李艷艷

摘要：高等院校各個二級學院的教學秘書的工作關系到學院教學的各個環(huán)節(jié)，對教學工作起到重要的輔助作用。論文作者從事多年教學秘書工作的基礎上，重點分析了教學秘書在教學管理中的作用，并指出隨著高等教育的深化改革，教學秘書如何培養(yǎng)創(chuàng)新工作思維，提高工作效率，適應高等教育的發(fā)展，為學校教學工作服務。

關鍵詞：教學秘書；教學管理；創(chuàng)新思維；教學服務

中圖分類號：G647.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）09-0141-03

Abstract： Teaching secretary in secondary schools of every colleges or universities is related to all aspects of teaching， and is an important role in higher education. The author focuses on analyzing the importance of teaching secretary in the teaching management according to her experience as teaching secretary several years， and presents many thoughts on how to cultivate the innovative thinking of teaching secretary and improve work efficiency with the development of higher education， in order to adapt to the development of higher education and to better service teaching in secondary school.

Key words： Teaching secretary； teaching management； innovative thinking； teaching service

1 引言

高等學校具有為社會主義現(xiàn)代化建設培養(yǎng)高級專門人才、開展科學研究、從事社會服務等多種職能。各種類型高等學校的基本職能和根本任務都是培養(yǎng)人才，教學工作是學校的中心工作之一，教學管理在高等學校管理中占有特別重要的地位[1-2]。高等學校的教學管理一般包括教學計劃管理、教學運行管理、教學質量管理與評價，以及學科、專業(yè)、課程、教材、實驗室、實踐教學基地、學風、教學隊伍等教學管理，其基本任務是研究教學及其管理規(guī)律，改進教學管理工作，保證教學工作正常運行，努力調動教師和學生教與學的積極性。然而教學秘書在教學管理中起著非常重要的承上啟下作用，他們既是教學院長（系主任）的得力助手， 也是全院教學教師的直接聯(lián)系人，既是教學院長教學意圖的傳達人員，也是教師意見反饋的第一接受者。

隨著高校招生規(guī)模的擴大，教學改革的不斷深入，學校逐漸將教學工作分解到各個二級學院，學院直接面臨各個專業(yè)培養(yǎng)方案、教學大綱、教學計劃、教學內(nèi)容等方面的制定和完善，直接推進教學方法、教學模式、測評體系等的教學改革，這對學院教學工作帶來兩個方面的考驗，一是教學院長在學院主要黨政領導的指導下如何立定學院的教學思路和教學定位，把握學院教學改革和發(fā)展的方向；二是教學秘書如何領會教學院長的意圖，并用科學有效地方法將之傳達到學院每位教師，同時及時反饋教師的直接意見，逐漸修訂教學計劃和教學內(nèi)容，從而形成整個學院上、下一體的教學共同體。因此，教學秘書工作看似微不足道，但實際對學院教學工作起到至關重要的作用。特別是當前我校采用教學目標化管理制度，各個學院需要簽訂教學目標，特別是教學管理與運行、教學改革、質量工程等方面都提出具體的任務。這些任務要得以順利完成，需要學院領導、分管院長、教學部負責人、教學秘書、全體教師、教學督導等上下一心，攻堅克難，實現(xiàn)年度教學目標。教學秘書在整個過程中，需要正確把握領導的意圖，及時與相關教師、相關職能部門、校院督導等溝通，他們的重要作用如同機器中的潤滑劑，使得整個教學工作順利進行。然而，伴隨著高等教育的教學改革，特別是信息學科的飛速發(fā)展，教學管理向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展的新趨勢，也給學校的教學管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。教學管理不僅包含先進的管理手段、管理制度和管理思想，更重要的是要有一支高素質的管理隊伍，這就對教學秘書工作提出更高的要求[3]。特別是近年來，計算機相關課程改革的推陳出新，教學中面臨的問題也日新月異，教師對教學的情緒和學校對教學要求的沖突時有發(fā)生，教學秘書如何加強自身的學習提高，及時參與專業(yè)培訓，培養(yǎng)自己的創(chuàng)新思維工作模式，從而提高處理問題的能力，是當前需要思考的問題。本文是作者多年從事教學秘書工作積淀的經(jīng)驗，供大家參考。

