升。

四、結(jié)語

高校檔案擁有高校發(fā)展歷史的詳細(xì)記錄，是一所高校教育事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的基礎(chǔ)。高校檔案存在的意義是提供各種服務(wù)，服務(wù)于高校師生，服務(wù)于學(xué)校；以各種詳盡的信息資料為依據(jù)，為學(xué)校的教育提供輔助服務(wù)。為了更好地發(fā)揮高校檔案的作用，就需要高校的檔案管理人員不斷提高自身的素質(zhì)。除筆者在文中所提到的幾方面，還有更多的關(guān)于自身素質(zhì)提高的方式可以采納，這就需要檔案管理人員在今后實踐的管理工作中自己去不斷探索與發(fā)現(xiàn)，以確保高校的檔案管理工作可以跟上社會的發(fā)展節(jié)奏，不斷改革與創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)：

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[4]李 君.從重藏輕用到藏用皆重——當(dāng)前信息化時代高校檔案館職能的轉(zhuǎn)變[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，（1）.

[5]熊 晨.普通高中標(biāo)準(zhǔn)化電子檔案管理的思考與實踐[J].遼寧教育行政學(xué)院學(xué)報，2009，（11）.

[6]楊巧玲.淺析高校電子檔案管理的問題與對策[J].佳木斯大學(xué)社會科學(xué)學(xué)報，2011，（6）.