穆亞榮

摘 要 高校教學(xué)檔案管理在本科教學(xué)合格評(píng)估工作中扮演著極其重要的角色，本文主要從高校教學(xué)檔案包括的內(nèi)容、教學(xué)檔案的基本特點(diǎn)、教學(xué)檔案的重要性為出發(fā)點(diǎn)，闡述高校教學(xué)檔案的現(xiàn)狀，并針對(duì)此現(xiàn)狀提出了怎樣有效的建立與管理教學(xué)檔案，從而真正實(shí)現(xiàn)高校之間教學(xué)檔案信息的互換交流。

關(guān)鍵詞 高校教學(xué)檔案建設(shè)與管理 現(xiàn)狀分析 策略研究

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2015.08.009

Teaching Files Construction and Management Strategies

Based on Perspective of College Teaching Secretary

MU Yarong

（Shaanxi Xueqian Normal University， Xi'an， Shaanxi 710061）

Abstract： Teaching File Management in undergraduate teaching qualified to play in the assessment of an extremely important role， teaching archives article from the content included in the basic characteristics of teaching archives， archives of the importance of education as a starting point to explain the current situation of teaching archives， and this status quo for how effective establishment and management of teaching archives， thus truly achieve teaching archival information interchange exchange between universities.

Keywords： college teaching files construction and management; situation analysis; strategies

1 教學(xué)檔案內(nèi)容

教學(xué)檔案主要是指學(xué)校、教師和學(xué)生在教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理過(guò)程中形成的直接的、具有保存價(jià)值的文字、圖表和聲像等材料。高校教學(xué)檔案建設(shè)與管理大多來(lái)源于教師從事的教學(xué)實(shí)踐工作過(guò)程中，由教務(wù)處和院（系）級(jí)教學(xué)部門(mén)兩個(gè)機(jī)構(gòu)組成，一般包括：學(xué)校教務(wù)處下達(dá)的各類(lèi)指令性文件;教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、條例;教學(xué)環(huán)節(jié)中的各類(lèi)統(tǒng)計(jì)材料;授課教師的備課本、提要本和教學(xué)設(shè)計(jì);期中教學(xué)檢查文本;輔導(dǎo)答疑資料;教師教改、科研成果、學(xué)術(shù)專(zhuān)著;教師聽(tīng)課記錄;教學(xué)效果評(píng)價(jià)記錄;教師考核情況;教師手冊(cè);學(xué)籍管理材料;學(xué)生成績(jī)?cè)u(píng)定;實(shí)習(xí)報(bào)告;學(xué)生特色作業(yè);各類(lèi)實(shí)習(xí)報(bào)告、實(shí)習(xí)鑒定表、畢業(yè)設(shè)計(jì)論文材料，以及其他與教學(xué)相關(guān)的各類(lèi)檔案材料。

2 教學(xué)檔案的基本特點(diǎn)

2.1 復(fù)雜性

不是任何教學(xué)文件都需要成為教學(xué)檔案，只有那些已經(jīng)處理完畢的，對(duì)將來(lái)的實(shí)際工作和科研等活動(dòng)具有一定參考利用價(jià)值、并且按照一定規(guī)律保存起來(lái)的教學(xué)文件才能成為教學(xué)檔案。教學(xué)文件的立卷歸檔工作至關(guān)重要，文件收集的是否齊全、教學(xué)文件內(nèi)容質(zhì)量與書(shū)寫(xiě)是否規(guī)范都直接影響著教學(xué)檔案壽命的長(zhǎng)短，教學(xué)檔案的價(jià)值主要體現(xiàn)在教學(xué)過(guò)程中對(duì)其的利用。①

2.2 原始性

任何教學(xué)檔案都承載著各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)的信息，它記錄了教學(xué)活動(dòng)中的具體情況，能夠反映出教學(xué)工作過(guò)程中各個(gè)教學(xué)活動(dòng)的具體環(huán)節(jié)，是直接從文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，不是事后編寫(xiě)或隨意收集的，注重原始性。除此之外，學(xué)校各類(lèi)行政部門(mén)和教務(wù)處的收文、發(fā)文等底稿和其他各種原始材料等，都是將來(lái)教育部本科教學(xué)工作合格評(píng)估的支撐材料。

