婁坤+李理

【摘 要】隨著信息化時代的來臨，我國高校已全面步入電子教務時代。相對于傳統(tǒng)的教務管理，電子教務的內(nèi)在要求在于流程再造，以及所帶來的組織結(jié)構(gòu)的不斷優(yōu)化和工作效能的不斷提高。本文通過闡述電子教務流程的識別分析，提出了電子教務流程再造的原則和五個途徑。

【關(guān)鍵詞】流程再造 ? ? 高校 ? ?電子教務 ? ?建設(shè)

一、電子政務、電子校務與電子教務

電子政務，是在全球經(jīng)濟一體化、網(wǎng)絡化、信息化的時代趨勢下的產(chǎn)物，是政府在進行公共行政管理和社會服務的過程中，利用電子信息技術(shù)，在互聯(lián)網(wǎng)平臺上開展的政務活動和行為。經(jīng)過十余年的建設(shè)和發(fā)展，電子政務已普遍運用于世界各國。電子校務則是指應用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)和管理理論，對傳統(tǒng)政務進行持續(xù)不斷的革新和改善，以實現(xiàn)高效率的大學管理和服務，它包含了教務、科研、學生、財務、資產(chǎn)、人事、圖書等系統(tǒng)。作為以教育教學為重要職責的高等院校，電子教務是電子校務中最重要的組成部分。

電子教務，是指在學校的日常運行和管理中，利用現(xiàn)代信息和通信技術(shù)手段，建立起來的一個提高教務管理效率，實現(xiàn)教學資源共享，提供領(lǐng)導決策信息，促進教育教學，服務全校師生，不斷革新管理流程的校務體系。其行為主體包括學校、教務管理人員、校內(nèi)各部門（院系）和全校師生等四個主體。電子教務平臺包括了信息發(fā)布系統(tǒng)、網(wǎng)上受理應用系統(tǒng)、在線事務處理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)交互共享系統(tǒng)。

二、電子教務流程的識別分析

高校的教務管理是一個復雜而龐大的體系，涉及成百上千的學科專業(yè)和課程，不同層次、年級和專業(yè)的學生，課程的編排、考試的安排、教學資料的發(fā)放等等，涉及教學運行、學籍管理、考務管理、教材建設(shè)、質(zhì)量監(jiān)控、實踐培訓、教育教學改革等多種業(yè)務。為了提高管理部門的辦事效率，改善服務模式，需要對教務流程實施改革或者再造，而成功的再造必須建立在對學校現(xiàn)存教務流程客觀識別的基礎(chǔ)之上。

（一）電子教務流程的組成元素。包括活動、數(shù)據(jù)信息、參與者、邏輯關(guān)系以及傳遞時間?；顒?，又可稱為任務，是完成教務管理的基本工作單元，也是流程的基本構(gòu)成要素。一個完整的流程由若干個活動組成，哪些活動需要提前完成，哪些活動需要同步進行，都由整個流程的特性所決定。數(shù)據(jù)信息是流程推進的重要依據(jù)，是為了完成整個業(yè)務流程所需要的數(shù)據(jù)信息的輸入和輸出。參與者，既包括業(yè)務任務的承擔者，也包括流程的服務對象;既包括業(yè)務流程中的人力資源，也包括完成活動中所涉及的物質(zhì)資源。邏輯關(guān)系是指對業(yè)務流程活動之間的時間邏輯和處理邏輯關(guān)系，它是教務流程再造的內(nèi)在邏輯構(gòu)建的關(guān)鍵所在，將決定著流程的執(zhí)行。傳遞時間，是指從一個工作環(huán)節(jié)到下一個工作環(huán)節(jié)的時間間隔，它代表著教務管理工作的效率高低，當前均傾向于減少業(yè)務傳遞時間，提高服務響應效率，打造“一站式”服務模式。

（二）電子教務流程的活動類型。在日常的教學管理中，教務活動涉及方方面面，并且在學校的時間緯度和任務經(jīng)度兩方面始終貫穿于始末。教務流程就是這許許多多的教學活動的集合，而這些活動之間又相互聯(lián)系、相互影響、相互作用。這種關(guān)系主要表現(xiàn)為以下四個方面：

1.順序型。是指相關(guān)教務活動之間存在著前后的邏輯關(guān)系，必須完成前一項教務活動方可進行下一項教務活動。例如，學生通過電子教務管理系統(tǒng)在完成課程選擇后，方可進行上課，進而參加考核取得成績獲得學分。這樣的活動順序不允許混亂和顛倒。

2.循環(huán)型。是指某項教學活動根據(jù)一定的工作周期周而復始的運行。例如，每一學期或?qū)W年的期初、期中、期末教學工作安排，或者從新生進校到畢業(yè)離校的教學過程，電子教務管理系統(tǒng)可以使得執(zhí)行這樣的教務活動更為科學有效，有利于教務流程的梳理和改造。

3.選擇型。是指在某項或某幾項教務活動進行過程中，出現(xiàn)了兩種或兩種以上需要進行選擇的情況。例如，二級院系面對教學計劃、教學安排、實踐實訓、教材選擇等教務活動時，可以通過電子教務管理系統(tǒng)進行咨詢、選擇和執(zhí)行。這樣的活動往往數(shù)據(jù)信息量較大且可選度較高。

