楊建勇

高校年終預(yù)算科目、項目結(jié)轉(zhuǎn)方法探討

楊建勇

摘要：本文旨在分析和探討高校在年終應(yīng)用天大天財高校財務(wù)信息管理系統(tǒng)進行賬務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)過程中，普遍使用的預(yù)算科目、項目余額結(jié)轉(zhuǎn)方法及存在的缺陷，并以重慶某高校2014年年終賬務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)為測試對象，嘗試對傳統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)方法進行改進。

關(guān)鍵詞：高校財務(wù)；結(jié)轉(zhuǎn)方法；探討

一、會計期間假定及算科目設(shè)置

（一）升級后的天大天財高校賬務(wù)信息管理系統(tǒng)（5.0版本），會計期間假設(shè)依然以一個會計年度為會計期間，虛增12月31日為一個會計期間，即“13月”，年終結(jié)轉(zhuǎn)憑證均在“13月”制作。

（二）研究高校當前采用最新的高校財務(wù)信息管理系統(tǒng)（5.0版本），在賬務(wù)系統(tǒng)中預(yù)算類科目主要設(shè)有預(yù)算分配（6002）、本期預(yù)算結(jié)余（6003）科目，暫沒啟用預(yù)算收入科目，預(yù)算分配下設(shè)部門及項目輔助核算，本期預(yù)算結(jié)余作為一級科目核算。例如：給校內(nèi)某部門分配預(yù)算時，借記：本期預(yù)算結(jié)余，貸記：預(yù)算分配，這種方法相當于是給項目分配了一個支出預(yù)算控制數(shù)。

二、高校財務(wù)信息管理系統(tǒng)主要表間平衡關(guān)系

以《高等學(xué)校會計制度》為基礎(chǔ)開發(fā)設(shè)計的高校財務(wù)信息管理系統(tǒng)，依據(jù)“資產(chǎn)+支出=負債+凈資產(chǎn)+收入”和“預(yù)算收入—預(yù)算分配=預(yù)算結(jié)余”兩個會計恒等式，并設(shè)計了嚴密的會計科目、項目平衡關(guān)系表。一類是預(yù)算科目、預(yù)算項目涉及的數(shù)據(jù)表及其表間關(guān)系，包括科目總賬表、輔助總賬表、項目總賬表，科目總賬表中數(shù)據(jù)包括各級科目的年初數(shù)、本期發(fā)生數(shù)、期末余額數(shù)，輔助總賬表中數(shù)據(jù)包括各部門項目發(fā)生的各明細科目數(shù)據(jù)，項目總賬表中數(shù)據(jù)包括各部門項目的年初數(shù)、本期發(fā)生數(shù)、期末余額，輔助總賬表中各部門項目對應(yīng)的各明細科目合計數(shù)與科目總賬表中對應(yīng)科目的數(shù)據(jù)一致，輔助總賬表中各項目的合計數(shù)與項目總賬表中的對應(yīng)項目的數(shù)據(jù)一致。二類是年終項目余額與賬務(wù)體系各類科目間關(guān)系，年終項目余額與財務(wù)核算各類科目間的主要平衡關(guān)系為：年終項目余額＝預(yù)算分配數(shù)－實際支出數(shù)－暫付款數(shù)（關(guān)系式1）。由于某些項目資金使用有時間跨度，上年未使用完的資金將自動結(jié)轉(zhuǎn)到下年使用，因此，本年項目預(yù)算數(shù)就應(yīng)為上年結(jié)余余額加上本年預(yù)算分配數(shù)，擴展后，其主要平衡關(guān)系變?yōu)椋耗杲K項目余額＝[項目上年結(jié)轉(zhuǎn)余額＋本年預(yù)算分配數(shù)]－實際支出數(shù)－其他應(yīng)收款--暫付款數(shù)（關(guān)系式2）。在會計核算中，由于允許項目列支借款的原因，致使某些項目當年雖未實際列支出，但借款依然反映在項目余額中，因此將關(guān)系式2再次擴后，年終項目余額的表達方式將變?yōu)椋耗杲K項目余額＝[（預(yù)算分配科目年初貸記余額－其他應(yīng)收款—暫付款科目年初借記余額）＋預(yù)算分配科目本年貸借差額）－支出類科目本年借貸差額－其他應(yīng)收款-暫付款科目本年借貸差額]（關(guān)系式3）。