2 教學秘書工作的創(chuàng)新思維

新世紀要求人才培養(yǎng)工作具有創(chuàng)新，教學管理是高校人才培養(yǎng)工作中的重要組成部分。教學秘書的工作創(chuàng)新將有效促進學院整個教學工作的創(chuàng)新，教學秘書工作的創(chuàng)新思維將給基層老師們一股新的動力，對教學分管領導有很好的促進作用。進入二十一世紀來，共享資源成為網(wǎng)絡發(fā)展的必然產(chǎn)物，各個領域的新方法、新技術層出不窮，且相互交叉、相互促進。如何將其他領域新的工作方法和技術引進教學管理是教學秘書需要思考的問題，如果能夠恰當使用，將事半功倍，如現(xiàn)在很多教學秘書使用QQ群發(fā)布消息，大大節(jié)約時間。因此， 教學秘書應不斷擴大知識面，掌握新的技術和方法，使自己的知識水平跟上時代的步伐，同時，教學秘書要有開拓創(chuàng)新意識，不斷拓寬視野，積極配合教學改革，一起參與討論培養(yǎng)方案、教學計劃、教學內(nèi)容和教學方法的制定和修訂工作，熟悉整個教學全過程，不斷優(yōu)化和調整教學秘書的工作方式，創(chuàng)造性地開展工作，并結合本單位的實際情況，在各自的崗位上創(chuàng)新實踐，朝著管理規(guī)范化、現(xiàn)代化目標努力。本文從教學秘書定位、創(chuàng)新工作方式、提高服務意思、加強溝通能力等幾個方面來詮釋如何培養(yǎng)教學秘書的創(chuàng)新思維。

2.1 認清角色與定位

隨著高等教育的發(fā)展，高校進行深入的教學改革，轉變教學管理模式，主要采用分級教學管理模式。目前， 我校實行校、院（系）二級管理模式，學校教學管理主要體現(xiàn)在宏觀的計劃、規(guī)劃和方向的制定發(fā)布；院（系）級教學單位則既是辦學的主體， 又是辦學的基礎。教學秘書是院（系）教學管理的中心紐帶，準確把握教學秘書的角色定位，提高教學秘書的素質水平，是實現(xiàn)院（系）教學管理規(guī)范化的重要保證[3]。學院教學秘書必須做好三個角色和三個定位。

第一教學秘書是學院的教學基層管理者，屬于管理崗位人員，主要管理內(nèi)容包括教學計劃、教學運行、學生學籍、教學檔案、畢業(yè)設計、考試安排、教學文件及教學改革等各個方面的實質性工作。學院的教學秘書作為基層教學管理者，其工作定位于協(xié)助院分管院長管理教學方面的日常事務， 確保教學所有環(huán)節(jié)的正常運轉，因此事務繁雜，需要耐心細致。

第二教學秘書是教學的服務者，屬于教輔崗位人員，教學秘書可以不直接參與課堂教學，但是其重要任務是確保學院教師能順利完成教學各個環(huán)節(jié)。作為教輔人員，教學秘書要定位于充分利用學院或學?，F(xiàn)有教學資源，合理安排師生的教學活動并為他們提供便利的條件，協(xié)調事務性矛盾，充分調動廣大師生的積極性和主動性，為提高管理質量，維護教學運行創(chuàng)造條件。

第三教學秘書是學院分管領導的參謀者，屬于管理助手，教學秘書需要全面把握教學過程，對日常事務能夠正確處理，同時作為教學管理助手，其工作定位是起草相關教學文件、撰寫教學總結、發(fā)布教學通知，同時領會分管領導意圖，及時傳達領導思路，協(xié)助分管領導處理突發(fā)性教學事務。

