文/北京聯(lián)合大學(xué)師范學(xué)院 皮漢萍

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辦公室秘書如何提升自己的辦事能力

文/北京聯(lián)合大學(xué)師范學(xué)院 皮漢萍

【摘要】辦公室秘書崗位是一項(xiàng)綜合性工作崗位，作為一名合格的辦公室秘書，要想能辦事，會辦事，辦好事，必須具備不斷提升自己的辦事能力。

【關(guān)鍵詞】辦公室秘書； 提升；辦事能力

做過辦公室工作的人都知道，辦公室工作主要分三塊，辦文、辦會、辦事。每一塊工作都需要相應(yīng)的能力才能做好。外人眼中更多關(guān)注的可能是辦文的能力，但從事辦公室工作的人會有體會，“辦事”并不比“辦文”要求低，辦事是辦公室的重要職能， “會不會辦事”是一個(gè)人重要的工作能力。某種程度上來說，辦事的難度更大，要求更高。辦文一次寫不好，還可以重寫或反復(fù)修改，自己寫不好，還可以請其他同志甚至是領(lǐng)導(dǎo)幫忙出謀劃策。但辦事就只是一次性的結(jié)果，辦成什么樣就是什么樣，別人有時(shí)是來不及補(bǔ)救的，會辦事，就是把好事辦好，把難事辦成；不會辦事，就是把好事辦砸，把簡單事辦復(fù)雜。因此，我們努力探索辦事的基本規(guī)律，力求不論辦任何事情，都辦得明明白白的，而不是稀里糊涂的。當(dāng)然，如何提升辦公室秘書的辦事能力仁者見仁智者見智，從我多年從事辦公室工作的體會來看，要想提升辦事能力，需要注重以下三“力”的培養(yǎng)。

一、判斷力

從某個(gè)角度來說，辦公室工作是一個(gè)判斷的工作。幾件事擺在眼前，要認(rèn)真進(jìn)行分析，不能眉毛胡子一把抓，要保證突出重點(diǎn)，分清主次，區(qū)別權(quán)屬，判斷什么是急的，什么是不急的，什么是必須辦的，什么是緩辦的。要盡量替領(lǐng)導(dǎo)弄清真相，多為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最原始、最準(zhǔn)確的依據(jù)。判斷是否準(zhǔn)確往往決定事情辦得是否順利。

（一）判斷事情的輕重緩急。辦公室工作錯(cuò)綜復(fù)雜，千頭萬緒，有時(shí)同時(shí)來好幾件事情，這件事需要辦，那件事也等著辦，這時(shí)就特別需要耐心和細(xì)心，要不厭其煩，不厭其碎，不厭其小，認(rèn)真辦好每一件事。

辦公室工作突發(fā)事情多，越在緊急情況下，越要穩(wěn)住心態(tài)，不能亂了陣腳，慌了手腳。先將事情進(jìn)行判斷，分清事情的輕重緩急，把握辦事節(jié)奏。緊急情況可先辦理再請示。如遇緊急事項(xiàng)來不及請示時(shí)，就要由辦公室主任快速擬定協(xié)調(diào)方案，按照工作程序先處理后請承。遇事要認(rèn)真分析，沉著冷靜，決不能憑想象來。更不能人云亦云，捕風(fēng)捉影。

判斷事情的緩急，并不以“哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)說的”為標(biāo)準(zhǔn)，而是要以時(shí)效性為依據(jù)，不能聽風(fēng)就是雨，要先觀察判斷是否還會有變數(shù)，如果因?yàn)樽兓淮未蔚匦薷耐ㄖ头桨笗罐k公室的可信度大大降低。但是有時(shí)效性要求的事情一定不能耽誤，耽誤就是誤事，如果是急事，加班加點(diǎn)也要把它完成，還有些事情可以緩辦的就緩辦。

（二）判斷事情的歸屬權(quán)限。辦公室工作涉及面廣、雜，如果事先不做好分類就去請示領(lǐng)導(dǎo)，只會把領(lǐng)導(dǎo)搞得莫名其妙，把事情搞復(fù)雜。因此遇事要先判斷事情的歸屬，先要跟主管部門溝通，問清是怎么回事，原由在哪，到了什么程度，然后分門別類，歸納匯總，有側(cè)重地簡要上報(bào)。

