張成

摘 要：本文通過(guò)對(duì)檔案信息數(shù)字化的意義及其本質(zhì)的闡釋，結(jié)合分析當(dāng)前國(guó)內(nèi)檔案信息數(shù)字化現(xiàn)狀，提出了目前檔案信息數(shù)字化存在的問(wèn)題并加以分析，并對(duì)我國(guó)檔案信息數(shù)字化工作提出了合理化意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案信息；數(shù)字化；現(xiàn)狀分析；對(duì)策研究

檔案信息化的逐步推進(jìn)，深刻改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，使檔案工作、檔案事業(yè)發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案學(xué)是以檔案現(xiàn)象為研究對(duì)象，以揭示檔案現(xiàn)象的本質(zhì)和規(guī)律為目標(biāo)的一門綜合性學(xué)科。信息時(shí)代檔案事業(yè)出現(xiàn)的一系列新事物、新現(xiàn)象、新問(wèn)題、新技術(shù)等，使檔案學(xué)面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。風(fēng)物長(zhǎng)宜放眼量。從科學(xué)發(fā)展的角度看，檔案學(xué)是一個(gè)年輕的學(xué)科，也應(yīng)該是一個(gè)富有朝氣、生機(jī)活潑、不斷變革的學(xué)科。

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化。所謂數(shù)字化，本質(zhì)就是將人們感受到的信息抽象為可以度量的用符號(hào)表達(dá)的數(shù)字、數(shù)據(jù)，再將這些數(shù)字、數(shù)據(jù)按照一定的數(shù)字化模型（編碼規(guī)則）轉(zhuǎn)換為一系列計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的二進(jìn)制代碼，從而可以通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行高效率的處理、存儲(chǔ)、傳輸，這就是數(shù)字化的基本過(guò)程。

檔案信息數(shù)字化無(wú)疑就是將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的過(guò)程。

1 檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀

加拿大檔案學(xué)家特里.庫(kù)克精辟地指出：“20世紀(jì)末期，公眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，或至少是用納稅人資金建立起來(lái)的檔案館的認(rèn)識(shí)已經(jīng)發(fā)生了根本變化，即現(xiàn)在檔案是屬于人民，為人民服務(wù)，甚至通常由人民管理。在普通公民看來(lái)，檔案不僅要涉及政府的職責(zé)和保護(hù)公民的個(gè)人利益，而且更多的是還要為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶。”隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，為了適應(yīng)數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案的服務(wù)利用方式正在悄然改變，這就要求我們對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，那么，檔案信息數(shù)字化的問(wèn)題就擺在了我們的面前。

目前我國(guó)正處于檔案信息現(xiàn)代化管理發(fā)展的快速發(fā)展時(shí)期，實(shí)質(zhì)上從本質(zhì)上改變了傳統(tǒng)檔案信息管理和利用以檔案工作者為主體的風(fēng)格，不但應(yīng)用目錄計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)替換傳統(tǒng)手工目錄檢索，而且真正把紙質(zhì)檔案信息通過(guò)數(shù)據(jù)錄入和計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)把檔案信息以數(shù)據(jù)庫(kù)和圖像格式存儲(chǔ)在存儲(chǔ)設(shè)備上，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全文檢索。其關(guān)鍵技術(shù)就是把文本類電子文件中檔案信息提純出來(lái)，以數(shù)據(jù)庫(kù)形式存放，提供檢索和利用，或者以案件級(jí)和文件級(jí)目錄下掛接電子文件，如圖像格式（TTIF、JPEG、PDF）等，實(shí)現(xiàn)不進(jìn)檔案庫(kù)房，不調(diào)檔案案卷，不翻閱檔案就可以利用相當(dāng)于原始的數(shù)字化檔案信息，在時(shí)間、效率、利用人群、效果上都充分發(fā)揮了檔案信息的作用。

全國(guó)各級(jí)各類檔案館大都進(jìn)行過(guò)至少一次的全館檔案信息的數(shù)字化，但是效果卻不盡如人意，存在的問(wèn)題主要有：第一，只是機(jī)械地將檔案信息進(jìn)行采集后的數(shù)字化，不能提取檔案信息中的元數(shù)據(jù)；第二，電子文件的真實(shí)性問(wèn)題；第三，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題；第四，檔案信息數(shù)字化后數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與維護(hù)；第五，出現(xiàn)的一些新情況新問(wèn)題，有些檔案信息本來(lái)就是數(shù)字化或者已經(jīng)數(shù)字化的，比如博客和電子文件。如果說(shuō)，“電子文件是數(shù)字時(shí)代人類活動(dòng)的主要記錄，是人類文明的重要載體”，那么，網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源也是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代人類活動(dòng)的重要記錄，包括博客在內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源也值得保存。

中外檔案界早有重視現(xiàn)行文件管理的傳統(tǒng)，數(shù)字文件管理的復(fù)雜度加深了這種認(rèn)知，同時(shí)也提升了實(shí)施和監(jiān)管現(xiàn)行文件管理的難度。中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院課題組通過(guò)對(duì)我國(guó)46個(gè)省級(jí)、副省級(jí)檔案館電子文件移交進(jìn)館及管理情況的調(diào)查，指出立檔單位電子文件歸檔工作不完善是電子文件移交進(jìn)館的基本障礙。