4.并列型。是指多個教務活動需要同時被執(zhí)行的情況。例如，學校教學管理部門，往往要同時面對全校幾十個教學單位，執(zhí)行同一項或多項教務活動，而各教學單位的信息又相互獨立和不同，需要教學管理部門依賴于電子教務系統(tǒng)進行梳理、分類和執(zhí)行。

三、電子教務流程再造的原則和途徑

電子政務興起初期，其研究重點在于“電子”而非“政務”。這種本末倒置的研究方向限制了電子政務的發(fā)展和應用。電子政務不是純技術(shù)項目，它本質(zhì)上是引領(lǐng)變革的政務活動。對電子政務的研究，也不能只進行技術(shù)分析，更需要進行公共行政學的分析。電子政務的內(nèi)在要求在于流程再造，以及所帶來的組織結(jié)構(gòu)的不斷優(yōu)化和工作效能的不斷提高。

高等院校的教務管理部門面對著校內(nèi)幾十個部門、院系、館所，以及幾萬名師生員工，從課程設(shè)置、教學安排、教材配備、質(zhì)量監(jiān)控、資源調(diào)配、學籍管理、成績錄入、咨詢服務等方面維持了學校日常而龐雜的教學運轉(zhuǎn)。電子教務的流程再造將有助于學校提高管理質(zhì)量和工作效率，提升服務水平，優(yōu)化資源配置。

（一）電子教務流程再造的原則。電子教務流程再造的中心理念是秉持教書育人的大學精神，以服務為中心，以師生需求為導向，轉(zhuǎn)變單純管理的職能，充分利用現(xiàn)代信息和通信技術(shù)，建立標準化作業(yè)程序，優(yōu)化業(yè)務流程，提高工作效率，最終提供優(yōu)質(zhì)、高效、及時、全方位的教學服務。

（二）電子教務流程再造的途徑。一是以滿足師生需求為導向，設(shè)計合理高效的流程再造項目。教務管理的本質(zhì)就是維持教學正常運轉(zhuǎn)，服務全校師生。因此，電子教務的建設(shè)必須強調(diào)改善教務部門的公共服務，提高其公共服務水平和質(zhì)量，加強業(yè)務程序的設(shè)計，評價考核體系的建設(shè)，調(diào)動師生廣泛參與，提升教務管理的透明度和公開性。

二是以提高教務管理效率為目標，系統(tǒng)整合教務管理流程。電子教務有助于學校利用先進的現(xiàn)代網(wǎng)絡通信和計算機技術(shù)，將內(nèi)部和外部的管理和服務職能進行簡化、整合、重組并在網(wǎng)上實現(xiàn)，從而打破教務工作受時間和空間的限制，為師生以及自身提供一體化的高效、優(yōu)質(zhì)、廉潔的管理和服務。要在管理制度上確立適用于電子教務的業(yè)務管理模式，擴大一線工作人員的工作處理彈性，建立信息公開制度和個人信息保護制度，注重打造跨部門、跨業(yè)務、跨地域的管理流程主線，打造網(wǎng)絡上的“一站式”服務模式。

三是以先進的信息化技術(shù)為條件，確保業(yè)務流程的正常運轉(zhuǎn)。電子教務的核心在于“教務”，但卻不能脫離“電子”而單獨存在，否則就是傳統(tǒng)的教務管理。電子教務與傳統(tǒng)教務的區(qū)別在于，電子教務能夠不斷優(yōu)化業(yè)務程序，改進工作模式，創(chuàng)新工作方法，提高工作效率。這所有的一切均離不開先進的信息化技術(shù)的支持。高校的電子教務平臺應站在信息化技術(shù)的前沿，運用先進的管理理念，將信息技術(shù)融入流程再造中，為高校電子教務提供技術(shù)保障和不竭動力。

四是以組織機構(gòu)和人才隊伍建設(shè)為保障，普及電子教務的應用。電子教務作為電子校務的核心組成部分，是全校性工程。學校要成立相關(guān)的信息化建設(shè)小組，學校主要負責人擔任組長，相關(guān)職能部門和所有院系共同參與。一是要加強各部門一把手的培訓，讓其重視電子教務管理的重要意義;二是要加強教務管理人員的培訓，使其熟悉掌握電子教務的使用方法;三是要加強信息技術(shù)人員的培訓，做好校園信息化維護、系統(tǒng)應用和擴展、設(shè)備維護、技術(shù)支持和培訓等工作。

五是以公共行政理論為指導，轉(zhuǎn)變和改進管理服務理念。無論是傳統(tǒng)的教務管理，還是新形勢下的電子教務管理，其本質(zhì)都是服務于教學，服務于師生。相比之下，電子教務由于依托信息化技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)，具有不斷革新和改善，可持續(xù)探索和發(fā)展的優(yōu)勢。充分發(fā)揮電子教務的優(yōu)勢，就必須借鑒公共行政的先進理念，將教務流程扁平化，強調(diào)人本主義，主張工作效能和服務質(zhì)量，打造“一站式”服務模式，降低運行成本，進一步轉(zhuǎn)變教務人員的管理服務理念。

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