教學秘書的這三個角色和定位決定了他們必須熟悉教學過程、教學內(nèi)容、政策和規(guī)定，有一定的獨立工作能力，具備一定調查研究和綜合分析的能力，具備一定的超前意識和預警意識，對每一階段的教學管理工作要心中有數(shù)、考慮周全、服務到位，堅持從實際出發(fā)， 實事求是，聽從安排，服從大局，做到事前參謀，事后服從，努力做到到位不越位，參與不干預，出謀不決策，擺正自己的角色位置，在與人協(xié)作共事處理問題時要從多角度考慮，和諧地處理好和上級職能部門、院系領導、教師和學生的關系。這些都需要教學秘書擁有創(chuàng)新思維觀念，創(chuàng)新管理方法，牢固樹立“為教師服務，為學生服務，為教學服務”的工作理念，確保整個學院教學工作的順利推進。

2.2 創(chuàng)新工作方式

當前，各個學院教學秘書主要在分管領導的指導下開展工作，隨著教學改革的深入，各個學院新增很多突發(fā)性工作，如實驗班的教學任務、外來單位的調研、畢業(yè)設計的二次答辯、卓越工程師班學生分流、取消英語四級對畢業(yè)學生學籍資格的審查、專升本學生學分認定等，這需要教學秘書從正常的日常事務中抽身出來處理突發(fā)性事務。這迫使教學秘書改革管理方式，提高工作效率。從三個方面來創(chuàng)新工作方式，提高工作效率。

第一積極學習先進教學管理的理論，學院要及時安排教學秘書利用假期參加一些專門的教學管理會議或論壇，以使他們不斷開闊視野， 更新思維觀念， 提高業(yè)務能力， 進而推動教學改革和管理創(chuàng)新工作。教學秘書通過這些活動， 可以學習借鑒先進的教學管理經(jīng)驗， 以提高自己的教學管理水平。提高教學秘書的管理理論水平。

第二，教學秘書要積極學習新的辦公軟件或技術。隨著辦公自動化的進一步推薦，信息化的教學管理模式將代替手工時代，教學秘書的工作方式和服務手段也要發(fā)生根本性轉變，要適應新形勢，掌握新技術，提高辦公效率，出來熟悉Windows操作系統(tǒng)、Office文字和數(shù)據(jù)處理軟件、學校教學管理系統(tǒng)等外，還應該掌握最新信息通信工具，如參入各種QQ群、微信群，建立學院的教學QQ群、微信群等，提高信息傳遞的效率，注重工作的時效性。另外，設計開發(fā)學院自己的教學管理平臺，如讓助管學生開發(fā)畢業(yè)設計選題系統(tǒng)、教師調課管理系統(tǒng)等平臺，讓日常事務更加便捷，使教學管理實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化。從而讓自己從重復性的工作中解脫出來，更好地為學校師生服務。

第三，善于總結，保存資料，為來年工作做好鋪墊。教學管理工作往往具有重復性，很多事務是常規(guī)工作，如果教學秘書善于總結，善于保存資料，將有助于后繼工作的開展。如對教學任務的安排、教學計劃的提交、中期的教學工作例會、期末的教學總結等，每年的這些工作既有不同，也有相似。

2.3 以人為本，增強服務意識

教學秘書是教學工作的服務者，需要提高服務意識，全方位服務教學這項中心工作。應該說教學秘書工作的宗旨是做好服務， 本著以人為本的理念，一切為了教師及其教學， 一切為了學生及其學習。為此教學秘書應該從三個方面增強服務意識。

第一面對全院教師，教學秘書牢固樹立“為教學服務”的工作理念，既要考慮教學在每個教師身上體現(xiàn)出來的共性，也要考慮個別老師的個性化需求，如在課程設計安排、畢業(yè)設計學生的選擇、上課時間的特殊選擇等問題上盡量滿足老師的個性化需求；在日常事務中，理解高校教師具有教學科研兩個任務的特點，盡量反復提醒教師，避免因為各種頭緒太多而忘記教學的某些環(huán)節(jié)，如節(jié)假日放假調整的教學任務、新學期開學教室安排等。讓教師在充滿愛意和關懷的環(huán)境下教學，從而高質量完成教學。

第二面對學院全體學生，樹立“以人為本，全面服務”的理念，教學秘書要尊重學生，針對他們遇到的問題，如學分認定、課程選擇、畢業(yè)設計等，要耐心講解，對于學習上遇到困難的學生要主動關系，如多關心參加第二次答辯的學生，疏導他們的情緒，總之本著“一切為了學生，為了學生的一切”工作方針，讓學生感受到學院的溫暖。