三、傳統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)方法及存在的缺陷

根據(jù)高校財務(wù)信息管理系統(tǒng)和高等學(xué)校會計制度要求，高校年終賬務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)按財務(wù)收支科目、預(yù)算科目分別結(jié)轉(zhuǎn)。收入類科目和支出類科目在“13月”按高校會計制度的規(guī)定方法進行結(jié)轉(zhuǎn)，預(yù)算類科目在“13月”通過制作結(jié)轉(zhuǎn)憑證將科目余額人為清零，下年初預(yù)算類科目的年初數(shù)為零，但項目余額不通過制作結(jié)轉(zhuǎn)憑證結(jié)轉(zhuǎn)，而是通過系統(tǒng)后臺管理，將當年年末的項目余額結(jié)轉(zhuǎn)到下一年，下一年項目年初數(shù)即為上一年末項目余額。

由于科目、項目結(jié)轉(zhuǎn)基數(shù)時點不一致，傳統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)方法造成輔助總賬表科目合計數(shù)與科目總賬表對應(yīng)科目數(shù)據(jù)不一致，輔助總賬表各項目合計數(shù)與項目總賬表對應(yīng)項目數(shù)據(jù)也不一致。即按關(guān)系式1的項目余額公式計算出的項目余額與項目實際余額不一致，年初項目余額不等于預(yù)算類科目年初科目貸記余額減去其他應(yīng)收款--暫付款科目年初借記余額，項目與科目間的平衡關(guān)系被打破。

四、改進后的年終科目、項目結(jié)轉(zhuǎn)方法

改進后的方法思路是：從試驗?zāi)甓绕?，按關(guān)系式3項目余額公式計算原理，進行預(yù)算科目、項目余額的年終結(jié)轉(zhuǎn)，此種方法結(jié)轉(zhuǎn)才能確?？颇颗c項目之間具有對應(yīng)關(guān)系。年終結(jié)轉(zhuǎn)仍然分預(yù)算科目、收支科目分別結(jié)轉(zhuǎn)，因為收支科目年末結(jié)轉(zhuǎn)后余額為零，而預(yù)算科目結(jié)轉(zhuǎn)時需要提取收支科目數(shù)據(jù)，所以必須先進行預(yù)算科目結(jié)轉(zhuǎn)，后進行收支科目結(jié)轉(zhuǎn)。在“13月”定義自動轉(zhuǎn)賬憑證，生成預(yù)算科目自動轉(zhuǎn)賬憑證進行預(yù)算科目年終結(jié)轉(zhuǎn)，與之同時，項目余額隨著預(yù)算科目結(jié)轉(zhuǎn)隨之結(jié)轉(zhuǎn)，而不再是通過后臺系統(tǒng)管理結(jié)轉(zhuǎn)，預(yù)算科目、項目余額都以“13月”數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)，這樣預(yù)算科目、項目余額數(shù)據(jù)能始終保持一致。

第一步：增設(shè)以下預(yù)算科目：預(yù)算分配年終結(jié)余（6004）、預(yù)算本期年終結(jié)余（6005）、預(yù)算分配累積結(jié)余（分項目核算）（6006）、預(yù)算累積結(jié)余（6007），增設(shè)預(yù)算科目為總賬科目，不設(shè)明細科目。預(yù)算分配和本期預(yù)算結(jié)余科目反映當年預(yù)算，預(yù)算分配年終結(jié)余和預(yù)算本期年終結(jié)余科目為年終結(jié)轉(zhuǎn)使用，預(yù)算分配累積結(jié)余和預(yù)算累積結(jié)余科目反映累積結(jié)余，以及調(diào)整往年預(yù)算使用。

