蔣文禮

[摘 要]高職院校作為我國高等教育的重要組成部分，對有效推動中國教育模式變革以及現代化教育的深入持續(xù)發(fā)展有重要的作用。而高職院校檔案管理工作作為涵蓋高校教學、科研及管理等基本內容的工作，其管理質量的好壞以及其本身所具備的特色在很大程度上會影響到整個高校各項工作的順利開展。本文擬從高職院校檔案管理的作用、特點及存在的問題入手分析，提出解決的辦法。

[關鍵詞]高職院校；檔案管理；特點；問題；對策

高職院校檔案是高職院校在教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的。歸檔保存?zhèn)洳榈牧x字、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄，是高職院校最寶貴的信息財富之一。檔案既是高職院校事業(yè)發(fā)展和教學等各項工作的真實歷史記錄，又是總結經驗、制訂計劃、處理問題、改進管理的依據。檔案管理在高職院校工作中具有重要作用。主要體現在以下幾個方面：

一是領導決策的參謀。學校領導要做出科學的決策，就要進行研究，就要以檔案作為重要依據。二是處理各種問題的憑證。檔案是過去學校工作的原始記錄，可為學校處理各種問題提供憑證。如現在社會上有些人偽造學歷證明，我們通過查閱學籍檔案和有關資料，就可得到真實的情況。三檔案也是宣傳教育的素材。檔案翔實記錄了教育事業(yè)發(fā)展的歷程和教育工作者的奮斗足跡。四檔案是教育評估的主要依據。五檔案與教學改革密切相關。高等教育體制改革、教學改革、高校教職工隊伍管理改革是普遍的、越來越深化的、涉及我國長遠發(fā)展的重大活動。

近些年以來，隨著中國高等教育的持續(xù)發(fā)展，高職院校教育也呈現出多元化的發(fā)展趨勢，這些多元化的發(fā)展趨勢決定了其教育教學模式與管理的多樣性特點，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發(fā)展模式與發(fā)展思路。

第一，多樣性特點。受大專院校生源范圍及教學、辦學模式多樣化的影響，很多大專院校檔案材料呈現出復雜化和多樣化的發(fā)展趨勢。同時受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內容更多的記錄了學生的成績材料、獲獎材料、處分材料、入團入黨材料等，還包括教師及相關管理人員的學歷狀況、資歷狀況及社會經歷等內容，因此檔案管理工作呈現出一定的多樣性與復雜性特點。

第二，真實性特點。大專院校檔案材料是對學生、教職工及相關管理人員的學習、工作、實踐等內容的最原始記錄，能夠反映出其在過去某一段時期及過去所有時間段內的學習狀況、工作狀況、思想品德狀況、身體狀況、政治面貌等。這些材料均需要經過學校相關部門的審查，以保證材料內容的真實性與各種手續(xù)的完備性，需要符合規(guī)定的材料撰寫的基本要求，因此檔案材料區(qū)別于個人私自撰寫的材料，也不同于手續(xù)不全或者無頭有尾等類似的材料。

第三，實用性特點。大專院校檔案管理工作是個體總體狀況的最真實記錄，相關用人單位可以根據檔案材料有效了解個體的思想政治狀況、學習狀況、家庭狀況、在校表現及整體素質，因此具備一定的實用性特點。

第四，動態(tài)性特點。隨著高等院校擴招趨勢的發(fā)展以及學每年的畢業(yè)與擇業(yè)，使得檔案出現不斷流動的狀況，這種邊產生邊流動的狀況使得學校檔案管理出現一定的動態(tài)性特點，比如周期相對較短、穩(wěn)定性相對較差等。

新形勢下，高職院校檔案管理與實際教育改革的需求之間還存在一定的差距，尤其是與高職深入開展產學研相結合的改革力度與成效相比，高職院校的檔案管理存在顯著的滯后性，主要表現如下：

第一，受高職院校學生檔案管理工作多樣性與動態(tài)性等特點的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識薄弱的狀況，導致檔案管理工作的邊緣化。

第二，檔案管理機制不健全。針對學生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環(huán)節(jié)出現不科學、管理機制不健全的狀況，沒有形成統(tǒng)一的管理標準，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開展。另外，很多高職院校并沒有將學生的檔案管理工作深入納入到學校的相關管理日程上，因此缺乏有效的監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)與指導考核環(huán)節(jié)，管理機制不系統(tǒng)。

第三，管理人員的整體素質有待進一步提高?，F階段很多大專院校學生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業(yè)務能力、理論框架等相對薄弱，同時高校也很少組織相應的培訓，導致檔案管理工作存在很多問題。

針對以上高職院校檔案管理存在的問題，我們應該如何有效推動大專院校檔案管理工作的開展呢？

第一，不斷加強對檔案管理知識的宣傳力度，強化檔案管理意識。從學生自身的利益及未來發(fā)展需求出發(fā)，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識，提高檔案管理工作人員的基本業(yè)務素質，提高學生的檔案管理意識，推動檔案管理工作良好的內外部環(huán)境的形成。

第二，建立有效的檔案管理機制。根據學校實際發(fā)展狀況與發(fā)展階段，出臺相應的規(guī)范性檔案管理文件，使學生的檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的進一步發(fā)展。

第三，不斷提高管理人員基本素質。加強對檔案管理人員基本業(yè)務能力、知識結構、管理能力等方面的培訓，提高對檔案管理人員的培訓機會，系統(tǒng)的對檔案管理人員進行基礎理論知識與專業(yè)知識的培訓與指導，提高其管理水平與知識運用能力，充分掌握檔案工作的基本思維方式，不斷增強自身素質，保證檔案管理工作的有效開展。

高職院校的檔案管理工作需要不斷提高關于檔案管理工作重要性的認識，以學生的基本需求為主，突出人本主義的管理理念，充分調動管理人員的主觀能力型，推動檔案管理工作的深入與可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]王小巧.高校財務檔案管理特點及其改進措施[j].經濟師，2010（3）：118-118.