文/桂林市婦女兒童醫(yī)院院辦　張焱

淺析現(xiàn)代檔案管理

文/桂林市婦女兒童醫(yī)院院辦張焱

【摘要】在當今計算機、網(wǎng)絡普及的信息時代，檔案管理信息化管理、傳遞已經(jīng)勢在必行，本文就電子文件檔案管理的優(yōu)缺點展開闡述，并提出幾點建議，為電子文件檔案管理提供一些理論依據(jù)。

【關鍵詞】電子文件檔案管理；特點；建議

檔案管理是現(xiàn)代管理的重要組成部分，也是人才資源開發(fā)的有效渠道，所以現(xiàn)代檔案管理要緊跟時代步伐，不斷適應信息化社會發(fā)展的需要。

當前，利用計算機、網(wǎng)絡對文件信息進行管理、傳遞已經(jīng)勢在必行，檔案管理信息化也是現(xiàn)代檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。辦公現(xiàn)代化技術實現(xiàn)了辦公的自動化、無紙化文件的起草、審閱、收發(fā)和歸檔工作，電子文件檔案一方面沖擊了傳統(tǒng)檔案，另一方面也是對傳統(tǒng)檔案的互補，所以對檔案管理工作提出了新的要求。

一、電子文件檔案管理的特點

(一）電子檔案的優(yōu)點。1.共享性。傳統(tǒng)檔案絕大多數(shù)都是單獨一份，或在有限范圍內(nèi)進行復制，造成數(shù)量上的限制，同時，這些檔案大都存放在統(tǒng)一的場所，在規(guī)定的時間內(nèi)被利用，這樣一方面限制了地點、人員、時間，另一方面對提高了檔案存放保管的風險，給檔案管理帶來巨大壓力。電子文件可以實現(xiàn)同一文件被多個用戶在不同區(qū)域同時瀏覽，并方便復制保存。2.可操作性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容是相對固定的，不能由用戶進行增、刪、改，電子檔案改變了傳統(tǒng)檔案不變修改的問題，甚至可以對文件的內(nèi)容、格式進行改動，從而滿足用戶篩選、統(tǒng)計、歸總等工作需求。3.環(huán)保性。隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)的廣泛運用，電子檔案的成本比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更加環(huán)保、更加經(jīng)濟。電子檔案在管理上也更加容易，不需要大量的存放空間，不需要檔案管理人員進行裝訂、搬運、整理。同時，利用網(wǎng)絡傳輸檔案也更加快捷、經(jīng)濟。

（二）電子檔案的缺點。1.不安全性。當前，無論在政府機關、企業(yè)、軍隊無一不在強調(diào)網(wǎng)絡安全，電子檔案的不安全性就是它的致命缺點。不法分子可以通過網(wǎng)絡對電子檔案進行竊取、篡改、甚至是銷毀，將會給檔案管理工作帶來巨大的損失和被動。2.不穩(wěn)定性。電子檔案和傳統(tǒng)檔案的存儲方式不同，大都存儲在硬盤、光盤或U盤中。一方面，存儲的集中度很高，一張光盤、一塊硬盤里面可以存儲大量的檔案，一旦丟失或受到外界溫度、濕度和強磁環(huán)境的影響，很容易造成電子檔案的損壞和丟失；另一方面，電子檔案相對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更容易修改，并且利用一定的技術手段可以掩蓋、銷毀修改記錄，使人們對電子檔案的原始性失去應有的信任。3.依賴性。電子檔案的閱讀、瀏覽必須借助一定的設備才能進行，有些甚至需要網(wǎng)絡環(huán)境的支持，對設備有較強的依賴性，而紙質(zhì)檔案無需借助任何設備，相對而言較為方便。

二、當前制約現(xiàn)代檔案管理的主要因素

（一）思想觀念的落后。大多數(shù)人還是習慣于傳統(tǒng)的檔案管理模式，對新鮮事物和管理防法有抵觸情緒，大都不愿學、不想學。

（二）配套設施不完善。目前，大多數(shù)單位處于電子檔案和傳統(tǒng)檔案相互依存、互補的管理模式，但電子檔案的配套設施建設相對落后，硬件跟不上，使得電子檔案管理不夠安全高效。

（三）缺少統(tǒng)一的標準和規(guī)范。電子檔案管理每個單位有每個單位的規(guī)范，甚至一個管理員做的工作其他管理員都看不懂，缺少統(tǒng)一的規(guī)范和標準，不利于信息資源的有效利用、互通和整合。

（四）人員不足。電子檔案的初始化是一項長期、大量的工作，需要一定數(shù)量有基礎的技術人員完成。

三、現(xiàn)代檔案管理的幾點建議

（一）領導重視是關鍵。領導是否重視，是一項工作成功與否的重要條件，在領導重視的情況下，還要在經(jīng)濟上給予一定的支持。當前，有些領導對檔案管理工作不夠重視，把工作重心放在創(chuàng)造效益上，忽略了檔案管理這項基礎性工作。

（二）轉變傳統(tǒng)觀念。利用信息化高速發(fā)展的有利時機，轉變思想觀念，樹立現(xiàn)代化檔案管理意識，從封閉中走出來，融入信息社會大流中去。同時，確立檔案管理人員的主動服務意識，產(chǎn)生自覺服務行動。

（三）引入現(xiàn)代化管理模式。由于信息技術發(fā)展較快，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足信息的傳遞、共享，必須要利用信息技術來實現(xiàn)。電子檔案和網(wǎng)絡檔案管理勢必將取代傳統(tǒng)的檔案和檔案管理模式，也是將來檔案管理的發(fā)展方向。

（四）加強檔案管理人才隊伍建設。人員素質(zhì)在檔案管理工作中起著至關重要的作用。當前檔案管理人員需要計算機、數(shù)據(jù)庫和檔案管理的綜合性人才，但現(xiàn)實中往往懂計算機數(shù)據(jù)庫的不懂檔案管理，懂檔案管理的在計算機方面又有所欠缺。為此，一方面要建立良好的人才培訓交流機制，讓兩類人員相互學習交流，取長補短，擴寬知識面；另一方面，要建立獎懲和用人機制，廣泛調(diào)動檔案管理人員的積極性，最大限度的發(fā)揮其潛能。

四、結語

隨著信息化建設的推進，辦公的自動化、無紙化推動著檔案管理電子化的發(fā)展。在新的形勢和技術面前，在其帶來的環(huán)保、共享的優(yōu)勢的同時也同樣伴隨著安全性、穩(wěn)定性的隱患，只有通過不斷的加強人才隊伍建設，轉變觀念不斷的探索與實踐，從而實現(xiàn)檔案管理的進一步發(fā)展。

參考文獻：

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