摘 要：本文闡述了維和培訓資料的重要性，分析了收集、歸檔工作中存在的問題，提出相應的解決方法，以期更好地實現應用。

關鍵詞：檔案管理

中國維和警察培訓中心（以下簡稱維和培訓中心）2001年3月經公安部批準成立，承擔中國維和警察、維和警察防暴隊、警務聯(lián)絡官和外籍警察的培訓任務。經過十幾年的建設發(fā)展，維和培訓中心如今已經成為國際知名的綜合性、現代化的維和培訓基地，已經成為中國維和警察的搖籃，維和教學研究的基地和國際合作的窗口。作為中國唯一一家培訓維和警察和維和警察防暴隊的機構，其工作性質特殊，使命光榮，這就形成了維和培訓中心檔案資料的唯一性和特殊性，其重要性更是可想而知。

1 維和培訓中心檔案資料的重要性

“檔案是國家機構、社會組織以及個人在社會活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！睓n案不僅珍藏歷史、記載社會，而且積累經驗，對于回顧過去、指導現在，具有十分重要的借鑒意義。

維和培訓過程中形成的各種檔案記載著中國維和警察工作發(fā)展的歷史，客觀反映著維和培訓工作教學管理、隊伍建設、基礎設施、科研開發(fā)等方面的過程和成果。檔案將歷史工作情況系統(tǒng)全面的存檔與展現，讓管理團隊能夠及時了解工作狀況，為指導下一步工作和科學決策提供全面客觀的理論依據。

維和培訓教學工作，著眼聯(lián)合國行動任務需求，直接關系所培養(yǎng)人才的質量。經過系統(tǒng)整理的研修教學、建設評估的各類檔案既是開展教學研究的可靠資料，也是改革教學工作的重要依據，對于改進教學工作、提高教學質量、促進教學工作的持續(xù)發(fā)展有著至關重要的作用。讓教學管理工作在實踐中能夠有所借鑒，避免走彎路，為高效工作提供條件。

維和研究領域越來越受關注，理論成果不斷發(fā)展創(chuàng)新。作為中國維和警察的培訓機構，維和工作學術研討、權威專家來訪、科研合作中形成的文字材料、聲像、實物等檔案信息最為系統(tǒng)、最為全面。維和培訓中心在維和資料、檔案資源方面具有天然獨特的優(yōu)勢，是維和科研工作的資源庫。

2 維和培訓中心檔案工作現狀及存在的問題

2.1 檔案意識不強

受傳統(tǒng)思想觀念影響，一直以來人們對檔案工作缺乏應有的重視，覺得檔案工作無關緊要，干好干壞影響不大，檔案意識不強。維和培訓中心有兼職檔案員一人，隸屬教學辦公室，辦公室工作量大、工作繁雜，兼職檔案員一般都身兼數職，平時無暇顧及歸檔工作；如果承辦人日常不注意保管材料，不及時整理移交給兼職檔案員，很容易出現歸檔材料不全、歸檔不及時的現象。

2.2 任務區(qū)檔案資料收集工作難度相對較大

維和中心培訓任務多，參與人員范圍廣，有時會涉及到與外單位的合作，由于承辦人員多，存在檔案資料收集不全、缺失現象，使檔案在全面完整性方面存在瑕疵。另外，由于維和警察來自全國各地，執(zhí)行完維和任務后，一般都直接回到自己的單位，有時因反饋渠道不及時、不通暢，致使一些維和任務區(qū)的一線珍貴材料收集困難，造成任務區(qū)一線資料有時不能歸檔或不能及時歸檔。

2.3 聲像檔案資料歸檔困難

維和培訓活動中形成了大量珍貴的照片以及聲像資料，對于研究維和歷史、教學和學術工作具有重要利用價值。但是長期以來，相比紙質檔案，人們一般不重視聲像檔案，不清楚那些是聲像檔案，以為只有上級來函、重要發(fā)文才是檔案，而在各項活動中拍攝的照片、錄音、錄像等，用作新聞宣傳后，就完成任務了，不需要整理歸檔；認為誰拍攝的聲像資料，版權就歸屬誰，怎么處理屬個人行為。這就造成了聲像檔案資料失控和流失，致使檔案資料不完整。