2.3 回溯性

從一個(gè)孤立的教學(xué)文件到教學(xué)檔案的轉(zhuǎn)化需要一個(gè)過(guò)程，它是經(jīng)過(guò)逐年累積、按照一定的程序和條理集中保存起來(lái)的，因此教學(xué)檔案信息與反映的教學(xué)活動(dòng)內(nèi)容有一定的時(shí)間距離。例如，教學(xué)檔案中包涵的教育實(shí)習(xí)是高校師范專(zhuān)業(yè)教學(xué)中一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是教學(xué)計(jì)劃中重要的綜合性必修實(shí)踐課程，教育實(shí)習(xí)這個(gè)教學(xué)活動(dòng)從召開(kāi)籌備會(huì)和動(dòng)員大會(huì)，制定教育實(shí)習(xí)計(jì)劃，確定實(shí)習(xí)帶隊(duì)教師、實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師，聯(lián)系實(shí)習(xí)單位，協(xié)商實(shí)習(xí)的內(nèi)容和組織實(shí)習(xí)相關(guān)管理工作，到最后的教育實(shí)習(xí)總結(jié)。整套的程序必然有時(shí)間間隔，這就使教學(xué)檔案可以追根溯源，不僅可以考查過(guò)去教學(xué)工作中的不足，總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律，也可使其為現(xiàn)實(shí)服務(wù)和預(yù)測(cè)未來(lái)。

3 教學(xué)檔案的作用

（1）教學(xué)檔案可以作為教育部普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作合格評(píng)估的重要考查依據(jù)。高等學(xué)校圍繞教學(xué)條件、教學(xué)過(guò)程、教學(xué)效果進(jìn)行評(píng)估，必然要考查許多相關(guān)資料，教學(xué)檔案能夠反映某一個(gè)階段最基本的教學(xué)狀態(tài)，所以可為本科教學(xué)合格評(píng)估提供重要依據(jù)。在本科教學(xué)水平評(píng)估過(guò)程中，評(píng)估專(zhuān)家為了對(duì)一所高校的教學(xué)情況作出整體客觀的評(píng)價(jià)，往往要調(diào)閱大量的檔案資料，通過(guò)檔案材料對(duì)照各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)進(jìn)行科學(xué)的定量分析。所以高校檔案建設(shè)與管理工作在教學(xué)水平評(píng)估中扮演重要的角色，教學(xué)檔案在收集信息、記錄歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提供考查依的作用越來(lái)越明顯。

（2）教學(xué)檔案可以作為教育科學(xué)研究的參考。教學(xué)檔案的形成規(guī)律和自身特點(diǎn)決定了它可以對(duì)教育教學(xué)研究進(jìn)行指導(dǎo)和參考。②由于教學(xué)檔案反饋了各種教學(xué)過(guò)程，所以對(duì)開(kāi)展教學(xué)研究或改革實(shí)踐有很好的指導(dǎo)作用。以陜西學(xué)前師范學(xué)院為例，學(xué)校每?jī)赡昱e辦一次青年教師教學(xué)基本功大賽，在此過(guò)程中形成了大量的教學(xué)檔案，通過(guò)研究當(dāng)時(shí)教師的教案、教學(xué)設(shè)計(jì)、教學(xué)手段、教學(xué)方法以及教學(xué)效果可以反映該教師的教學(xué)水平是否提高，直觀地反映出教學(xué)能力的高低，教師可以借鑒教學(xué)檔案吸納其他教師的優(yōu)點(diǎn)提高自身的教學(xué)及科研水平，從而為進(jìn)一步提升教學(xué)質(zhì)量水平和改革教學(xué)方式提供參考。

（3）教學(xué)檔案是宣傳教育的生動(dòng)素材。教學(xué)檔案的內(nèi)容繁雜多樣，真實(shí)地記錄了教學(xué)實(shí)踐過(guò)程中的各類(lèi)案例，在進(jìn)行教學(xué)成果展示和舉辦各種宣傳教育活動(dòng)中可以提供生動(dòng)的素材。

