薛春鳳

摘要：數(shù)碼照片的普及速度令人瞠目，數(shù)碼照片以其即拍即現(xiàn)、方便共享等特點(diǎn)為人喜愛。然而檔案工作者卻發(fā)現(xiàn)，數(shù)碼照片不如傳統(tǒng)感光照片那樣可靠，而且照片檔案管理規(guī)范中也沒有涉及數(shù)碼照片的管理要求。檔案室為了適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要，按照企標(biāo)《聲像檔案管理規(guī)定》的具體情況制定了《數(shù)碼照片整理歸檔要求》，在數(shù)碼照片的管理與實(shí)踐中進(jìn)行深入思考與探討，形成了比較滿意的管理模式。

關(guān)鍵詞：數(shù)碼照片；數(shù)碼照片檔案；歸檔管理

隨著計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照片的普及和應(yīng)用2005年以來，企業(yè)科研生產(chǎn)活動(dòng)中形成的數(shù)碼照片越來越多，其應(yīng)用價(jià)值也越來越廣泛。如何對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管，成為我們面臨的新課題。

目前，國(guó)家還沒有出臺(tái)數(shù)碼照片的管理辦法，文獻(xiàn)中也沒有統(tǒng)一的數(shù)碼照片管理規(guī)范，企業(yè)檔案室為了適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要，按照企標(biāo)《聲像檔案管理規(guī)定》結(jié)合企業(yè)的具體情況制定了《數(shù)碼照片整理歸檔要求》，對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行收集、歸檔、等管理工作，現(xiàn)結(jié)合工作實(shí)踐，談?wù)剶?shù)碼照片的歸檔與管理。

一、數(shù)碼照片檔案的特點(diǎn)

數(shù)碼照片是用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁盤、光盤等載體，依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。沒有底片。

數(shù)碼照片具有許多優(yōu)勢(shì)：1、成像快、處理快、傳輸快、編輯快、查閱快。2、存儲(chǔ)久，質(zhì)量不變。數(shù)碼照片只要存到計(jì)算機(jī)磁盤或光盤上，就可以長(zhǎng)期保存，不褪色，不變形。3、連接塊，應(yīng)用廣泛。數(shù)碼照片可以在相機(jī)和計(jì)算機(jī)上顯示、游覽、處理，還可以與打印機(jī)、刻錄機(jī)、幻燈機(jī)、電視機(jī)等多種外連設(shè)備連接傳輸，更能與局域網(wǎng)中的多臺(tái)電腦或各個(gè)網(wǎng)站互相聯(lián)體工作，通過網(wǎng)上發(fā)布，從而大大擴(kuò)展了應(yīng)用范圍。

由于數(shù)碼產(chǎn)品的特性，數(shù)碼照片也存在以下幾個(gè)方面的缺點(diǎn)：1、對(duì)軟、硬件的依賴性。數(shù)碼照片依賴計(jì)算機(jī)硬件、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件，從形成、處理到歸檔的全過程管理活動(dòng)必須通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)。同樣，計(jì)算機(jī)的硬件損壞、數(shù)據(jù)誤刪等，軟、硬件錯(cuò)誤也會(huì)造成數(shù)碼照片的毀滅性損壞。2、信息易改性。通過計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)碼照片的增、刪和修改十分容易，而且一般情況看不出痕跡。因此需要從制度、技術(shù)等方面采取措施對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行安全保護(hù)，維護(hù)其真實(shí)性。3、缺乏數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能兼容共享，影響進(jìn)一步的開發(fā)利用和移交檔案室工作。需要統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來保證數(shù)碼照片的完整性、有效性。4、數(shù)碼檔案信息與載體的可分離性。數(shù)碼照片不在具有傳統(tǒng)照片那種固定的物理位置，也不在對(duì)原載體從一而終。他們可以根據(jù)需要隨時(shí)擴(kuò)展、縮小或改變存儲(chǔ)空間。如果原照片沒有備份就很難遍其真?zhèn)巍?/p>

當(dāng)然，傳統(tǒng)照片與數(shù)碼照片可以互相轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)照片經(jīng)掃描可轉(zhuǎn)換成數(shù)碼照片，方便管理利用。對(duì)丟失底片的傳統(tǒng)照片，可以掃描方式數(shù)字化，方便易行、成本低，又可以最大限度的保留原照片信息。數(shù)碼照片可以沖印成紙制照片，也可以生成底片。

