呂延齡

摘 要：在會計信息化環(huán)境下，集中處理數(shù)據(jù)會使會計工作管理、會計信息化控制方式、手段及內(nèi)部控制的范圍都發(fā)生了較大變化，加大了內(nèi)部會計控制的困難程度。因此，應進一步深化產(chǎn)權制度的改革，加強會計信息化企業(yè)的組織控制和對會計軟件研制工作的指導檢查，重新構(gòu)建一種較完善的內(nèi)部控制體系或采用更好的控制方式，來搞好內(nèi)部會計控制。本文開端通過對會計信息化的概念和內(nèi)部控制的理論進行講述，分析比較不同環(huán)境條件下的內(nèi)部控制的不同特征。并結(jié)合X輕控股有限公司會計流程再造的例子，就如何完善會計信息化內(nèi)控體系進行淺顯的研究并提出新想法和建議。

關鍵詞：會計信息化；內(nèi)部控制；業(yè)務流程再造

一、會計信息化環(huán)境下內(nèi)部控制的概念及意義

1.會計信息化

會計信息化，是指融合了會計理論和信息技術的結(jié)合體技術，其中融合了許多計算機方面的科技技術。除此之外，現(xiàn)在發(fā)展最迅速最前端的信息和網(wǎng)絡技術也應用到會計信息化當中，這使得會計信息化不僅僅是針對信息的簡單處理，還大大擴展了其范圍和含義。企業(yè)中原有的各自信息孤島在互聯(lián)網(wǎng)技術下相互連接起來了，企業(yè)在各方面的信息也得以融合在一起。

會計信息化能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)信息共享，結(jié)合員工流、物流、資金流等各個方面。從更深一層角度去理解，會計信息化體現(xiàn)的是一種科學經(jīng)營管理的思想，因為企業(yè)信息共享的數(shù)據(jù)能夠及時準確的傳遞關鍵有效的信息，為企業(yè)經(jīng)營、控制、決策和運行提供了結(jié)實的保障。概括而言，會計信息化能夠體現(xiàn)出，會計是一種企業(yè)管理工具，能夠加深財務會計的計劃、組織、控制以及決策等管理職能的工具。

如果說會計電算化是手工會計記賬的第一次飛躍，那么會計信息化就是在會計電算化基礎上產(chǎn)生第二次質(zhì)的飛躍。從哲學的角度來講，會計信息化是財務會計工具不斷升級的必經(jīng)之路，是一種歷史發(fā)展的必然。

2.內(nèi)部控制

內(nèi)部控制，是指一系列的政策和程序，而不是一個簡單的條文性地制度和規(guī)范。內(nèi)部控制通過俯視全局，整體把握對企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營活動，在能夠提高經(jīng)營效率、實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的前提下，保證企業(yè)業(yè)務活動符合國家的規(guī)章法律、企業(yè)自身的資產(chǎn)安全完整，而形成的一系列的政策和程序制度。內(nèi)部控制的目標有：實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標、提高企業(yè)經(jīng)營效率和效果、合理保證財務報告及相關信息真實準確、合理保證企業(yè)資產(chǎn)安全完整、合理保證企業(yè)經(jīng)營合法合規(guī)。

二、會計信息化對企業(yè)原有內(nèi)部控制體系帶來的影響

任何事物都有兩面性。但由于會計信息化的升級，管理部門的重新構(gòu)造和會計人員及崗位組成結(jié)構(gòu)相應提出了更高的要求，也帶來了許多特定的問題和挑戰(zhàn)，可以說對企業(yè)原有內(nèi)控體系造成了明顯的沖擊。

1.內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生改變

企業(yè)內(nèi)控體系的環(huán)境變化主要分為兩點。

首先是由簡單到復雜，包括兩方面：一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的財務部門只是簡單地由會計專業(yè)人員構(gòu)成，而會計信息化的現(xiàn)代會計部門有多種工種組成——財務會計專業(yè)人員、計算機管理人員以及財務會計軟件專家等；另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的財務部門只是簡單地對手中的數(shù)據(jù)進行核算、匯總儲存處理，而會計信息化的現(xiàn)代會計部門已經(jīng)通過管理決策軟件進行更為復雜的經(jīng)濟業(yè)務，如各種業(yè)務活動預測、各種資源規(guī)劃等。

其次是由復雜到簡單，也包括兩方面：一是在電子單據(jù)形成的同時可以通過網(wǎng)絡通訊快速的傳遞財務部門，會計財務工作人員一旦處理完經(jīng)濟業(yè)務，所有相關的會計信息都會通過會計信息系統(tǒng)自動輸出，瞬間就可以完成從原始單據(jù)憑證到最終會計信息處理的過程，省去了中間的時間差和避免了人員交流產(chǎn)生的誤差；二是現(xiàn)在信息化系統(tǒng)下，一個部門甚至一個員工就可以完成原本需要幾個部門共同合作才能完成的經(jīng)濟業(yè)務活動。