4 教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

（1）教學(xué)檔案管理人員管理意識(shí)薄弱。以教學(xué)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度為出發(fā)點(diǎn)，經(jīng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，絕大部分高校教學(xué)檔案管理人員管理意識(shí)薄弱，對(duì)其重視程度不夠，尤其是教學(xué)檔案完整性維護(hù)和安全方面意識(shí)淡薄，教學(xué)檔案管理人員責(zé)任心弱，隨意性強(qiáng)，主觀能動(dòng)性不夠，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案建設(shè)與管理混亂。③

（2）教學(xué)檔案管理集中性和規(guī)范性不強(qiáng)。由于教學(xué)檔案內(nèi)容的復(fù)雜多樣導(dǎo)致其具有很強(qiáng)的分散性、隨意性，教學(xué)檔案管理人員大多只重視收集院校下達(dá)的紅頭文件，忽視在教學(xué)實(shí)踐過(guò)程中形成的大量一線(xiàn)珍貴資料，甚至在一定程度上只強(qiáng)調(diào)質(zhì)量從而忽視數(shù)量，造成教學(xué)檔案殘缺，不能完整反映教學(xué)活動(dòng)的全貌。教學(xué)檔案雜亂無(wú)章，每次查找教學(xué)檔案翻箱倒柜，不能系統(tǒng)地歸整教學(xué)檔案，④使其利用率不高。

（3）各高校間教學(xué)檔案建設(shè)與管理缺乏交流溝通。目前各高校對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)與管理認(rèn)識(shí)不夠，相對(duì)來(lái)說(shuō)比較封閉，幾乎都是閉門(mén)造車(chē)，各自按照自己的老思路進(jìn)行，幾乎不與其他高校進(jìn)行交流溝通、學(xué)習(xí)調(diào)研，這就導(dǎo)致了此項(xiàng)工作長(zhǎng)久以來(lái)原地踏步，毫無(wú)進(jìn)展，嚴(yán)重影響了自身的教學(xué)質(zhì)量提升。

5 提升教學(xué)檔案建設(shè)與管理的應(yīng)對(duì)策略

（1）配備專(zhuān)業(yè)的教學(xué)檔案管理人員，提升教學(xué)檔案管理水平。研究表明，在各個(gè)高校中，專(zhuān)業(yè)的教學(xué)檔案管理人員相對(duì)較少，絕大部分是由教學(xué)秘書(shū)、科研秘書(shū)或是其他的教師或教輔人員兼任，他（她）們沒(méi)有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過(guò)檔案管理的相關(guān)知識(shí)，也從沒(méi)參加過(guò)相關(guān)課程的培訓(xùn)，缺乏管理理論與技能，專(zhuān)業(yè)化程度不高。對(duì)其工作的性質(zhì)沒(méi)有更加全面的認(rèn)知，只能憑借自身的經(jīng)驗(yàn)去理解和解決問(wèn)題。所以高校應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)的教學(xué)檔案人員，從而能夠科學(xué)地收集、建設(shè)和管理教學(xué)檔案，以便充分發(fā)揮教學(xué)檔案的各方面作用。

（2）增強(qiáng)主動(dòng)研究分析教學(xué)檔案意識(shí)，活化教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)其資源共享。目前在高校中大部分教學(xué)檔案只是應(yīng)用于應(yīng)付各類(lèi)檢查或提供某些參考，往往更多的是體現(xiàn)教學(xué)檔案的回溯性，被動(dòng)地運(yùn)用教學(xué)檔案。不注重將教學(xué)檔案進(jìn)行活化。所謂的活化就是：主動(dòng)地從教學(xué)檔案中提取出有用的信息進(jìn)行思考和研究，用于服務(wù)教學(xué)。例如：教學(xué)檔案中很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)——試卷歸類(lèi)和整理，它絕對(duì)不是簡(jiǎn)單地將每學(xué)期末考試的試卷收集和存放在某一個(gè)地方，這樣只是把試卷當(dāng)作一個(gè)教學(xué)檔案文本，如同死物。如果將每學(xué)期的試卷按照不同專(zhuān)業(yè)不同年級(jí)進(jìn)行分析研究，得出不同課程試卷中的考點(diǎn)、得分點(diǎn)以及學(xué)生從卷面答案中反映其掌握知識(shí)的水平和程度，總結(jié)本門(mén)課程出題規(guī)律和出題技巧，形成考試大綱，這就是活化，可以重復(fù)利用。倘若每學(xué)期將試卷進(jìn)行剖析，隨著社會(huì)信息和自身理解水平的提升，從而對(duì)該門(mén)課考試大綱不斷修訂，相信此舉定會(huì)使教師自身的教學(xué)水平有一個(gè)質(zhì)的飛躍。

