張琳

摘 要：科技檔案的管理工作具有較強的專業(yè)性，良好的科技檔案管理機制能有效地提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益，促進企業(yè)的快速發(fā)展。因此，在煤炭企業(yè)的日常運作中，應(yīng)重視科技檔案的管理工作，深入分析科技檔案在工程項目質(zhì)量控制中的作用以及自身存在的問題，使煤炭科技檔案管理工作在工程項目中能夠更好地發(fā)揮作用。本文針對目前煤炭科技檔案自身存在的問題和對工程項目質(zhì)量控制的作用進行探討，并提出一些合理的改善建議。

關(guān)鍵詞：煤炭科技檔案；工程項目；質(zhì)量控制；作用

科技檔案全稱為科學(xué)技術(shù)檔案，是指在自然科學(xué)研究、基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)等科技活動中形成的應(yīng)當存檔的科技類書面材料[1]。煤炭科技檔案的管理工作對企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)濟效益的提高起著重要作用。煤炭科技檔案包含著大量煤炭企業(yè)生產(chǎn)活動的相關(guān)資料，內(nèi)容涉及地質(zhì)勘探、科學(xué)研究、基本建設(shè)、產(chǎn)品設(shè)備等多個方面。隨著我國煤炭行業(yè)的不斷發(fā)展壯大，煤炭工程項目日漸增多，在工程項目的施工過程中，會形成大量的施工文件和資料，這些書面材料能夠清晰地記述工程項目運作中的具體情況，對工程項目的質(zhì)量控制具有重要的參考價值。

1 煤炭科技檔案在工程項目質(zhì)量控制中的作用

隨著煤炭行業(yè)的高速發(fā)展，科技檔案在工程項目質(zhì)量控制中的作用日益顯著。在煤炭企業(yè)的工程項目建設(shè)中，科學(xué)的煤炭科技檔案管理工作可以有效地提高工程項目的生產(chǎn)率，從而得到更高的經(jīng)濟效益。條理清晰的煤炭科技檔案材料可以避免工程施工過程中的資源浪費、勞動重復(fù)等現(xiàn)象，以防造成不必要的損失，對工程項目的質(zhì)量控制具有重要作用[2]。在具體的工程項目質(zhì)量控制中，可從以下幾個方面得到體現(xiàn)。

1.1 工程項目建設(shè)前期

在工程項目的建設(shè)初始階段，制定立項文件，確保對工程項目的決策、審批等流程進行正確記錄，以此為依據(jù)，對經(jīng)費預(yù)算、施工流程進行設(shè)計并歸納整理，全面掌握工程項目的施工走向。在進行工程項目質(zhì)量控制時，可以合理利用這些施工材料，為施工過程的規(guī)劃提供參考。

1.2 工程項目招投標期間

在工程項目的招投標時期，進行文件的起草，書寫，修改，最終確立施工方案。這一流程有效地將施工計劃用直觀的文字形式記錄下來，為施工項目提供了參考依據(jù)[3]。同時，這種文字材料可以使容易被忽視的細節(jié)問題詳細的表現(xiàn)出來，使大家對工程項目的具體內(nèi)容有更深入的了解。

1.3 工程項目施工階段

在工程項目的實際施工過程中，應(yīng)制定合理高效的檔案管理制度，同時對施工進程和施工狀態(tài)進行準確詳細地記錄，及時將記錄反饋給工程監(jiān)管部門，在施工的同時進行記錄、監(jiān)察，保障施工的高效有序進行，同時在記錄過程中形成了重要的施工資料。

此外，檔案管理工作人員應(yīng)與施工人員加強彼此的聯(lián)系，互相配合，親臨施工現(xiàn)場了解項目的施工情況，以確保施工材料的真實準確，從根本上保證工程項目質(zhì)量的達標，對工程項目質(zhì)量做到有效控制。

1.4 工程項目竣工期間

在工程項目竣工時，煤炭科技檔案的管理工作也進行到了最后一個階段。在這一時期形成的竣工資料和后期維護工作方案是整個工程檔案的重要部分，為將來工程管理提供了參考依據(jù)。最后，將形成的科技檔案資料交給檔案管理部門統(tǒng)一進行管理。通過這一過程，既完善了工程項目科技檔案的管理體制，也為項目后期維護提供了條件，同時還為整個工程項目的施工細節(jié)提供了準確詳細的書面資料。

2 煤炭科技檔案管理中存在的問題

近年來，我國煤炭行業(yè)得到了高速發(fā)展，同時也不斷通過改革創(chuàng)新、分離與重組等手段來加速企業(yè)經(jīng)濟效益的提高，因此，造成了煤炭企業(yè)檔案管理工作中的諸多難題?，F(xiàn)將煤炭企業(yè)科技檔案管理中存在的主要問題總結(jié)如下。