第二步：為確保科目與項目間關(guān)系的恒等，年終結(jié)轉(zhuǎn)前，校驗項目總賬與輔助總賬年初數(shù)是否一致，若不一致，應(yīng)根據(jù)關(guān)系式3恒等關(guān)系，以項目總賬項目余額、輔助總賬中的其他應(yīng)收款--暫付款科目年初數(shù)為準（收入、支出科目年初數(shù)為零），倒推計算出輔助總賬中的預(yù)算分配科目年初數(shù)，也即預(yù)算分配年終結(jié)余科目的年初數(shù)，在高校財務(wù)信息管理系統(tǒng)管理-更新總賬發(fā)生額中，按計算出的年初數(shù)修改輔助總賬中預(yù)算分配年終結(jié)余科目的年初數(shù)，輔助總賬科目中預(yù)算分配年終結(jié)余科目年初數(shù)修改完后，科目總賬中對應(yīng)的預(yù)算分配年終結(jié)余科目的年初數(shù)及余額不會自行改變，需要打開科目總賬表手工修改預(yù)算分配年終結(jié)余科目的年初數(shù)及期末余額，以上年初數(shù)修改完后，再進行項目總賬與輔助總賬校驗，項目總賬與輔助總賬數(shù)據(jù)應(yīng)完全一致，以后年度預(yù)算科目及項目的年終結(jié)轉(zhuǎn)若均按本文所論述的新方法進行結(jié)轉(zhuǎn)，項目總賬與輔助總賬數(shù)據(jù)將始終保持完全一致。

第三步：通過制作預(yù)算憑證，結(jié)轉(zhuǎn)預(yù)算科目。年終結(jié)轉(zhuǎn)時，本年項目支出數(shù)沖本年預(yù)算，沖銷后差額結(jié)轉(zhuǎn)為下一年預(yù)算年初數(shù)。預(yù)算分配科目余額轉(zhuǎn)預(yù)算分配年終結(jié)余科目，預(yù)算節(jié)余科目余額轉(zhuǎn)預(yù)算本期年終結(jié)余科目，結(jié)轉(zhuǎn)后本年預(yù)算分配和本期預(yù)算結(jié)余科目無余額；分項目提取本年項目支出數(shù)，即分項目提取支出科目借記余額及其他應(yīng)收款--暫付款科目借記余額，分項目將該兩類科目借記余額的合計數(shù)借記預(yù)算分配年終結(jié)余科目，貸記預(yù)算本期年終結(jié)余科目；預(yù)算分配年終結(jié)余科目余額轉(zhuǎn)預(yù)算分配累計結(jié)余科目，預(yù)算本期年終結(jié)余科目余額轉(zhuǎn)預(yù)算累積結(jié)余科目，結(jié)轉(zhuǎn)后預(yù)算分配年終結(jié)余和預(yù)算本期年終結(jié)余科目無余額。

第四步：定義預(yù)算科目的自動轉(zhuǎn)賬憑證，設(shè)置項目結(jié)轉(zhuǎn)類型，項目余額年終結(jié)轉(zhuǎn)分為項目余額年終清零和項目余額結(jié)轉(zhuǎn)下年兩種類型，項目結(jié)轉(zhuǎn)類型不同，結(jié)轉(zhuǎn)方法后面將略有不同，定義年終結(jié)轉(zhuǎn)自動轉(zhuǎn)賬憑證：

1.結(jié)轉(zhuǎn)憑證：“預(yù)算分配”年終分項目結(jié)轉(zhuǎn)“預(yù)算分配年終結(jié)余”，借記：6002預(yù)算分配-分項目核算（當前貸方余額），貸記：6004預(yù)算分配年終結(jié)余-分項目核算，預(yù)算分配各明細科目貸方余額均轉(zhuǎn)入預(yù)算分配年終結(jié)余科目，由于預(yù)算分配年終結(jié)余只設(shè)總賬科目，方便定義結(jié)轉(zhuǎn)憑證，下一步年終結(jié)轉(zhuǎn)憑證取數(shù)則只需從預(yù)算分配年終結(jié)余總賬科目取數(shù)。

