劉艷超 王徽 王鑫

（1.海軍大連艦艇學院，遼寧 大連 116001；2.海軍潛艇學院，山東 青島 266000；3.海軍航空大學，山東 煙臺 264001）

隨著科技的迅速發(fā)展，各行各業(yè)都采用電腦辦公，這也使各類院校在日常管理及教學科研工作中產(chǎn)生越來越多的電子資料。對于院校來說，需要加強電子資料的安全管理，并且還要對文印行為實施嚴格規(guī)范，通過采取安全措施，確保文印成本節(jié)約的同時，使文印核算工作變得更加精細化；各類院校需要制定相應的保密規(guī)范和要求，并對文印中心進行集中化建設(shè)，以確保通過全流程的跟蹤與監(jiān)控來實現(xiàn)對打印與復印分發(fā)等行為的追溯化管理。

1 智能文印管理系統(tǒng)的設(shè)計目標

在對智能文印管理系統(tǒng)進行研發(fā)過程中，需要明確相應的設(shè)計目標，只有確定系統(tǒng)設(shè)計目標，才能使智能文印管理系統(tǒng)滿足用戶的使用需求。對于智能文印管理系統(tǒng)來說，其設(shè)計目標主要包括五點：（1）為了有效保護文印權(quán)限，使資料得到安全的閱覽，就需要采取相應的機制來驗證用戶身份，并實時監(jiān)控文印設(shè)備，從而使用戶信息在文印過程中得到全程化的監(jiān)控與行為記錄。（2）智能文印管理系統(tǒng)需要建立審核回溯跟蹤機制，利用追溯模塊來對文印數(shù)據(jù)及資料閱覽進行相應的還原，通過紙質(zhì)掃描模塊來對資料復印過程中的相關(guān)細節(jié)進行查看。（3）能夠采取集中化監(jiān)控手段來對任務及設(shè)備進行實時監(jiān)控，確保打印設(shè)備在出現(xiàn)故障時，能夠第一時間發(fā)出報警信息，并且當耗材消耗量超出預定閥值時，也會發(fā)出報警信息，同時還能對文印任務負載進行自動化調(diào)整，確保負載均衡，以使文印效率得到進一步提升。（4）智能文印管理系統(tǒng)需要具備精細化統(tǒng)計功能，智能文印管理系統(tǒng)可以對文印員工作量、文印設(shè)備數(shù)量、耗材使用量等信息進行統(tǒng)計，以便于用戶、打印機、復印機、用戶組、耗材使用等相關(guān)統(tǒng)計分析需求得到有效滿足，從而使考核能夠量化、精細化。（5）系統(tǒng)還應具備較強的擴展性，用戶可以對系統(tǒng)進行自定義擴展配置，以便于對相應的硬件設(shè)備進行增加，同時還能實現(xiàn)對業(yè)務流程的調(diào)整，并且該系統(tǒng)還具備相應的擴展接口來實現(xiàn)不同系統(tǒng)的有效對接。

2 智能文印管理系統(tǒng)的設(shè)計方案

從邏輯層面上來說，系統(tǒng)的功能模塊有很多，這些模塊均與系統(tǒng)拓撲結(jié)構(gòu)中的各個層相對應。系統(tǒng)接入層可實現(xiàn)文印設(shè)備交互與監(jiān)控；而在系統(tǒng)訪問層中，則可使系統(tǒng)具備UI交互功能和接入業(yè)務功能；在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)服務層中，則可利用各種協(xié)議來實現(xiàn)不同任務轉(zhuǎn)換，根據(jù)相應的數(shù)據(jù)模型來對系統(tǒng)專用數(shù)據(jù)定義進行生成；在系統(tǒng)的分析層中，可通過協(xié)議轉(zhuǎn)換來確保外部系統(tǒng)與Web后臺順利對接，從而使分析層和數(shù)據(jù)服務層共同將任務提供給服務層；在系統(tǒng)的文檔轉(zhuǎn)換層中，則可根據(jù)任務類型來對相應的文件格式進行轉(zhuǎn)換，以確保文檔能夠滿足任務使用需求；在系統(tǒng)的IPMS服務層中，具備多種服務功能，可確保任務調(diào)度與功能邏輯的順利實現(xiàn)。

在智能文印管理系統(tǒng)中，文印任務狀態(tài)信息以及設(shè)備狀態(tài)監(jiān)控信息在提交過程時，可以利用系統(tǒng)中的設(shè)備監(jiān)控服務來進行實時提交，并且還能對Web應用服務的打印申請進行快速響應，根據(jù)申請內(nèi)容來進行打印。文檔電子件的歸檔存儲則可通過磁盤陣列來完成，在進行電子件歸檔時，需要根據(jù)用戶需求來對具體的存放路徑進行相應的管理與規(guī)劃，使用戶在存放過程中進行備份。系統(tǒng)的外部對接服務則是通過對接服務器來完成的，不同系統(tǒng)在進行數(shù)據(jù)信息交互時，則可借助于WebService來實現(xiàn)。

