文/正元地理信息有限責(zé)任公司山東分公司 劉文照

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的轉(zhuǎn)換與創(chuàng)新

文/正元地理信息有限責(zé)任公司山東分公司 劉文照

本文論述了檔案管理大數(shù)據(jù)特征；大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)；大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理變革策略分析。

大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理模式；轉(zhuǎn)換；創(chuàng)新

一、大數(shù)據(jù)的興起

（一）大數(shù)據(jù)帶來(lái)的挑戰(zhàn)。2012年以來(lái)，“大數(shù)據(jù)”一詞越來(lái)越多地被提及，人們通常用它來(lái)命名與之相關(guān)的技術(shù)發(fā)展與創(chuàng)新，并定義和描述信息爆炸時(shí)代產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)。檔案本身是一種具有原始性物證的載體，更是一種特殊的信息資源，在大數(shù)據(jù)時(shí)代被賦予了新的內(nèi)涵，是大數(shù)據(jù)極為重要的組成部分。如何抓住大數(shù)據(jù)初現(xiàn)的歷史機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)檔案管理方法、理念及模式的轉(zhuǎn)換與創(chuàng)新，以適應(yīng)新時(shí)代信息收集、傳播、利用的新趨勢(shì)是檔案部門面臨的一項(xiàng)新課題。與此同時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理利用模式也受到大數(shù)據(jù)高度關(guān)注可用性特點(diǎn)的挑戰(zhàn)。

（二）大數(shù)據(jù)的基本特征。一般認(rèn)為，大數(shù)據(jù)(big data,mega data)，或稱巨量信息、巨量資料，是收集和分析大量信息的能力，目的在于從復(fù)雜的數(shù)據(jù)里找到過(guò)去不容易昭示的規(guī)律。通常認(rèn)為，大數(shù)據(jù)具有4個(gè)“V”字開頭的特征，即體量大、多樣性、價(jià)值密度低、速度快。相比 “數(shù)據(jù)”而言，“大數(shù)據(jù)”的顯著特征是：第一，數(shù)據(jù)的屬性是包括結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。第二，數(shù)據(jù)之間頻繁產(chǎn)生交互，大規(guī)模進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，并實(shí)時(shí)與業(yè)務(wù)結(jié)合進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘。

二、檔案管理工作大數(shù)據(jù)特征

大數(shù)據(jù)是繼云計(jì)算、云存儲(chǔ)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)新應(yīng)用之后IT產(chǎn)業(yè)又一次顛覆性的技術(shù)變革。它影響著科技、商業(yè)、企業(yè)、政府和個(gè)人等各個(gè)領(lǐng)域，整個(gè)世界步入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。檔案界也不例外，滾滾來(lái)襲的大數(shù)據(jù)浪潮也必將使傳統(tǒng)的檔案工作發(fā)生變革。檔案管理的思維，檔案資源的組織、收集、存儲(chǔ)、利用方式都在發(fā)生新的改變，呈現(xiàn)新的特點(diǎn)。

（一）檔案數(shù)據(jù)資源種類繁多。目前，檔案數(shù)據(jù)主要來(lái)源于兩個(gè)方面：1.各業(yè)務(wù)部門通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為檔案數(shù)據(jù)。2.檔案部門通過(guò)人工填寫、錄入、搜集歸類后轉(zhuǎn)為檔案數(shù)據(jù)。前者具有及時(shí)、廣泛、數(shù)據(jù)量大、內(nèi)容繁雜的特點(diǎn)；后者最常見(jiàn)的是將館藏的實(shí)體檔案通過(guò)數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)為檔案數(shù)據(jù)，如掃描、拍照等。可見(jiàn)，隨著全面開展按照“存量數(shù)字化”和“增量電子化”要求，檔案數(shù)據(jù)資源的數(shù)量必將呈幾何級(jí)增長(zhǎng)，形成真正意義上的檔案大數(shù)據(jù)。檔案管理的信息資源呈現(xiàn)多元化：有檔案內(nèi)容、檔案管理、檔案實(shí)體、檔案應(yīng)用和檔案館樓宇管理信息資源。這些資源中存在著大量的結(jié)構(gòu)和非結(jié)構(gòu)化的種類繁多的數(shù)據(jù)，既可以讓用戶滿足利用需求獲取檔案內(nèi)容信息；也可以讓管理者獲取檔案管理知識(shí)，協(xié)同處理檔案業(yè)務(wù)工作。