而備受關(guān)注的全國(guó)第一家數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)單位深圳市檔案館，則通過(guò)自身十多年的實(shí)踐，深刻認(rèn)識(shí)到：只有從文件形成的源頭抓起，將可用性、可信性融入長(zhǎng)期保存這個(gè)連續(xù)過(guò)程及保管機(jī)構(gòu)中，建設(shè)高品質(zhì)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，才能實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存的目標(biāo)。其數(shù)字檔案館第三期的核心將是借助于深圳市文檔中心，建立面向機(jī)構(gòu)提供組件化服務(wù)的電子文件全程管理系統(tǒng)。

2 對(duì)檔案信息數(shù)字化存在問(wèn)題的原因分析

1.檔案信息數(shù)字化的元數(shù)據(jù)抽取問(wèn)題。目前的數(shù)字化由于只是對(duì)檔案信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)字處理，將其從載體上剝離出來(lái)，但是這些數(shù)據(jù)并沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)的元數(shù)據(jù)抽取，可用性較差，不能滿足公眾日益增長(zhǎng)的信息需求。由于對(duì)元數(shù)據(jù)抽取需要進(jìn)行大量的工作，所以目前仍然沒(méi)有一個(gè)具體和切實(shí)可行并行之有效的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái)，用以指導(dǎo)檔案信息數(shù)字化過(guò)程中的元數(shù)據(jù)抽取。

2.電子文件真實(shí)性問(wèn)題。目前維護(hù)電子文件真實(shí)性的方法主要有：存取權(quán)限控制技術(shù)、密鑰法、數(shù)字水印技術(shù)、電子簽名、數(shù)字時(shí)間印章等等。這些措施對(duì)保護(hù)電子文件的真實(shí)性起到一定的作用，但還不能達(dá)到確保電子文件真實(shí)性的目的。制定嚴(yán)格的管理制度和研究先進(jìn)的技術(shù)以維護(hù)電子文件的真實(shí)性將是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的工作。

3. 檔案信息數(shù)字化后的存儲(chǔ)與維護(hù)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，如何維護(hù)檔案信息數(shù)字化后的數(shù)據(jù)問(wèn)題也日益突出，病毒、網(wǎng)上黑客的攻擊、網(wǎng)上竊聽(tīng)與篡改等無(wú)時(shí)不刻地侵犯著檔案信息的安全，盡管有防火墻、身份驗(yàn)證、第三方認(rèn)證等安全防范措施，卻也難以止住檔案信息或數(shù)據(jù)的丟失。加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息的安全防范措施是實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的棘手課題。

3 關(guān)于解決檔案信息數(shù)字化問(wèn)題的對(duì)策措施

1.準(zhǔn)確抽取元數(shù)據(jù)。各級(jí)各類檔案館要實(shí)現(xiàn)更高程度的數(shù)字化，即各館實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互，就必須有一個(gè)統(tǒng)一的檔案信息數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，而不是各自為政，各自為戰(zhàn)，其中元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化顯得尤為重要。以美國(guó)ARC研究項(xiàng)目為例，是將元數(shù)據(jù)從檔案信息中抽取出來(lái)后，按照上位類和下位類的方式重新進(jìn)行排列組合，進(jìn)而達(dá)到了提高檔案信息使用效率的目的，我國(guó)檔案信息數(shù)字化過(guò)程中的元數(shù)據(jù)抽取可以有選擇的進(jìn)行借鑒和參考。

2.注重檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的整體功能。我們知道，系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)決定系統(tǒng)的功能。所謂的功能，是指系統(tǒng)在與外部環(huán)境，與其他系統(tǒng)的相互作用中，表現(xiàn)出影響和改變外部環(huán)境或其他系統(tǒng)抵抗和承受它們的作用和能力。4而系統(tǒng)的要素之于系統(tǒng)的整體功能并不是簡(jiǎn)單的“1+1=2”數(shù)學(xué)公理，要發(fā)揮檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的整體功能就必須重新整合檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)中各要素的結(jié)構(gòu)，通過(guò)這些要素的重構(gòu)與優(yōu)化，從而實(shí)現(xiàn)在整體功能上達(dá)到“1+1>2”的效果。

3.盡快開(kāi)展電子文件管理系統(tǒng)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化工作。即各館實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互，就必須有一個(gè)統(tǒng)一的檔案信息數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，而不是各自為政，各自為戰(zhàn)，其中元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化顯得尤為重要。同時(shí)，對(duì)電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化操作，如制作下發(fā)統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)。

4.針對(duì)未來(lái)需求進(jìn)行相應(yīng)的理論探索。結(jié)合目前實(shí)踐運(yùn)用情況，綜合各館實(shí)際情況，在充分調(diào)研統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，對(duì)未來(lái)的需求進(jìn)行梳理總結(jié)，通過(guò)現(xiàn)有實(shí)踐基礎(chǔ)探討未來(lái)電子文件發(fā)展方向，進(jìn)而做到在理論上先行一步。

5.探索檔案數(shù)字信息的存儲(chǔ)與維護(hù)。在現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的條件環(huán)境中，為確保數(shù)字化的檔案信息安全，應(yīng)時(shí)刻關(guān)注在計(jì)算機(jī)安全方面的技術(shù)發(fā)展，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)方面安全防范手段，調(diào)整計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全策略，保證檔案信息數(shù)字化的成果。

數(shù)字時(shí)代的檔案館應(yīng)當(dāng)是高度信息化的檔案館，實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)必須有豐富的數(shù)字化資源作為保障。檔案館館藏檔案信息數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，不僅使館藏檔案信息資源最大限度為社會(huì)服務(wù)，資源共享，也為檔案館明天的生存與發(fā)展帶來(lái)了希望和活力。

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