摘 要:檔案管理工作是當(dāng)前醫(yī)院管理的重要組成部分,面對當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生體制改革以及現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢,醫(yī)院的檔案管理也遇到了新的問題和面臨新的挑戰(zhàn)。本文中,筆者針對醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀就新形勢下應(yīng)如何開展醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行嘗試性的探究。
關(guān)鍵詞:新形勢;醫(yī)院檔案管理;探討
醫(yī)院檔案,是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄。是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù),是提高醫(yī)務(wù)工作者醫(yī)療技術(shù)、開展科研教學(xué)的重要參考資料。如今,醫(yī)療衛(wèi)生體制改革日益深化,現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)日新月異并得到普遍應(yīng)用。因此,醫(yī)院管理工作被賦予了新的內(nèi)容,面臨新的挑戰(zhàn)。那么新形勢下的醫(yī)院檔案工作該如何開展才能更好地為醫(yī)療服務(wù)呢?這是當(dāng)前亟待解決的問題。
1 醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題
1.1 檔案管理制度建設(shè)不足
醫(yī)院制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責(zé),而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻不夠完善并且存在很多的問題,缺乏統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式。醫(yī)院檔案管理工作的職權(quán)分配不夠明確,檔案管理部門職位分布雜亂且沒有嚴(yán)密性,由于管理制度不完善,有價(jià)值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集,造成檔案收集效率不高,信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié),失去了檔案工作的完整性,醫(yī)院信息資源缺乏整合性,跟不上新時(shí)期發(fā)展的需要,不利于科學(xué)管理。
1.2 檔案管理工作硬件投入不足
雖然計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理工作及治療過程中被廣泛運(yùn)用,然而,它們卻較少被用于檔案管理工作上,醫(yī)院在檔案管理的硬件建設(shè)方面投入嚴(yán)重不足。因?yàn)槿狈ο嚓P(guān)的檔案管理輔助設(shè)備和新技術(shù),檔案管理基本還停留在手工收集、檢索,造成檔案信息量小、耗費(fèi)大量人員工作精力和查閱檔案不方便等問題,不利于檔案的收集利用和開發(fā)。
1.3 缺乏專業(yè)的檔案管理人才
目前,管理醫(yī)院檔案的從業(yè)人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊。具體表現(xiàn)為人員配備隨意、流動(dòng)性大,檔案管理人員多是從行政、護(hù)理等部門轉(zhuǎn)崗過來,而檔案專業(yè)出身的人員較少,且存在著專業(yè)知識老化,知識面較窄,知識結(jié)構(gòu)不合理,學(xué)歷偏低,思想觀念和管理水平相對滯后等問題。
雖然有一些醫(yī)院也開始使用現(xiàn)代化的科技手段加強(qiáng)對于檔案的管理工作,但是由于檔案管理工作者自身并不具備相應(yīng)的技術(shù)知識,而導(dǎo)致其在管理工作中不能有效地使用科技手段。既阻礙了檔案管理工作的效率提高,也阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的高速發(fā)展。醫(yī)院檔案管理人員不能清楚意識到自身在檔案管理工作中的不足,并且對于出現(xiàn)的問題也不能及時(shí)、有效地解決,在解決問題時(shí)墨守成規(guī),僅憑經(jīng)驗(yàn)去處理問題,缺乏創(chuàng)新意識。
凡此種種,均與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大,難以適應(yīng)甚至在一定程度上阻礙了新形勢下的檔案事業(yè)的發(fā)展。
2 對新形勢醫(yī)院檔案管理工作的探究
2.1 建立并完善醫(yī)院檔案管理機(jī)制
無規(guī)矩不成方圓,管理工作,機(jī)制先行。十八屆四中全會(huì)提出了要“依法治國”,具體落實(shí)到作為事業(yè)性單位的醫(yī)院,也就要依靠制定各項(xiàng)規(guī)章制度來管理醫(yī)院各項(xiàng)工作。要解決如今醫(yī)院檔案管理工作中的各種問題,首先要建立健全醫(yī)院檔案管理機(jī)制。完善且得到有效執(zhí)行的檔案管理機(jī)制是指導(dǎo)醫(yī)院檔案管理工作的重要方式,使檔案管理中的各項(xiàng)工作有法律法規(guī)的支撐。此外,醫(yī)院的檔案管理工作人員要遵守相關(guān)部門的規(guī)章制度。醫(yī)院也可以建立適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲制度與考核機(jī)制來起到監(jiān)督作用。對檔案管理工作者進(jìn)行定期的機(jī)制內(nèi)容考核,并且依據(jù)其在日常工作中的表現(xiàn),對表現(xiàn)優(yōu)異者給予獎(jiǎng)勵(lì);對并不能嚴(yán)格執(zhí)行管理機(jī)制并且未能通過考核的工作者給予一定的懲罰,以提高管理工作人員的積極性,促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性。
