邱士軍

摘 要：項(xiàng)目時(shí)間管理是項(xiàng)目管理的一個(gè)重要分支，對(duì)于項(xiàng)目的規(guī)范、有序開展具有重要的指導(dǎo)意義。文章從項(xiàng)目時(shí)間管理的概念切入，分析了項(xiàng)目時(shí)間管理的重要意義，闡述了項(xiàng)目時(shí)間管理的具體實(shí)施策略，最后就項(xiàng)目活動(dòng)界定及分解、項(xiàng)目時(shí)間管理的關(guān)鍵作進(jìn)一步探討，以期對(duì)企業(yè)開展項(xiàng)目時(shí)間管理有所借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目時(shí)間管理；實(shí)施策略；項(xiàng)目進(jìn)度

一個(gè)項(xiàng)目往往由多道工序組成，在項(xiàng)目管理中一般把每道工序稱為一個(gè)活動(dòng)，項(xiàng)目時(shí)間管理則以每個(gè)活動(dòng)為基本單位，控制項(xiàng)目在既定的時(shí)間期限內(nèi)順利完成。項(xiàng)目時(shí)間管理有利于改善資源利用率、增加團(tuán)隊(duì)效率、減小項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，是現(xiàn)代企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目管理的重要法寶。

1 何謂項(xiàng)目時(shí)間管理

項(xiàng)目時(shí)間管理即利用科學(xué)的方法對(duì)項(xiàng)目所涉及的活動(dòng)及其邏輯關(guān)系加以剖析，并預(yù)測(cè)出完成各項(xiàng)活動(dòng)所需要消耗的時(shí)間，在此基礎(chǔ)上對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)的開啟及結(jié)束時(shí)間進(jìn)行科學(xué)計(jì)劃和調(diào)整，確保項(xiàng)目在既定的時(shí)間期限內(nèi)收尾。項(xiàng)目時(shí)間管理的作用不僅僅在于確保項(xiàng)目按時(shí)完成，還有利于項(xiàng)目資源的合理調(diào)配以及項(xiàng)目執(zhí)行效率的最大化。項(xiàng)目時(shí)間管理是企業(yè)開展各類型項(xiàng)目管理工作時(shí)不可或缺的重要部分，其具體涉及以下要素：活動(dòng)的定義、排序、預(yù)計(jì)時(shí)間，以及項(xiàng)目進(jìn)度的編制、控制等。

2 項(xiàng)目時(shí)間管理的重要意義

項(xiàng)目時(shí)間管理兼具理論價(jià)值與實(shí)踐價(jià)值，其對(duì)于項(xiàng)目管理的重要意義主要反映在以下幾點(diǎn)：一是改善資源利用率。企業(yè)可供利用的項(xiàng)目資源是有限的，這就要求企業(yè)科學(xué)地制定進(jìn)度計(jì)劃，而時(shí)間安排合理與否直接決定各項(xiàng)活動(dòng)能否在既定期限內(nèi)順利完成。草率的時(shí)間安排必然導(dǎo)致人員瓶頸和任務(wù)瓶頸，進(jìn)而造成有限資源的無端消耗與浪費(fèi)。二是增加團(tuán)隊(duì)效率。對(duì)項(xiàng)目啟用時(shí)間管理后，會(huì)為各項(xiàng)活動(dòng)設(shè)定一個(gè)明確的期限，促使團(tuán)隊(duì)成員充分調(diào)動(dòng)工作的干勁和創(chuàng)新力，以確保項(xiàng)目在規(guī)定的工期內(nèi)順利收尾。三是減小項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。進(jìn)度控制作為項(xiàng)目時(shí)間管理的重要一環(huán)，要求在項(xiàng)目實(shí)施過程中不斷地排查問題、消除隱患、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，以確保項(xiàng)目進(jìn)度依計(jì)劃進(jìn)行。

3 項(xiàng)目時(shí)間管理的實(shí)施

3.1 定義項(xiàng)目活動(dòng)

