李成　蘇鵬輝

摘 要：設(shè)備儀器是一個科研院所科研水平、科研質(zhì)量的最直接體現(xiàn)，文章從科研院所當(dāng)前設(shè)備儀器采購前期論證的重要性入手，針對前期論證工作存在的問題，提出一些具體的措施和改進(jìn)意見。

關(guān)鍵詞：設(shè)備儀器；采購；前期論證

近年來，隨著國家對科研院所固定資產(chǎn)投資力度的加大，設(shè)備儀器的采購數(shù)量越來越多，設(shè)備單位價值越來越高，設(shè)備儀器作為一項重要的固定資產(chǎn)，是一個單位科研水平和研發(fā)能力的最直接體現(xiàn)，是最能體現(xiàn)單位“生產(chǎn)力”的標(biāo)志。

1 設(shè)備儀器采購前期論證的重要性

科研院所新購置的設(shè)備一般可分為兩類，一類為市場可采購到的通用類設(shè)備儀器，另一類則一般無法在市場上直接采購到，并且無相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，需要由使用者提出技術(shù)要求，委托相關(guān)廠家進(jìn)行研制或生產(chǎn)，稱為非標(biāo)或訂制設(shè)備。

設(shè)備儀器的長久、穩(wěn)定和最大化使用不僅僅關(guān)系到設(shè)備本身在全生命周期的使用狀態(tài)，更直接關(guān)系到整個單位的長足穩(wěn)定發(fā)展與進(jìn)步。采購的前期論證工作一方面在于論證其可行性，即決定是否進(jìn)行該項采購，另一方面則是在確定采購后，確定其主要技術(shù)要求，并對多家供應(yīng)廠商及產(chǎn)品的情況進(jìn)行綜合比較。一旦決定實施采購后，財務(wù)、使用部門、工藝等部門都將各司其責(zé)開展工作；一旦設(shè)備技術(shù)要求確定后，后續(xù)一切工作將以此為標(biāo)準(zhǔn)并開展實施；一旦供應(yīng)商確定后，其產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等也將大致定性，無法更改。

所以，前期論證工作將影響設(shè)備儀器的全生命周期，是整個設(shè)備管理工作的重中之重。

2 當(dāng)前采購前期論證工作的問題

2.1 組織不規(guī)范

目前，大部分的科研院所都制訂了專門的設(shè)備儀器的采購管理辦法，但實際執(zhí)行過程中，仍不可避免地出現(xiàn)一些問題：一是流于形式，有時為申請經(jīng)費(fèi)，調(diào)研人員在僅調(diào)研了一家供應(yīng)商的情況下甚至在從未調(diào)研的情況下，炮制出一套設(shè)備方案，敷衍交差，造成后續(xù)實際采購時方案不健全，甚至不具備可行性，概算偏離嚴(yán)重等問題；二是無專門的調(diào)研團(tuán)隊，調(diào)研工作往往較為粗放，對整個單位現(xiàn)狀和需求統(tǒng)籌不夠，不能完全滿足科研或生產(chǎn)實際需求，三是可能出現(xiàn)技術(shù)人員直接充當(dāng)采購人員的角色，私下與供應(yīng)商直接確定采購產(chǎn)品的性能、配置等，甚至已在確定采購的情況下泄露本單位在該項設(shè)備的預(yù)算讓供應(yīng)商直接根據(jù)預(yù)算進(jìn)行產(chǎn)品配置并進(jìn)行報價。這些情況都將造成后續(xù)設(shè)備采購和管理工作變得困難，主要原因是規(guī)章制度不完善，執(zhí)行力度較小甚至流于形式。

2.2 供應(yīng)商管理制度不完善

供應(yīng)商管理制度建立較晚或尚未建立，沒有完善的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，供應(yīng)商信息無法及時反饋給論證及調(diào)研人員。調(diào)研人員選擇的廠家未必為合格的供應(yīng)商，無法在研發(fā)或生產(chǎn)能力、質(zhì)量、服務(wù)、價格等方面對供應(yīng)商進(jìn)行綜合論證。

3 加強(qiáng)設(shè)備儀器采購前期論證的幾項措施

3.1 加強(qiáng)制度建設(shè)

不斷完善制度，及時梳理采購過程出現(xiàn)的各類情況，加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范設(shè)備采購流程，確保設(shè)備采購工作的科學(xué)合理。

3.2 設(shè)備管理部門的早期介入

設(shè)備管理部門參與設(shè)備前期論證工作，是根據(jù)掌握的情況與認(rèn)識，協(xié)助和協(xié)調(diào)各部門，尤其是對技術(shù)或工藝論證部門反饋現(xiàn)有設(shè)備儀器的配置情況、使用情況和維護(hù)情況。通過設(shè)備管理部門的前期介入，完成設(shè)備管理的閉環(huán)。