不要喧賓奪主，要尊重職權(quán)分工。每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都有自己的分管工作，在做請示處理問題上，要按照領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)的范圍，向主管領(lǐng)導(dǎo)請示報(bào)告，要實(shí)行單向請示，不可多頭請示。如果遇到綜合性較強(qiáng)同時(shí)涉及面廣的工作，要按照主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)的指示精神去辦。在工作過程中要及時(shí)向有關(guān)的分管領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)情況，如果出現(xiàn)意見不一致，則建議領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面研究，不可來回傳話，防止傳話人因理解上的問題，造成不必要的誤會。

不要越權(quán)，要經(jīng)常跟分管領(lǐng)導(dǎo)請示匯報(bào)。不要越級請示匯報(bào)，如果越級請示了，就是把分管領(lǐng)導(dǎo)放在了一個(gè)很尷尬的位置上，如果上級沒有作出直接指示，上級的上級老給你作出安排，那么這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)就被晾一邊了，工作怎么能夠進(jìn)行下去，如果條件允許，最好是在辦事之前先跟直接領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，這樣可以把兩個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的指示結(jié)合起來抓好落實(shí)。

二、協(xié)調(diào)力

辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作包括了內(nèi)部協(xié)調(diào)和外部協(xié)調(diào)，涉及公務(wù)接待、會議會務(wù)、通知文件的貫徹落實(shí)，不僅部門之間需要協(xié)調(diào)，上下級之間需要協(xié)調(diào)，領(lǐng)導(dǎo)之間也需要協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)是否到位會直接影響工作的進(jìn)展，有效地協(xié)調(diào)可以提高工作的效率，發(fā)揮各部門的職能和作用。

（一）準(zhǔn)確定位，明確職責(zé)。作為一名秘書，要準(zhǔn)確定位不錯(cuò)位。明確職責(zé)是做好協(xié)調(diào)工作的關(guān)鍵。在高校的組織結(jié)構(gòu)關(guān)系中，秘書身處領(lǐng)導(dǎo)的身邊，為高校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，這一特殊的組織關(guān)系決定了秘書必須準(zhǔn)確定位好自己的角色，秘書要站在全局的位置上把握協(xié)調(diào)工作，只有把握全局，才能把握好度，才能掂量出每件事情的分量，才能有效地把握問題的實(shí)質(zhì)。只有想到全局，才能與領(lǐng)導(dǎo)思考問題的方向保持一致。

作為一名秘書，要準(zhǔn)確就位不越位。決不能越過配角扮演舞臺上的主角，與領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生矛盾、對立和抵觸，犯“角色沖突”的錯(cuò)誤。在上下級關(guān)系協(xié)調(diào)時(shí)，無論是對上還是對下，秘書必須嚴(yán)守本分，不擅權(quán)越位。遇到問題，不替領(lǐng)導(dǎo)拍板，要積極和領(lǐng)導(dǎo)反饋，提出相應(yīng)的預(yù)案，及時(shí)請示、匯報(bào)。對待基層單位，要公平待人、表現(xiàn)親和、尊重訴求，要深入基層收集相關(guān)信息，主動聽取有關(guān)方面的想法和心聲，預(yù)先做好協(xié)調(diào)和了解工作。對待平級部門，要友好協(xié)作、多方溝通、取長補(bǔ)短。

（二）加強(qiáng)溝通，協(xié)調(diào)各方。辦公室是橋梁紐帶，全院的活動往往涉及眾多部門，此時(shí)只有辦公室出面組織協(xié)調(diào)，發(fā)揮各部門專長，合理分工，協(xié)作完成任務(wù)。

一項(xiàng)活動的開展，需要多個(gè)部門共同參與，對于這種沒有明確權(quán)屬的工作，領(lǐng)導(dǎo)往往委派辦公室牽頭，各部門參與，分工合作。此時(shí)，辦公室一方面要發(fā)文向各部門說明活動的目標(biāo)、擬定的實(shí)施方案、工作的進(jìn)度等方面內(nèi)容，進(jìn)行信息溝通。另一方面，各部門在磨合的過程中出現(xiàn)隔閡和矛盾時(shí)，需要辦公室及時(shí)加強(qiáng)各方的信息溝通，使各相關(guān)方面了解事情的真相，促進(jìn)相互信任和理解，推進(jìn)彼此的諒解。

