劉丹

[摘要]檔案是社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)，針對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理，需要依據(jù)時(shí)代的變化而變化，在當(dāng)今信息化不斷發(fā)展的時(shí)期，合理的采用信息化手段來(lái)對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理，可以有效的使得傳統(tǒng)檔案得到更為優(yōu)化的管理，確保傳統(tǒng)檔案能夠得到長(zhǎng)久的保存。本文主要就針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理流程的變化進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析，并針對(duì)利用信息化手段進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行了綜合性的分析，希望通過(guò)本文的探究，能夠?yàn)橄嚓P(guān)的人員提供一定的參考和借鑒。

[關(guān)鍵詞]信息化手段；傳統(tǒng)檔案；管理方式

檔案是社會(huì)各界得以發(fā)展的重要依據(jù)，檔案的管理涉及到社會(huì)的發(fā)展，所有遺留下來(lái)的檔案都需要檔案管理部門進(jìn)行合理的管理，以實(shí)現(xiàn)檔案的充分利用。相關(guān)的部分針對(duì)傳統(tǒng)檔案還采用著傳統(tǒng)的管理方式，這樣的管理方式在一定程度上使得檔案管理中存在的問(wèn)題逐漸暴露出來(lái)，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案無(wú)法得到高效的保存。而隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，合理的應(yīng)用信息化手段來(lái)對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)施有效的管理，不僅能夠解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的問(wèn)題，還能夠使得檔案損失降到最低，最終可以實(shí)現(xiàn)檔案的高效保存。

1、變更管理流程的必要價(jià)值

傳統(tǒng)檔案通常是以紙質(zhì)檔案的形式存在，在對(duì)這種紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存的過(guò)程中，需要做好相應(yīng)的整理工作和收集工作，針對(duì)檔案要按照次序進(jìn)行排列，并合理對(duì)檔案進(jìn)行排查，充分的利用檔案，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的凸顯。傳統(tǒng)檔案都采用的是手動(dòng)管理，這樣的手動(dòng)管理不僅耗費(fèi)較大的人力資源，而且在服務(wù)量上也較大。加上檢索程序的落后，在檢查方法上應(yīng)用不得當(dāng)，使得傳統(tǒng)檔案的管理存在很多的問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在，使得傳統(tǒng)檔案無(wú)法進(jìn)行高效的傳送，無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，針對(duì)傳統(tǒng)檔案的開(kāi)發(fā)和利用力度不足。

從上述的觀點(diǎn)就可以說(shuō)明，針對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，沿用傳統(tǒng)的管理模式，無(wú)法使得檔案管理工作效率得到有效的提升，因此，就需要依據(jù)現(xiàn)今時(shí)代的發(fā)展要求，來(lái)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)，而現(xiàn)今時(shí)代是信息化的時(shí)代，借助信息化手段來(lái)對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理，可以起到如下幾種作用。

1.1日常調(diào)閱頻率更高。信息化的發(fā)展，推動(dòng)了各個(gè)行業(yè)的進(jìn)步，隨時(shí)產(chǎn)生的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也變得更為激烈。因此，相關(guān)部門對(duì)于日常信息的查驗(yàn)量也開(kāi)始不斷增多，最后出現(xiàn)了信息變更速率被提快、決策時(shí)段被縮減的局面。針對(duì)于這一現(xiàn)狀，要求相關(guān)人員在進(jìn)行檔案查驗(yàn)時(shí)必須調(diào)用有關(guān)聯(lián)的一切材料，才可做出決策，以便全面解析。

1.2留存的總份數(shù)更多。伴隨微機(jī)的普及，辦公凸顯了自動(dòng)化這一總傾向。從目前情況來(lái)看，手寫的文件被縮減，更多份數(shù)的文檔都要經(jīng)由打印才可制備出來(lái)。有序留存文檔、調(diào)用這類文檔，成為了工作之中隨時(shí)都會(huì)出現(xiàn)的難題。電子類的、紙質(zhì)類文檔顯出了并存的態(tài)勢(shì)，電子文檔占比明顯提升。

1.3變更紙質(zhì)文件。歸檔留存下來(lái)的舊式文件，多屬于寫的某一規(guī)劃、總結(jié)類的、實(shí)施查驗(yàn)類的文件。此外，紅頭文件也應(yīng)被慎重留存?，F(xiàn)今時(shí)段內(nèi)的科學(xué)管理，要預(yù)設(shè)最為縝密的搜集流程、數(shù)據(jù)管控流程。決策被規(guī)范化，固有的歸檔文件數(shù)目遞增。在客觀形勢(shì)下，需要加強(qiáng)信息管理。

