張蓉

【摘要】教學(xué)秘書是高校最基層的教學(xué)管理人員。負(fù)責(zé)學(xué)校日常教學(xué)運(yùn)行的各個(gè)方面，工作繁雜瑣碎。本文結(jié)合作者自身的工作體會(huì)，淺談對高校教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)認(rèn)識。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書 ?教學(xué)管理 ?高校

【中圖分類號】G657 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A ? ? ?【文章編號】2095-3089（2015）11-0247-02

教學(xué)工作是高校的核心工作，教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理的組織者和服務(wù)者，其工作成效直接影響到教學(xué)管理的質(zhì)量和水平。了解教學(xué)秘書的工作內(nèi)容和工作特點(diǎn)，探討做好教學(xué)秘書工作的職業(yè)要求，對提高教學(xué)管理的效率和水平具有十分重要的意義。

一、教學(xué)秘書的主要工作

1.日常教學(xué)的運(yùn)行管理

教學(xué)秘書要根據(jù)學(xué)校的教學(xué)進(jìn)度安排處理日常的教學(xué)事務(wù)性工作，具體到每學(xué)期每個(gè)月每一周甚至每一天都有不同的工作內(nèi)容。教學(xué)運(yùn)行管理包括教師授課計(jì)劃的安排，教學(xué)檢查，考試的組織安排等。日常教學(xué)管理是否順暢，是保障教學(xué)秩序能否良好運(yùn)行的基礎(chǔ)。

2.文件通知的上傳下達(dá)

教學(xué)秘書是鏈接學(xué)校教學(xué)部門與所屬學(xué)院教師和學(xué)生的橋梁。教學(xué)秘書通過學(xué)校校內(nèi)網(wǎng)和QQ工作群接收來自教務(wù)處及其他教學(xué)相關(guān)部門發(fā)布的文件和通知。然后將這些文件通知按照提交時(shí)間順序、任務(wù)緊急程度、涉及部門和對象等進(jìn)行整理分類。有的文件通知可以直接傳達(dá)，有的則需要請示主管教學(xué)的院長，結(jié)合本學(xué)院實(shí)際情況把通知內(nèi)容重新調(diào)整后，再發(fā)布給相關(guān)的部門和人員。文件通知都有嚴(yán)格的時(shí)間限制，容不得半點(diǎn)失誤和拖延。

3.教學(xué)材料的整理匯總

教學(xué)材料是教學(xué)活動(dòng)的文字檔案，能反映出教學(xué)過程的質(zhì)量效果。教學(xué)材料包括與教學(xué)相關(guān)的有價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、圖表、證書、照片、視頻等紙質(zhì)和電子資料。教學(xué)材料在收集整理后，有些作為教學(xué)資料留檔保存，有些匯總上報(bào)學(xué)校相關(guān)部門。上報(bào)的材料都有時(shí)間要求，教學(xué)秘書必須細(xì)致、準(zhǔn)確、及時(shí)地完成。

4.教學(xué)建設(shè)工作的組織實(shí)施

教學(xué)秘書的工作既要把好日常的教學(xué)關(guān)，還要協(xié)助教學(xué)院長組織推進(jìn)教學(xué)建設(shè)，提高學(xué)校教書育人的能力和水平。目前，高校教學(xué)建設(shè)的各類評價(jià)指標(biāo)和規(guī)范化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的出臺，給教學(xué)秘書工作增加了新的內(nèi)容。概況起來主要分為兩類：一類是基礎(chǔ)性教學(xué)建設(shè)，包括專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)等;另一類是提升性申報(bào)工作，包括教學(xué)質(zhì)量工程項(xiàng)目申報(bào)、教學(xué)改革項(xiàng)目申報(bào)等。這些是教學(xué)秘書更深層次的工作內(nèi)容，是教學(xué)改革和發(fā)展更迫切需要完成的任務(wù)。

二、教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)

1.服務(wù)保障

教學(xué)秘書的工作歸根結(jié)底是為教學(xué)服務(wù)，為教師和學(xué)生服務(wù)。教學(xué)秘書要為教師安排教學(xué)任務(wù)、編制開課計(jì)劃、核對工作量等;要為學(xué)生建立學(xué)籍檔案、安排課程學(xué)習(xí)、組織實(shí)踐實(shí)習(xí)等。同時(shí)，教學(xué)秘書還要組織教學(xué)檢查和各類考試。總之，教學(xué)秘書工作就是以服從于教學(xué)、服務(wù)于教學(xué)為目的的綜合性服務(wù)工作。

2.組織協(xié)調(diào)

教學(xué)秘書一方面要將教學(xué)職能部門下達(dá)的通知要求分類處理，按照涉及主體的不同，分別傳達(dá)給教學(xué)院長、系主任、教師或?qū)W生;另一方面教學(xué)秘書要根據(jù)不同的工作任務(wù)，組織相關(guān)人員按時(shí)保質(zhì)保量的完成。因此，教學(xué)秘書既是組織者，同時(shí)又要運(yùn)用有效地溝通手段，在服務(wù)對象和各部門之間發(fā)揮好協(xié)調(diào)作用。

