文/重慶市黔江區(qū)群眾訴求服務(wù)中心　陳艷華

多元背景下檔案公共服務(wù)的拓展與創(chuàng)新研究

文/重慶市黔江區(qū)群眾訴求服務(wù)中心陳艷華

【摘要】本文討論了多元背景下事業(yè)單位檔案公共服務(wù)的拓展與創(chuàng)新，旨在為增強(qiáng)檔案公共服務(wù)能力而提供建議和參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案；公共服務(wù)；拓展；創(chuàng)新

近年來，隨著社會的不斷發(fā)展，生產(chǎn)經(jīng)營模式的不斷轉(zhuǎn)變，人們對各種信息的需求也越來越大，而政府在進(jìn)行社會管理和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的過程中對檔案資源的利用要求也越來越高。然而，受傳統(tǒng)觀念影響，當(dāng)前很多行政事業(yè)單位的檔案公共服務(wù)功能還比較狹隘，檔案管理意識淡薄、服務(wù)手段陳舊、服務(wù)平臺落后、服務(wù)資源不足等一系列問題導(dǎo)致了檔案公共服務(wù)能力嚴(yán)重降低，難以滿足社會建設(shè)的基本需求。對此，本文討論了當(dāng)前多元背景下檔案公共服務(wù)的拓展與創(chuàng)新，旨在以此為行政事業(yè)單位檔案公共服務(wù)建設(shè)而提供一些建議和參考。

一、多元背景下檔案公共服務(wù)的拓展

（一）滲透檔案公共服務(wù)價(jià)值，提升檔案公共服務(wù)認(rèn)識。什么是檔案公共服務(wù)？嚴(yán)格來說，檔案公共服務(wù)是指檔案的服務(wù)功能與范圍，是對人的工作的服務(wù)，是提升工作效率和質(zhì)量的重要媒介。因?yàn)?，檔案公共服務(wù)是以人為本的。它的服務(wù)功能主要包括：1.為戰(zhàn)略決策提供歷史數(shù)據(jù)；2.幫助單位、部門和個(gè)人消除工作上潛在的風(fēng)險(xiǎn)；3.加快信息傳播速度，提升工作質(zhì)量；4.為單位運(yùn)營提供必要的數(shù)據(jù)支撐，如人力資源數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、工作內(nèi)容數(shù)據(jù)、計(jì)劃數(shù)據(jù)、成本和效益數(shù)據(jù)等等；同時(shí)，它的服務(wù)范圍以個(gè)人為單位，為單位內(nèi)部所有人的工作提供服務(wù)，因此，檔案公共服務(wù)是任何企業(yè)單位都不可或缺的重要資源。

結(jié)合對檔案公共服務(wù)的認(rèn)識，各事業(yè)單位應(yīng)向全體職工滲透檔案公共服務(wù)的價(jià)值。在實(shí)踐中，單位可采用定期開展思想教育，或定期帶領(lǐng)廣大職工去檔案公共服務(wù)較為完善的企業(yè)單位參觀學(xué)習(xí)，以提升職工對檔案公共服務(wù)的認(rèn)識，從而樹立起檔案意識，拓寬檔案的服務(wù)范圍，提升檔案的應(yīng)用價(jià)值。

（二）以“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”和建設(shè)“兩個(gè)體系”拓展檔案公共服務(wù)。在經(jīng)濟(jì)信息發(fā)展快速的今天，傳統(tǒng)的檔案工作模式已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位日常工作的需要，因此，必須要完善檔案體系，提升檔案的公共服務(wù)能力，才能確保單位工作的正常開展。

拓展檔案公共服務(wù)能力的主要方式可圍繞“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”和建設(shè)“兩個(gè)體系”開展，其中，“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”主要包括工作態(tài)度的轉(zhuǎn)變和工作方法的轉(zhuǎn)變；而“兩個(gè)體系”建設(shè)主要包括：一是服務(wù)對象的檔案體系建設(shè)，二是內(nèi)部控制和日常工作檔案體系建設(shè)。在實(shí)踐中，事業(yè)單位可利用“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”來增強(qiáng)檔案公共服務(wù)的潛力，營造以檔案為核心的文化氛圍；同時(shí)利用“兩個(gè)體系”建設(shè)來增強(qiáng)檔案公共服務(wù)的效率和質(zhì)量，從而使檔案更好的為事業(yè)單位工作的長效開展而服務(wù)。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，拓展檔案公共服務(wù)效能。數(shù)據(jù)庫是檔案規(guī)范化管理的重要標(biāo)志，是優(yōu)化檔案管理、實(shí)現(xiàn)檔案公共服務(wù)效益最大化的重要途徑。宏觀來講，檔案數(shù)據(jù)庫就如同一部融合了多種文獻(xiàn)的百科全書，其中，檔案題名、索引、責(zé)任人、頁碼、來源、分類號、主題詞、摘要等是構(gòu)成檔案數(shù)據(jù)庫的重要內(nèi)容。在實(shí)踐中，事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)可重點(diǎn)圍繞以下三個(gè)方面來開展。

