文/中山市疾病預防控制中心　梁晶晶

淺談檔案信息化管理的必要性

文/中山市疾病預防控制中心梁晶晶

【摘要】信息化管理已經成為當前檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，對于維護檔案資源的價值及真實性等具有十分重要的意義。本文首先分析了檔案信息化管理的具體內涵，而后對檔案信息化管理與建設的必要性進行了深入探討。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；內涵；必要性

一、檔案信息化管理的內涵

現(xiàn)代社會是一個信息化高速發(fā)展的社會，網(wǎng)絡技術得到了較為廣泛的應用，并給人們的生活帶來了極大的便利。作為我國資源建設的重要組成部分，檔案的信息化管理也受到越來越多的技術和管理人員的重視，從而展開對檔案的信息化管理與建設的深入研究，并取得了一定的成就。

目前，檔案管理的信息化水平已經成為衡量一個國家社會信息化程度高低與否的主要標準之一，其重要作用是顯而易見的。檔案信息化管理通常是指相關工作人員運用各種信息化網(wǎng)絡技術來進行檔案的收集、整理、分析與保存等，進一步提高工作效率，減少人力資源的使用。與傳統(tǒng)的檔案管理手段相比，信息化的檔案管理手段具有無法比擬的優(yōu)勢，例如在運作效率方面、成本投入方面等。作為醫(yī)療資料的重要存儲基地之一，疾病預防控制中心的檔案管理工作意義更為重大。下面就以自己所在的疾病預防控制中心的檔案管理工作為例，探討檔案信息化管理的重要性及必要性。

二、加強檔案信息化管理的重要性和必要性

檔案是一個單位或機構重要信息的載體，對其現(xiàn)在及未來的發(fā)展具有十分重要的意義。加強檔案的管理，提高其真實性和完整性是當前檔案管理工作的重要任務。但就本單位檔案管理工作的開展情況來看，大部分檔案管理仍然沿用過去傳統(tǒng)的手工管理方式，信息技術的應用還較少，其便利作用沒有被充分發(fā)揮出來，這極大地影響了檔案管理工作的有效發(fā)展。

（一）檔案信息化管理是數(shù)字化、網(wǎng)絡化的發(fā)展要求。當代社會的重要發(fā)展標志之一就是信息化網(wǎng)絡技術的廣泛應用。所謂檔案的數(shù)字化及信息化，就是指工作人員借助于某種信息化技術手段，將檔案內容轉化成計算機設備所能夠識別的信息的過程，也就是將傳統(tǒng)的紙質材料轉換成電子文檔的過程。信息技術的應用能夠將各種有價值的信息保存在一個特殊的網(wǎng)盤中，既節(jié)省了存儲空間，又減少了檔案查找過程中所浪費的時間。因此，加強檔案的信息化管理是當前社會發(fā)展信息化、網(wǎng)絡化的內在要求。疾病預防控制中心的檔案是重要的疾病控制材料，包含著長期以來該單位進行疾病預防和控制的重要成果，這對未來處理各種疾病提供了有利的參考。將現(xiàn)代信息技術與檔案管理工作充分結合起來，可以極大地降低相關工作人員的工作強度，提高檔案整理等其它環(huán)節(jié)的工作效率，同時對于完好地保持檔案信息也具有十分重要的作用。檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡化管理是進行檔案信息化建設的重要保障，隨著網(wǎng)絡化和數(shù)字化技術水平的提高，檔案的信息化管理已經成為一種必然的發(fā)展趨勢。

（二）檔案信息化管理是開展電子政務的必然要求。從最初意義上來講，電子政務就是指政府部門運用信息化技術和手段進行各種工作，優(yōu)化政府的組織機構和工作流程，打造高效的政府工作平臺，提高政府的辦事效率。后來，電子政務被廣泛應用于社會生活的其它方面，如高校圖書館的電子政務建設等，都取得了不錯的效果。作為電子政務建設的重要組成部分，檔案的信息化建設發(fā)揮著十分關鍵的作用。

（三）檔案信息化管理是檔案管理轉型升級的必然要求?？v觀本單位的檔案管理現(xiàn)狀，不難發(fā)現(xiàn)，在檔案管理和利用的過程中仍然存在著不少問題，影響了檔案管理的有效性。例如，紙質版的檔案資源在長期的保村過程中出現(xiàn)缺頁、褪色、字跡模糊等問題，嚴重影響了檔案資料的使用與保存。為了充分發(fā)揮檔案的價值，相關工作人員必須轉變檔案管理的模式，優(yōu)化管理方法，提高管理效率，這也是檔案管理實現(xiàn)轉型與升級的必然要求。而就目前來說，加強檔案的信息化管理是實現(xiàn)檔案管理轉型與升級的最重要的途徑。

三、總結

檔案信息是我國重要的信息資源，記錄著社會生活方方面面的真實發(fā)展情況，對于認識事物的發(fā)展規(guī)律具有十分重要的意義。加強檔案的信息化管理是檔案管理自身發(fā)展的必然趨勢，是檔案管理改革、轉型與升級的必然要求。當然，就本單位檔案資源的信息化建設情況來看，在檔案管理的信息化建設中還存在著一些問題，例如管理人員不足且素質較低、管理過程中存在安全問題等。在未來的發(fā)展過程中，相關工作人員必須建立健全檔案的信息化管理體系，完善其安全保障機制，保證檔案資源的安全。同時，還要積極引進先進的管理人才，提高其信息技術的應用能力，加強管理人員的隊伍建設，為我國檔案管理的信息化建設打下良好的基礎。

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