1.4創(chuàng)設(shè)電子文檔。電子文件被留存至某一數(shù)字設(shè)備，設(shè)定數(shù)碼形式。儲(chǔ)存的形式，既可以是光盤也可以是磁帶。借助于微機(jī)，相關(guān)的數(shù)據(jù)均可被查驗(yàn)和使用，同時(shí)還能在網(wǎng)絡(luò)路徑下進(jìn)行資源的共享，為后期相關(guān)工作的開(kāi)展提供便利。從本質(zhì)上看，電子文檔獨(dú)有的特性如下：經(jīng)由微機(jī)生成，設(shè)置二進(jìn)制特有的代碼，用代碼去表達(dá)，叫做數(shù)字文件。這種情形下，電子文件被區(qū)分于平日常見(jiàn)的多類文件。

電子文檔也被劃歸為文件，有著文件特性。從這一視角看，電子文件及舊式常用文件有著近似點(diǎn)。電子文檔整合了新穎的數(shù)字特性及傳統(tǒng)路徑下的文件特性，兩類特性融合，它含有新時(shí)期的信息特性。借助于計(jì)算機(jī)，電子文檔成為數(shù)字化文檔，借助于通信路徑、遠(yuǎn)程傳遞，來(lái)達(dá)到信息共享的目的。當(dāng)然還有一點(diǎn)需要注意，即電子文檔被設(shè)定成直觀特性的代碼，記錄于載體上，必須經(jīng)由相關(guān)設(shè)備才可讀取。

各類檔案由于被需要的程度以及重要性等方面都具有特異性，在保存時(shí)間等方面也都會(huì)有所差別。因此，針對(duì)檔案保真、私密信息保留、日常的讀取等，都要擬定規(guī)程。當(dāng)然，對(duì)于一些需要進(jìn)行長(zhǎng)久保存的檔案，由于中間間隔時(shí)間較長(zhǎng)，后期信息能否被完整讀取，也是一大難題。

2、運(yùn)用信息技術(shù)管理的側(cè)重點(diǎn)

2.1擬定清晰詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)。信息檔案一旦缺失統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，那么其數(shù)值格式及更大范疇的體系架構(gòu)都會(huì)出現(xiàn)偏差，造成異構(gòu)狀態(tài)。例如，某些軟件沒(méi)能被通用、適用范疇并非很廣；微機(jī)附帶著的數(shù)碼相機(jī)、掃描設(shè)備自帶的型號(hào)都有著差異，層級(jí)水準(zhǔn)也有差異，很難劃歸到同一硬件范疇。還有一種情況，就是分類留存的檔案沒(méi)能擬定明晰的編碼。想要有效解決以上問(wèn)題，就必須有相同的標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)保證信息方面的互通性。

2.2接納新穎手段。在社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程中，各種檔案管理技術(shù)手段也逐漸的得到了創(chuàng)新和改進(jìn)，在對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，合理的應(yīng)用一些新型的管理技術(shù)，如信息化手段等，根據(jù)這種手段來(lái)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理中的各項(xiàng)功能進(jìn)行合理的改善，并規(guī)范傳統(tǒng)檔案管理的操作流程，針對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行加密處理，加大接受的力度，根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理的實(shí)際發(fā)展需求來(lái)對(duì)各種新穎的手段進(jìn)行接納和應(yīng)用，從而使得傳統(tǒng)檔案管理的效率可以得到有效的提升。

2.3搭配必要的硬件。各類檔案的管理，其目的是實(shí)現(xiàn)日常信息的共享以及調(diào)用。因此，對(duì)于檔案配套管理環(huán)境的要求就更為嚴(yán)格。根據(jù)管理對(duì)象的不同，建立起來(lái)的環(huán)境可以分為內(nèi)、外網(wǎng)兩種類別。很顯然，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是否良好與其配套設(shè)施有直接的作用，所以必須借助物理隔離，細(xì)分獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化日常范疇的網(wǎng)絡(luò)管控，保證初始開(kāi)發(fā)流程的適宜性。

增設(shè)配套硬件，是信息化依托的根基。選購(gòu)硬件時(shí)，要具備前瞻性，而不是一味的進(jìn)行投入。充分運(yùn)用金額，選購(gòu)最適宜的配套硬件。便利日常情形下的網(wǎng)內(nèi)檢索，多層分享及交流。優(yōu)化調(diào)配資源，提升綜合管理的成效。

3、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)本文的探究可以充分的了解到，傳統(tǒng)檔案均是以紙質(zhì)檔案的形式存在，這樣的檔案很容易因?yàn)楦鞣N因素的影響而出現(xiàn)破損的問(wèn)題，而且這樣的檔案在保存的時(shí)候，所占據(jù)的空間相對(duì)較大。而利用信息化手段來(lái)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理手段，利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行管理和保存，不僅能夠有效的縮減檔案存儲(chǔ)的空間，而且也可以使得其免受一些因素的影響，保障了其完整性。將傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)在磁盤中，能夠方便對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)查找。在數(shù)字化設(shè)備的支持下，能夠使得傳統(tǒng)檔案被有效的分類。從而本文的分析中就可以看出，信息化手段的應(yīng)用，使得相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度降低，從而進(jìn)一步的推動(dòng)了傳統(tǒng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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