2.4 實物檔案存放受限

實物檔案是具有檔案屬性的實物通過收集整理而轉化成的檔案。在一些出訪和來訪中維和培訓中心收到一些中外客人贈送的紀念章，紀念品和活動中的簽字題名等實物資料，附屬著如活動時間、名稱等檔案信息，承載記錄著維和國內外合作交流發(fā)展重要的歷史篇章，是中國維和警察培訓工作重要的歷史見證。從長遠來看，經歷相當長的時間后，部分實物檔案在未來特定的歷史中必定會發(fā)揮重要作用。但目前受場地和空間的限制，實物檔案的擺放受限。

3 改進檔案工作的措施

3.1 加強宣傳教育，強化檔案意識

加強檔案工作的宣傳教育，使大家了解檔案是什么，包括哪些內容，有什么價值；倡導學習檔案法律法規(guī)，使大家正確認識檔案的重要地位和作用，強化檔案意識。各級領導和兼職檔案員要重視檔案工作，分管領導要經常督促、檢查歸檔工作進展情況，改善工作環(huán)境和工作條件，解決工作中存在的實際問題和困難；保持兼職檔案員崗位穩(wěn)定，創(chuàng)造條件確保兼職檔案員有足夠的時間和精力完成歸檔工作。

3.2 以檔案法為依據，推進檔案收集工作

《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定：“對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有”。因此，一定要防止文件散失、損毀的現象發(fā)生。在收集檔案過程中，應將所有具有保存價值的文件材料全部收集歸檔，對辦文集中的人員和重大活動以及任務區(qū)一線材料進行重點追蹤，確保收集齊全。文書、檔案人員職責明確，防止出現責任心不強，互相推諉的現象，保證檔案資料收集齊全完整。

3.3 加強管理培訓，提高檔案人員的業(yè)務素質

檔案人員的素質決定檔案工作的質量，提高檔案人員的素質是搞好檔案工作的根本。兼職檔案員一般都不是檔案管理專業(yè)出身，專業(yè)知識不足，業(yè)務能力、技術能力較低。因此要培養(yǎng)具有強烈事業(yè)心和責任感的專兼職檔案工作人員，保證兼職檔案隊伍的相對穩(wěn)定性，使檔案工作始終不間斷，有人干，有人管。通過舉辦檔案基礎知識和業(yè)務培訓，如檔案的收集、整理、分類、立卷、檢索、利用等，提高兼職檔案人員的業(yè)務能力。同時要做好檔案交接工作，保證檔案歷史的傳承和延續(xù)。

3.4 做好聲像檔案和實物檔案的歸檔工作

對于在維和教學訓練和學術交流活動中形成的大量的照片和錄像資料的收集，要改變傳統(tǒng)、被動的等靠思想，提前介入、事后追蹤。對于重大活動要事先介入，重點攝錄人員要事后跟蹤征集，確保檔案資料收集齊全完整。并對其進行分類整理，建立目錄，以便于檢索利用。實物檔案在收集、登記時，必須確保實物檔案信息如活動時間、名稱等信息齊全，開辟空間專門保存珍貴實物，確保實物檔案在未來工作中發(fā)揮重要作用。

3.5 加強檔案的數字化、網絡化水平

要樹立現代的檔案管理理念，加強檔案管理的數字化和網絡化水平。使檔案資料在注意保密的前提下，服務教學科研一線，方便用戶查詢和使用。更新原有的檔案管理系統(tǒng)，加快檔案的數字化管理，作為系統(tǒng)的應用者，我們一定要克服嫌麻煩、怕費事的思想，改變手工更可靠的觀念，研究新技術，接受新理念，做好系統(tǒng)更新和數據錄入以及歷史檔案資料的數據化等工作，逐步實現全信息網絡檢索，滿足全方位、多層次的服務需求。

作者簡介

張鐵（1977-），女，河北省廊坊市人，河北省廊坊市武警學院維和培訓部副教授，主要研究方向：圖書館學。