王路成

（湖北師范大學(xué) 文理學(xué)院，湖北 黃石 435003）

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獨(dú)立學(xué)院教材檔案管理的現(xiàn)狀、問題及對(duì)策

王路成

（湖北師范大學(xué) 文理學(xué)院，湖北 黃石 435003）

摘 要：教材檔案是高校檔案工作的組成部分，作者根據(jù)多年從事教材管理工作的經(jīng)驗(yàn)，分析了獨(dú)立學(xué)院教材檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，并提出了加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院教材檔案管理的對(duì)策和建議，以期在教材建設(shè)與管理方面做出一些成績。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院 教材檔案 現(xiàn)狀 對(duì)策 建議

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)級(jí)織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的保存?zhèn)洳槲淖?、圖像、聲音和其他各種形式的歷史記錄。教材檔案是高校檔案工作的級(jí)成部分，為教材的科學(xué)選用、管理、建設(shè)、評(píng)價(jià)等提供信息和資料。目前，獨(dú)產(chǎn)學(xué)院教材檔案管理工作仍然處于初級(jí)階段，筆者作為一名從事獨(dú)產(chǎn)學(xué)院教材工作的管理人員，試圖分析獨(dú)產(chǎn)學(xué)院教材檔案管理工作現(xiàn)狀和存在的問題，并提出解決對(duì)策。

一、獨(dú)立學(xué)院教材檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

1.教材檔案的收集與整理工作不受重視。

在高校，教材檔案基本被列為“教學(xué)類”檔案，教學(xué)檔案眾所周知，但教材檔案卻不是每一個(gè)教學(xué)管理人員都熟悉的名詞。雖然教材管理人員每年會(huì)做著大量與教材相關(guān)的工作，如教材征訂、教材選用、教材發(fā)行、教材款結(jié)算等，但常常缺乏對(duì)這些工作進(jìn)行收集與分類整理的自覺性。往往評(píng)估驗(yàn)收或者目標(biāo)考核需要時(shí)，才不得不尋找、搜集并匯總這些材料。說明教材管理人員對(duì)教材檔案的收集與整理工作不夠重視，沒有充分認(rèn)識(shí)到教材檔案對(duì)教材建設(shè)和教學(xué)工作的重要作用。

不僅教材管理人員對(duì)教材檔案不重視，一些主管領(lǐng)導(dǎo)也沒有重視。對(duì)于教材工作，大家一貫的觀點(diǎn)是，只要保證學(xué)生課前有書，只要用的是近三年出版的新教材、重點(diǎn)教材、規(guī)劃教材、“馬工程”教材，只要教材款結(jié)算數(shù)據(jù)無誤，教材工作就算做到位。對(duì)于教材檔案，很少有人意識(shí)到它有社會(huì)價(jià)值，需要統(tǒng)一管理，需要得到開發(fā)和利用。

2.教材檔案管理方式、技術(shù)落后，資金投入困難。

現(xiàn)如今，獨(dú)產(chǎn)學(xué)院教材檔案管理方式和技術(shù)非常落后。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，目前已經(jīng)研制出不少教材檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件，但很多獨(dú)產(chǎn)學(xué)院并沒有投入使用，仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方法：除了電腦上的表格文檔外，幾乎都是紙質(zhì)檔。

獨(dú)產(chǎn)學(xué)院在教材管理系統(tǒng)方面資金投入困難。購置計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，購買應(yīng)用軟件、遠(yuǎn)程服務(wù)、進(jìn)行信息安全防護(hù)等，都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入。電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快、生命周期短，后續(xù)維修、升級(jí)、更換費(fèi)用更是不少。獨(dú)產(chǎn)學(xué)院需要用錢的地方多，加上對(duì)教材檔案工作不重視，一般不會(huì)投入過多。

3.教材檔案管理人員缺乏專業(yè)性，業(yè)務(wù)水平有限。

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分獨(dú)產(chǎn)學(xué)院從事教材檔案管理工作的人員學(xué)歷不高，不少人員年齡偏大，有的甚至連基本的電腦操作、表格運(yùn)用都不會(huì)，缺乏工作激情，老方法、老一套，進(jìn)步不快，活力不強(qiáng)。

