崔岱

摘 要：醫(yī)院檔案對(duì)于醫(yī)院的重要性不言而喻，醫(yī)院檔案管理水平如何，直接體現(xiàn)著醫(yī)院的整體管理是否有序。2009年新醫(yī)改方案出臺(tái)以來(lái)，在人人享有基本醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的目標(biāo)下，醫(yī)院檔案管理也要隨之改進(jìn)以適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求。本文將對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并對(duì)如何改進(jìn)進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；改進(jìn)

2009年1月，國(guó)務(wù)院發(fā)布《關(guān)于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的意見(jiàn)》和《2009～2011年深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革實(shí)施方案》，新一輪醫(yī)改拉開(kāi)帷幕。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的各項(xiàng)工作和管理都應(yīng)該根據(jù)政策要求及時(shí)調(diào)整。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、基礎(chǔ)運(yùn)行管理等一系列職能的存儲(chǔ)載體，對(duì)其進(jìn)行的管理也要跟上步伐，盡快適應(yīng)新的改革要求。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及其面臨的問(wèn)題

檔案管理一直是各類組織、機(jī)構(gòu)、單位、企業(yè)等重要組成部分，醫(yī)院也不例外。醫(yī)院的檔案內(nèi)容不僅包含有常規(guī)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容，還有大量的病例檔案材料，因此更需要在檔案管理上下功夫。當(dāng)前，醫(yī)院無(wú)論規(guī)模大小，均設(shè)置有具體負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)或人員。所不同的是，規(guī)模較小、實(shí)力較弱的醫(yī)院，檔案資料多以文字性書(shū)面材料為主，采取傳統(tǒng)管理方式，電子化設(shè)備配備及使用相對(duì)較少，管理人員也多以兼職為主。而規(guī)模較大、實(shí)力較強(qiáng)的醫(yī)院，則其電子化設(shè)備及信息化管理使用頻率較高一些，管理人員專職化程度較高，管理方式也更現(xiàn)代化，有的已經(jīng)開(kāi)始運(yùn)用各種辦公管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理。在新醫(yī)改背景下，為了早日實(shí)現(xiàn)人人享有基本醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的目標(biāo)，結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況，醫(yī)院檔案管理方式也應(yīng)該向著科技化、信息化和現(xiàn)代化靠攏，這樣才能促進(jìn)醫(yī)院的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和加快發(fā)展，提升醫(yī)院基礎(chǔ)綜合管理水平和醫(yī)療、科研等業(yè)務(wù)管理水平。

然而，當(dāng)前在醫(yī)院的檔案管理中，也還存在一些問(wèn)題，需要醫(yī)院加以注意。

1、醫(yī)院檔案管理重視性不足

醫(yī)院檔案關(guān)系到醫(yī)院各項(xiàng)資料的存儲(chǔ)，也關(guān)系到個(gè)人的各項(xiàng)資料應(yīng)用。但是在一些醫(yī)院中，對(duì)于檔案以及檔案的管理存在“雷聲大雨點(diǎn)小”，將檔案管理的重要性放在醫(yī)療、科研、教學(xué)等各項(xiàng)職能之后，對(duì)于檔案管理的資金、政策及人員投入都較少。有的醫(yī)院安排一些年紀(jì)較大、能力較弱的人員來(lái)管理檔案，有的醫(yī)院對(duì)檔案管理不聞不問(wèn)，只求需要的時(shí)候能夠提供出來(lái)。有的醫(yī)院對(duì)于涉及到資金等重要內(nèi)容的檔案較為重視，其他資料檔案相對(duì)重視程度不足。管理者與領(lǐng)導(dǎo)層的不重視也導(dǎo)致具體管理人員和管理部門(mén)的不重視，容易出現(xiàn)工作不負(fù)責(zé)的情況。

2、醫(yī)院檔案管理制度不完善

醫(yī)院檔案管理制度的不完善表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是制度不健全，另一方面是制度執(zhí)行不嚴(yán)格。醫(yī)院檔案制度，應(yīng)該包括責(zé)任管理、存放管理、查閱管理、保密管理、鑒定管理、歸檔管理、銷毀管理、考核管理、獎(jiǎng)懲管理等一系列管理內(nèi)容，但是在管理制度的制定上，有的醫(yī)院存在制度制定不健全不完整，“先出問(wèn)題后定制度”等現(xiàn)象時(shí)有出現(xiàn)。在制度的執(zhí)行方面也存在執(zhí)行不嚴(yán)，力度不大，考核不細(xì)、職責(zé)不清、獎(jiǎng)懲不明等，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理存在漏洞。