3.3 加強(qiáng)調(diào)研過程管理

調(diào)研工作是論證的基礎(chǔ)，只有以調(diào)研結(jié)果為基礎(chǔ)的論證才有意義。調(diào)研形式可以多樣化，采用走出去，請進(jìn)來，或者走出去請進(jìn)來兩者相結(jié)合的方式都可以。但是無論哪種方式，調(diào)研人員都要帶著問題去進(jìn)行調(diào)研，每次調(diào)研都應(yīng)該有明確的調(diào)研目標(biāo)和調(diào)研內(nèi)容，除設(shè)備本身的技術(shù)問題外，還應(yīng)收集廠商的基本情況、資產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品應(yīng)用情況和售后服務(wù)情況等，并在實事求是的基礎(chǔ)上認(rèn)真進(jìn)行分析，寫出詳細(xì)的調(diào)研報告。

3.4 加強(qiáng)設(shè)備技術(shù)協(xié)議管理，尤其是重大設(shè)備的技術(shù)協(xié)議管理

在項目調(diào)研階段，調(diào)研人員根本無法完全考慮到設(shè)備安裝、調(diào)試、驗收環(huán)節(jié)中可能發(fā)生或存在的問題。根據(jù)單位實際情況，可將設(shè)備分為一般設(shè)備、重要設(shè)備、重大設(shè)備、非標(biāo)定制設(shè)備、重大非標(biāo)定制設(shè)備等幾類設(shè)備。針對每類設(shè)備的前期論證采用不同的管理策略以達(dá)到提高效率和提高采購質(zhì)量的目的。技術(shù)協(xié)議管理可分為技術(shù)協(xié)議擬定和評審兩個過程，對不同類別的技術(shù)協(xié)議的管理適用不同的管理流程，舉例來說：對一般設(shè)備，基層使用部門完全有能力提出符合自己使用需求和使用條件的技術(shù)要求，可將技術(shù)協(xié)議管理權(quán)限設(shè)置在部門/車間級，在基層部門進(jìn)行技術(shù)協(xié)議會的會簽即可，可在滿足使用要求的情況下，有效提高采購效率；對于重要設(shè)備、一般非標(biāo)設(shè)備，除基層部門外，還需由計劃/生產(chǎn)管理部門，設(shè)備管理部門共同參與，負(fù)責(zé)對基層使用部門提出的技術(shù)協(xié)議進(jìn)行會簽或會審；而對于重大設(shè)備和重大非標(biāo)設(shè)備，因投資巨大，需從工藝需求、價格，投入產(chǎn)出比，安裝/運(yùn)行條件，運(yùn)行維護(hù)成本，操作/使用人員的配備等多方面綜合考慮，除計劃/生產(chǎn)管理部門，設(shè)備管理部門外，還應(yīng)會同財務(wù)部門，工藝部門及單位主管領(lǐng)導(dǎo)一同進(jìn)行論證，并可視情況申請外部專家評審或提交咨詢服務(wù)，最終經(jīng)集體決策并確定最終技術(shù)協(xié)議。

3.5 建立供應(yīng)商動態(tài)管理制度

對擬采購設(shè)備的供應(yīng)商或廠家，應(yīng)進(jìn)行調(diào)研和查證，尤其對重大設(shè)備的潛在供應(yīng)商應(yīng)實地考察，考察其資產(chǎn)及經(jīng)營情況、資質(zhì)情況、生產(chǎn)能力、管理水平、質(zhì)量狀況等情況，確認(rèn)該廠提供的設(shè)備符合要求；同時在采購合同履約和售后服務(wù)過程中，對供應(yīng)商實施動態(tài)評價，建立合格供應(yīng)商的準(zhǔn)入和退出機(jī)制，保證合格供應(yīng)商的動態(tài)平衡，為保證設(shè)備儀器采購質(zhì)量提供進(jìn)一步助力。

4 結(jié)束語

總之，前期論證作為科研院所設(shè)備儀器采購前的重要工作，必須通過不斷探索采購前期論證管理的新對策，進(jìn)而促進(jìn)設(shè)備采購管理水平的提升，既提高了單位設(shè)備儀器采購效率，又能保證采購質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]楊國華.高校設(shè)備采購前期論證工作的管理與思考[J].中國現(xiàn)代教育裝備，2007（4）.

[2]殷靜燕.對高校實驗室管理工作的思考[J].科技風(fēng)，2015（5）.

作者簡介：李成（1983-），工程師，從事項目管理工作。

蘇鵬輝（1977-），工程師，從事質(zhì)量與計量管理工作。