在項(xiàng)目實(shí)施前，需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行細(xì)化分解，將其劃分為更小、更便于管理的工作包（亦稱為活動(dòng)），這些工作包是確保項(xiàng)目如期交付的詳細(xì)、可操作的具體任務(wù)。在項(xiàng)目開展過程中，需要對(duì)所有活動(dòng)列出一個(gè)詳細(xì)的清單，并讓所有的團(tuán)隊(duì)成員都能清楚認(rèn)識(shí)到團(tuán)隊(duì)及個(gè)人所要負(fù)責(zé)的工作量。活動(dòng)清單要采用文檔形式，這樣可以為項(xiàng)目其他過程的使用及管理提供方便。須注意的是，隨著項(xiàng)目活動(dòng)的進(jìn)一步分解和細(xì)化，有時(shí)需要對(duì)原有的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）進(jìn)行更改，進(jìn)而造成一系列的聯(lián)動(dòng)影響。以成本預(yù)算為例，當(dāng)對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)有更深刻的了解之后，先前估算的成本有可能出現(xiàn)波動(dòng)，為此，對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行定義以后，還應(yīng)對(duì)工作分解結(jié)構(gòu)的內(nèi)容保持不斷更新。

3.2 排序活動(dòng)項(xiàng)目

活動(dòng)排序分為計(jì)算機(jī)軟件排序與人工排序兩種方式，但無論采取哪種方式，都必須確保排序科學(xué)合理，以提高進(jìn)度計(jì)劃的可執(zhí)行性。通常而言，在對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)細(xì)節(jié)尚不十分了解的大型項(xiàng)目早期，或一些小型項(xiàng)目中，采用人工排序比計(jì)算機(jī)排序更加方便，在其他情況下，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況靈活選用兩種排序方式。

根據(jù)項(xiàng)目的具體需求，結(jié)合之前列出的活動(dòng)清單，分析各項(xiàng)活動(dòng)之間的邏輯關(guān)系和實(shí)施順序。在此期間，不但要考慮團(tuán)隊(duì)內(nèi)部所期望的特殊順序與優(yōu)先邏輯關(guān)系，還要充分關(guān)注內(nèi)外部之間、外部之間的邏輯關(guān)系，以及為達(dá)成項(xiàng)目而必須采取的一系列相關(guān)工作。

設(shè)置項(xiàng)目里程碑是活動(dòng)排序的重要一環(huán)，是確保項(xiàng)目順利推進(jìn)的重要舉措。里程碑反映了項(xiàng)目進(jìn)行過程中的重要事件和關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)，是組成活動(dòng)序列的重要一部分。以開發(fā)項(xiàng)目為例，通常將需求確認(rèn)、產(chǎn)品移交等關(guān)鍵事項(xiàng)設(shè)為項(xiàng)目的里程碑。

3.3 估算項(xiàng)目工期

估算項(xiàng)目工期需要對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)所需的時(shí)間進(jìn)行估算，最終得出總體量化的工期數(shù)據(jù)，在估算時(shí)要充分考慮可能對(duì)工期造成影響的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)因素。通常而言，在估算活動(dòng)工期時(shí)可選用以下方式：第一，專家評(píng)審，即交由經(jīng)驗(yàn)豐富、能力較強(qiáng)的專業(yè)人員實(shí)施評(píng)估。第二，模擬估測(cè)，即以之前相似的活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，對(duì)將要實(shí)施的活動(dòng)時(shí)間進(jìn)行對(duì)比和評(píng)估。第三，定量計(jì)算。部分活動(dòng)產(chǎn)品可依據(jù)定量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行計(jì)算，因此可以運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算單位來進(jìn)行總體估算。第四，保留冗余時(shí)間。在大致估算出項(xiàng)目工期數(shù)據(jù)后，可以預(yù)留一定的冗余時(shí)間，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)展到一定程度后，由于工程變數(shù)的減少，可以適當(dāng)?shù)卣{(diào)整、縮減冗余時(shí)間。