2、內(nèi)部控制內(nèi)容更加廣泛

有效的內(nèi)部控制要求，在會計工作人員事先進行審核和輸入計算機形成電腦中的原始數(shù)據(jù)時，要規(guī)范化、標準化，以保證會計信息的質(zhì)量和可用性。而且，如果不進行有效的內(nèi)部控制就會出現(xiàn)很大的風險，因為會計信息化是以計算機網(wǎng)絡為記錄工具，導致集中了相對關聯(lián)的職責權限。同時，會計信息化系統(tǒng)中，是將經(jīng)濟業(yè)務記錄到電磁介質(zhì)中，實現(xiàn)會計電子核算無紙化。但由于電磁介質(zhì)很容易損壞，增加了丟失、損毀的風險。所以必須加強內(nèi)控建設，規(guī)范會計檔案儲存形式，盡量規(guī)避會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的各種風險。

3、財務及其他企業(yè)管理人員需要轉(zhuǎn)型

在賬簿會計核算系統(tǒng)中，對會計工作人員的要求很低，只要懂得會計專業(yè)知識、精通財經(jīng)法律法規(guī)即可。但在新形勢發(fā)展環(huán)境下，手工記賬逐漸被電子化替代，會計人員的主要工作任務變成會計憑證的錄入和審核，由核算型向管理型轉(zhuǎn)移，變成會計工作的重點。因為會計信息化系統(tǒng)是一個人機交互系統(tǒng)，只懂得會計專業(yè)知識遠遠不夠，還要懂得有關的電子計算機信息知識、網(wǎng)絡知識。會計信息化是會計理論、會計實務操作與電子計算機應用技術以及網(wǎng)絡信息技術的有機融合，所以既懂計算機又懂會計專業(yè)知識和相關管理知識的復合型人才的培養(yǎng)非常重要。

三、XX控股有限公司狀況分析

XX控股有限公司原來的企業(yè)狀況如下：不符合市場經(jīng)濟的要求，管理業(yè)務不科學，組織結(jié)構(gòu)很混亂，流程安排不合理，基本的規(guī)章制度的制定有很大欠缺，企業(yè)上下溝通或橫向溝通渠道有障礙，沒有統(tǒng)一的信息渠道，消息傳遞容易出現(xiàn)斷層、誤差和時間停滯差；財務人員數(shù)量很多，但工作人員的職能和素質(zhì)都相對比較低，缺乏自主管理權，幾乎是“要錢”和“報銷”的代名詞了，而且由于企業(yè)內(nèi)控不完善，貪污“小錢”的事情時有發(fā)生；會計部門只是一種記錄工具，而不是采集工具，這導致同一項經(jīng)濟活動的有關聯(lián)的數(shù)據(jù)先經(jīng)過了非財會人員的手再到達專業(yè)財會人手中，大量對管理企業(yè)有用的信息被忽略，因此，難以滿足管理的需要；會計部門由于流程先后原因，產(chǎn)生的資金流信息總會比物流信息慢一拍，賬目上的數(shù)據(jù)沒有實時性，體現(xiàn)的不是當時時點的余額，致使公司從效益角度上對經(jīng)營生產(chǎn)活動進行實時控制。

對于目前的這種狀況，公司經(jīng)營者深刻地認識到企業(yè)持續(xù)經(jīng)營存在很大風險，想要改變這種頹敗的企業(yè)狀況，只有先化為“零”，然后將企業(yè)會計系統(tǒng)被期望且能達到的理想功能羅列出來，通過集體考慮、綜合想法，篩選出符合成本——效益原則的最關鍵、最基本的系統(tǒng)功能，最后優(yōu)化組合成理想且能達成的新會計系統(tǒng)。

1.存在的問題

熟悉了解企業(yè)現(xiàn)存的問題、不足和缺陷是提出解決方案的首要前提。

XX控股有限公司原本存在的會計循環(huán)流程如下：填制憑證——登記賬簿——編制報表。核算比較嚴格，但流程很簡單，這樣的構(gòu)造使得會計流程及時在內(nèi)控方面發(fā)揮一定的牽制作用，但會產(chǎn)生時間差，不能發(fā)揮會計報告的真正作用而且會計報告要表達的信息也單一。其在信息溝通方面存在的問題如下：會計系統(tǒng)單項業(yè)務模式性質(zhì)嚴重，各個核算子系統(tǒng)之間聯(lián)系不緊密，甚至是分離開來的，難以形成信息共享，且一個個信息孤島致使會計信息相對比較零散，匯集比較麻煩，傳遞更是滯后的。缺點：信息不共享，訂單、付款和收貨是分開部門進行的，卻沒有及時的溝通交流。會計、采購、驗收部門賬目和貨物不符、賬目和賬目不符的情況時有發(fā)生。

