張娜

摘 要：會計(jì)檔案管理是財(cái)會工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的來臨，當(dāng)前中學(xué)會計(jì)檔案工作實(shí)現(xiàn)了電子化管理，同時(shí)也帶來了檔案管理工作在存儲介質(zhì)、存儲環(huán)境、管理內(nèi)容和人員素質(zhì)的新變化，所以需要會計(jì)檔案管理人員注意檔案管理工作中的一些事項(xiàng)，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代；會計(jì)檔案管理；注意事項(xiàng)

20世紀(jì)中期以來，信息技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，特別是互聯(lián)網(wǎng)及電子商務(wù)的廣泛應(yīng)用，人類已進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展帶來管理的現(xiàn)代化，要求財(cái)務(wù)管理人員不僅要具備現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理的理論和方法，還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用技能，建立各種分析決策模型，達(dá)到合理利用核算信息、外部信息，提高財(cái)務(wù)水平的目的。在中學(xué)的財(cái)務(wù)管理工作中，會計(jì)電算化已得到普及，而且會計(jì)檔案管理工作包括檔案管理（電子檔案和紙質(zhì)檔案）、會計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件和其他會計(jì)核算資料。本文主要就信息時(shí)代下中學(xué)會計(jì)檔案管理工作中的注意事項(xiàng)展開論述。

1 網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代中學(xué)會計(jì)檔案管理工作的新變化

1.1 存儲介質(zhì)的變化

傳統(tǒng)的會計(jì)檔案主要依靠紙質(zhì)文本來存儲和處理日常業(yè)務(wù)，而網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，會計(jì)檔案管理轉(zhuǎn)為依靠計(jì)算機(jī)和其他磁性介質(zhì)進(jìn)行。

1.2 管理內(nèi)容的變化

會計(jì)檔案存儲形式的變化，出現(xiàn)了紙質(zhì)與電子文檔并存的管理模式，所以相對于傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理，網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代會計(jì)檔案管理變得更加復(fù)雜。隨著計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)與軟件的不斷升級更新，人工操作工程逐漸被智能化管理所取代，而且紙質(zhì)與電子文檔共存的管理模式同其他系統(tǒng)之間的聯(lián)系更密切。

1.3 人員素質(zhì)的變化

傳統(tǒng)的會計(jì)檔案比較直觀，而網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的會計(jì)檔案主要存儲于計(jì)算機(jī)和其他磁性介質(zhì)中，所以管理人員必須懂得使用計(jì)算機(jī)軟件和其他介質(zhì)的方法，并不斷學(xué)習(xí)跟上軟件的更新速度。

1.4 檔案保存環(huán)境的變化

由于存儲介質(zhì)的變化，使得會計(jì)檔案的保存環(huán)境發(fā)生變化，不再限于傳統(tǒng)檔案管理的防火、防潮工作，而且要注意存放環(huán)境、存儲信息的有效期限、保存介質(zhì)質(zhì)量等因素，磁性介質(zhì)中的數(shù)據(jù)易受損壞難恢復(fù)，所以管理人員要時(shí)刻關(guān)注檔案的安全性、系統(tǒng)性、專業(yè)性和完整性。

2 網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代中學(xué)會計(jì)檔案管理工作的注意要點(diǎn)

2.1 重視會計(jì)檔案管理工作

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，一些中學(xué)對會計(jì)檔案管理工作不夠重視，無視對電子會計(jì)檔案的管理，導(dǎo)致這項(xiàng)工作缺乏集中的統(tǒng)一管理，會計(jì)檔案保管不符合要求。有些學(xué)校疏于對會計(jì)檔案的管理，沒有配備專業(yè)管理人員，結(jié)合本校的檔案管理制度也沒有制定，如遇上級檢查也只能突擊一下，平時(shí)的檔案管理工作不到位。

一個(gè)單位的會計(jì)檔案水平可以反映出其會計(jì)工作的水平，因此，中學(xué)各級負(fù)責(zé)人，尤其是主管會計(jì)檔案管理工作的財(cái)會部門負(fù)責(zé)人，應(yīng)提高對會計(jì)檔案管理工作的重視，要帶領(lǐng)部門工作人員學(xué)習(xí)貫徹檔案管理的法律法規(guī)，提高工作能力，同時(shí)自己要有會計(jì)檔案管理和對檔案管理工作負(fù)責(zé)的意識。

2.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)

