尹允

摘 要：隨著我國的高職教育逐步走向多元化和社會化的方向發(fā)展，高校進行的各種體制改革和目標的管理都需要進行一系列的創(chuàng)新。因此，對近年來高職院校的財務資產(chǎn)等方面工作管理都提出了更高的要求，相應的這些工作所產(chǎn)生的檔案資料都是高職院校發(fā)展過程中最真實和原始的記錄，在學校改革、發(fā)展和各項活動開展中都發(fā)揮著不可替代的借鑒、憑證、依據(jù)的作用。

關(guān)鍵詞：高校財務；檔案信息化；多元化；文化建設(shè)

隨著國家財政經(jīng)濟工作的的發(fā)展，我國對財務的要求也越來越高，各種標準也劃分的更加明細。同樣，隨著高校計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展形成了一種新型的檔案信息管理模式——信息化管理，將檔案劃分成不同的載體，在不同的存儲單元內(nèi)以數(shù)字化的形式進行存儲，并通過網(wǎng)絡(luò)化的方式進行連接，從而能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享。

1 高校財務檔案信息化管理的重要性

檔案管理的基本性質(zhì)是一項管理性、服務性、政治性的工作。檔案部門通過提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。當前，各個高校都在加強內(nèi)涵建設(shè)，提高綜合管理水平、財務檔案管理水平。高校財務檔案的管理是對高校教學工作、科研工作、教學管理和學校的發(fā)展建設(shè)中，學校各級部門和其下屬單位形成的有著保存價值的各項財務收入與支出的資料。通過使用信息化的設(shè)備、手段和財務檔案管理人員的努力，現(xiàn)在高校財務檔案管理已基本實現(xiàn)了利用計算機進行處理和存儲，實現(xiàn)了財務檔案的電子化，不但實現(xiàn)了高速的信息傳遞，也提高了檔案使用和管理的效率。

2 高校財務檔案數(shù)據(jù)的信息化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化

高校財務檔案信息數(shù)據(jù)要實現(xiàn)數(shù)字化，必須要求檔案信息能夠完整準確，并且在收集與歸檔過程中做到及時與規(guī)范。在對高校財務檔案信息數(shù)據(jù)開展數(shù)字化處理的過程中，首先要對電子檔案進行歸類整理；其次需要對具有利用價值的紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在此階段，需要通過提高數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作質(zhì)量來實現(xiàn)檔案信息資料的規(guī)范化與標準化，在做好財務檔案信息數(shù)據(jù)編研工作的基礎(chǔ)上為檔案管理工作的信息化打下良好基礎(chǔ)。在高校財務檔案管理信息化建設(shè)過程中，財務檔案信息資料的網(wǎng)絡(luò)化是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，同時也是實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享的主要渠道。在此階段，建設(shè)高校檔案信息數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)檔案信息資料網(wǎng)絡(luò)化第一步驟，這要求財務檔案管理工作者將電子檔案以及做好數(shù)字化轉(zhuǎn)換的紙質(zhì)檔案錄入檔案數(shù)據(jù)庫中，并確保其中信息數(shù)據(jù)被檔案數(shù)據(jù)庫識別與存儲。同時有必要對高校檔案管理網(wǎng)站做出構(gòu)建與完善，發(fā)揮出檔案管理網(wǎng)站在傳遞檔案信息中的重要作用，以便在實現(xiàn)高校網(wǎng)站與高校財務檔案管理工作結(jié)合的基礎(chǔ)上提高高校財務檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率。

3 財務檔案信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在高校學校財務檔案信息化建設(shè)的過程中，各種類型的數(shù)據(jù)庫建設(shè)是重點環(huán)節(jié)之一。隨著高校學校財務工作的日趨復雜，高校學校財務檔案的內(nèi)容和類別更加多樣化。高校學校財務檔案的內(nèi)容一般包括財務核算憑據(jù)類檔案，比如工資、獎金、津貼和扣稅發(fā)放表等；銀行業(yè)務類檔案，比如銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等；財務收支票據(jù)類檔案，比如各種費用的收據(jù)、助學金和獎學金發(fā)放清冊、國家貸款發(fā)放清冊、行政事業(yè)單位往來款項的票據(jù)、服務業(yè)統(tǒng)一收費的收據(jù)、上級部門給予高校學校的各項財政費用的收據(jù)、高校學校的教學和教科研經(jīng)費開支、高校學校行政和后勤部門的辦公支出等，以及高校學校財務檔案管理中形成的保管、移交和銷毀登錄的清冊。這些財務檔案可較為完整地反映高校學校的經(jīng)濟活動和財務狀況，它們構(gòu)成了高校學校財務收支的主線。根據(jù)這些高校學校財務檔案的內(nèi)容和類別，在財務檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，可有針對性地建設(shè)相關(guān)內(nèi)容的財務檔案數(shù)據(jù)庫。比如在高校學校的財務管理中，可建設(shè)會計檔案管理數(shù)據(jù)庫、財務報告檔案管理數(shù)據(jù)庫、財務檔案銷毀管理數(shù)據(jù)庫、外來資金管理檔案數(shù)據(jù)庫、對外業(yè)務往來財務檔案管理數(shù)據(jù)庫、資金結(jié)算檔案管理數(shù)據(jù)庫、工資管理檔案數(shù)據(jù)庫；在學生管理中，可建設(shè)學生收費管理檔案數(shù)據(jù)庫、學生貸款獎、助學金管理數(shù)據(jù)庫；在后勤管理中，可建設(shè)后勤收費管理檔案數(shù)據(jù)庫、工程建設(shè)財務管理檔案數(shù)據(jù)庫、固定資產(chǎn)折舊管理檔案數(shù)據(jù)庫；在教學科研方面，可建設(shè)教學資金管理檔案數(shù)據(jù)庫、科研資金管理檔案數(shù)據(jù)庫。此外，還可建設(shè)高校學校校長專項資金管理檔案數(shù)據(jù)庫等。