制度的建立和完善一方面可以提高醫(yī)院檔案管理人員的管理意識,在另一方面也加強(qiáng)了檔案管理工作的規(guī)范性。為保障醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量提供了制度支撐。
2.2 加大硬件投入,創(chuàng)新管理方法
巧婦難為無米之炊,醫(yī)院檔案管理工作除了有制度支持外,硬件建設(shè)也不可缺。檔案管理設(shè)備陳舊、檔案現(xiàn)代化管理水平不高嚴(yán)重影響了檔案管理工作的開展,制約著檔案管理事業(yè)的良性發(fā)展。加強(qiáng)資金投入,引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必要的條件。充分發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用,利用計(jì)算機(jī)管理檔案不但能幫助檔案管理人員檢索統(tǒng)計(jì),而且能幫助檔案人員整理、組卷、編制各種目錄,其速度與效果是人工無法相比的。用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理,按年度、科室進(jìn)行分類排序,根據(jù)各種歸類的標(biāo)準(zhǔn),保管、編寫目錄。條理清晰,簡捷實(shí)用。另外,計(jì)算機(jī)存儲簡單,根據(jù)需要進(jìn)行光盤或軟盤存儲,增大了存放空間并且查找閱讀方便靈活、直觀性強(qiáng)。計(jì)算機(jī)管理儲存檔案,具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點(diǎn),非常方便使用者及時(shí)查找、閱讀、既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力,更使檔案管理工作產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。只有加大硬件投入,創(chuàng)新管理方法,使醫(yī)院的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)專業(yè)化,才能適應(yīng)我國新形勢下對于醫(yī)院檔案管理工作提出的嚴(yán)格要求,才能促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的健康發(fā)展,才能更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的真正價(jià)值。
2.3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè),培養(yǎng)工作人員專業(yè)素養(yǎng)
醫(yī)院檔案管理工作人員的水平高低直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量好壞。因此,醫(yī)院必須加強(qiáng)檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè),一是引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才,二是加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)力度。針對醫(yī)院檔案管理人員的具體工作情況,定期的進(jìn)行培訓(xùn),能夠提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng),提高工作者對檔案管理工作的認(rèn)知程度,增強(qiáng)工作者的工作熱情,提高其對管理工作的責(zé)任感與使命感。使他們更好地完成檔案管理工作,能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢,在管理工作中做到時(shí)刻創(chuàng)新,緊跟時(shí)代發(fā)展的脈搏。
在新形勢下,醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院整體管理工作的重要組成部分,必須要找出其在現(xiàn)實(shí)中存在的不足,提高對其的管理水平,并且在實(shí)踐中不斷探索、創(chuàng)新,在適應(yīng)社會(huì)發(fā)展新形勢提出的嚴(yán)格要求下不斷使之發(fā)展。這就要求醫(yī)院對檔案管理工作進(jìn)行改革:要求醫(yī)院完善其檔案管理機(jī)制;要求醫(yī)院在檔案管理上加大硬件設(shè)施建設(shè);要求醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)及轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的檔案管理意識。醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作改革,能有效促進(jìn)醫(yī)院事業(yè),為社會(huì)帶來改革紅利。
參考文獻(xiàn)
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[2]鄭國萍,《新形勢下醫(yī)院檔案工作的思考》.中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志,2008年(04)期
作者簡介
陶紅梅(1970-),女, 滿族,籍貫吉林遼源,遼源市中心醫(yī)院,本科,檔案專業(yè)。