有的教材檔案管理人員學(xué)歷較高，但不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，缺乏敏銳的職業(yè)嗅覺，也缺乏檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，對(duì)教材檔案的認(rèn)識(shí)比較生疏。而且，工作思想很不穩(wěn)定，認(rèn)為教材檔案管理工作沒有意義，不能體現(xiàn)人生價(jià)值；有的教材檔案管理人員身兼數(shù)職，無暇顧及教材檔案的整理歸類活動(dòng)；有的教材檔案管理人員是聘用的，態(tài)度消極，懶于思考，無心學(xué)習(xí)和研究教材檔案的管理之道……總之，大部分獨(dú)產(chǎn)學(xué)院教材檔案管理人員缺乏專業(yè)性，整體素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)水平有限。

二、加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院教材檔案管理工作的對(duì)策和建議

1.增強(qiáng)建立教材檔案意識(shí)，做好教材檔案的收集與整理工作。

要想做好教材檔案管理工作，首先要增強(qiáng)建產(chǎn)教材檔案的意識(shí)。這是一個(gè)意識(shí)問題。無論是分管領(lǐng)導(dǎo)，還是教材管理工作人員，都要重視教材檔案的管理，有意識(shí)地、積極地搜集、整理資料，做好歸檔工作，建產(chǎn)教材檔案庫。只有意識(shí)強(qiáng)化了，才會(huì)有具體行動(dòng)，才會(huì)自覺地、用心地為這項(xiàng)工作付出。

很多獨(dú)產(chǎn)學(xué)院處于教材檔案庫的建產(chǎn)初期，有的甚至沒有教材檔案庫，要想做好這一工作，最關(guān)鍵的是進(jìn)行教材信息搜集與整理。具體有以下工作。

第一，各種文件的收集與整理。首先，收集來源于教育部和省教育廳及其他上級(jí)部門關(guān)于教材建設(shè)方面的政策、措施等文件。其次，收集來源于校內(nèi)關(guān)于教材建設(shè)和教材管理的文件。以我校為例，諸如《湖北師范大學(xué)文理學(xué)院教材選用辦法》、《湖北師范大學(xué)文理學(xué)院自編教材管理辦法》等。再次，收集來源于圖書公司、出版社和各大書店等有關(guān)高校教材編寫與出版、教材征訂、教材發(fā)行等方面的政策和規(guī)定。

第二，教材樣本的收集與整理。首先，將本校每年使用過的教材都收集1本作為樣本，按專業(yè)分類存放教材倉庫。如果教材不更換版本，每年有重復(fù)教材，要清點(diǎn)清楚，查漏補(bǔ)缺，盡量做到每種1本。其次，及時(shí)收集、整理自編教材。本校教師主編或參編的正式出版的教材（含講義、教學(xué)參考書和習(xí)題等）要收集完整，以作教學(xué)參考和教材評(píng)優(yōu)用。再次，收集那些高質(zhì)量的教材，特別是優(yōu)秀教材、獲獎(jiǎng)教材、“十二五”教材等。另外，還要注意收集整理“馬工程”教材。

第三，賬冊(cè)數(shù)據(jù)的收集與整理。首先，加強(qiáng)與書籍供應(yīng)商的聯(lián)系，整理、保存好歷年教材征訂清單、學(xué)生領(lǐng)書簽字單等，及時(shí)按學(xué)期裝訂成冊(cè)，以供隨時(shí)查閱。其次，整理、保存好每學(xué)期的書款結(jié)算報(bào)告、教材費(fèi)清單、學(xué)生核對(duì)簽字單等相關(guān)材料，按學(xué)期分類歸檔、裝訂成冊(cè)，裝進(jìn)檔案袋，以便隨時(shí)查閱。再次，整理、保存好歷年的畢業(yè)生教材費(fèi)清單，尤其注意休學(xué)、參軍等學(xué)籍有異動(dòng)的畢業(yè)生的教材費(fèi)問題。所有這些賬冊(cè)數(shù)據(jù)一定要做好電子檔備份。

第四，其他資料的收集與整理。首先，收集不同出版社教材出版的最新動(dòng)態(tài)和信息，及時(shí)征訂能夠反映學(xué)科最前沿信息的新教材。教材管理人員常常會(huì)接觸不同出版社，如高等教育出版社、中國人民大學(xué)出版社、大連理工大學(xué)出版社、東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社等，這些出版社往往會(huì)提供他們最新的圖書目錄、教材總覽等，要收集、整理、記錄、歸檔，并把信息反饋到相關(guān)系部，以便訂閱。其次，要收集各種教材研究資料，包括各類教材專著、論文及校內(nèi)教材座談會(huì)材料等，匯總、歸檔。