協(xié)調(diào)活動的外在表現(xiàn)是對事的協(xié)調(diào)，實(shí)質(zhì)是人與人關(guān)系的協(xié)調(diào)。作為秘書要以坦誠的態(tài)度對待矛盾的雙方，用疏導(dǎo)的方法理順各方利益，用幽默的方式化解僵局，充分使用各種柔性協(xié)調(diào)方法處理人員之間的矛盾和沖突，保證工作的順利推進(jìn)。

（三）動之以情，準(zhǔn)確切入。作為一名秘書，在協(xié)調(diào)各方利益和矛盾時(shí)，要善于找到解決問題的關(guān)鍵點(diǎn)和突破口。

首先，要找到溝通的切入點(diǎn)。協(xié)調(diào)的關(guān)鍵是多方或雙方的溝通。但在溝通的過程中，會受到諸多因素的影響，使溝通受阻。這時(shí)，就要求秘書人員必須全面分析協(xié)調(diào)雙方的實(shí)際情況及利益訴求，找出其中的—致點(diǎn)和分歧點(diǎn)。從雙方的一致點(diǎn)出發(fā)，把雙方認(rèn)識上相同、相近或相融之處綜合形成初步協(xié)調(diào)方案。把這一方案發(fā)放給各方，多跑動，多協(xié)調(diào)，勸說雙方以大局為重，求同存異，逐級化解矛盾。

其次，要用好感情牌。協(xié)調(diào)工作是一種微妙的關(guān)系處理，善于發(fā)揮好情感的因素。這就要求秘書在日常的人際交往中，要注意樹立好自我形象，和各部門的主要負(fù)責(zé)人建立穩(wěn)定友好的關(guān)系。要在深入基層調(diào)研時(shí)，認(rèn)真傾聽各方訴求，在言語交流中，適當(dāng)?shù)亓髀冻鰧λ麄兝嬖V求的認(rèn)同和理解，并及時(shí)地把他們的意見反饋給領(lǐng)導(dǎo)，讓自己成為大家都信得過的人。這樣在矛盾僵持不下時(shí)，才有可能適當(dāng)?shù)貏佑脗€(gè)人的人際關(guān)系，以情化解矛盾。

三、督辦力

高校辦公室工作沒有督辦力，學(xué)校發(fā)展規(guī)劃就不能貫徹落實(shí)，上級的政策和領(lǐng)導(dǎo)指示就不能執(zhí)行到位。推動落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策和重點(diǎn)工作，辦公室具有無可替代的作用。提高督辦力度，切實(shí)加強(qiáng)監(jiān)督和實(shí)施，確保落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策。協(xié)調(diào)有關(guān)部門聯(lián)動，把握好監(jiān)督工作的重點(diǎn)，采取有效措施，確保重要工作付諸實(shí)踐。

高校的日常工作牽涉到教學(xué)、科研、學(xué)生、教師和上級領(lǐng)導(dǎo)部門，很多工作由于各種原因，造成有部署不落實(shí)或者是落實(shí)不力等，出現(xiàn)這類情況時(shí)，就需要辦公室來進(jìn)行督辦落實(shí)。因此，在日常工作中，對于領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，辦公室要積極推進(jìn)，督辦相關(guān)部門、責(zé)任人盡快落實(shí)，要實(shí)時(shí)監(jiān)督，確保政令暢通，要主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事情的進(jìn)展情況。

實(shí)施必要的監(jiān)督可以加快執(zhí)行的進(jìn)度和確保執(zhí)行的效果，缺少必要的監(jiān)督與檢查，任務(wù)往往很容易落空。監(jiān)督從任務(wù)下達(dá)時(shí)開始，不斷跟蹤進(jìn)行，便于在每一環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)與預(yù)期目標(biāo)的差距，以便進(jìn)行修正和完善。否則一旦任務(wù)期限到達(dá)未完成任務(wù)，再來檢查和監(jiān)督進(jìn)行補(bǔ)救，就會延長任務(wù)完成的時(shí)間，工作效果也大打折扣。

秘書是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)的助理，特殊的身份要求秘書除了要具備良好的職業(yè)素質(zhì)外，更要在日常的工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，注意培養(yǎng)自己的判斷力、協(xié)調(diào)力和執(zhí)行力，不斷提升自己的綜合實(shí)力，做到能辦事、會辦事、辦好事。