第三、面對學校職能部門，如教務處等主管部門，教學秘書是學院的窗口，既要及時把握學校對教學要求的動向，又要及時反饋學院意見。教學秘書要及時提醒教師提交教務處等職能部門需要的材料，主動配合教務處完成教學各個環(huán)節(jié)的質量監(jiān)控，給學校職能部門留下好的印象，有利于完成各項教學目標考核任務。

2.4 掌握現(xiàn)代溝通技能，提升協(xié)調能力

教學秘書是聯(lián)系教學職能部門、學院分管領導、學院教師、教學督導、學院學生的紐帶，經(jīng)常需要與學校教學職能部門、學院領導、學院教師、教學督導專家和本學院學生聯(lián)系，需要具備很好的溝通協(xié)調能力。各種各樣的人員需要不同的溝通方式，教學秘書需要具備一定的溝通技巧和方法，才能解決教學中遇到的各種難題。

第一，與上級職能部門溝通需要注意自己的角色，要充分考慮學院的利益，不要做出決策性的答復，既要回答上級職能部門的問題，又要留足余地為本學院領導充分思考和答復，說話要做到到位不越位，參與不干預。

第二，在與自己的領導溝通時，應注意事先整理好要談的話題，并選擇好溝通的時機；溝通過程中，要能夠準確理解和領會上級的意圖，并能針對問題提出解決方案；當與上級意見不同時，要尊重上級做出的決定，并積極執(zhí)行；完成工作或解決問題后，要及時作匯報。

第三，在與老師們進行溝通時，重在執(zhí)行分管領導的意圖，但不要加入到說三道四的流言蜚語；發(fā)生分歧時時，焦點要針對問題，而不是個人；當發(fā)現(xiàn)是分管領導考慮不周全時，千萬不要試圖頑固到底，而是要先緩和氣氛，穩(wěn)住老師情緒，給分管領導留足空間來解決問題，然后及時征求分管領導意見并盡快給老師溝通回復。

第四，在與學生溝通時，要學會換位思考。人都有一種被尊重的需要，作為學生，他們更有這種需要。教學秘書不能輕易采用命令與學生溝通，工作中需要有意識地盡量淡化師生差別，采用“建議”或“安排”的口吻來安排工作一定會比命令更有效；采用“曉之以理，動之以情”的方式來指出學生的過失或不足一定會比斥責更管用。如果擔心自己的威信會不會因為自己這種和緩的交流方式而變得蕩然無存，其實這種擔心完全是多余的；恰恰相反，你的學生只會越來越尊敬您。對于學生也要摒棄過去模式化的僵硬管理，樹立以人為本的管理方式[4]。

教學秘書作為學院領導的助手和參謀，參與教學中的各個環(huán)節(jié)， 經(jīng)常與學校相關教學部門協(xié)調溝通，需要具備較好的溝通協(xié)調能力，教學管理協(xié)調是多層次、全方位的， 對上要為領導服務，對下要為教師、學生服務， 橫向與其他職能部門進行協(xié)調溝通， 上傳下達， 溝通左右， 聯(lián)系內(nèi)外， 調動師生積極性， 用集體的力量創(chuàng)造性地完成教學工作[5-6]。

3 結束語

高等教育關系到人才培養(yǎng)，高等教育中教學工作往往是高等院校的中心工作，不同的高等院校將教學工作下放到各個二級學院（系），二級學院成為教學主題，在學校職能部門的指導下，完成人才培養(yǎng)工作的各個教學環(huán)節(jié)[7-8]。教學秘書在教學工作中肩負承上啟下的紐帶作用，如何組建一支高水平的教學管理隊伍，是確保教學質量的重要課題。其中，教學秘書的能力在很多程度上決定了整個學院的教學工作開展情況，影響人才培養(yǎng)質量。進入二十一世紀，人才培養(yǎng)模式不斷優(yōu)化，教學秘書只有需要不斷學習，創(chuàng)新工作方式，提升工作能力，才能適應高等教育的發(fā)展，為教學工作做好服務工作。

參考文獻：

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