4 財務檔案信息化安全性建設(shè)

高校學校財務檔案信息化建設(shè)中的安全性建設(shè)是非常重要的內(nèi)容，這是因為任何先進的科學技術(shù)都是一把“雙刃劍”，它在大幅度地更新、改進原有技術(shù)的同時，也必然會帶來新的問題。正是因為新問題的不斷出現(xiàn)和產(chǎn)生，才得以推動科學技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，高校學校財務檔案信息化建設(shè)也是如此。在高校學校財務檔案安全性建設(shè)中，除了實施政策性、思想性、制度性等安全防范措施外，還應實行技術(shù)性防范措施。具體措施包括以下七種：①確保高校學校財務檔案信息資源存儲載體的安全性。主要包括財務檔案信息資源存儲的介質(zhì)安全、網(wǎng)絡(luò)安全等。②確保高校學校財務檔案信息資源內(nèi)容的原始性。主要包括采用數(shù)字簽署技術(shù)，比如證書式數(shù)字簽名和手寫式數(shù)字簽名。③采用加密技術(shù)。比如在檔案信息資源的遠程傳送過程中，可采用雙密鑰碼加密。④采用檔案數(shù)據(jù)防改寫技術(shù)。比如將檔案文件設(shè)置為只讀狀態(tài)，并在計算機外存儲器中采用只讀型光盤。 ⑤采用備份技術(shù)。比如將財務檔案信息資源的內(nèi)容通過復制、輸出和打印，形成紙質(zhì)備份檔案后保存。⑥確保高校學校財務檔案信息資源計算機管理系統(tǒng)的安全性。應采用身份驗證技術(shù)，給每位合法用戶 一個由字母、數(shù)字或特定符號組成的通行證，它可代表該用戶的身份驗證信息。⑦采用防火墻技術(shù)。

5 強化高校檔案信息管理，助推校園文化建設(shè)

“國民之魂，文以化之；國家之神，文以鑄之?！笔臧l(fā)展比經(jīng)濟，百年發(fā)展比文化，打造先進的高校教育文化戰(zhàn)略都勢在必行，筆者所在的高職院校也正在著力推進教育文化建設(shè)的實施教育工作。這其中需要發(fā)揮院校檔案資源有效利用作用，為助推教育文化事業(yè)建設(shè)做出貢獻。

在對高校檔案建設(shè)的同時要充分利用檔案文化資源的優(yōu)勢，加強與院校文化宣傳部門的合作，積極的開發(fā)深層次的檔案信息資源，參與院校文化的宣傳，改變檔案“養(yǎng)在深閨人未識”的狀況，為院校文化建設(shè)做好專題服務工作。

經(jīng)過數(shù)十年的發(fā)展，院校歷史底蘊厚重，珍藏著許多優(yōu)秀老師和優(yōu)秀人才的成就，也塵封著許多可歌可泣的珍貴史實。我們要挖掘、提煉這些文化資源，并進行藝術(shù)加工、再現(xiàn)，借鑒歷史、服務現(xiàn)在、開創(chuàng)未來、垂鑒后世，成為能支撐文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展的資源。提取出最能代表院校精神和價值觀的典型代表，編史修志，發(fā)揮我校歷史貢獻及英模人物在文化建設(shè)中的引領(lǐng)作用。另外，院?？梢栽诶脵n案信息資源的同時可以挖掘院校的品牌價值，樹立起特色的院校形象，能夠進一步的提升院校的社會地位，增加院校的文化附加值。

參考文獻

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