文/浙江省長興縣長廣房地產(chǎn)開發(fā)有限公司 姚玲婭

企業(yè)信訪檔案動態(tài)管理探析

文/浙江省長興縣長廣房地產(chǎn)開發(fā)有限公司 姚玲婭

本文結(jié)合企業(yè)信訪檔案工作的現(xiàn)狀，對如何進(jìn)一步做好企業(yè)信訪檔案工作進(jìn)行認(rèn)真的探析，并采取有效措施，提升信訪工作的服務(wù)質(zhì)量和水平。

企業(yè)信訪；動態(tài)管理

信訪檔案是信訪機關(guān)在處理人民群眾來訪工作中直接形成并集中保存起來的具有文字、圖表、聲像等真實記錄。企業(yè)信訪檔案是企業(yè)在處理群眾來信來訪來電工作中形成的，與職工合法利益、切身利益息息相關(guān)，是信訪事務(wù)處理過程中形成的原始性、記錄性、知識性、信息性的重要信息資源，是一種特殊的專門檔案。它不僅反映了信訪活動全程的真實記錄，還具備特有的憑證和參考作用，在檔案管理中占據(jù)特殊地位。為此，結(jié)合本企業(yè)信訪檔案工作的現(xiàn)狀，對如何進(jìn)一步做好企業(yè)信訪檔案工作進(jìn)行認(rèn)真的探析，使之能更好地為職工群眾服務(wù)。

一、營造企業(yè)信訪檔案管理的良好氛圍

筆者所在的企業(yè)前身為煤礦公司，近年來在推進(jìn)深化改革、轉(zhuǎn)型發(fā)展的進(jìn)程中，因為各個礦井逐步閉坑后，出現(xiàn)部分遺孀的晚年生活沒有保障等歷史遺留問題，經(jīng)常有人到公司上訪，并呈現(xiàn)逐年增加的趨勢，如這些問題得不到解決，勢必影響公司改革的發(fā)展。我公司針對這些情況，采取了必要的措施。

(一)建立健全企業(yè)信訪檔案管理制度、創(chuàng)建完善的檔案管理系統(tǒng)。首先強化信訪檔案管理力量，在企業(yè)中設(shè)立了信訪辦公室，該工作機構(gòu)隸屬辦公室管理，配備（兼職）一名檔案員。并把信訪檔案管理工作列入有關(guān)人員的崗位責(zé)職中，作為管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同時考核。其次增強信訪工作人員依法管理檔案的意識。認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國家的各項方針、政策和檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高對信訪檔案的認(rèn)識，維護(hù)好信訪檔案的完整與安全。做到：堅決貫徹執(zhí)行國家的《檔案法》和省頒布的《檔案法實施辦法》及各項檔案業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；以“服務(wù)、創(chuàng)新、發(fā)展”的檔案工作主題思想，健立健全企業(yè)《信訪檔案分類方法》《文件材料保管期限表》《文件材料歸檔范圍》《信訪檔案保密制度》等規(guī)章制度，并在工作中不斷完善補充。

(二)依照《檔案法實施辦法》進(jìn)行規(guī)范整檔，為信訪工作提供最有力的保障。為了確保檔案的安全與完整，我們按照集中統(tǒng)一管理的基本原則，把具有保存價值的信訪材料及時收集、整理、分類、立卷，安全準(zhǔn)確地做好歸檔工作，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并以快捷正確的檔案信息為信訪工作提供最有力的保障。為了做到調(diào)卷輕捷，查閱迅速準(zhǔn)確，我們采取 “一案一件”的方法立卷，確保了信訪檔案案卷質(zhì)量的提高與完整；同時，我們更注重信訪檔案的查閱、登記、統(tǒng)計等工作，力求做到登記準(zhǔn)確、統(tǒng)計數(shù)據(jù)完整，能隨時為領(lǐng)導(dǎo)及時報送系統(tǒng)、準(zhǔn)確、有價值的信訪信息；同時認(rèn)真做好有關(guān)信訪檔案的宣傳、解釋等工作。

二、及時介入信訪過程的檔案實體材料的收集工作

信訪檔案是解決群眾信訪問題全過程的翔實記錄。一件完整的信訪檔案，具體地記錄了每個信訪問題發(fā)生的時間、地點、關(guān)聯(lián)的人物以及事情的經(jīng)過、結(jié)論，具有真實性、可靠性。根據(jù)本人多年的實踐經(jīng)驗，建議在每個節(jié)點及時介入，采取盯人、盯事的辦法三層并進(jìn)，開展檔案實體材料的收集工作。

如信訪人的印信（原始信訪件、信封）；信訪辦公室的原始登記記錄（包括電話記錄）；與當(dāng)事人的談話記錄；信訪工作處理單；信訪辦公室的請示；企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批示；相關(guān)部門的調(diào)查處理經(jīng)過和結(jié)論；調(diào)查過程中的其它相關(guān)材料；調(diào)查報告；當(dāng)事人對處理結(jié)論的態(tài)度；信訪事項處理意見書；信訪事項處理告之書上級機關(guān)的批示；給上級機關(guān)的回復(fù)；信訪工作目標(biāo)管理責(zé)任書等相關(guān)資料，并在收集時做好詳細(xì)記錄工作，什么材料，來自何方，上交日期，接收日期等信息做到完整、準(zhǔn)確。

三、充分發(fā)揮信訪檔案的利用工作，維護(hù)和保障職工群眾的利益

信訪檔案中不僅有信訪者書寫的事件經(jīng)過材料，而且有相關(guān)部門的調(diào)查處理經(jīng)過和結(jié)論，在現(xiàn)實生活中具有重要的借鑒作用，對處理重信重訪、越級信訪等是不可缺少的依據(jù)。借助于原始信訪檔案，以此為可靠依據(jù)，才能有效避免隨意性，少走回頭路，減少失誤，降低損失；只有系統(tǒng)準(zhǔn)確的信訪檔案，才可以使“死問題”變?yōu)椤盎顔栴}”，從根本上處理問題、為職工群眾盡快解決問題；只有依靠真實的信訪檔案，為職工群眾真實地做點好事、實事。我信訪部門在公司改革過程中利用原有的上訪記錄作為參考，依據(jù)原有的解決方法，努力爭取到當(dāng)?shù)氐恼撸瑘A滿解決了878戶遺孀群體養(yǎng)老的問題，維護(hù)和保障了她們的利益，讓她們遂心所愿，能夠安度晚年。

企業(yè)高度重視信訪檔案工作，不斷加強信訪檔案規(guī)范化建設(shè)，并采取有效措施，提升信訪工作的服務(wù)質(zhì)量和水平，不僅有利于當(dāng)前工作的順利開展，也有利于日后工作的統(tǒng)籌安排，為維護(hù)基層社會穩(wěn)定、構(gòu)建和諧社會起到積極作用。