王子麗

摘要：Access軟件主要是進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索并對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、計算、更新及其它加工處理的數(shù)據(jù)庫，并最終提供一個相關(guān)數(shù)據(jù)項的統(tǒng)一視圖。本文研究將逐條闡述Access中查詢的分類，給出對不同查詢實現(xiàn)關(guān)鍵步驟，介紹在日常應(yīng)用中常見問題的解決方案及查詢的優(yōu)化方法。通過Access軟件的查詢功能，我們可以快捷地對各種信息進(jìn)行匯總、平均等統(tǒng)計學(xué)分析。

關(guān)鍵詞：Access 查詢 查詢分類 應(yīng)用

中圖分類號：TP273.5 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416（2015）11-0000-00

在當(dāng)代社會，信息已經(jīng)越來越占據(jù)主導(dǎo)地位，人們每天都會面對各種大量的信息，每天也必須處理大量的信息，但是人的精力是有限的，不可能對每一項信息都面面俱到，這個時候就需要有一種幫助人們處理信息存儲信息的工具出現(xiàn)。微軟公司的Access擁有異常強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力和分析統(tǒng)計能力，通過Access軟件的查詢功能，我們可以快捷地對各種信息進(jìn)行匯總、平均等統(tǒng)計學(xué)分析。通過設(shè)置靈活的統(tǒng)計條件，我們可以方便快速地統(tǒng)計分析上萬條記錄、十幾萬條記錄，這一長處是Excel難以媲美的，本文將詳細(xì)探討Access中查詢方法的分類、應(yīng)用途徑及優(yōu)化方案。

1 Access查詢的分類

在Access軟件中，其查詢功能按照日常使用的功能不同，可以分為5類：選擇查詢、參數(shù)查詢、交叉表查詢、操作查詢和SQL查詢[1]。

（1）選擇查詢。從單個或者很多個表中進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索，有時候還能修改相對應(yīng)表中存在的相應(yīng)數(shù)據(jù)。應(yīng)用選擇查詢能對數(shù)據(jù)庫里的記錄進(jìn)行很多操作比如：求和等類型的計算。

（2）參數(shù)查詢。參數(shù)查詢是一類和普通選擇查詢不一樣的選擇查詢，它是將條件改變成一種帶著設(shè)置參數(shù)的“通用條件”。參數(shù)查詢便于作為窗體和報表的基礎(chǔ)。

（3）交叉表查詢。交叉表查詢可以用來計算，也可以重新組織信息的結(jié)構(gòu)，從而讓我們更清晰地觀察并分析。

（4）操作查詢。 通過操作查詢我們可以從源頭數(shù)據(jù)里抽取需要的記錄，還可以修改記錄。操作查詢可以分為：1）刪除查詢。從單個或多個的表里刪除符合預(yù)設(shè)條件的相應(yīng)記錄。2）更新查詢。對單個或多個表里的符合預(yù)設(shè)條件的相應(yīng)記錄進(jìn)行修改一個字段的數(shù)值。3）追加查詢。將單個或多個表里的符合預(yù)設(shè)條件的相應(yīng)記錄增添到另外的一個表的最后。4）生成表查詢。將我們查詢到的結(jié)果轉(zhuǎn)存成一個新表。

（5）SQL查詢。SQL查詢是操作數(shù)據(jù)庫的一種標(biāo)準(zhǔn)語言，用戶使用這種語言就能對任何的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行想要的操作。大多數(shù)的查詢功能都能通過使用SQL語言得到實現(xiàn)。

2 Access查詢實現(xiàn)關(guān)鍵步驟

在Access中，我們實現(xiàn)查詢的關(guān)鍵步驟一般是通過查詢向?qū)Ш褪褂迷O(shè)計視圖。

2.1 使用查詢向?qū)Ы⒉樵?/p>

使用“查詢向?qū)А辈僮髌饋肀容^簡單易懂，我們能夠在向?qū)У奶崾鞠逻M(jìn)行一系列的操作。

【例】要求用戶建立每一名學(xué)生的選課成績查詢，并在查詢里顯示出“學(xué)號”、“姓名”、“課程名稱”、“成績”等字段。

①在“數(shù)據(jù)庫”的窗口中，點擊“查詢”，之后雙擊“使用向?qū)?chuàng)建查詢”，這個時候屏幕上會顯示 “簡單查詢向?qū)А钡拇翱凇＂谠谶@個窗口中，點擊“表/查詢”右側(cè)的下拉選項，之后在列表中點擊“學(xué)生”表。這個時候“可用字段”的選項框中就包括了“學(xué)生”表里所有的字段。然后分別選擇“學(xué)號”、“姓名”的字段，將所要求的字段增添進(jìn)“選定的字段”的選項框中。③點擊“表/查詢”框右邊的下拉按鈕，并且選擇“選修”表，之后選擇“課號”、“成績”的字段，將這些字段增添到“選定的字段”的選項框中。如下圖1中所示。