二、數(shù)碼照片檔案的管理

（一）完善數(shù)碼照片的檔案的收集，實(shí)施前端控制

數(shù)碼照片的收集范圍參照企標(biāo)《聲像檔案管理規(guī)定》的要求，凡是記錄企業(yè)重要職能活動(dòng)和重要工作成果、具有查考利用價(jià)值的數(shù)碼照片均屬于收集范圍。

數(shù)碼照片形成的數(shù)量比較多，反映同一場(chǎng)景的數(shù)碼照片只收集1-2張，并對(duì)每一張數(shù)碼照片配有文字說明便于今后利用。對(duì)有重要保存價(jià)值的數(shù)碼照片應(yīng)加洗成紙制照片與數(shù)碼照片光盤一并保存到檔案室。

數(shù)碼照片是電子文件的一種，其格式遵循《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，采用JPEG、TIFF格式，為了保證數(shù)碼照片的清晰度和沖洗質(zhì)量，數(shù)碼相機(jī)的像素?cái)?shù)應(yīng)在300萬以上，掃描照片的線數(shù)應(yīng)不低于600dpi。

（二）數(shù)碼照片整理方法，實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片檔案管理的規(guī)范化

數(shù)碼照片形成后，由攝影者或承辦部門及時(shí)將數(shù)碼相機(jī)存儲(chǔ)卡的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存到專用計(jì)算機(jī)內(nèi)，并通過篩選對(duì)確定屬于歸檔范圍的數(shù)碼照片進(jìn)行分類、整理，保存在下面每年年初即建立本年度的文件夾內(nèi)（見下圖1）。整理時(shí)要求：

1.按時(shí)間排序。

2.按照片內(nèi)容分組，每次活動(dòng)所形成的照片為一單元，每個(gè)單元建立一個(gè)WORD文檔即本單元說明（時(shí)間+事由+地點(diǎn)+人員+背景+拍攝者），單元說明是對(duì)本次工作照片的一個(gè)簡(jiǎn)要總結(jié)。時(shí)間寫法：例20090728

3.每張照片必須寫出照片說明+拍攝地點(diǎn)。對(duì)會(huì)議、視察類照片盡量寫出參會(huì)人員姓名+職務(wù)+單位，重要領(lǐng)導(dǎo)的姓名、職務(wù)務(wù)必寫清；對(duì)產(chǎn)類的說明請(qǐng)寫明所拍攝零部件的名稱，所屬具體型號(hào)、批次及加工組裝車間；對(duì)設(shè)備儀器類照片寫明設(shè)備具體名稱（不要以拍攝的設(shè)備標(biāo)牌代替）；民品類照片參照產(chǎn)品類；事件、事故類照片寫明發(fā)生時(shí)間+地點(diǎn)+處理事故的主要人員（如有重要領(lǐng)導(dǎo)寫出姓名、職務(wù)）+事件情況簡(jiǎn)要說明。

（三）將整理后的數(shù)碼照片錄入公司局域網(wǎng)照片檔案管理預(yù)立卷系統(tǒng)

將建立好的下圖的文件夾內(nèi)容錄入企業(yè)局域網(wǎng)照片檔案管理預(yù)立卷系統(tǒng)，對(duì)每一張照片進(jìn)行著錄，將每一張?jiān)嬲掌{(diào)整大小后（應(yīng)用軟件ACDSee 6.0）高度800，寬度600自動(dòng)調(diào)整200KB左右掛到網(wǎng)上提交。從而，數(shù)碼照片歸檔的預(yù)立卷工作完成了。

（四）數(shù)碼照片進(jìn)入企業(yè)局域網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)

檔案室管理人員在企業(yè)局域網(wǎng)照片檔案管理系統(tǒng)上按單元逐張檢查、接收照片，對(duì)分類不合理的照片與預(yù)立卷人員溝通后調(diào)整。經(jīng)檢查無誤后在檔案管理系統(tǒng)中著錄檔號(hào)，并對(duì)每一張照片給出刻錄數(shù)碼照片光盤的包裝的條形碼號(hào)，便于數(shù)碼照片離線歸檔后，再利用原版照片時(shí)查找方便。至此，數(shù)碼照片存儲(chǔ)到照片檔案管理系統(tǒng)中，建立了數(shù)碼照片的全文式管理，實(shí)現(xiàn)了數(shù)碼照片的邏輯歸檔。

