楊秀娟

摘 要：伴隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求與國(guó)際化趨同性的趨勢(shì)，各大企業(yè)在迎來(lái)一眾機(jī)遇的同時(shí)也面臨著更多新的挑戰(zhàn)，在此背景下的檔案管理作為企業(yè)不可或缺的重要組成已日顯重要。作為核電站這樣的大型企業(yè)，檔案是企業(yè)管理中必不可少的重要資源。與此同時(shí)，信息化技術(shù)的大面積普及，也為企業(yè)檔案管理提供了技術(shù)支撐。傳統(tǒng)檔案管理在此形勢(shì)下已逐漸凸顯出與發(fā)展脫節(jié)的種種跡象，亟待加強(qiáng)規(guī)范化管理以與時(shí)代相適應(yīng)，以更好地服務(wù)于電站管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)行政管理；檔案管理規(guī)范；信息化建設(shè)；企業(yè)歸檔制度

本文主要圍繞電站檔案管理工作展開(kāi)，檔案載錄了電站從選址、設(shè)計(jì)、建設(shè)、調(diào)試、運(yùn)行至退役歷程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，而科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)文件查閱與利用帶來(lái)極大便利，使得電站檔案管理水平得到切實(shí)提高，同時(shí)也為企業(yè)未來(lái)發(fā)展提供了強(qiáng)大的資源支撐。

1 企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的意義

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深化帶動(dòng)了國(guó)內(nèi)各領(lǐng)域、行業(yè)的發(fā)展，同時(shí)也迎來(lái)了更多、更大的挑戰(zhàn)與沖擊，改革創(chuàng)新已呈必然之勢(shì)，作為與國(guó)民經(jīng)濟(jì)息息相關(guān)的核電站更應(yīng)如是。其中，檔案管理工作作為全局管理中至關(guān)重要的有機(jī)組成，需企業(yè)上下應(yīng)給予足夠的重視和關(guān)注，使之充分發(fā)揮職能作用，為企業(yè)長(zhǎng)期和可持續(xù)發(fā)展提供有利支撐。

檔案資料載錄著企業(yè)發(fā)展的各個(gè)印記和發(fā)展歷程，是企業(yè)展現(xiàn)其歷史與案例的重要平臺(tái)，是解決新問(wèn)題、應(yīng)對(duì)新挑戰(zhàn)的咨詢(xún)手冊(cè)，也是制定未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的指南針。何以衡量一家企業(yè)管理現(xiàn)代化水平的標(biāo)尺，考量視其檔案管理水平的高低即可知一二。檔案管理工作內(nèi)容不僅包含了記錄企業(yè)上下、生產(chǎn)前線或后勤等一系列資料信息，同時(shí)記錄著相關(guān)財(cái)政收入和支出的財(cái)務(wù)檔案；行政文書(shū)和企業(yè)印章的保存、管理，行政工作登記備案的行政檔案；工作人員基本信息與人員流動(dòng)情況的人事檔案；相關(guān)產(chǎn)品研究資料的研發(fā)檔案，等等?；谏鲜隹芍恳活?lèi)目的檔案都各有其收錄與管轄范圍，中心內(nèi)容也各不相同，但卻都與企業(yè)發(fā)展與運(yùn)作密不可分，必須予以高度重視，積極采取規(guī)范化管理，借以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌l(fā)展觀提高檔案管理的整體水平。

2 企業(yè)檔案管理工作中的常見(jiàn)現(xiàn)象

（一）檔案利用率偏低。新形勢(shì)下，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，社會(huì)改革不斷推進(jìn)，社會(huì)各界對(duì)檔案的要求亦隨之不斷提高，因此企業(yè)在檔案收集工作中遇到的問(wèn)題越來(lái)越明顯，尤其檔案收集與利用之間脫節(jié)嚴(yán)重。例如，企業(yè)在進(jìn)行某項(xiàng)研發(fā)和投產(chǎn)分析時(shí)，通常較少，甚至從不在以前存留下的同類(lèi)檔案，或是已研討過(guò)的檔案中尋找方案或依據(jù)，由此造成大量方案被重復(fù)研究，不僅在人力、物力與財(cái)力上造成了浪費(fèi)，同時(shí)亦有礙于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的如期實(shí)現(xiàn)。也就是說(shuō)，企業(yè)如若對(duì)其保存的檔案棄之不用，檔案管理工作即至始至終毫無(wú)存在意義，而檔案規(guī)范化管理的目的，就在于幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)有效且高效的檔案利用率。

（二）檔案收集不完整。因部分企業(yè)檔案管理結(jié)構(gòu)的不合理，比如過(guò)度重視上級(jí)發(fā)文，而對(duì)涉及內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的資料、管理文件、經(jīng)濟(jì)合同、報(bào)表的管理過(guò)于疏忽，資料的收集既不及時(shí)，又不完整，沒(méi)能抓住新形勢(shì)下企業(yè)的工作重點(diǎn)，不僅對(duì)企業(yè)重點(diǎn)科研成果、重要生產(chǎn)項(xiàng)目資料收集不當(dāng)，對(duì)電子版信息資料的收集也多有缺漏。此外，受人員流動(dòng)頻繁的影響，部分企業(yè)檔案管理人員也經(jīng)常更換，有些檔案管理人員在變動(dòng)過(guò)程中，沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)的工作交接，甚至將極為重要的文件弄丟或者據(jù)為己有，或是在組織架構(gòu)變動(dòng)時(shí)撤銷(xiāo)了檔案管理部門(mén)，造成資料歸檔混亂，致使大量檔案資料不同程度上的缺漏，這些都大大增加了檔案的收集難度。