2.結(jié)轉(zhuǎn)憑證：“預(yù)算結(jié)余”年終轉(zhuǎn)“預(yù)算本期年終結(jié)余”，借記：6005預(yù)算本期年終結(jié)余，貸記：6003預(yù)算結(jié)余（當前借方余額），同理，為便于取數(shù)及定義結(jié)轉(zhuǎn)憑證，6005科目只設(shè)總賬科目。

3.結(jié)轉(zhuǎn)憑證：取收入科目余額數(shù)轉(zhuǎn)“預(yù)算本期年終結(jié)余”，由于研究高校未使用預(yù)算收入科目，該結(jié)轉(zhuǎn)憑證實際上是在預(yù)算科目下補記本年度收入科目數(shù)，直接以該數(shù)為預(yù)算收入數(shù)，從而使預(yù)算科目數(shù)包含了6字頭科目分配的預(yù)算、部分項目直接從收入科目獲得的項目收入，從而6字頭預(yù)算科目所含預(yù)算才算完整。通過下面定義的自動轉(zhuǎn)賬憑證生成一個轉(zhuǎn)賬憑證，該轉(zhuǎn)賬憑證只是為了提取收入科目年末余額數(shù)，該轉(zhuǎn)賬憑證先不保存。借記：6005預(yù)算本期年終結(jié)余，貸記：4101當前貸記余額和4501當前貸記余額，將上面生成的轉(zhuǎn)賬憑證導(dǎo)出另存為dbf格式，用Excel打開該dbf文件，僅將4101、4501科目名稱全部修改為6004科目，對應(yīng)的項目、金額均不變，在憑證制作中，接收修改后的dbf文件，生成一個新的轉(zhuǎn)賬憑證，該憑證為：借記：6005預(yù)算本期年終結(jié)余，貸記：6004預(yù)算分配年終結(jié)余-分項目核算（從4字頭收入科目提取的年末余額）。

4.結(jié)轉(zhuǎn)憑證：取5字頭支出科目余額數(shù)轉(zhuǎn)“預(yù)算本期年終結(jié)余”，借記：6004預(yù)算分配年終結(jié)余-分項目核算（從項目余額需結(jié)轉(zhuǎn)下年的項目所對應(yīng)的5字頭支出科目提取年末余額），貸記：6005預(yù)算本期年終結(jié)余，從支出科目提取的年末余額，天大天財軟件有此取數(shù)功能，不需如前面第3項結(jié)轉(zhuǎn)憑證方法提取數(shù)據(jù)，項目余額年終將清零的項目無需作此筆結(jié)轉(zhuǎn)分錄。

5.結(jié)轉(zhuǎn)憑證：項目余額年終清零項目預(yù)算余額結(jié)轉(zhuǎn)，借記：6004預(yù)算分配年終結(jié)余-當前貸記余額（項目為項目余額年終清零項目），貸記：6005預(yù)算本期年終結(jié)余。