（五）數(shù)碼照片與紙制照片的有機(jī)銜接

重要的數(shù)碼照片加洗成紙制照片歸檔，紙制照片檔案管理仍參照按照企標(biāo)《聲像檔案管理規(guī)定》執(zhí)行，所有數(shù)碼照片與紙制照片記錄數(shù)據(jù)著錄在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，從而建成完整、統(tǒng)一的照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)照片檔案的統(tǒng)一管理與檢索，達(dá)到查找利用方便的目的。在實(shí)際查找利用中，通過檢索照片題名，游覽檢索結(jié)果，就可以知道該照片是數(shù)碼照片形式、紙制照片形式還是既有數(shù)碼照片形式，又有紙制照片形式。

三、數(shù)碼照片的保存

將調(diào)整后的原版數(shù)碼照片文件夾（圖1）刻錄光盤，一式二份，一套用于查閱利用，一套用于保管封存。盤盒表面注明內(nèi)容標(biāo)題、文件格式、移交單位等?？啼浐蟮墓獗P按《電子檔案管理規(guī)定》規(guī)定管理。

為保證光盤刻錄的質(zhì)量，并確保光盤及其數(shù)碼照片信息長(zhǎng)期保存，數(shù)碼照片檔案保管必須注意以下幾點(diǎn)：1.注意選用檔案專用光盤或品牌好的光盤刻錄，并使用帶有“校驗(yàn)”功能的刻錄軟件進(jìn)行光盤刻錄，這些軟件能自動(dòng)檢查光盤上的資料是否正確；2.光盤的標(biāo)簽應(yīng)粘貼在光盤包裝物上，不能直接在光盤上寫字或粘貼標(biāo)記，以免化學(xué)物質(zhì)滲透光盤的保護(hù)層損害光盤數(shù)據(jù)層。墨水等書寫材料可能存有損害光盤的溶劑，鉛筆里的石墨回影響光盤的閱讀。3.光盤要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)并與有害氣體、強(qiáng)紫外線隔離，環(huán)境溫度應(yīng)控制在17℃～25℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在35%～50%，以減緩光盤退化，并防止霉菌滋生；4.注意操作規(guī)范化。如果觸摸光盤應(yīng)帶綿制手套裸露手指不應(yīng)觸到光盤的反射面；5.認(rèn)真作好數(shù)碼照片檔案讀取設(shè)備的檢查和維護(hù)。光盤存儲(chǔ)的數(shù)碼照片檔案信息只能通過計(jì)算機(jī)處理和閱讀，這就要求檔案管理部門對(duì)有關(guān)計(jì)算機(jī)等設(shè)備和軟件使用情況及時(shí)進(jìn)行登記，如果讀取設(shè)備或軟件過時(shí)了，光盤存貯的信息要及時(shí)復(fù)制和遷移。光盤每四年轉(zhuǎn)存一次，從而保證數(shù)碼照片檔案信息長(zhǎng)期、有效地保存。

四、結(jié)語(yǔ)

照片檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事各種活動(dòng)形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的并按一定原則和方法加工整理，集中保管起來的各種照片（包括底片和文字說明），是各單位檔案的重要組成部分。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展、數(shù)碼照相機(jī)的普及和廣泛應(yīng)用，用照片記錄現(xiàn)實(shí)、反映歷史也顯得越來越重要，也越來越普遍。數(shù)碼照片時(shí)代與傳統(tǒng)紙質(zhì)照片時(shí)代有很大的差別，過去都是有底片照片，而現(xiàn)在的數(shù)碼照片都沒有底片；原本一年只有幾十張照片，而現(xiàn)在需要存檔的每年有幾百?gòu)?；照片檔案整理過程環(huán)節(jié)很多，非常繁瑣，單純依靠人工整理，需要幾天，甚至幾個(gè)星期，花費(fèi)很多精力。今天數(shù)碼照片的普及速度正以令人瞠目的速度增加著，數(shù)碼照片以其即拍即現(xiàn)、方便共享等特點(diǎn)為人喜愛。然而，數(shù)碼照片不如傳統(tǒng)感光照片那樣可靠，檔案工作者為照片檔案管理制定管理規(guī)范及數(shù)碼照片的管理要求，是新時(shí)期檔案工作的需要，在數(shù)碼照片的管理與實(shí)踐中進(jìn)行深入思考與探討，形成了比較滿意的管理模式。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王遦編.現(xiàn)代企業(yè)文件與檔案工作使用教程[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1999