互聯(lián)網(wǎng)+文印的實現(xiàn)途徑

黃 健

(北京信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院，北京 100015)

摘要：高校文印室承擔(dān)著各類教學(xué)資料和公文的印刷任務(wù)，是教學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)和服務(wù)窗口，但信息化水平明顯落后于數(shù)字校園的整體水平。借助工作流技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)+文印模式，將人與印刷設(shè)備互聯(lián)，實現(xiàn)文印審批流程信息化，提高教學(xué)管理水平。

關(guān)鍵詞：文??；工作流；信息化；互聯(lián)網(wǎng)；教學(xué)管理

doi:10.3969/j.issn.1674-6341.2015.05.013

中圖分類號：G202文獻標(biāo)志碼：A

收稿日期：2015-09-03

作者簡介：黃健(1972—)，男，北京人，碩士，助理研究員。研究方向：教育管理、軟件工程。

高校文印室承擔(dān)著各類教學(xué)資料和公文的印刷任務(wù)，特別是試卷的印刷任務(wù)，是教學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)，也是面向全體教職工、學(xué)生的服務(wù)窗口。近二十年來，隨著信息化技術(shù)的蓬勃發(fā)展，數(shù)字校園日趨普遍，教務(wù)教學(xué)管理、數(shù)字圖書館、在線學(xué)習(xí)平臺紛紛上線，而文印管理卻遲遲沒有實現(xiàn)信息化，基本維持線下模式，成為整個教育信息化的短板。充分利用現(xiàn)有設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，實現(xiàn)文印信息化，提供更加優(yōu)質(zhì)、人性化的印刷服務(wù)必將成為提高高校信息化管理水平的熱點。

1高校文印服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

1.1高校文印發(fā)展歷程

過去，高校文印一般采用經(jīng)濟、簡便的油印技術(shù)。油印最初是用鐵筆將文字謄寫在特制的蠟紙上，然后把刻好的蠟紙固定在油印機的網(wǎng)框上，制成蠟板，印刷時將蠟板壓在一摞厚厚的紙上，用蘸了油墨的墨輥在蠟板上反復(fù)滾動，直到油墨透過蠟板印到下面的紙上，即印好一張紙。該技術(shù)又被稱作謄寫印刷，是孔版印刷的一種。隨著技術(shù)水平不斷提高，高校文印室的發(fā)展基本經(jīng)歷了三個階段：

(1)手工制版和印刷階段。此階段主要依靠手工完成制版和印刷，最大的弊病是修改蠟板非常困難，特別是插入、刪除大段文字，幾乎無法完成，只能重新刻寫蠟紙，費時費力；其次是印刷速度慢，勞動強度較大。

(2)電子排版和速印機階段。隨著計算機和中文文字處理軟件(如，WPS、Word)的普及，中文排版變得越來越簡單，高校教師無疑是最早掌握并熟練使用這一新技術(shù)的群體。教師自己能夠熟練排版，并使用針式打印機將文字打印到蠟紙上。計算機打印蠟紙以其美觀、規(guī)范、便于排版的特點迅速替代手刻蠟紙，制版速度、質(zhì)量得到顯著提高。同時，高速油印機開始進入市場，使得加墨、進紙、計數(shù)得以自動完成，大大提高了印刷速度。

(3)一體化速印階段。一體化速印機不僅印刷速度進一步提升，而且不再使用蠟紙制版，只要將文稿打印在普通紙上，一體化速印機經(jīng)過掃描，自動完成制版、印刷，整個操作過程與復(fù)印機非常接近。

1.2機遇與挑戰(zhàn)

印刷技術(shù)雖然在飛速發(fā)展，但高校文印服務(wù)在信息化、人性化方面卻遠遠不能滿足教職工日益提高的要求，面臨更大挑戰(zhàn)：

(1)審批之殤。在高校，文印工作有一套非常嚴(yán)格的管理制度，以試卷印刷為例，首先任課教師要對試卷進行排版、校對、打印，然后部門領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)課程標(biāo)準(zhǔn)審核試卷內(nèi)容，最后任課教師持審核通過的試卷到文印室印刷。不僅試卷，其他稿件的文印一般也需要經(jīng)過排版、審批、印刷三個環(huán)節(jié)才能最終完成，其中排版、印刷兩個環(huán)節(jié)發(fā)展迅速，而審批環(huán)節(jié)卻依然停留在手工審批階段。高校專任教師一般不采取坐班制，上班時間非常靈活，只有上課的時候才來學(xué)校，到校后又忙于教學(xué)，多數(shù)情況是利用課間十分鐘去找領(lǐng)導(dǎo)簽字，如果恰巧領(lǐng)導(dǎo)暫時不在或出差，則只能等下次上課再去，耗時長，效率低。