3.監(jiān)督檢查

教學(xué)秩序是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)，教學(xué)質(zhì)量是否穩(wěn)步提高，教學(xué)過程中是否存在需要改進(jìn)的方面，教學(xué)環(huán)節(jié)中是否存在沒有被及時(shí)發(fā)現(xiàn)的問題，這些都是教學(xué)秘書應(yīng)該時(shí)刻關(guān)注的內(nèi)容。教學(xué)秘書的監(jiān)督檢查既是督促教學(xué)的手段，更是維持教學(xué)秩序良好運(yùn)行的保障機(jī)制，目的是能隨時(shí)掌握教學(xué)活動(dòng)的各種情況，為教學(xué)院長的教學(xué)決策起好參謀作用。

三、教學(xué)秘書的職業(yè)要求

1.高度的責(zé)任意識

高度的責(zé)任意識是教學(xué)秘書最基本的職業(yè)操守。教學(xué)秘書工作雖然龐雜瑣碎，但涉及的具體內(nèi)容卻關(guān)乎教學(xué)秩序的正常運(yùn)行，而有的工作甚至較為敏感，需要有高度的責(zé)任心作為保障。做到工作認(rèn)真細(xì)致，保證不出差錯(cuò)。

2.到位的服務(wù)意識

教學(xué)秘書的工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，服務(wù)意識的強(qiáng)弱，服務(wù)態(tài)度的好壞，直接關(guān)系到服務(wù)效果的優(yōu)劣。教學(xué)秘書除了提供服務(wù)外，還有監(jiān)督管理的職責(zé)，在多重角色之間轉(zhuǎn)換，容易忽視或降低作為服務(wù)者的要求。教學(xué)秘書每天要接待教師和學(xué)生的咨詢，當(dāng)接待咨詢者的次數(shù)太頻繁，或手頭正在處理緊要的工作而不停的被打斷時(shí)，能否做到態(tài)度平和、耐心細(xì)致的解答，是對教學(xué)秘書服務(wù)意識的考驗(yàn)。

3.良好的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

具有良好的業(yè)務(wù)素養(yǎng)是對教學(xué)秘書工作的核心要求。業(yè)務(wù)素養(yǎng)是指“從事業(yè)務(wù)的人員在完成業(yè)務(wù)活動(dòng)的過程中所具備的綜合能力體現(xiàn)。通常包括主觀心理特征，專業(yè)業(yè)務(wù)技巧等”。教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)素養(yǎng)即包括態(tài)度和能力兩方面。態(tài)度就是工作熱情度，即愿不愿意干和想怎么干。能力就是能順利完成教學(xué)秘書工作的個(gè)人綜合業(yè)務(wù)水平，包括學(xué)習(xí)能力、溝通協(xié)調(diào)能力和信息技術(shù)應(yīng)用能力等。

要想干好教學(xué)秘書工作，積極的心態(tài)和工作熱情是前提。同時(shí)，要善于在工作中不斷學(xué)習(xí)和總結(jié)好的經(jīng)驗(yàn)和做法。教學(xué)秘書作為教學(xué)職能部門與教師和學(xué)生之間的紐帶，高效的協(xié)調(diào)與溝通能力必不可少。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)處理著繁雜的教務(wù)工作。因此，熟練掌握信息化知識是教學(xué)秘書必須具備的業(yè)務(wù)能力。

4.適度的創(chuàng)新精神

教學(xué)秘書所從事的工作絕大部分是常規(guī)性的，能夠創(chuàng)新的內(nèi)容很少。但這并不代表教學(xué)秘書工作就只能是重復(fù)性的勞動(dòng)?，F(xiàn)代教育理念需要教學(xué)秘書更新老舊觀念，不斷發(fā)現(xiàn)可以改進(jìn)的內(nèi)容，勇于嘗試和創(chuàng)新，使教學(xué)秘書工作常干常新。當(dāng)然，創(chuàng)新必須遵循客觀的教育教學(xué)規(guī)律，產(chǎn)生的效果是能給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)的依據(jù)，使教學(xué)管理和服務(wù)更加合理化、規(guī)范化和人性化。

教學(xué)秘書是高校教學(xué)活動(dòng)的管理者，協(xié)助者，服務(wù)者和反饋者，教學(xué)秘書隊(duì)伍素質(zhì)的高低，直接影響到教學(xué)管理質(zhì)量的優(yōu)劣。因此，重視高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，使教學(xué)秘書能細(xì)致高效的開展工作，對維護(hù)高校正常的教學(xué)秩序，保證教學(xué)活動(dòng)的順利開展和運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用。

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