（二）檔案數(shù)據(jù)資源價(jià)值密度低。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，一直存在“重藏輕用、重資源輕管理”的現(xiàn)象，人們既要盡力避免檔案實(shí)體漲庫(kù)，避免檔案信息存儲(chǔ)空間限制，又要防止有效檔案資源被淹沒(méi)海量檔案中間降低利用價(jià)值；而在利用環(huán)節(jié)，人們追求檔案如何在需要時(shí)應(yīng)有盡有，同時(shí)要能被快速、準(zhǔn)確地檢索出來(lái)。因此，從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)更多地體現(xiàn)在“用”上，而檔案的“用”要做到全智能服務(wù)。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以通過(guò)主動(dòng)調(diào)查業(yè)務(wù)部門的需求，建立各種數(shù)據(jù)模型，對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行聚類、分類、數(shù)據(jù)挖掘與分析，實(shí)現(xiàn)有針對(duì)性、個(gè)體化的服務(wù)，將數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)地收集、分析、發(fā)現(xiàn)和預(yù)測(cè)，從而建立起更切合用戶需求的檔案信息服務(wù)模式。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）技術(shù)瓶頸有待解決。在實(shí)際檔案管理工作中，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用將面臨新的挑戰(zhàn)。譬如：庫(kù)房資源成為檔案管理存儲(chǔ)的瓶頸；如何將大數(shù)據(jù)解決方案與傳統(tǒng)的檔案信息資源、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和應(yīng)用技術(shù)進(jìn)行融合銜接？可見(jiàn)，設(shè)計(jì)最合理的分層、分級(jí)存儲(chǔ)架構(gòu)已成為數(shù)據(jù)管理及服務(wù)的關(guān)鍵技術(shù)，當(dāng)然還要有穩(wěn)定的信息整合、遷移和歸檔技術(shù)。

（二）檔案部門的職能義務(wù)。如今的檔案部門不但要承擔(dān)收集和保存好檔案資料的社會(huì)責(zé)任，還要承擔(dān)檔案信息資源有效利用和產(chǎn)出良好社會(huì)效益的重任。結(jié)合大數(shù)據(jù)帶來(lái)的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，檔案部門已經(jīng)開始朝著知識(shí)管理、信息服務(wù)的方向發(fā)展，運(yùn)用大數(shù)據(jù)理念，在保障國(guó)家安全、商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、個(gè)人隱私的前提下，全面整合開放并管理公共數(shù)據(jù)信息資源，以滿足全社會(huì)對(duì)信息資源的利用需求，發(fā)揮檔案部門的數(shù)據(jù)主體地位和職能作用，是值得深入思考的問(wèn)題。

（三）法律規(guī)范需完備。在新形勢(shì)下，各個(gè)加入大數(shù)據(jù)應(yīng)用的檔案館可以通過(guò)有關(guān)的協(xié)議共享彼此的信息資源，這樣數(shù)據(jù)的處理和傳輸將會(huì)在一個(gè)虛擬的空間內(nèi)進(jìn)行。同時(shí)也會(huì)帶來(lái)訪問(wèn)和隱私的安全性、穩(wěn)定性和可靠性等一系列問(wèn)題。從目前國(guó)內(nèi)大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和應(yīng)用來(lái)看，立法工作明顯滯后，不但在數(shù)據(jù)保護(hù)方面缺乏相應(yīng)的法律規(guī)范，在信息安全度方面也缺乏有效的監(jiān)管機(jī)制和準(zhǔn)入制度。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理變革策略分析

大數(shù)據(jù)給檔案管理思維帶來(lái)了沖擊，要求我們要用發(fā)展的眼光認(rèn)識(shí)、尋求檔案管理理念和檔案工作的整個(gè)流程的突破和創(chuàng)新,要從館藏內(nèi)容的構(gòu)成、資源開放體系構(gòu)建、開放平臺(tái)和應(yīng)用技術(shù)的運(yùn)用與檔案服務(wù)方式的改進(jìn)等多方面著手，構(gòu)建一個(gè)親近、便捷、有魅力的開放型檔案館。充分利用大數(shù)據(jù)挖掘、分析技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息資源整合，做到緊密銜接、全程動(dòng)態(tài)管理和安全可靠。制定大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的規(guī)章制度，明確目的和標(biāo)準(zhǔn)，做到檔案管理規(guī)范化。