劉輝敏

摘 要：如何提高文書(shū)檔案管理水平，及時(shí)準(zhǔn)確，系統(tǒng)，完整地提供檔案信息，以滿足各個(gè)方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書(shū)檔案工作的新課題，通過(guò)計(jì)算機(jī)管理技術(shù)和數(shù)字化管理模式來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的準(zhǔn)確性和統(tǒng)一性，更是實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)化管理的主要措施和方針政策。本文就文書(shū)檔案在電子化管理中的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行探討和分析，總結(jié)其解決措施。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；電子化

文書(shū)檔案是反應(yīng)各個(gè)階段，各個(gè)時(shí)代的主要政治和管理制度的記錄過(guò)程，是社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的主要記錄者。文書(shū)檔案記錄了一個(gè)社會(huì)組織在生產(chǎn)過(guò)程中各個(gè)階段的重要管理活動(dòng)和各個(gè)業(yè)務(wù)開(kāi)展?fàn)顩r，是社會(huì)發(fā)展過(guò)程中主要的體現(xiàn)形式。文書(shū)檔案管理是通過(guò)由各種已經(jīng)完成的活動(dòng)中能夠具有保存價(jià)值的文書(shū)整理形成的，是歷史的客觀記錄，是用來(lái)來(lái)反映在某一時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)、問(wèn)題處理等的過(guò)程和成果。隨著當(dāng)前社會(huì)中計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)不斷的開(kāi)發(fā)和利用，人們對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷加快，文書(shū)檔案管理工作也逐步的出現(xiàn)了高水準(zhǔn)，高系統(tǒng)化的工作流程。文書(shū)檔案管理是檔案工作的一個(gè)重要組成部分。

1 文書(shū)檔案管理信息的電子化的優(yōu)點(diǎn)

電子檔案管理是文書(shū)檔案工作中重要的環(huán)節(jié)，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通過(guò)各種先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行工作的前提和基礎(chǔ)，其主要作用是通過(guò)電子化手段將文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

1、電子檔案的便于檢索，使用方便，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲(chǔ)存在光盤或磁盤上，應(yīng)用計(jì)算機(jī)來(lái)查詢。計(jì)算機(jī)擁有強(qiáng)大的信息處理能力，使得文書(shū)檔案管理更快捷，更方便。同時(shí)電子檔案改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的操作方式，避免了人們使用手工操作時(shí)出現(xiàn)的字跡不工整、漏抄等搜集不完整的問(wèn)題，也節(jié)省了人工，提高了效率。而且檔案管理的過(guò)程也變得更容易操作，只是在計(jì)算機(jī)上打打字和點(diǎn)點(diǎn)鼠標(biāo)便可完成，時(shí)間大大縮短。所以，電子信息化管理文書(shū)檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

2、信息易于保管。電子檔案是存儲(chǔ)在光盤和磁盤上的信息。比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體更易保存，不僅能夠防止蟲(chóng)蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長(zhǎng)，符合國(guó)家提倡的建立節(jié)約型社會(huì)的理念。更避免了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的風(fēng)險(xiǎn)。而且光盤和磁盤的存儲(chǔ)量大，占用空間小，穩(wěn)定性高，操作簡(jiǎn)單，造價(jià)低廉，方便備份，易于管理，所以，資源信息的電子化，這大大提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

3、電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個(gè)單位和部門之間的信息無(wú)法達(dá)到及時(shí)的交流和共享，大量的文書(shū)檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來(lái)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。

4、提高了文書(shū)檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩?。傳統(tǒng)的檔案?jìng)鬏斒强咳肆?lái)完成，時(shí)間較長(zhǎng)，給傳輸帶來(lái)安全隱患，比如會(huì)出現(xiàn)在傳輸過(guò)程中資料的丟失，并且通過(guò)郵遞極高費(fèi)時(shí)費(fèi)力等，安全性也隨之降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問(wèn)題，只要有互聯(lián)網(wǎng)，便可方便的傳輸，保證了檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象，綠色節(jié)能，大大節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。

2 文書(shū)檔案管理信息的電子化的缺點(diǎn)

1、檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫性，人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒(méi)有修改后的特殊標(biāo)記。文書(shū)電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過(guò)辨別字體字號(hào)的形式判斷文書(shū)檔案的原始性，并且電子檔案沒(méi)有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無(wú)法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。