④點擊“下一步”選項，此時會提示“簡單查詢向?qū)А钡牡诙€窗口，在這個窗口中，用戶將要選擇采用的是 “匯總”查詢還是“明細(xì)”查詢。如果選擇的是“匯總”查詢，就會對某一組或全部的記錄進(jìn)行不同的統(tǒng)計，比如統(tǒng)計出學(xué)生的總成績；如果選擇的是“明細(xì)”查詢，就會查看到詳細(xì)信息。我們在這里選擇“明細(xì)”查詢，結(jié)果如圖2所示。

⑤之后點擊“下一步”，顯示的結(jié)果請看圖3。⑥在“請為查詢指定標(biāo)題”的文本框里輸入“學(xué)生成績查詢”，之后點擊“打開查詢查看信息”。⑦點擊“完成”的按鈕，此時Access的查詢結(jié)果會顯示到屏幕中，如圖4所示。

本次查詢不但顯示了學(xué)生的學(xué)號、姓名和所選課程的名稱，還顯示出了選課的成績，它涉及到了“學(xué)生”、“選修”這兩個表。

2.2 使用設(shè)計器創(chuàng)建查詢

使用設(shè)計器創(chuàng)建查詢，不但能夠建立不同種類的查詢，還能夠快捷地對查詢進(jìn)行想要的修改。查詢的設(shè)計器是由兩部分來構(gòu)成：設(shè)計視圖上端顯示的是新建的查詢所用表的對象，下端表示的是設(shè)計器里的表格。

開啟設(shè)計視圖方法有兩種，一是建立新的查詢，二是打開已經(jīng)存在的查詢?！纠?】查詢學(xué)校全體教師的工號、姓名、院系名稱以及基本工資。

操作步驟： ①打開查詢設(shè)計視圖；②選擇相對應(yīng)的源數(shù)據(jù)；③設(shè)置字段、表、排序等選項；④雙擊表的關(guān)系的連線來編輯不同表之間的關(guān)聯(lián)，包括：聯(lián)接的字段和聯(lián)接的類型等。⑤點擊工具欄上的“運行”，就能夠看到查詢結(jié)果。

3 Access查詢中常出現(xiàn)的問題以及解決方法

（1）在進(jìn)行多個表查詢的時候，彈出提示“有表孤立于查詢”。這說明有的表之間還沒有建立起連接，解決辦法就是重新建立他們的連接。（2）在查詢中修改數(shù)據(jù)后，源表中的數(shù)據(jù)也改變了。這是因為查詢與表的默認(rèn)相關(guān)聯(lián)的。解決辦法就是在設(shè)計圖里選擇“查詢屬性”，將“記錄集類型”改成“快照”。（3）不要再在單個的查詢的表達(dá)式中的條件兩端加引號，因為系統(tǒng)會自動的添加上。

4 Access查詢優(yōu)化方法

（1）創(chuàng)建查詢時不能添加多余的字段，只需要添加自己需要的就可以。（2）如果不經(jīng)常更改數(shù)據(jù)，可以使用生成表進(jìn)行查詢，然后通過查詢結(jié)果來建立表。（3）在建立交叉表查詢的時候最好使用固定題目。

5 結(jié)語

Access信息的處理有著無比快捷方便的優(yōu)勢，這里由于篇幅有限，只是對一些方法進(jìn)行了粗略的概述。使用者若想更熟練的掌握Access，應(yīng)該在日常工作中加強(qiáng)練習(xí)，爭取早日掌握Access的各種操作與應(yīng)用，這樣才會使平時的工作事半功倍。

參考文獻(xiàn)

[1] 商廣偉.Access查詢及其應(yīng)用技巧[J].計算機(jī)與現(xiàn)代化，2008（5）：125.

[2] 于繁華 等.Access基礎(chǔ)教程（第2版）[M].北京：中國水利水電出版社，2005.