3 智能文印管理系統(tǒng)的設(shè)計功能

3.1 實時監(jiān)控功能

智能文印管理系統(tǒng)具備實時監(jiān)控功能，該功能可以對設(shè)備是否存在故障、設(shè)備功能是否處于鎖定狀態(tài)、耗材是否即將耗盡等信息進行實時監(jiān)控，然后將這些狀態(tài)信息進行提交，在提交狀態(tài)信息過程中，則是以報文形式來實現(xiàn)的，而Web應用則會接收到該報文，并對報文中的狀態(tài)信息內(nèi)容進行記錄，然后存儲到數(shù)據(jù)庫中，并針對特定的Web客戶端進行定時推送。這些狀態(tài)信息在定時推送時，能夠通過圖形化樣式來進行直觀呈現(xiàn)，以便于幫助管理用戶來對具體故障信息、耗材消耗情況等信息進行實時了解。除此之外，智能文印系統(tǒng)還能針對故障及耗材損耗情況發(fā)出聲光報警，以便于提醒管理用戶進行處理。智能文印管理系統(tǒng)通過實時監(jiān)控任務狀態(tài)，使這些狀態(tài)信息通過報文形式向Web應用進行提交，然后向特定Web客戶端進行定時按需推送，同時采取圖形化樣式或任務列表來對具體的信息內(nèi)容進行直觀呈現(xiàn)。

3.2 安全文印功能

智能文印系統(tǒng)在轉(zhuǎn)換文印任務時，通過圖像處理技術(shù)使任務發(fā)起人權(quán)限信息、有效時間、部門信息、復制次數(shù)等內(nèi)容能夠嵌入到最終文檔中，上述信息均是被安全加密的，并且不會對文檔使用造成影響，通過這些內(nèi)容的嵌入，能夠使文印行為以及紙質(zhì)文件復印行為的安全性得到有效保證。

對于智能文印管理系統(tǒng)來說，該系統(tǒng)可按照用戶需求對嵌入式刷卡終端進行定制，從而使文印設(shè)備具備刷卡開閉鎖功能，進而確保具備合法身份的用戶能夠使用文印設(shè)備。并且，智能文印系統(tǒng)還能詳細記錄設(shè)備的使用情況，以便于進行安全審查。對于文印任務來說，文印設(shè)備使用方和文印任務提供方是不同的，所以在對文印任務進行審核時，并不會立即進行打印，而是將該任務存儲到任務列表中進行等待打印，此時文印任務提供方或文印設(shè)備使用房只有對文印設(shè)備進行刷卡才能使該任務得以執(zhí)行打印，進而使打印任務中的敏感信息得到安全保障。

在對文件資料進行打印之前，需要由智能文印管理系統(tǒng)來加密打印內(nèi)容，具體的加密信息有輸出次數(shù)、輸出時間、任務編號等，這樣當文件中的秘密信息發(fā)生泄露時，便可對涉密紙件進行電子件掃描，然后利用系統(tǒng)具備的加密信息提取功能，便可對打印前的加密信息進行還原。在智能文印管理系統(tǒng)中，還可依據(jù)用戶需求對文印審批流程進行配置，從而使系統(tǒng)在和外部其他系統(tǒng)進行對接時，確保文印任務得到有效審批，待文印任務審核正式通過后才會執(zhí)行打印，從而實現(xiàn)對文印任務狀態(tài)的安全監(jiān)控，防止出現(xiàn)泄密事件。智能文印管理系統(tǒng)能夠?qū)θ蝿盏母鱾€環(huán)節(jié)進行詳細記錄，并可根據(jù)不同角度來審計任務，實現(xiàn)對任務全流程的有效追溯。

3.3 自動排產(chǎn)功能

智能文印系統(tǒng)還具備自動排產(chǎn)功能，該功能可依據(jù)用戶權(quán)限任務、紙張類型、文印設(shè)備種類、設(shè)備使用情況等，遵循安全使用與負載均衡兩大原則來派發(fā)任務，這樣不僅使任務的排隊時間得到有效減少，也能使設(shè)備的利用效率得到進一步提高。在任務發(fā)起過程中，用戶需要對任務的涉密性、裝訂要求、紙張規(guī)格、彩打等內(nèi)容進行填寫，智能文印管理系統(tǒng)會對任務進行審核，并依據(jù)具體信息來對相應的子任務進行分解，待任務打印完畢以后，利用條碼來對子任務和大任務進行標識，以便于裝訂過程中對不同設(shè)備打印的紙件進行組合。

3.4 統(tǒng)計分析功能

智能文印管理系統(tǒng)能夠記錄文件全流程任務信息，并根據(jù)不同條件來進行相應的分類統(tǒng)計與分析。

在展示這些信息時，則可借助于各種列表和圖形來進行直觀顯示，同時，系統(tǒng)還具備數(shù)據(jù)導出功能，以便于后續(xù)進行預算制定與量化考核。智能文印管理系統(tǒng)還能進行維修管理與耗材庫存管理，維護耗材進出庫，并對維修信息進行記錄，確保信息可靠性與準確性，以使成本核算結(jié)果準確、可靠。

3.5 基礎(chǔ)管理及擴展功能

智能文印管理系統(tǒng)還具備強大的基礎(chǔ)管理及擴展功能，包括對用戶權(quán)限、機構(gòu)、設(shè)備的維護管理，同時還能對文印流程進行自定義配置，從而使用戶需求得到有效滿足，該系統(tǒng)利用反射技術(shù)與腳本來進行外部對接，以確保系統(tǒng)得到平滑擴展。

4 結(jié)語

總之，智能文印管理系統(tǒng)根據(jù)不同用戶的使用需求，能夠全面實現(xiàn)設(shè)備監(jiān)控、全程監(jiān)管、對接、擴展、文印安全以及考核分析等多種功能，這使得智能文印管理系統(tǒng)的應用能夠有效保障系統(tǒng)使用單位的資料信息安全，使文印成本得到有效控制的同時，也能對文印行為實施全流程監(jiān)控與跟蹤追溯管理。