文/貴州省安順職業(yè)技術(shù)學(xué)院　彭?xiàng)?/p>

高職院校檔案管理的現(xiàn)狀分析及發(fā)展對策

文/貴州省安順職業(yè)技術(shù)學(xué)院彭?xiàng)?/p>

【摘要】近幾年來，隨著人們教育觀念的變化和教育水平的提升，高等職業(yè)院校的在一定程度上取得了很大的發(fā)展。高等職業(yè)院校的檔案管理是學(xué)院管理工作的重中之重，雖然隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，高等職業(yè)院校的檔案管理工作效率有了很大的提升，但是仍然還存在很多問題，本文將對高等職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問題做以探析，并提出一些有效的改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】高等院校；檔案管理；對策

一、高等職業(yè)院校檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作人員技能水平有限。高等職業(yè)院校由于教育水平存在局限性，所以院校內(nèi)部從事檔案管理的工作人員大多是非專業(yè)的，大部分工作人員的信息管理技術(shù)水平有限。有的檔案管理工作人員只是接受過一些簡單地培訓(xùn)之后就進(jìn)入了實(shí)際工作當(dāng)中，所以在工作中缺乏基礎(chǔ)的檔案管理知識。并且大部分高等職業(yè)院校缺乏專職的檔案管理工作人員，所聘用的檔案管理工作人員很多都是兼職，這就造成檔案管理工作人員的變動(dòng)速度較快，使高等職業(yè)院校檔案管理工作的發(fā)展受到很大的限制。

（二）檔案內(nèi)容缺失。高等職業(yè)院校由于檔案管理工作缺乏專業(yè)性，所以在檔案記錄的過程中很多有效信息都沒有完整歸檔管理，高等職業(yè)院校由于檔案管理工作人員的更換速度較快，在人員更換過程中，很多檔案交接工作做的并不到位，導(dǎo)致之前收集好的信息流失，而新上任的檔案管理工作人員，由于缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案內(nèi)容記錄不全的情況時(shí)有發(fā)生，這就使高等職業(yè)院校的檔案記錄銜接出現(xiàn)問題，影響了學(xué)院檔案管理工作的完整性。另外，有些高等職業(yè)院校檔案管理制度存在問題，長時(shí)期內(nèi)沒有好的改善措施，這在一定程度上也阻礙了學(xué)院教育水平的提升。

（三）硬件設(shè)施配置不足。大部分的高等職業(yè)院校實(shí)行教學(xué)的時(shí)間較短，學(xué)院內(nèi)部的很多硬件設(shè)施配置不足，檔案管理工作作為學(xué)院教育工作的幕后服務(wù)部門，軟硬件設(shè)施配置問題長時(shí)間內(nèi)得不到改善，這在很大程度上也限制了學(xué)院檔案管理工作向信息化邁進(jìn)。

二、高等職業(yè)院校檔案管理改進(jìn)措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視。高等職業(yè)院校檔案管理工作的效率要想有所提升，院校的高層領(lǐng)導(dǎo)人首先就得對這份工作的意義有較高的認(rèn)識，要把檔案管理工作作為高校管理工作的核心。要深刻地明白良好的檔案管理工作可以推進(jìn)高等職業(yè)院校教育的發(fā)展，所以在檔案管理工作人員的任職上，應(yīng)該選擇一些信息技術(shù)管理水平較高的對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員。高等職業(yè)院校的檔案記錄著職業(yè)院校平日的教學(xué)工作、管理工作等各方面的發(fā)展進(jìn)程，在學(xué)院以后的發(fā)展中起著非常重要的作用，記錄人員要以科學(xué)求實(shí)的態(tài)度對檔案進(jìn)行詳細(xì)的記錄，檔案管理人員要以合理的分類方法對檔案實(shí)行分裂管理，并且要在工作中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)效性。

（二）現(xiàn)代化技術(shù)信息的使用。高等職業(yè)院校檔案管理工作要積極地使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，檔案管理工作人員要積極地跟上時(shí)代發(fā)展的節(jié)奏，不斷地學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)，并在日常的工作中充分使用。目前很多高等職業(yè)院校由于經(jīng)濟(jì)水平的限制，在檔案管理工作的硬件和軟件配置方面還存在很大的欠缺，大部分院校在檔案管理工作中的進(jìn)步僅僅體現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)了對檔案的分類管理，并沒有把所有的信息都進(jìn)行詳實(shí)地記錄，也就更談不上借助計(jì)算機(jī)設(shè)備對檔案進(jìn)行先進(jìn)地科學(xué)地管理。所以高等職業(yè)院校要完善檔案管理工作的軟硬件設(shè)施配置，制定出合理的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，并且要充分發(fā)揮高等職業(yè)院校校園內(nèi)部網(wǎng)在檔案管理中的作用，為檔案查詢者提供詳細(xì)的查詢信息。檔案信息管理要想給畢業(yè)的學(xué)生提供方便，就必須實(shí)現(xiàn)學(xué)院檔案管理的公開化，這樣對社會(huì)交流方面也有積極的推動(dòng)作用。另外，高等職業(yè)院校檔案管理信息在網(wǎng)上公開時(shí)，必須要保證學(xué)院檔案管理信息的信息安全，檔案管理人員要對自己的工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。

（三）檔案管理模式創(chuàng)新。高等職業(yè)院校的檔案管理，應(yīng)該擺脫過去陳舊的檔案記錄和管理模式，采取適應(yīng)高校發(fā)展的檔案管理方法。新時(shí)期的高等職業(yè)院校的檔案管理，要結(jié)合一般檔案管理工作的特點(diǎn)和本學(xué)院特色，從為高校教育工作服務(wù)的角度出發(fā)，詳細(xì)地收集學(xué)院各個(gè)方面的具有價(jià)值的信息，使檔案管理工作變得精而專。

三、結(jié)束語

綜上所述，本文從高等職業(yè)院校檔案管理工作的現(xiàn)狀出發(fā)，提出了高等職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問題，并針對檔案管理中存在問題提出了有效的改進(jìn)措施。高等職業(yè)院校的檔案管理工作是高等院校管理工作的重要環(huán)節(jié)，在信息化高速發(fā)展的今天，高校的檔案管理者應(yīng)該積極學(xué)習(xí)信息管理技術(shù)，使檔案管理的工作向著更高效更便捷的方向發(fā)展。

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