中學(xué)財(cái)會人員崗位流動比較頻繁，電子檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，有些人員不能適應(yīng)工作的需要，使檔案管理工作面臨較大的困難。在這種情況下，應(yīng)提高會計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)，以適應(yīng)工作的要求，重視對電算化會計(jì)檔案的管理。認(rèn)真學(xué)習(xí)、掌握會計(jì)檔案管理的具體要求和辦法，嚴(yán)格按照會計(jì)檔案管理辦法來收集、組卷，做到檔案目錄清晰、案卷標(biāo)題詳實(shí)、保管檔案規(guī)范，方便檔案的查找和利用。同時(shí)，要定期打印輸出會計(jì)數(shù)據(jù)，對會計(jì)電算化系統(tǒng)的軟件程序和文檔資料進(jìn)行保管，及時(shí)向檔案室歸還有關(guān)電算化軟件的磁盤、光盤，以免丟失。

規(guī)范中學(xué)檔案管理工作，根據(jù)檔案工作業(yè)務(wù)量的增加，加大對檔案管理工作的投入，學(xué)校相關(guān)部門要在學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算中安排專項(xiàng)資金，用于購置會計(jì)檔案所需的設(shè)備和資料，比如檔案盒、檔案柜、計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)及掃描儀等，改善會計(jì)檔案管理工作的環(huán)境及條件。重視對會計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)《檔案法》、《會計(jì)檔案管理辦法》和檔案管理的基本知識，熟練運(yùn)用與會計(jì)檔案管理有關(guān)的計(jì)算機(jī)和財(cái)務(wù)軟件。增強(qiáng)會計(jì)檔案管理人員的責(zé)任心和自覺性，按照規(guī)范工作提高檔案管理質(zhì)量。

2.3 軟件和硬件的升級要與時(shí)俱進(jìn)

電子會計(jì)檔案的使用依賴于計(jì)算機(jī)的硬件和軟件系統(tǒng)。在科技進(jìn)步的同時(shí)，信息技術(shù)的更新升級速度非?？欤ㄓ?jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的升級、硬盤存儲量的加大、新編碼方式的出現(xiàn)，導(dǎo)致文件格式由于老化，無法在新編碼方案下讀取，所以，在中學(xué)會計(jì)檔案管理工作中應(yīng)該及時(shí)的更新升級信息技術(shù)，做到與時(shí)俱進(jìn)的升級軟件和硬件系統(tǒng)。

2.4 實(shí)現(xiàn)電子檔案多備份管理

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，保證會計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、安全的重要措施就是電子會計(jì)檔案的備份和恢復(fù)。電子檔案管理人員要養(yǎng)成數(shù)據(jù)備份的習(xí)慣，同時(shí)為防止磁性介質(zhì)磁性損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，要根據(jù)會計(jì)數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)量定期對檔案進(jìn)行檢查和拷貝。會計(jì)檔案管理人員應(yīng)該定時(shí)對電子檔案進(jìn)行雙備份或多備份，將備份的數(shù)據(jù)與原數(shù)據(jù)分別放在不同地點(diǎn)的兩個(gè)會計(jì)電子檔案保管室，實(shí)現(xiàn)電子檔案備份的制度化及規(guī)范化。

2.5 注意保密工作，保護(hù)數(shù)據(jù)安全

會計(jì)檔案管理工作主要是監(jiān)督和保證按照學(xué)校要求生成各種檔案，同時(shí)保證檔案的安全保密及合理利用，學(xué)校財(cái)務(wù)會計(jì)部門應(yīng)制定針對本校檔案的管理制度、安全保密措施。對于具有磁性的磁盤、微縮膠片等會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)定期檢查和復(fù)制，防止磁性介質(zhì)中檔案的丟失，有條件的學(xué)校針對檔案或者會計(jì)資料可選用光盤進(jìn)行復(fù)制或保存。對磁性介質(zhì)檔案的借閱手續(xù)進(jìn)行嚴(yán)格管理，未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得外借，對于借閱歸還的介質(zhì)檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，防止病毒感染和數(shù)據(jù)的損壞更改。

3 總結(jié)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)、電算化系統(tǒng)在中學(xué)財(cái)務(wù)工作中的應(yīng)用，尤其是在會計(jì)檔案管理中的運(yùn)用，一方面給會計(jì)檔案管理人員的日常工作帶來了便利，另一方面也對會計(jì)檔案管理人員提出了更高的要求，分析了解網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代中學(xué)會計(jì)檔案管理工作的注意事項(xiàng)，為今后的檔案管理工作提供理論依據(jù)和借鑒方法，實(shí)現(xiàn)中學(xué)會計(jì)檔案管理工作的專業(yè)化、安全化、系統(tǒng)化、專業(yè)化和完整化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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