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        企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的路徑探析

        2015-06-29 07:29:40楊秀娟
        卷宗 2015年6期
        關(guān)鍵詞:企業(yè)行政管理信息化建設(shè)

        楊秀娟

        摘 要:伴隨著市場經(jīng)濟發(fā)展需求與國際化趨同性的趨勢,各大企業(yè)在迎來一眾機遇的同時也面臨著更多新的挑戰(zhàn),在此背景下的檔案管理作為企業(yè)不可或缺的重要組成已日顯重要。作為核電站這樣的大型企業(yè),檔案是企業(yè)管理中必不可少的重要資源。與此同時,信息化技術(shù)的大面積普及,也為企業(yè)檔案管理提供了技術(shù)支撐。傳統(tǒng)檔案管理在此形勢下已逐漸凸顯出與發(fā)展脫節(jié)的種種跡象,亟待加強規(guī)范化管理以與時代相適應(yīng),以更好地服務(wù)于電站管理,實現(xiàn)企業(yè)的長遠發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:企業(yè)行政管理;檔案管理規(guī)范;信息化建設(shè);企業(yè)歸檔制度

        本文主要圍繞電站檔案管理工作展開,檔案載錄了電站從選址、設(shè)計、建設(shè)、調(diào)試、運行至退役歷程中的點點滴滴,而科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理不僅能夠為企業(yè)文件查閱與利用帶來極大便利,使得電站檔案管理水平得到切實提高,同時也為企業(yè)未來發(fā)展提供了強大的資源支撐。

        1 企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的意義

        社會主義市場經(jīng)濟的深化帶動了國內(nèi)各領(lǐng)域、行業(yè)的發(fā)展,同時也迎來了更多、更大的挑戰(zhàn)與沖擊,改革創(chuàng)新已呈必然之勢,作為與國民經(jīng)濟息息相關(guān)的核電站更應(yīng)如是。其中,檔案管理工作作為全局管理中至關(guān)重要的有機組成,需企業(yè)上下應(yīng)給予足夠的重視和關(guān)注,使之充分發(fā)揮職能作用,為企業(yè)長期和可持續(xù)發(fā)展提供有利支撐。

        檔案資料載錄著企業(yè)發(fā)展的各個印記和發(fā)展歷程,是企業(yè)展現(xiàn)其歷史與案例的重要平臺,是解決新問題、應(yīng)對新挑戰(zhàn)的咨詢手冊,也是制定未來發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的指南針。何以衡量一家企業(yè)管理現(xiàn)代化水平的標(biāo)尺,考量視其檔案管理水平的高低即可知一二。檔案管理工作內(nèi)容不僅包含了記錄企業(yè)上下、生產(chǎn)前線或后勤等一系列資料信息,同時記錄著相關(guān)財政收入和支出的財務(wù)檔案;行政文書和企業(yè)印章的保存、管理,行政工作登記備案的行政檔案;工作人員基本信息與人員流動情況的人事檔案;相關(guān)產(chǎn)品研究資料的研發(fā)檔案,等等?;谏鲜隹芍?,每一類目的檔案都各有其收錄與管轄范圍,中心內(nèi)容也各不相同,但卻都與企業(yè)發(fā)展與運作密不可分,必須予以高度重視,積極采取規(guī)范化管理,借以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌l(fā)展觀提高檔案管理的整體水平。

        2 企業(yè)檔案管理工作中的常見現(xiàn)象

        (一)檔案利用率偏低。新形勢下,我國社會經(jīng)濟發(fā)展迅速,社會改革不斷推進,社會各界對檔案的要求亦隨之不斷提高,因此企業(yè)在檔案收集工作中遇到的問題越來越明顯,尤其檔案收集與利用之間脫節(jié)嚴(yán)重。例如,企業(yè)在進行某項研發(fā)和投產(chǎn)分析時,通常較少,甚至從不在以前存留下的同類檔案,或是已研討過的檔案中尋找方案或依據(jù),由此造成大量方案被重復(fù)研究,不僅在人力、物力與財力上造成了浪費,同時亦有礙于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的如期實現(xiàn)。也就是說,企業(yè)如若對其保存的檔案棄之不用,檔案管理工作即至始至終毫無存在意義,而檔案規(guī)范化管理的目的,就在于幫助企業(yè)實現(xiàn)有效且高效的檔案利用率。

        (二)檔案收集不完整。因部分企業(yè)檔案管理結(jié)構(gòu)的不合理,比如過度重視上級發(fā)文,而對涉及內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)的資料、管理文件、經(jīng)濟合同、報表的管理過于疏忽,資料的收集既不及時,又不完整,沒能抓住新形勢下企業(yè)的工作重點,不僅對企業(yè)重點科研成果、重要生產(chǎn)項目資料收集不當(dāng),對電子版信息資料的收集也多有缺漏。此外,受人員流動頻繁的影響,部分企業(yè)檔案管理人員也經(jīng)常更換,有些檔案管理人員在變動過程中,沒有進行相關(guān)的工作交接,甚至將極為重要的文件弄丟或者據(jù)為己有,或是在組織架構(gòu)變動時撤銷了檔案管理部門,造成資料歸檔混亂,致使大量檔案資料不同程度上的缺漏,這些都大大增加了檔案的收集難度。