2.解決方案

通過上面的流程圖可以很明顯地看出財務會計部門和采購部門各自成為信息孤島。而且，在各種憑證的核算、匯總及儲存過程中一旦出現(xiàn)什么微小的問題，很難查明原因，積少成多，給公司持續(xù)經(jīng)營造成隱患。這時，有效手段之一是從管理入手。通過科學合理地優(yōu)化和改造公司業(yè)務流程，運用 BPR，并與信息和網(wǎng)絡技術相結(jié)合，通過信息系統(tǒng)可以牢牢地控制每一項業(yè)務活動的處理過程。

（1）實施前的準備

凡事預則立，不預則廢。同時，任何事物都是有雙面性的。會計業(yè)務流程再造的關鍵點就是制定目標，然后根據(jù)長期目標，確定短期目標，制定相應的實施方案步驟。

①制定目標：對關鍵業(yè)務的流程改造之后，企業(yè)經(jīng)營者以會計實時控制系統(tǒng)為中心，利用現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡技術方法統(tǒng)攬監(jiān)控全局，會計信息需求者通過及時地獲取準確、可靠的信息，大大增強了決策正確性，為企業(yè)不斷發(fā)展壯大提供了有效的信息保障，增強了企業(yè)資產(chǎn)不斷增值的可能性。

②制定戰(zhàn)術：根據(jù)制定的戰(zhàn)略目標制定戰(zhàn)術。首先，要了解熟悉再造的所有業(yè)務流程，其中的細節(jié)也要做一些調(diào)查，形成業(yè)務流程再造的工作底稿。其次，篩選出其中比較先進的手段留作備用。將其他的程序化為“零”，根據(jù)最基本、最關鍵的目標形成一套流程。然后將信息技術加入到其中有用的地方，之后再利用集體優(yōu)勢，為這套流程“添血添肉”。最后，處理細節(jié)和不同部門的聯(lián)系，達成信息共享，讓實施性質(zhì)的信息傳遞成為現(xiàn)實。

（2）XX控股有限公司會計業(yè)務流程再造

XX控股有限公司實施會計業(yè)務流程再造，要秉承一定的原則和遵循制定的目標，盡量結(jié)構(gòu)簡單化、步驟規(guī)范化、業(yè)務自動化，企業(yè)會計業(yè)務流程再造的目的就是為了企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營，增加經(jīng)營效率的目標不變。

①再造后的會計、采購部門業(yè)務流程：

優(yōu)點：通過網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了信息共享，減少了信息傳遞的時滯差。通過網(wǎng)絡，供貨商可以與購買單位進行賬目核對，企業(yè)內(nèi)部不同部門之間進行賬賬核對、賬目和實物的核對，大大減少了錯誤率。

會計流程再造中利用高科技網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務信息的匯集，實現(xiàn)了資源共享，有很強的開放性。企業(yè)實行會計信息化，使得同一經(jīng)濟業(yè)務的相關數(shù)據(jù)可以被財會和非財會人員共同獲得，保證了可能存在的管理信息不被遺漏，保證了會計信息系統(tǒng)和其他部門系統(tǒng)的記錄儲存的數(shù)據(jù)相一致，使得資金流信息和物流信息可以隨時“保持聯(lián)系”，使得財務賬目和會計報告上體現(xiàn)的數(shù)據(jù)時當時時點的余額，保證了企業(yè)經(jīng)營者對經(jīng)濟業(yè)務活動進行實時控制。在經(jīng)濟環(huán)境瞬息萬變的今天，會計信息化保障了信息的及時性、相關性，保證了其存在的價值。

四、啟示

物競天擇，適者生存。在如今的世界“大戰(zhàn)場”中，企業(yè)想要獲得持續(xù)經(jīng)營、不斷發(fā)展壯大的機會，就必須實行會計信息化，并且加強會計信息化環(huán)境下的內(nèi)控體系建設。

實行會計信息化是企業(yè)繼續(xù)存在的必然，是一種歷史發(fā)展的必然。會計信息化是企業(yè)管理工具不斷升級的當前階段。但同時，企業(yè)是一個整體，關鍵因素包括人、技術、文化，人員是會計信息化的參與因素，文化是保證因素。成功實施會計信息化需要多種因素的配合。當然，在實施會計信息化的過程中不能忽略了總體經(jīng)營戰(zhàn)略思想、作業(yè)流程中的聯(lián)結(jié)作用，要考慮經(jīng)營流程設計和管理流程之間的聯(lián)系。企業(yè)想要發(fā)展，必須真正準確的掌握好會計信息環(huán)境，制定有效的內(nèi)控體系。企業(yè)所處的經(jīng)濟大環(huán)境是瞬息萬變的，特別是在會計信息化環(huán)境下，建設有效的內(nèi)控體系必須準備好，隨時迎接新問題和新挑戰(zhàn)。因此，對企業(yè)內(nèi)部控制的研究不能停止間斷，必須不斷研究挖掘，才能保證企業(yè)在社會主義市場經(jīng)濟“商場”中正常運行。（作者單位：北京工商大學商學院）

參考文獻：

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