2.加快教材檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)教材檔案管理現(xiàn)代化。

網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)，對(duì)檔案部門來說，既是機(jī)遇，又是挑戰(zhàn)；既是希望，又是考驗(yàn)。如果能抓住機(jī)遇，乘勢(shì)而行，就能掌握工作主動(dòng)權(quán)，開創(chuàng)工作新局面。反之，如果消極被動(dòng)，不思進(jìn)取，勢(shì)必落后于時(shí)代潮流，陷于被動(dòng)。教材檔案的信息化建設(shè)亦是如此。

由于獨(dú)產(chǎn)學(xué)院沒有過多經(jīng)費(fèi)投入教材管理系統(tǒng)，因此教材管理信息化建設(shè)滯后。計(jì)算機(jī)的大量應(yīng)用極大地方便了教材的征訂與教材款的結(jié)算，同時(shí)為教材檔案的存儲(chǔ)與管理帶來了挑戰(zhàn)：如何加快教材檔案的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)教材檔案管理現(xiàn)代化？

第一，要加大資金投入，引進(jìn)教材管理系統(tǒng)。

不少獨(dú)產(chǎn)學(xué)院都有自己的教務(wù)系統(tǒng)，我校使用的是正方教務(wù)系統(tǒng)，但并沒有購買針對(duì)教材的專門系統(tǒng)。除了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等基本辦公軟件外，沒有教材管理系統(tǒng)。應(yīng)進(jìn)一步加大教材管理系統(tǒng)引進(jìn)，改變過去以紙質(zhì)檔案為主的管理模式，逐步轉(zhuǎn)向以電子文件為主的管理模式，形成以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)為中心的自動(dòng)化管理系統(tǒng)。

第二，增強(qiáng)管理現(xiàn)代化意識(shí)，引進(jìn)現(xiàn)代管理方法。

作為一名教材檔案管理人員，如果沒有管理現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)大大影響教材檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。新形勢(shì)下，教材檔案管理人員要樹產(chǎn)科學(xué)發(fā)展觀，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)，緊跟時(shí)代的管理方法，改變以往墨守成規(guī)、閉門造車的觀念，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理論和方法，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)式服務(wù)、開放式服務(wù)。

3.加強(qiáng)教材檔案管理人員培訓(xùn)，提升其職業(yè)幸福感和業(yè)務(wù)水平。

知識(shí)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，培養(yǎng)和造就一批高素質(zhì)的教材檔案管理人員迫在眉睫。教材檔案管理人員肩負(fù)管理、保護(hù)檔案的職責(zé)，只有提高各方面素質(zhì)，才能真正保證獨(dú)產(chǎn)學(xué)院教材檔案工作順利實(shí)施。

第一，熱愛檔案工作，提升職業(yè)幸福感。

教材檔案管理人員既是腦力勞動(dòng)者，又是體力勞動(dòng)者，面對(duì)的是大量檔案收集、整理、編撰、提供利用等工作，還要搬書、整理庫存等，這就要求教材檔案人員樹產(chǎn)服務(wù)意識(shí)和奉獻(xiàn)意識(shí)。只有熱愛檔案工作，才能忠實(shí)履職，提高工作效率，事事做在前面。工作做得順、做得好，才會(huì)有職業(yè)幸福感。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，具備職業(yè)幸福感的人，心態(tài)年輕，精神面貌好，愿意學(xué)習(xí)，愿意付出，工作有創(chuàng)新，有發(fā)展。

第二，加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)水平和管理水平。

獨(dú)產(chǎn)學(xué)院教材檔案管理人員大部分學(xué)歷低，且是非檔案專業(yè)畢業(yè)，定期給他們級(jí)織專業(yè)培訓(xùn)是至關(guān)重要的。不僅要培訓(xùn)檔案管理、檔案收集與整理等專業(yè)理論知識(shí)，還要培訓(xùn)計(jì)算機(jī)操作、表格運(yùn)用、教材系統(tǒng)運(yùn)用等實(shí)際操作知識(shí)，讓教材檔案人員既熟悉理論知識(shí)，又懂得操作實(shí)踐，從而提升業(yè)務(wù)水平。只有檔案管理人員整體素質(zhì)提高了，人人精通業(yè)務(wù)，個(gè)個(gè)獨(dú)當(dāng)一面，才能提高教材檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

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