2.1 缺乏科技檔案管理設(shè)備，未實現(xiàn)自動化管理模式

當前，煤炭企業(yè)對科技檔案的管理工作沒有足夠的重視，對科技檔案管理設(shè)備缺乏投入，無法實現(xiàn)檔案的自動化管理模式。特別是經(jīng)濟效益相對落后、發(fā)展速度緩慢的煤炭企業(yè)，對科技檔案的管理工作還處于原始階段，仍然進行人工處理檔案，檔案管理模式落后。而且，在人工處理過程中，很難避免檔案出錯的問題。如在煤炭科技檔案的文字材料和圖紙資料的歸檔過程中，個別圖紙資料的修改沒有標注具體日期，甚至有的圖紙用草圖代替了正規(guī)圖等。一些文字材料使用普通圓珠筆或鉛筆進行書寫記錄，隨著時間的推移會出現(xiàn)字跡模糊等現(xiàn)象，不利于資料的長期保存[4]。這些問題都嚴重影響著煤炭科技檔案的保存、歸檔、查找、利用等活動。因此，落后的科技檔案管理模式難以滿足時代的發(fā)展需求，阻礙煤炭企業(yè)的發(fā)展。

2.2 煤炭科技檔案管理流程繁瑣復(fù)雜，難度較大

煤炭科技檔案隨著工程項目的增加而不斷積累，形成了數(shù)量龐大的文件資料。由于檔案的數(shù)目偏多，為科技檔案的管理工作增加了難度，且科技檔案的管理工作繁瑣復(fù)雜，枯燥乏味，使科技檔案管理工作者對工作內(nèi)容失去興趣。

2.3 煤炭科技檔案管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

當前煤炭行業(yè)對科技檔案管理工作不加重視，檔案的管理人員缺乏專業(yè)知識和管理技術(shù)，無法勝任煤炭科技檔案管理的相關(guān)工作，對文件的整理、分類、歸檔等工作流程缺乏專業(yè)性，綜合素質(zhì)無法滿足煤炭企業(yè)前進和發(fā)展的需要[5]。

3 煤炭科技檔案管理工作現(xiàn)存問題的解決措施

3.1 加大對科技檔案管理工作的投入

煤炭企業(yè)應(yīng)加大對科技檔案管理工作的重視程度，增加管理設(shè)備和資金投入，摒棄落后的檔案管理方法，從人工處理檔案模式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊芾砟Ｊ?，全面實現(xiàn)煤炭科技檔案的信息化管理。同時，在煤炭科技檔案的管理過程中，要使檔案管理工作與工程的施工進度保持一致[6]。

3.2 完善煤炭科技檔案管理制度

煤炭企業(yè)應(yīng)制定完善的科技檔案管理制度，健全檔案管理體制，使科技檔案管理工作有條不紊的進行。檔案管理人員應(yīng)直接參與到工程項目之中，收集整理項目從初始階段到竣工期間的所有重要資料，保證檔案的真實準確，同時能夠為施工過程的各個環(huán)節(jié)提供所需檔案作為參考，使煤炭科技檔案的管理工作高效有序地進行。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

煤炭企業(yè)在招聘科技檔案管理人員時，應(yīng)仔細選拔優(yōu)秀的專業(yè)型人才，除了對專業(yè)檔案管理技能的考察外，還應(yīng)注重應(yīng)聘者的綜合素質(zhì)和工作熱情。只有檔案管理工作者具有對工作的熱愛，才能增強檔案管理工作的工作效率和準確度，全面提高科技檔案的管理質(zhì)量。企業(yè)管理人員應(yīng)定期組織員工培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理技能和專業(yè)素質(zhì)，高質(zhì)量地完成檔案的整理收集、歸檔利用等工作。

4 結(jié)束語

煤炭企業(yè)科技檔案的管理對工程項目質(zhì)量控制具有重要作用。對煤炭企業(yè)的科技檔案進行合理有效的管理，能夠保障工程項目的質(zhì)量，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益，從而使企業(yè)得到更好的發(fā)展，能夠適應(yīng)現(xiàn)代煤炭企業(yè)發(fā)展的需求，同時帶動了煤炭行業(yè)的整體進步，對提高我國國民經(jīng)濟具有重要意義。

參考文獻

[1] 荀巨虹.煤炭科技檔案管理的經(jīng)濟效益淺析[J].才智，2011（25）：340.

[2] 楊建平，張曉東.煤炭科技檔案在非煤項目工程質(zhì)量控制中的作用[J].中國煤炭，2011，35（8）：35-36.

[3] 杜萍.煤炭企業(yè)工程項目檔案管理的問題分析及實踐[J].中國高新技術(shù)企業(yè)，2013（21）：147-148.

[4] 金恒.論煤炭科技檔案在工程項目質(zhì)量控制中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（15）：210，212.

[5] 戚會轉(zhuǎn).淺析檔案在煤礦生產(chǎn)經(jīng)營中的作用[J].科技信息，2012（25）：192.

[6] 賀遠程.工程檔案管理對促進建設(shè)工程質(zhì)量作用的研究[J].中外建筑，2010（11）：125-126.