3、醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)技能水平較低

醫(yī)院檔案管理人員的來(lái)源，按照相關(guān)規(guī)定，應(yīng)該挑選知識(shí)水平高、專業(yè)技能強(qiáng)的人員進(jìn)入管理隊(duì)伍，但是很多醫(yī)院從現(xiàn)實(shí)情況考慮，將引進(jìn)人才的權(quán)限較多分配給醫(yī)療、教學(xué)、科研等職能內(nèi)容，而對(duì)于檔案管理人員則要求不高。這也使得檔案管理人員在面臨新醫(yī)改中的相關(guān)要求時(shí)，理解能力和使用能力水平較低。尤其是醫(yī)院檔案管理信息化、現(xiàn)代化的趨勢(shì)下，檔案管理人員對(duì)此利用率和應(yīng)用度上出現(xiàn)較大差距，這不僅影響檔案管理的效率，而且影響醫(yī)院本身和醫(yī)院檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

4、檔案內(nèi)容不完整、管理不安全

醫(yī)院是一個(gè)較為復(fù)雜的機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)部門(mén)和職能部門(mén)各有其檔案，還有很多涉及到醫(yī)院職能和職工本身的交叉檔案。傳統(tǒng)的檔案管理在現(xiàn)代化的要求下逐漸力不從心，而檔案內(nèi)容的逐漸增多，又會(huì)出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)、不完整、不準(zhǔn)確，以及存放不安全等。如醫(yī)療文書(shū)檔案、病理切片檔案、病理圖像檔案等，這些需要以不同方式進(jìn)行歸檔，但在部門(mén)較多的情況下，很容易出現(xiàn)漏登、錯(cuò)登等情況。

2 新醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理改進(jìn)措施

1、提高重視，建立健全制度，加強(qiáng)人才培養(yǎng)與引進(jìn)

醫(yī)院的檔案管理首先應(yīng)該從重視性、制度的建立健全和人才的使用上進(jìn)行改進(jìn)。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層與管理層應(yīng)該從思想上和行為上提升對(duì)于醫(yī)院檔案及其管理的重視，真正將檔案管理作為醫(yī)院的重點(diǎn)工作來(lái)要求，重視制度的完整性與執(zhí)行力度，重視監(jiān)督、考核與獎(jiǎng)懲機(jī)制的實(shí)施。特別是在檔案管理人才的設(shè)置上，要注重引進(jìn)高學(xué)歷高素質(zhì)人才，在醫(yī)院內(nèi)部也要對(duì)檔案管理方面的人才進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，加強(qiáng)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)、加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與交流，促使其不斷改進(jìn)發(fā)展。

2、加強(qiáng)科室交流，增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的職能與定位

醫(yī)院的檔案管理科室部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)與其他行政部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的交流與聯(lián)系，變檔案管理的被動(dòng)角色為主動(dòng)角色。比如，檔案管理部門(mén)要及時(shí)了解醫(yī)療部門(mén)的工作動(dòng)態(tài)，及時(shí)督促其保存、提交和歸檔相關(guān)醫(yī)療檔案，特別是新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生管理體制的改進(jìn)、藥品的定價(jià)和使用機(jī)制的改進(jìn)、城市農(nóng)村醫(yī)療衛(wèi)生、醫(yī)療保險(xiǎn)體制的改進(jìn)情況等，這些改革過(guò)程中形成的檔案材料要盡快歸檔保存。醫(yī)院的基建、后勤、設(shè)備、人事管理檔案等也需要檔案管理人員及時(shí)進(jìn)行清理、歸檔，對(duì)發(fā)現(xiàn)的不全面、不準(zhǔn)確、不完整的檔案內(nèi)容要及時(shí)督促相關(guān)科室部門(mén)補(bǔ)充完整，按時(shí)上報(bào)。通過(guò)一系列主動(dòng)管理的行為，增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的職能與定位。

3、加強(qiáng)信息化建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化改進(jìn)

隨著社會(huì)的發(fā)展與科技的進(jìn)步，醫(yī)院檔案的形式也多種多樣，有書(shū)面材料、電子文檔、影像資料等。檔案內(nèi)容的豐富，對(duì)檔案管理提出了更高的要求。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理方式也出現(xiàn)不適應(yīng)新醫(yī)改背景下的檔案管理的情況。因此，醫(yī)院檔案管理應(yīng)該充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、檔案管理軟件、辦公自動(dòng)化平臺(tái)等現(xiàn)代化、信息化的管理手段和方式，在醫(yī)院整體上通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行統(tǒng)一的檔案錄入、傳輸和共享，用信息化的方式來(lái)促進(jìn)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理。

新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)職能和管理提出了更高的要求，也是醫(yī)院檔案管理面臨的新任務(wù)和新挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理應(yīng)該迎難而上，主動(dòng)求新求變，才能提升檔案管理水平，更加促進(jìn)醫(yī)院的整體發(fā)展。

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