第一，對檔案信息來源進(jìn)行歸納整理。檔案信息的來源往往是檔案的實(shí)際形態(tài)，按照實(shí)際工作的項(xiàng)目和類型，對檔案來源進(jìn)行整理分類，是強(qiáng)化數(shù)字化檔案庫建設(shè)的第一項(xiàng)重要任務(wù)。在實(shí)踐中，單位可為每一個(gè)部門都配備計(jì)算機(jī)和信息錄入人員，通過計(jì)算機(jī)的資源共享，檔案管理部門定期將各部門的檔案信息進(jìn)行匯總，為每一個(gè)部門配置一個(gè)專門的信息來源窗口，并歸納好如責(zé)任者、文件號、題名、日期和頁數(shù)等詳細(xì)信息，從而提升檔案信息來源的管理效能。

第二，定期歸檔。在實(shí)踐中，單位需要利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)建立至少三個(gè)檔案庫，一是臨時(shí)檔案庫，主要負(fù)責(zé)存儲經(jīng)過立卷處理的工程檔案信息；二是具有索引和關(guān)鍵詞查詢功能的主檔案庫，負(fù)責(zé)儲存各項(xiàng)經(jīng)過審計(jì)核實(shí)的檔案信息；三是通用檔案庫，主要為各部門提供查詢服務(wù)。其中，臨時(shí)數(shù)據(jù)庫中的檔案信息不宜存放太長時(shí)間，要定期進(jìn)行歸檔處理。在歸檔過程中，錄入通用檔案庫的檔案信息需要進(jìn)行敏感或重要信息篩選和剔除處理，以消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

第三，將檔案庫視作單位的信息產(chǎn)品來管理，并依照生產(chǎn)產(chǎn)品的管理方式，通過質(zhì)量控制體系進(jìn)行監(jiān)管。在管理過程中，單位可將檔案內(nèi)容通過組織協(xié)調(diào)組建一個(gè)體系，在這一體系中，管理者將檔案庫維護(hù)作為一個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目進(jìn)行管理，并建立評價(jià)機(jī)制，采用模擬檢索形式審查檔案庫的設(shè)計(jì)是否科學(xué)合理，檢查數(shù)據(jù)是否完整、準(zhǔn)確，并評價(jià)在數(shù)據(jù)收集、錄入、備份等環(huán)節(jié)是否提升了工作效率。

二、創(chuàng)新檔案公共服務(wù)機(jī)制

（一）創(chuàng)新工作理念。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案工作者帶來了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。因此，事業(yè)單位檔案管理工作者必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代化辦公設(shè)備來進(jìn)行電子文件的制作、使用、立卷歸檔和維護(hù)，勝任計(jì)算機(jī)時(shí)代的文書檔案管理工作。在實(shí)踐中，事業(yè)單位應(yīng)創(chuàng)新工作理念，建立檔案管理體系，重點(diǎn)對檔案管理人員進(jìn)行強(qiáng)化訓(xùn)練，對檔案專職工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識培訓(xùn)及檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案管理生力軍，培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識。只有這樣才能在實(shí)踐中建設(shè)一支政治合格、業(yè)務(wù)精通、紀(jì)律嚴(yán)明、作風(fēng)過硬、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，進(jìn)而全面提高事業(yè)單位檔案工作的服務(wù)意識和管理水平。

（二）建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)制。在實(shí)踐中，標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理機(jī)制的建立有賴于科學(xué)合理的管理制度，因此，在實(shí)踐中，單位領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)制定完善的檔案管理制度，加強(qiáng)內(nèi)部控制，建立現(xiàn)代化檔案管理指標(biāo)，規(guī)范檔案管理流程，全面加強(qiáng)檔案管理力度和提升檔案管理水平。在實(shí)踐中，單位管理層可通過向檔案管理人員滲透檔案管理理念和思想等方式來激發(fā)管理人員的工作熱情，進(jìn)而，用制度來加強(qiáng)對檔案管理工作的約束。其中，制度建設(shè)需體現(xiàn)三個(gè)原則：1.人性化原則，結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況，從加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和解決管理人員在工作中所面臨著問題入手，消除其后顧之憂；2.法律性原則，要在制度中體現(xiàn)檔案管理的保密性，體現(xiàn)檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性和法律性；3.權(quán)威性原則，要讓檔案管理人員正確認(rèn)識制度的建立意義，讓他們感受制度的權(quán)威，感受檔案管理工作的重要性。

三、結(jié)語

當(dāng)前，僅就事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀來看，隨著檔案種類、內(nèi)容、形式的多樣化，使得檔案管理模式也隨之發(fā)生了巨大變化，無論是“集中統(tǒng)一”的管理體制還是“條塊結(jié)合”的運(yùn)行模式，都不同程度的顯現(xiàn)出與檔案特點(diǎn)之間的相互矛盾和相互掣肘。因此，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，拓展檔案公共服務(wù)能力已經(jīng)迫在眉睫。除上述建議外，事業(yè)單位在以后的工作中還應(yīng)當(dāng)不斷探索提升檔案公共服務(wù)能力更有效的方法，以此來提升檔案的利用效率，使檔案能夠更好地為單位的健康發(fā)展而服務(wù)。

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