3.4 安排并控制項(xiàng)目進(jìn)度

安排項(xiàng)目進(jìn)度是對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)的開啟及結(jié)束時(shí)間進(jìn)行反復(fù)確定的過程，它需要綜合考慮項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖、各項(xiàng)活動(dòng)的估算時(shí)間、資源的需求與共享狀態(tài)、項(xiàng)目活動(dòng)執(zhí)行日歷、活動(dòng)時(shí)間的上限和下限、風(fēng)險(xiǎn)控制計(jì)劃、活動(dòng)特點(diǎn)等各項(xiàng)因素。具體來講，需要用數(shù)學(xué)方法分析各項(xiàng)活動(dòng)啟停的最早與最晚時(shí)間，以此得出項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖，然后利用資源因素、可冗余因素等對(duì)活動(dòng)時(shí)間加以適當(dāng)調(diào)整，從而得出最優(yōu)進(jìn)度計(jì)劃。

進(jìn)度控制即對(duì)進(jìn)度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督與控制，及早發(fā)現(xiàn)并解決問題。在進(jìn)度控制過程中，要明確項(xiàng)目進(jìn)度的影響因素、項(xiàng)目進(jìn)度變更所帶來的聯(lián)動(dòng)影響；進(jìn)度變更后的應(yīng)對(duì)舉措等。同時(shí)，要將進(jìn)度控制與項(xiàng)目的質(zhì)量管理、支出管理等聯(lián)系起來，提高各項(xiàng)管理活動(dòng)的協(xié)同性。

4 項(xiàng)目活動(dòng)界定及分解

對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行分解有利于團(tuán)隊(duì)成員更清楚地了解項(xiàng)目各階段所應(yīng)采取的工作，以及各項(xiàng)工作的完成期限等。在項(xiàng)目管理過程中，各活動(dòng)之間具有特定的邏輯關(guān)系和排序需求，在對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行排序時(shí)，要充分考慮到不同活動(dòng)之間的邏輯依賴關(guān)系，比如某些活動(dòng)是對(duì)另一些活動(dòng)結(jié)果的延續(xù)，有些活動(dòng)則允許同步進(jìn)行。此外，一個(gè)項(xiàng)目中的一切活動(dòng)都依賴于產(chǎn)品概念設(shè)計(jì)與市場(chǎng)研究計(jì)劃結(jié)果，所以要先行做好產(chǎn)品概念設(shè)計(jì)與市場(chǎng)研究計(jì)劃這兩項(xiàng)工作，再著手于生產(chǎn)流程規(guī)劃、產(chǎn)品原型制作、宣傳手冊(cè)的編制，然后還要實(shí)施市場(chǎng)調(diào)研、成本預(yù)測(cè)，最后需要完成產(chǎn)品原型測(cè)試、產(chǎn)品定價(jià)、銷售預(yù)測(cè)等活動(dòng)。

5 項(xiàng)目時(shí)間管理的關(guān)鍵

進(jìn)度控制是項(xiàng)目時(shí)間管理關(guān)鍵所在，它能夠保障項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)按既定的軌道發(fā)展，進(jìn)而確保組織目標(biāo)的有效達(dá)成。在項(xiàng)目管理過程中，時(shí)間、質(zhì)量、成本、范圍等各項(xiàng)因素共同左右著項(xiàng)目的成敗，而時(shí)間因素又能對(duì)其他幾項(xiàng)因素造成非常大的影響。就項(xiàng)目結(jié)果來看，只要在既定的時(shí)間內(nèi)完成指定的工作計(jì)劃，便認(rèn)為項(xiàng)目進(jìn)度取得了有效的控制；就項(xiàng)目實(shí)施的過程來看，成功的進(jìn)度控制包含以下指標(biāo)：有效的進(jìn)度基準(zhǔn)計(jì)劃、即時(shí)把握項(xiàng)目的實(shí)質(zhì)進(jìn)展、前瞻性的排查和處理項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題、可針對(duì)影響項(xiàng)目進(jìn)度的因素拿出行之有效的解決辦法、項(xiàng)目可以在指定或可接受的時(shí)間期限內(nèi)達(dá)成。

6 結(jié)束語

綜上所述，在項(xiàng)目的實(shí)踐過程中，人們對(duì)于項(xiàng)目管理的理論和方法也在取得不斷地創(chuàng)新。今后，隨著項(xiàng)目管理理論研究的進(jìn)一步深化，項(xiàng)目時(shí)間管理的內(nèi)容將會(huì)越來越豐富，效果將會(huì)越來越突出，從而為提高項(xiàng)目管理質(zhì)量發(fā)揮更大的作用。

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