付巍

摘 要： 在信息迅速發(fā)展的時(shí)代，不管是個(gè)人還是集體、組織，每天都通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等手段獲取大量外界消息，尤其大型企業(yè)和事業(yè)組織單位每天都面對(duì)著各種各樣復(fù)雜的資料和消息，要處理各種各樣的問(wèn)題，要想高效利用這些資料，不得不加強(qiáng)對(duì)這些資料的管理，應(yīng)用先進(jìn)的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，整齊有序地整理和規(guī)劃這些包含大量重要消息和資料的檔案文件，使相關(guān)工作人員及時(shí)迅速地獲取和處理這些信息，解決相應(yīng)問(wèn)題，這是使事業(yè)單位有效運(yùn)行、高效完成工作和任務(wù)的重要途徑和保障。

關(guān)鍵詞： 事業(yè)單位 檔案 信息化管理 方法策略

古往今來(lái)，很多重要資料都是通過(guò)文件檔案記錄和整理的，如歷史文獻(xiàn)的記載、辦公文件等，之所以選擇文檔，是因?yàn)檫@樣比較方便查閱，便于管理。當(dāng)然，隨著時(shí)代的發(fā)展，文章的載體已經(jīng)悄悄發(fā)生了變化，由古代的紙變?yōu)榱爽F(xiàn)代的新網(wǎng)絡(luò)，以前把相關(guān)信息都記錄在紙質(zhì)文件上，而現(xiàn)在則不同，科技在不斷發(fā)展，人們收集和整理信息的方式和途徑逐漸多元化。但有一點(diǎn)不變的是，對(duì)這些文檔的整理工作相當(dāng)重要，因?yàn)閷?duì)這些文檔進(jìn)行管理是否節(jié)省成本和原料，是否科學(xué)合理，將極大地影響工作效率，影響人們對(duì)其進(jìn)行使用的便利性。

一、當(dāng)前我國(guó)文檔管理工作存在哪些問(wèn)題

經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間發(fā)展，我國(guó)在事業(yè)單位文檔管理工作方面已經(jīng)積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，但是縱觀整體，依然存在一些問(wèn)題。

1.專(zhuān)業(yè)從事工作的人員不足。

在這一工作中，很少有人有豐富的經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)，單位很少對(duì)工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員整體素質(zhì)比較低下，達(dá)不到工作規(guī)定的要求，工作時(shí)不懂得如何科學(xué)合理地對(duì)文檔進(jìn)行整理和分類(lèi)。另外，進(jìn)行文檔整理時(shí)，工作人員沒(méi)有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，容易發(fā)生無(wú)意間損壞文檔的事情，如較陳舊的紙質(zhì)檔案一不注意就容易破損，而保存在電腦上的文檔則可能由于工作人員不當(dāng)操作而消失或者缺少。

2.高層工作人員沒(méi)有意識(shí)到文檔管理工作的重要性。

很多高層工作者并未把這一工作放在心上，認(rèn)為這一工作的處理無(wú)關(guān)輕重，因此派一些沒(méi)有學(xué)習(xí)過(guò)專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)也沒(méi)有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的員工進(jìn)行這一項(xiàng)工作，其結(jié)果就是文檔管理不合理，查閱不便，大大影響其他工作進(jìn)行，降低單位的整體工作效率。很多領(lǐng)導(dǎo)往往忽略這一問(wèn)題，沒(méi)有清醒地認(rèn)識(shí)到做好文件檔案的管理工作是做好其他工作的基礎(chǔ)。

3.對(duì)文檔的管理不科學(xué)不合理。

很多單位對(duì)文檔的管理固守傳統(tǒng)，沒(méi)有跟上時(shí)代的步伐，沒(méi)有借鑒現(xiàn)代科學(xué)合理的方法，也沒(méi)有借助高超的科學(xué)技術(shù)，使文檔便于管理，便于查閱。如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案會(huì)因?yàn)楦鞣N意外而損壞，導(dǎo)致一些信息丟失，因此相關(guān)工作人員應(yīng)該借助電腦等工具和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行存檔，防止其意外丟失，同時(shí)要進(jìn)行整理和排序。

