蔣文禮

[摘 要]高職院校作為我國高等教育的重要組成部分，對有效推動(dòng)中國教育模式變革以及現(xiàn)代化教育的深入持續(xù)發(fā)展有重要的作用。而高職院校檔案管理工作作為涵蓋高校教學(xué)、科研及管理等基本內(nèi)容的工作，其管理質(zhì)量的好壞以及其本身所具備的特色在很大程度上會(huì)影響到整個(gè)高校各項(xiàng)工作的順利開展。本文擬從高職院校檔案管理的作用、特點(diǎn)及存在的問題入手分析，提出解決的辦法。

[關(guān)鍵詞]高職院校；檔案管理；特點(diǎn)；問題；對策

高職院校檔案是高職院校在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的。歸檔保存?zhèn)洳榈牧x字、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄，是高職院校最寶貴的信息財(cái)富之一。檔案既是高職院校事業(yè)發(fā)展和教學(xué)等各項(xiàng)工作的真實(shí)歷史記錄，又是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、處理問題、改進(jìn)管理的依據(jù)。檔案管理在高職院校工作中具有重要作用。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要做出科學(xué)的決策，就要進(jìn)行研究，就要以檔案作為重要依據(jù)。二是處理各種問題的憑證。檔案是過去學(xué)校工作的原始記錄，可為學(xué)校處理各種問題提供憑證。如現(xiàn)在社會(huì)上有些人偽造學(xué)歷證明，我們通過查閱學(xué)籍檔案和有關(guān)資料，就可得到真實(shí)的情況。三檔案也是宣傳教育的素材。檔案翔實(shí)記錄了教育事業(yè)發(fā)展的歷程和教育工作者的奮斗足跡。四檔案是教育評估的主要依據(jù)。五檔案與教學(xué)改革密切相關(guān)。高等教育體制改革、教學(xué)改革、高校教職工隊(duì)伍管理改革是普遍的、越來越深化的、涉及我國長遠(yuǎn)發(fā)展的重大活動(dòng)。

近些年以來，隨著中國高等教育的持續(xù)發(fā)展，高職院校教育也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢，這些多元化的發(fā)展趨勢決定了其教育教學(xué)模式與管理的多樣性特點(diǎn)，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發(fā)展模式與發(fā)展思路。

第一，多樣性特點(diǎn)。受大專院校生源范圍及教學(xué)、辦學(xué)模式多樣化的影響，很多大專院校檔案材料呈現(xiàn)出復(fù)雜化和多樣化的發(fā)展趨勢。同時(shí)受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內(nèi)容更多的記錄了學(xué)生的成績材料、獲獎(jiǎng)材料、處分材料、入團(tuán)入黨材料等，還包括教師及相關(guān)管理人員的學(xué)歷狀況、資歷狀況及社會(huì)經(jīng)歷等內(nèi)容，因此檔案管理工作呈現(xiàn)出一定的多樣性與復(fù)雜性特點(diǎn)。

第二，真實(shí)性特點(diǎn)。大專院校檔案材料是對學(xué)生、教職工及相關(guān)管理人員的學(xué)習(xí)、工作、實(shí)踐等內(nèi)容的最原始記錄，能夠反映出其在過去某一段時(shí)期及過去所有時(shí)間段內(nèi)的學(xué)習(xí)狀況、工作狀況、思想品德狀況、身體狀況、政治面貌等。這些材料均需要經(jīng)過學(xué)校相關(guān)部門的審查，以保證材料內(nèi)容的真實(shí)性與各種手續(xù)的完備性，需要符合規(guī)定的材料撰寫的基本要求，因此檔案材料區(qū)別于個(gè)人私自撰寫的材料，也不同于手續(xù)不全或者無頭有尾等類似的材料。

第三，實(shí)用性特點(diǎn)。大專院校檔案管理工作是個(gè)體總體狀況的最真實(shí)記錄，相關(guān)用人單位可以根據(jù)檔案材料有效了解個(gè)體的思想政治狀況、學(xué)習(xí)狀況、家庭狀況、在校表現(xiàn)及整體素質(zhì)，因此具備一定的實(shí)用性特點(diǎn)。

第四，動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。隨著高等院校擴(kuò)招趨勢的發(fā)展以及學(xué)每年的畢業(yè)與擇業(yè)，使得檔案出現(xiàn)不斷流動(dòng)的狀況，這種邊產(chǎn)生邊流動(dòng)的狀況使得學(xué)校檔案管理出現(xiàn)一定的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，比如周期相對較短、穩(wěn)定性相對較差等。

新形勢下，高職院校檔案管理與實(shí)際教育改革的需求之間還存在一定的差距，尤其是與高職深入開展產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合的改革力度與成效相比，高職院校的檔案管理存在顯著的滯后性，主要表現(xiàn)如下：

第一，受高職院校學(xué)生檔案管理工作多樣性與動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識薄弱的狀況，導(dǎo)致檔案管理工作的邊緣化。

第二，檔案管理機(jī)制不健全。針對學(xué)生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不科學(xué)、管理機(jī)制不健全的狀況，沒有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開展。另外，很多高職院校并沒有將學(xué)生的檔案管理工作深入納入到學(xué)校的相關(guān)管理日程上，因此缺乏有效的監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)與指導(dǎo)考核環(huán)節(jié)，管理機(jī)制不系統(tǒng)。

第三，管理人員的整體素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。現(xiàn)階段很多大專院校學(xué)生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業(yè)務(wù)能力、理論框架等相對薄弱，同時(shí)高校也很少組織相應(yīng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多問題。

針對以上高職院校檔案管理存在的問題，我們應(yīng)該如何有效推動(dòng)大專院校檔案管理工作的開展呢？

第一，不斷加強(qiáng)對檔案管理知識的宣傳力度，強(qiáng)化檔案管理意識。從學(xué)生自身的利益及未來發(fā)展需求出發(fā)，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識，提高檔案管理工作人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高學(xué)生的檔案管理意識，推動(dòng)檔案管理工作良好的內(nèi)外部環(huán)境的形成。

第二，建立有效的檔案管理機(jī)制。根據(jù)學(xué)校實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與發(fā)展階段，出臺相應(yīng)的規(guī)范性檔案管理文件，使學(xué)生的檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

第三，不斷提高管理人員基本素質(zhì)。加強(qiáng)對檔案管理人員基本業(yè)務(wù)能力、知識結(jié)構(gòu)、管理能力等方面的培訓(xùn)，提高對檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，系統(tǒng)的對檔案管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)理論知識與專業(yè)知識的培訓(xùn)與指導(dǎo)，提高其管理水平與知識運(yùn)用能力，充分掌握檔案工作的基本思維方式，不斷增強(qiáng)自身素質(zhì)，保證檔案管理工作的有效開展。

高職院校的檔案管理工作需要不斷提高關(guān)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識，以學(xué)生的基本需求為主，突出人本主義的管理理念，充分調(diào)動(dòng)管理人員的主觀能力型，推動(dòng)檔案管理工作的深入與可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王小巧.高校財(cái)務(wù)檔案管理特點(diǎn)及其改進(jìn)措施[j].經(jīng)濟(jì)師，2010（3）：118-118.