(2)校園之圍。高校經(jīng)過前幾年的擴招，校園面積不斷擴大，教職工每次送稿、取件需要在辦公室和文印室之間往返奔波兩趟。這在以前是理所當(dāng)然的，但在信息時代，人們愈來愈希望通過互聯(lián)網(wǎng)減少人員流動。

(3)幅面之困。隨著打印機升級換代，針式打印機逐步淡出市場，取而代之的是激光打印機，其中使用最普遍、性價比最高的就是A4幅面激光打印機，但是試卷的幅面一般是8開的，比A4幅面要大很多，普通激光打印機根本無法打印。為此不得不先將試卷打印在A4紙上，然后再把兩張A4紙拼接成一張A3紙，利用一體化速印機的縮放功能將幅面從A3縮成8開——雖然成功解決了幅面的問題，但是由于字號會變小，無法實現(xiàn)所見所得。

面對挑戰(zhàn)，在互聯(lián)網(wǎng)時代，必須運用互聯(lián)網(wǎng)思維，將挑戰(zhàn)轉(zhuǎn)變?yōu)闄C遇，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)+文印的華麗轉(zhuǎn)身。

2互聯(lián)網(wǎng)+文印模式

2.1文印信息化需求

充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，全面實現(xiàn)信息化的文印服務(wù)應(yīng)該具備網(wǎng)絡(luò)化和人性化的特點。教職工、部門領(lǐng)導(dǎo)、文印員通過網(wǎng)絡(luò)協(xié)同工作，不再受時間、地點的限制，可以隨時隨地上傳、審批文檔，減少送稿環(huán)節(jié)和審批時間。人性化是指教職工可以在計算機，甚至智能手機上隨時查詢進度，印刷完成后直接取件，減少等待時間。因此，高校文印管理系統(tǒng)應(yīng)包括以下基本功能：

(1)網(wǎng)絡(luò)申請：文印申請人利用計算機起草、編輯相關(guān)文檔，然后登錄文印管理系統(tǒng)上傳需要印刷的文檔，提交的同時登記主題、印張、印數(shù)等基本信息，便于部門領(lǐng)導(dǎo)和文印員在有限的時間內(nèi)決定處理的先后順序，提高工作效率。

(2)網(wǎng)絡(luò)審批：部門領(lǐng)導(dǎo)使用計算機或智能手機依規(guī)對本部門申請人的申請進行審核。

(3)聯(lián)機印刷：文印員依據(jù)有關(guān)規(guī)定，對審核合格的文檔通過電腦直接印刷，并通過系統(tǒng)及時反饋印刷結(jié)果。

(4)支持跨校區(qū)印刷。

(5)印刷類型不僅要包括油印，還應(yīng)包括復(fù)印。

(6)申請人能夠通過印刷管理系統(tǒng)隨時掌握印刷流程執(zhí)行狀態(tài)。

2.2工作流

在高校文印服務(wù)的三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)中，計算機和打印機的普及大大降低了制版環(huán)節(jié)的工作強度，一體化速印機極大地提高了印刷速度，解決審批難題則必須依靠基于網(wǎng)絡(luò)的工作流技術(shù)。

工作流是現(xiàn)實工作流程在網(wǎng)絡(luò)中的虛擬實現(xiàn)，是將日常工作流程反映在計算機應(yīng)用中，按照預(yù)先定義的業(yè)務(wù)邏輯在相關(guān)責(zé)任人之間自動傳遞文檔、審批，是實現(xiàn)審批手續(xù)信息化的最佳途經(jīng)[1—2]。