二、實(shí)現(xiàn)信息化的重要性

1.有助于提高工作效率。

實(shí)現(xiàn)信息化將更有利于管理工作進(jìn)行，使工作人員對(duì)文檔的管理更便利、更省力[1]。

2.便于查閱。

將文檔進(jìn)行整理、劃分后，實(shí)現(xiàn)資料信息化，便于閱讀者快速操作，進(jìn)行查閱[2]。

3.有利于保障文檔的安全。

對(duì)文檔進(jìn)行信息化處理之后，能有效防止相關(guān)文件丟失和損壞，有的記錄在紙上的文檔會(huì)因?yàn)槌睗竦仍虺霈F(xiàn)字跡模糊不清等問(wèn)題，或者由于蟲(chóng)咬出現(xiàn)破損現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)缺頁(yè)情況，導(dǎo)致信息不全情況。如果借助網(wǎng)絡(luò)對(duì)這些檔案加以處理和保存，就能有效避免不理想情況產(chǎn)生。

4.有利于為人民帶來(lái)利益。

對(duì)文檔進(jìn)行合理管理后，將大大提高事業(yè)單位的工作效率，為人民群眾創(chuàng)造更多利益[3]。

三、如何實(shí)現(xiàn)信息化

1.加強(qiáng)信息化管理宣傳，使工作人員認(rèn)識(shí)到其重要性。

要想實(shí)現(xiàn)信息化這一目標(biāo)，首先必須做到的是認(rèn)識(shí)到這一工作的重要性，工作人員應(yīng)當(dāng)了解文檔管理工作的作用和影響，以及做好后的積極結(jié)果和做不好的嚴(yán)重后果，只有清醒地意識(shí)到這些，才能真正認(rèn)真地對(duì)待這些工作。提高重視意識(shí)，必不可少的就是宣傳，這也是最有效的方法，在單位加強(qiáng)宣傳，讓上至上層領(lǐng)導(dǎo)下至基層員工都能理解文檔管理的重要性，那么大家自然就會(huì)努力做好這項(xiàng)工作，大大提高單位資料的管理效率，有利于創(chuàng)造更多利益。

2.科學(xué)合理管理文檔。

工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新知識(shí)，充分利用現(xiàn)代化科技手段完成文檔整理和保存工作。首先必須對(duì)各種資料進(jìn)行合理歸類(lèi)，然后仔細(xì)檢查這些文檔是否有缺損，是否需要補(bǔ)全資料，最后將文檔進(jìn)行有序整理，使其便于查閱?？傊?，工作人員要仔細(xì)認(rèn)真對(duì)待工作內(nèi)容，規(guī)范化地操作，使工作有條理地完成，這樣能避免一些不恰當(dāng)?shù)牟僮魇д`帶來(lái)的文件破壞或者丟失。另外，工作人員的規(guī)范操作有利于提高單位工作效率，為其他人員工作減輕負(fù)擔(dān)，帶來(lái)輕松。

3.加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)。

毫無(wú)疑問(wèn)，要想很好地完成這一工作，需要具有更高素質(zhì)、更強(qiáng)能力的人執(zhí)行。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)招聘具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員進(jìn)行操作，但是，由于精通檔案管理的人才比較缺乏，而且學(xué)習(xí)了專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人有理論，但不一定有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，因此，單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，既能不斷為其補(bǔ)充專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有利于總結(jié)更多經(jīng)驗(yàn)，又有利于他們及時(shí)更新知識(shí)，跟上時(shí)代步伐，更好地利用現(xiàn)代信息技術(shù)完成工作，優(yōu)化工作方法，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。

4.加大資金投入，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。

要想做好這一工作，硬件設(shè)備和外在條件也很重要，如優(yōu)良的硬件設(shè)備便于工作人員更輕松、更精準(zhǔn)地操作，舒適的工作環(huán)境有利于工作人員身心愉悅，從而提高工作效率，因此，單位應(yīng)當(dāng)加大資金投入，為管理工作人員配備良好性能的設(shè)備及空調(diào)等其他硬件設(shè)施，將更有利于工作高效進(jìn)行和目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

四、總結(jié)

隨著時(shí)代發(fā)展，我們需要對(duì)信息進(jìn)行收集和整理，其中一個(gè)很重要的工作就是檔案管理。然而，在這個(gè)信息量巨大且復(fù)雜的社會(huì)和時(shí)代，這一工作變得困難，因此要加強(qiáng)信息化管理，將對(duì)單位發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步創(chuàng)造巨大推動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)：

[1]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013，16：128-129.

[2]李劍峰.事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)的方法分析[J].赤子（上中旬），2014，15：244.

[3]李詠梅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略分析[J].黑龍江史志，2015，13：163.