（3）充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理。當(dāng)今社會(huì)是信息的時(shí)代，紙質(zhì)教學(xué)檔案從保存的持久性和利用率方面略顯保守，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理技術(shù)已難以適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)，隨著人們的觀念和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，電子教學(xué)檔案逐漸慢慢出現(xiàn)在大眾的視線(xiàn)中。據(jù)調(diào)查某大學(xué)高考錄取通知書(shū)已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有螒B(tài)，掃二維碼就可以從網(wǎng)絡(luò)中找到自己的高考錄取通知書(shū)，方便學(xué)生查詢(xún)。為實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理，可以更新理念，解放思想，將可以公開(kāi)的教學(xué)檔案信息，組建檔案管理系統(tǒng)軟件，不斷地開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案相應(yīng)模塊，形成相關(guān)文件數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，以電子形式利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)向大眾提供學(xué)籍管理、成績(jī)管理、教學(xué)計(jì)劃管理、課程管理、教學(xué)動(dòng)態(tài)以及教學(xué)改革相關(guān)信息資源，真正實(shí)現(xiàn)各高校之間的教學(xué)檔案經(jīng)濟(jì)、快捷、高效地進(jìn)行信息互換交流。⑤

（4）實(shí)時(shí)開(kāi)展高校間教學(xué)檔案建設(shè)與管理的交流，不斷地改革、提升教學(xué)質(zhì)量。社會(huì)是不斷進(jìn)步的、飛速發(fā)展的，高校想要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，其教學(xué)質(zhì)量至關(guān)重要，作為提升教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵一環(huán)，高校教學(xué)檔案建設(shè)與管理同樣如此。因此各高校之間應(yīng)該定期或不定期地開(kāi)展教學(xué)檔案建設(shè)與管理交流工作，深入探討此項(xiàng)工作過(guò)程中的重點(diǎn)、難點(diǎn)、疑點(diǎn)，相互溝通和學(xué)習(xí)，取人之長(zhǎng)、補(bǔ)己所短，只有不斷地改革創(chuàng)新，才能提升自身的水平和技能，從而實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展、共同進(jìn)步。

6 結(jié)語(yǔ)

時(shí)代在進(jìn)步，高校要發(fā)展，教學(xué)質(zhì)量不斷提升是關(guān)鍵，而提升教學(xué)質(zhì)量很重要的環(huán)節(jié)——教學(xué)檔案建設(shè)與管理也不能忽視。這不僅是一項(xiàng)重要而復(fù)雜的工作，也同樣是高校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的重中之重。但鑒于目前國(guó)內(nèi)各高校的現(xiàn)狀，教學(xué)檔案建設(shè)與管理必須受到各方重視，必須配置足夠的人員和硬、軟件設(shè)施，通過(guò)各種培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流、研討等方式不斷地提高自己，以適應(yīng)社會(huì)快速發(fā)展的潮流。

注釋

① 劉芳，周晉陽(yáng).對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作的思考[J].中共山西省委黨校學(xué)報(bào)，2006（3）：69-71.

② 程燦華.加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的建設(shè)與管理[J].梧州學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（6）：97-102.

③ 白海珍.新時(shí)期高校教學(xué)檔案的科學(xué)化管理[J].內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)學(xué)院學(xué)報(bào)：綜合版，2008（1）：72-74.

④ 張青玉.從普通高等教育評(píng)估看系級(jí)教學(xué)檔案管理[J].現(xiàn)代情報(bào)，2003（1）：173-174.

⑤ 戚艷.關(guān)于高等教學(xué)檔案管理與教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的思考[J].鎮(zhèn)江高等專(zhuān)科學(xué)校，2011（1）：29-31.