（三）隊(duì)伍素養(yǎng)待強(qiáng)化。部分企業(yè)檔案管理人員長(zhǎng)期被動(dòng)工作，全然不會(huì)主動(dòng)收集資料，坐等相關(guān)人員上交，造成檔案資料收集出現(xiàn)嚴(yán)重滯后性。同時(shí)，隨著檔案管理信息化程度不斷縱深發(fā)展，為檔案管理提供了先進(jìn)的科技手段，也對(duì)檔案管理人員提出了新的要求。然而現(xiàn)實(shí)中，大多企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的調(diào)控和競(jìng)爭(zhēng)之下，一直都將發(fā)展戰(zhàn)略重點(diǎn)投放在經(jīng)營(yíng)上，對(duì)待檔案管理工作的態(tài)度普遍徘徊在一種“可有可無(wú)”的形態(tài)中，由此對(duì)待檔案管理工作人員的重視度自然也就不高，導(dǎo)致愿意投身檔案管理事業(yè)的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長(zhǎng)期缺乏專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)而致使業(yè)務(wù)能力無(wú)法適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需求。

3 實(shí)踐企業(yè)檔案規(guī)范化管理的工作路徑

自電站企業(yè)設(shè)立了文件檔案處，從項(xiàng)目建造、機(jī)組調(diào)試到電站生產(chǎn)運(yùn)行，所有的文件和檔案工作均由文檔處負(fù)責(zé)，使文檔一體化管理得到了體制上的保障。為適應(yīng)企業(yè)建設(shè)發(fā)展，究其檔案管理工作的革新筆者建議如下：

（一）更新檔案規(guī)范管理理念。此舉雖不僅是提高企業(yè)檔案管理水平的前提和基礎(chǔ)，還是規(guī)范員工自身行為，維護(hù)企業(yè)良好形象的有效方法之一。為此，可利用座談會(huì)議、實(shí)例分析等活動(dòng)的開(kāi)展來(lái)宣傳檔案管理工作的重要性，特別是電站管理層首應(yīng)以身作則，借以示范帶頭作用來(lái)端正全體員工對(duì)檔案管理的認(rèn)知，同時(shí)，檔案管理人員自身也應(yīng)清晰認(rèn)識(shí)到本職工作的重要程度，藉以不斷強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)技能，提高工作效率，樹(shù)立對(duì)本職工作的榮譽(yù)感和自豪感。

（二）健全檔案歸檔制度規(guī)范。檔案規(guī)范化管理是企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展的重中之重，對(duì)其管理制度的制定必須予以嚴(yán)格審視，參照企業(yè)實(shí)際情況與需求可能性，以及權(quán)衡各部門(mén)、各對(duì)象受眾的利益。比如，制度應(yīng)對(duì)檔案管理工作的每一環(huán)節(jié)作出明確的分工指引，如具體的工作細(xì)則，詳細(xì)的管理要求，人性化的獎(jiǎng)懲措施，完善的應(yīng)急預(yù)案等。此外，還應(yīng)對(duì)檔案的復(fù)印、備份以及保密等手續(xù)予以嚴(yán)格限定，以提高檔案管理人員的警惕性，最大范圍將管理失誤風(fēng)險(xiǎn)降至最低。

（三）強(qiáng)化全員管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案收集人員的工作連續(xù)性與穩(wěn)定性，極有利于為企業(yè)培養(yǎng)更為專(zhuān)業(yè)的檔案資料收集管理人員。因檔案資料收集管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，新上崗的人員需要一定時(shí)期實(shí)習(xí)才能完全勝任，所以，要根據(jù)內(nèi)部檔案工作具體情況，配備相應(yīng)的檔案收集人員，并確保其工作相對(duì)穩(wěn)定，從而為電站檔案管理工作的長(zhǎng)足穩(wěn)定儲(chǔ)備人才資源，確保電站檔案管理工作得以長(zhǎng)期有序開(kāi)展。

（四）推動(dòng)檔案的信息化建設(shè)。信息化的檔案管理不僅使得檔案更便于相關(guān)人員的查閱與利用，同時(shí)亦有益于檔案資料的長(zhǎng)久保存。為此，企業(yè)應(yīng)廣泛借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，加大對(duì)檔案信息化管理的資金投入，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況與經(jīng)濟(jì)實(shí)力合理適度的引入相關(guān)先進(jìn)設(shè)備，對(duì)以往紙質(zhì)檔案全面以電子文檔形式收編歸檔，同步設(shè)置電子檢索功能。需要注意的是，在全面推廣信息化管理的同時(shí)，要警惕信息技術(shù)特性是利弊同在的，故在享受信息技術(shù)為檔案管理帶來(lái)的便捷時(shí)，也必須強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安保措施，防止電子檔案遭受病毒漏洞、網(wǎng)絡(luò)竊取等技術(shù)攻擊，確保電站內(nèi)部機(jī)密資料的高度安全性。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)核電建設(shè)的快速發(fā)展，核電機(jī)組國(guó)產(chǎn)化進(jìn)程的加快，核電檔案管理工作水平也會(huì)不斷踏上新的臺(tái)階，為我國(guó)核電事業(yè)的大發(fā)展，提供可靠保障和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案管理工作雖看似企業(yè)管理中最為基礎(chǔ)的工作，但對(duì)企業(yè)整體管理與發(fā)展作用重大。大量新科技及新技術(shù)被廣泛應(yīng)用到檔案收集工作中，改變了企業(yè)檔案?jìng)鹘y(tǒng)的儲(chǔ)存形式，對(duì)檔案管理工作即帶來(lái)機(jī)遇又是新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員必須厘清檔案管理工作難點(diǎn)，積極尋找解決途徑，不斷在實(shí)踐中促進(jìn)檔案管理工作更為規(guī)范與高效。

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