        (三)隊伍素養(yǎng)待強化。部分企業(yè)檔案管理人員長期被動工作,全然不會主動收集資料,坐等相關(guān)人員上交,造成檔案資料收集出現(xiàn)嚴(yán)重滯后性。同時,隨著檔案管理信息化程度不斷縱深發(fā)展,為檔案管理提供了先進的科技手段,也對檔案管理人員提出了新的要求。然而現(xiàn)實中,大多企業(yè)在市場經(jīng)濟的調(diào)控和競爭之下,一直都將發(fā)展戰(zhàn)略重點投放在經(jīng)營上,對待檔案管理工作的態(tài)度普遍徘徊在一種“可有可無”的形態(tài)中,由此對待檔案管理工作人員的重視度自然也就不高,導(dǎo)致愿意投身檔案管理事業(yè)的人員逐年減少,即便在崗人員,也因長期缺乏專業(yè)培訓(xùn)而致使業(yè)務(wù)能力無法適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需求。

        3 實踐企業(yè)檔案規(guī)范化管理的工作路徑

        自電站企業(yè)設(shè)立了文件檔案處,從項目建造、機組調(diào)試到電站生產(chǎn)運行,所有的文件和檔案工作均由文檔處負(fù)責(zé),使文檔一體化管理得到了體制上的保障。為適應(yīng)企業(yè)建設(shè)發(fā)展,究其檔案管理工作的革新筆者建議如下:

        (一)更新檔案規(guī)范管理理念。此舉雖不僅是提高企業(yè)檔案管理水平的前提和基礎(chǔ),還是規(guī)范員工自身行為,維護企業(yè)良好形象的有效方法之一。為此,可利用座談會議、實例分析等活動的開展來宣傳檔案管理工作的重要性,特別是電站管理層首應(yīng)以身作則,借以示范帶頭作用來端正全體員工對檔案管理的認(rèn)知,同時,檔案管理人員自身也應(yīng)清晰認(rèn)識到本職工作的重要程度,藉以不斷強化專業(yè)技能,提高工作效率,樹立對本職工作的榮譽感和自豪感。

        (二)健全檔案歸檔制度規(guī)范。檔案規(guī)范化管理是企業(yè)檔案管理工作開展的重中之重,對其管理制度的制定必須予以嚴(yán)格審視,參照企業(yè)實際情況與需求可能性,以及權(quán)衡各部門、各對象受眾的利益。比如,制度應(yīng)對檔案管理工作的每一環(huán)節(jié)作出明確的分工指引,如具體的工作細(xì)則,詳細(xì)的管理要求,人性化的獎懲措施,完善的應(yīng)急預(yù)案等。此外,還應(yīng)對檔案的復(fù)印、備份以及保密等手續(xù)予以嚴(yán)格限定,以提高檔案管理人員的警惕性,最大范圍將管理失誤風(fēng)險降至最低。

        (三)強化全員管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案收集人員的工作連續(xù)性與穩(wěn)定性,極有利于為企業(yè)培養(yǎng)更為專業(yè)的檔案資料收集管理人員。因檔案資料收集管理工作是一項專業(yè)性較強的工作,新上崗的人員需要一定時期實習(xí)才能完全勝任,所以,要根據(jù)內(nèi)部檔案工作具體情況,配備相應(yīng)的檔案收集人員,并確保其工作相對穩(wěn)定,從而為電站檔案管理工作的長足穩(wěn)定儲備人才資源,確保電站檔案管理工作得以長期有序開展。

        (四)推動檔案的信息化建設(shè)。信息化的檔案管理不僅使得檔案更便于相關(guān)人員的查閱與利用,同時亦有益于檔案資料的長久保存。為此,企業(yè)應(yīng)廣泛借鑒先進的管理經(jīng)驗,加大對檔案信息化管理的資金投入,結(jié)合企業(yè)實際情況與經(jīng)濟實力合理適度的引入相關(guān)先進設(shè)備,對以往紙質(zhì)檔案全面以電子文檔形式收編歸檔,同步設(shè)置電子檢索功能。需要注意的是,在全面推廣信息化管理的同時,要警惕信息技術(shù)特性是利弊同在的,故在享受信息技術(shù)為檔案管理帶來的便捷時,也必須強化網(wǎng)絡(luò)安保措施,防止電子檔案遭受病毒漏洞、網(wǎng)絡(luò)竊取等技術(shù)攻擊,確保電站內(nèi)部機密資料的高度安全性。

        4 結(jié)語

        隨著我國核電建設(shè)的快速發(fā)展,核電機組國產(chǎn)化進程的加快,核電檔案管理工作水平也會不斷踏上新的臺階,為我國核電事業(yè)的大發(fā)展,提供可靠保障和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案管理工作雖看似企業(yè)管理中最為基礎(chǔ)的工作,但對企業(yè)整體管理與發(fā)展作用重大。大量新科技及新技術(shù)被廣泛應(yīng)用到檔案收集工作中,改變了企業(yè)檔案傳統(tǒng)的儲存形式,對檔案管理工作即帶來機遇又是新的挑戰(zhàn),檔案管理人員必須厘清檔案管理工作難點,積極尋找解決途徑,不斷在實踐中促進檔案管理工作更為規(guī)范與高效。

        參考文獻

        [1]陸華.新時期企業(yè)檔案收集工作中存在的問題及對策[J].中國管理信息化,2014(7)

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        [3]黃禹康.論現(xiàn)代企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設(shè)[J].機電兵船檔案,2010(01)

        [4]王麾.電子文件檔案化是確保檔案管理完整與安全的必由之路[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品,2011(03)

        [5] 傅景琳,李軍.建設(shè)企業(yè)信息平臺的思考[J].科技資訊,2008(27)

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