6.結(jié)轉(zhuǎn)憑證：項目余額年終清零的項目，取該項目的其他應(yīng)收款--暫付款科目余額數(shù)紅字記預(yù)算結(jié)余借記，在第5步結(jié)轉(zhuǎn)憑證中，已將此類項目的預(yù)算科目清零，本步取此類項目其他應(yīng)收款--暫付款科目余額，紅字記為預(yù)算科目6004科目借記，此步目的是，若項目余額年終清零的項目121501科目有余額，則此類項目的預(yù)算科目也應(yīng)有余額，預(yù)算科目余額應(yīng)與其他應(yīng)收款--暫付款科目余額相等，按項目余額計算公式計算出的項目余額才為零。用紅字記為借記，是因為預(yù)算科目不應(yīng)為零，用紅字更正（記回）應(yīng)保留的預(yù)算數(shù)。下面為取項目余額年終清零的項目的其他應(yīng)收款--暫付款科目年末借記余額數(shù)的自動轉(zhuǎn)賬憑證，取得其他應(yīng)收款 --暫付款科目數(shù)后該憑證先不保存：借記：121501 當前 借記余額（項目余額需年終清零的項目），貸記：6005 預(yù) 算本期年終結(jié)余，生成上面定義的自動轉(zhuǎn)賬憑證后，將 此憑證導(dǎo)出另存為dbf格式，用excel打開此dbf文檔， 將121501 科目全部修改為6004 科目，將原121501 科 目的數(shù)據(jù)取負數(shù)（乘以-1）。在憑證制作中，接收修改后 的dbf 文件，生成新的轉(zhuǎn)賬憑證，該憑證為：借記：6004 預(yù)算分配年終結(jié)余（項目余額需年終清零的項目對應(yīng)的 121501 科目獲得的年末余額乘-1），貸記：6005 預(yù)算本 期年終結(jié)余。

7.結(jié)轉(zhuǎn)憑證：項目余額需結(jié)轉(zhuǎn)下年的項目對應(yīng)的“預(yù)算分配年終結(jié)余”轉(zhuǎn)“預(yù)算分配累積節(jié)余”，借記：6004預(yù)算分配年終結(jié)余（項目余額需結(jié)轉(zhuǎn)下年的項目貸記余額），貸記：6006預(yù)算分配累積節(jié)余。

8.結(jié)轉(zhuǎn)憑證：余額清零項目暫付預(yù)算余額轉(zhuǎn)累積節(jié)余，借記：6004預(yù)算分配年終結(jié)余（項目余額年終清零的、有121501科目余額的項目），貸記：6006預(yù)算分配累積節(jié)余。

9.結(jié)轉(zhuǎn)憑證：預(yù)算本期年終結(jié)余轉(zhuǎn)本期累積結(jié)余，貸記：6005預(yù)算本期年終結(jié)余（當前借記余額），借記：6007預(yù)算累積結(jié)余。將上面定義的9個轉(zhuǎn)賬憑證按順序生成年終自動轉(zhuǎn)賬憑證，生成1個后保存、記賬，再生成下1個轉(zhuǎn)賬憑證，所有預(yù)算科目轉(zhuǎn)賬憑證生成、記賬完畢后，即完成了預(yù)算科目的年終結(jié)轉(zhuǎn)，預(yù)算科目年終結(jié)轉(zhuǎn)完畢后開始做收入科目、支出科目的年終結(jié)轉(zhuǎn)，所有科目年終結(jié)轉(zhuǎn)憑證生成、記賬完畢后，再做年度賬務(wù)年結(jié)，生成下一會計年度賬務(wù)的年初數(shù)，采用系統(tǒng)管理中的“臨時結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能做年結(jié)，此方法相比賬務(wù)處理中的“年結(jié)”功能更靈活方便，項目結(jié)轉(zhuǎn)時選擇上年年終轉(zhuǎn)賬后（13月）的余額。

通過對研究對象高校財務(wù)數(shù)據(jù)的反復(fù)測試、摸索，本文提出的基于神舟浩天高校財務(wù)信息管理系統(tǒng)的年終財務(wù)科目、項目結(jié)轉(zhuǎn)改進方法，實現(xiàn)了年終賬務(wù)的自動結(jié)轉(zhuǎn)，解決了傳統(tǒng)結(jié)轉(zhuǎn)方法導(dǎo)致的年終結(jié)轉(zhuǎn)后各科目及項目數(shù)據(jù)表間關(guān)系不一致情況，解決了長期以來預(yù)算科目年初結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)與預(yù)算項目年初結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)不一致的情況，提高了高校財務(wù)核算的準確性。

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（作者單位：四川外國語大學(xué)計劃財務(wù)處）