2、電子檔案的安全問(wèn)題隨著網(wǎng)絡(luò)的普及而變得更為嚴(yán)峻?，F(xiàn)在，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過(guò)特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，或者使用計(jì)算機(jī)病毒，病毒的入侵會(huì)讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，而且假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問(wèn)題都對(duì)電子檔案的安全性構(gòu)成了威脅。人們通過(guò)安裝殺毒軟件等方式來(lái)減少病毒的入侵，設(shè)置專門人員維護(hù)計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)，這就為管理帶來(lái)了另一筆費(fèi)用，購(gòu)買殺毒軟件，增加人員開(kāi)支。

3、文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)管理人員的要求也大大提高。文書(shū)檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書(shū)檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國(guó)的電子化文書(shū)檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

4、電子文件兼容問(wèn)題。電子文件的通用問(wèn)題比較嚴(yán)重，現(xiàn)在全世界各大軟件開(kāi)發(fā)公司都相對(duì)獨(dú)立，為了獲得更多經(jīng)濟(jì)效益，電子文件之間都是不兼容的，電腦軟件開(kāi)發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，相互不能通用，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這也為檔案管理人員增加了工作量，在電子文件之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換格式。同時(shí)也增加了經(jīng)費(fèi)的支出，要同時(shí)購(gòu)買多種格式的軟件，以便使用。

3 加快推進(jìn)檔案信息化技術(shù)的基本原則

1、科學(xué)化規(guī)范化和精細(xì)化原則。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化是強(qiáng)化電子文檔管理的重要原則，因?yàn)槲臋n管理本身就是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，必須要進(jìn)一步細(xì)化檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率要求。

2、快捷與安全同步的原則。信息化在提高辦事效率、質(zhì)量和速度的同時(shí)，也給安全保密工作帶來(lái)諸多壓力和挑戰(zhàn)。所以，要堅(jiān)持快捷與安全同步的原則，在確保安全基礎(chǔ)上提高工作效率，不斷增強(qiáng)信息化條件下檔案管理的全安系數(shù)，強(qiáng)調(diào)安全使用和管理。

3、效益與質(zhì)量兼顧的原則。因?yàn)闄n案信息數(shù)字化建設(shè)的艱巨性、復(fù)雜性和繁重性，因此需要投入相當(dāng)?shù)娜?、?cái)、物力，所以，要堅(jiān)持效益與質(zhì)量兼顧的原則，研究自身實(shí)力，分析客戶需求，強(qiáng)化建檔質(zhì)量，思考快捷安全建檔的途徑。

4 改革措施和解決辦法探討

針對(duì)在文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題，本人結(jié)合相關(guān)資料總結(jié)以下方案：

1、針對(duì)安全性問(wèn)題，使用局域網(wǎng)，讓文書(shū)檔案只能在局域網(wǎng)的范圍內(nèi)傳輸，給文書(shū)檔案的傳輸控制在一個(gè)ip地址范圍內(nèi)，防止文件流向外網(wǎng)。比較常用的辦法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的ip地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過(guò)設(shè)置防火墻的方法，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過(guò)濾，檢測(cè)不安全的攻擊行為。

2、加強(qiáng)人員管理，針對(duì)人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，定期進(jìn)行教育培訓(xùn)。經(jīng)過(guò)定期的教育培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠掌握較全面的電子化檔案管理方法，樹(shù)立較強(qiáng)的責(zé)任心，同時(shí)，提法他們的綜合文化水平，比如外語(yǔ)水平、計(jì)算機(jī)操作水平等，加強(qiáng)思想教育，樹(shù)立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，從根本上杜絕管理人員私自泄露檔案的事情發(fā)生，達(dá)到檔案管理的保密要求。

5 結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)在，科學(xué)技術(shù)正在日新月異的發(fā)展著，信息科學(xué)已經(jīng)影響著我們的生活方式，電子檔案也成為了當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中主要的檔案管理手段。信息化文書(shū)檔案管理已經(jīng)逐步取代老式的紙質(zhì)檔案管理，更是實(shí)現(xiàn)檔案管理過(guò)程中對(duì)其精確化劃分和系統(tǒng)化整理的有力基礎(chǔ)和前提條件。文書(shū)檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因此在其工作中實(shí)現(xiàn)電子化成為其發(fā)展過(guò)程中的必然結(jié)果和前提條件，為電子化檔案提供了理論基礎(chǔ)。加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。

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