工作流技術(shù)起源于20世紀(jì)70年代中期辦公自動化領(lǐng)域的研究，成熟于90年代，1993年8月，工作流技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化工業(yè)組織——工作流管理聯(lián)盟(Workflow Management Coalition，WfMC)成立，是工作流發(fā)展歷程中的一個重要里程碑。它對工作流的定義為：工作流是將一組按特定觸發(fā)順序和觸發(fā)條件組織起來的任務(wù)，每個任務(wù)可以由一個以上的人或者軟件系統(tǒng)共同完成[1—2]。進入21世紀(jì)以來，工作流技術(shù)應(yīng)用越來越普遍，形成以Shark、Osworkflow、JBPM為主的三大開源工作流管理系統(tǒng)[2]。

2.3仿真打印

一體化速印機只需配備打印接口或網(wǎng)絡(luò)接口，通過接口與計算機或網(wǎng)絡(luò)相連，將自身仿真成打印機，就能實現(xiàn)通過電腦直接印刷，無需打印原稿。從用戶角度來看，一體化速印機就是打印機，將文檔“打印”到一體化速印機，自動完成制版、印刷。當(dāng)前主流一體化速印機、復(fù)印機全部支持仿真打印功能。

2.4功能模型

根據(jù)需求分析和關(guān)鍵用戶訪談，采用IDEF0建立系統(tǒng)功能模型[3]，如圖1所示。整個系統(tǒng)主要由申請、審批、印刷三大模塊組成，設(shè)計目標(biāo)明確，功能完整。

2.5數(shù)據(jù)庫設(shè)計

數(shù)據(jù)庫設(shè)計的核心是建立數(shù)據(jù)模型，根據(jù)“863”高科技項目CIMS主題專家組建議，采用IDEF1X建立數(shù)據(jù)模型[4]，如圖2所示。

由于高校文印量非常大，如果上傳文檔都保存在一個文件夾中，將極大影響操作系統(tǒng)性能，因此采用按校區(qū)分月存放的辦法：在校區(qū)上傳文件夾下按年份建立子文件夾，保存校區(qū)當(dāng)月上傳文件。

2.6運行環(huán)境

為了充分利用高?，F(xiàn)有資源，采用兼容性良好的Java SE環(huán)境和S2SH框架，利用jBPM4.4實現(xiàn)工作流，配合任意支持打印接口或網(wǎng)絡(luò)接口的一體化速印機、復(fù)印機構(gòu)成完整的互聯(lián)網(wǎng)+文印方案。

高校文印工作面向全校，為了適應(yīng)不同人群，文印管理系統(tǒng)必須做到“以人為本”，易學(xué)易用。因此，系統(tǒng)采用基于Web的Browse/Server體系結(jié)構(gòu)，通過瀏覽器訪問文印網(wǎng)站即可完成申請、審批、查詢?nèi)抗δ埽缑嬷庇^、友好，無需培訓(xùn)即可使用，便于推廣。

3結(jié)論

信息化管理手段是實現(xiàn)科學(xué)管理、提高管理效率所不可缺少的，采用工作流技術(shù)實現(xiàn)文印審批手續(xù)信息化，具有以下特點：

(1)打破時空限制。除了文印員必須在校內(nèi)印刷以外，其他人員在任何時間、地點，通過互聯(lián)網(wǎng)輕松完成申請、審批、查詢，減少往返奔波和等待時間，降低成本，提高辦公效率。

(2)保護現(xiàn)有投資。當(dāng)今幾乎所有一體化速印機都具有打印接口或網(wǎng)絡(luò)接口，充分利用現(xiàn)有設(shè)備，兼容性高。

互聯(lián)網(wǎng)+文印模式運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將人與印刷設(shè)備互聯(lián)，實現(xiàn)文印審批流程信息化，可以顯著提高教務(wù)管理水平和服務(wù)能力，樹立良好社會形象，滿足社會和學(xué)生的需求與期望，具有廣闊的應(yīng)用前景。

參考文獻：

[1]許愛軍.JBPM工作流管理系統(tǒng)的研究與實現(xiàn)[J].計算機技術(shù)與發(fā)展,2013,23(12):100—104.

[2]周婷婷,費樹岷.基于工作流的辦公自動化系統(tǒng)研究與設(shè)計[J].工業(yè)控制計算機,2013,26(4):102—104.

[3]李清,陳禹六.企業(yè)信息化總體設(shè)計[M].北京:清華大學(xué)出版社,2008.

[4]周志逵,郭貴鎖.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)原理[M].北京:清華大學(xué)出版社,2008.

責(zé)任編輯：富春凱