陳瑤

淺論臨床學(xué)院中數(shù)碼照片檔案的管理

陳瑤

目的數(shù)碼照片目前已經(jīng)成為重要的檔案資源，本文結(jié)合臨床學(xué)院實(shí)際，圍繞如何做好數(shù)碼照片的歸檔與管理工作進(jìn)行初步探討。

臨床學(xué)院；數(shù)碼照片；管理

臨床學(xué)院的教學(xué)檔案是指在臨床教學(xué)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值、真實(shí)記錄臨床學(xué)院本科生、研究生、住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)等教學(xué)活動(dòng)、學(xué)院教學(xué)管理、教師教學(xué)科研等活動(dòng)的文字圖表、照片、錄音帶、錄像帶等教學(xué)文件材料，照片檔案是其中一種最直觀、最真實(shí)的檔案材料，在檔案管理里占有重要地位。近年來，隨著數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)碼相機(jī)越來越普及，數(shù)碼照片已經(jīng)逐步取代了傳統(tǒng)相機(jī)拍攝的膠卷相片。由于數(shù)碼相機(jī)的易用性，隨之產(chǎn)生的數(shù)碼照片數(shù)量也不斷增加，如何加強(qiáng)管理，怎樣收集、整理和保存這些數(shù)碼照片成為檔案管理人員面臨的新課題。

1 數(shù)碼照片資料的收集

什么是數(shù)碼照片。一般情況下，通過數(shù)碼相機(jī)或者掃描儀等取得的，存儲(chǔ)在磁盤、光盤等數(shù)字載體上，需要通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來讀取、處理，可以在網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖形文件稱為數(shù)碼照片。而單位機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的數(shù)碼照片稱為數(shù)碼照片檔案。

數(shù)碼照片檔案管理工作的基礎(chǔ)和起點(diǎn)從數(shù)碼照片的收集開始，臨床學(xué)院在教學(xué)、管理等活動(dòng)過程中直接形成的具有保存價(jià)值的數(shù)碼照片都要進(jìn)行收集。

福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院作為醫(yī)科大學(xué)的臨床學(xué)院，負(fù)責(zé)本科生、研究生及住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)生在本院的教育培養(yǎng)工作，同時(shí)開展本院醫(yī)師繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育工作，結(jié)合本院教學(xué)工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，初步制定臨床學(xué)院數(shù)碼照片檔案的收集范圍大致如下。

①學(xué)院重大活動(dòng)與對(duì)外交流方面：如教學(xué)評(píng)估、各類教學(xué)工作會(huì)議、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來院檢查工作、其他單位來院交流學(xué)習(xí)、本院領(lǐng)導(dǎo)出訪參加重大教學(xué)交流活動(dòng)的數(shù)碼照片。

②學(xué)院日常教學(xué)科研方面：如開學(xué)式、畢業(yè)典禮、講課比賽、學(xué)生崗前培訓(xùn)、技能培訓(xùn)、學(xué)術(shù)講座、教育教學(xué)改革課題研究、本院主辦的學(xué)術(shù)會(huì)議等活動(dòng)的數(shù)碼照片。

③學(xué)院榮譽(yù)方面：如學(xué)院的優(yōu)秀人物評(píng)選活動(dòng)、學(xué)院在各類教學(xué)、競賽等活動(dòng)中獲得榮譽(yù)的數(shù)碼照片。

④學(xué)院建設(shè)方面：如學(xué)院建筑物、風(fēng)光、教學(xué)場館、會(huì)議室、教室、教學(xué)設(shè)備等的數(shù)碼照片。

⑤學(xué)生活動(dòng)方面：如學(xué)生參加技能競賽、新年晚會(huì)、藝術(shù)節(jié)、運(yùn)動(dòng)會(huì)等文體活動(dòng)的數(shù)碼照片。

⑥其他具有保留價(jià)值的照片：如畢業(yè)生合影、學(xué)生重要社團(tuán)活動(dòng)、本院主辦的各類學(xué)習(xí)班學(xué)員的合影等。

2 數(shù)碼照片的整理程序

數(shù)碼照片收集來以后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。整理工作是檔案管理環(huán)節(jié)中最重要的一環(huán)，它直接決定日后檔案利用質(zhì)量的好壞。

2.1數(shù)碼照片的鑒定篩選

數(shù)碼照片收集來后應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真鑒定與篩選，在全面的基礎(chǔ)上保存“精品”，以確保內(nèi)容真實(shí)、可靠，在鑒定篩選時(shí)應(yīng)注意以下幾個(gè)方面。

①應(yīng)選擇重要的、有代表性、有查考利用價(jià)值、能反映事物全貌、活動(dòng)的整個(gè)進(jìn)程和結(jié)果的照片進(jìn)行歸檔。

②數(shù)碼照片的收集數(shù)量可以略多于紙質(zhì)照片檔案。一般情況下，同一角度同一場景的照片只收集一張，對(duì)反映同一內(nèi)容的若干數(shù)碼照片，一個(gè)專題選擇5～10張即可。

③應(yīng)選擇主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁的照片進(jìn)行歸檔，為提高畫面質(zhì)量、增強(qiáng)麗面效果的后期處理除外。推薦單張數(shù)碼照片容量大小不應(yīng)超過3MB，分辨率在300萬像素以上。

④目前數(shù)碼照片的格式主要有RAW、JEPG、TIFF等幾種，在保存數(shù)碼照片檔案時(shí)，應(yīng)將照片轉(zhuǎn)換成JEPG或TIFF格式，并保證分辨率不變和EXIF信息不丟失。

⑤應(yīng)對(duì)照片附加文字說明，反映數(shù)碼照片的主要內(nèi)容。說明應(yīng)包含以下六個(gè)要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、攝影者，并對(duì)每張照片的具體情況如人物姓名、職務(wù)、行為等進(jìn)行說明。

2.2數(shù)碼照片檔案分類編號(hào)

(1)數(shù)碼照片在進(jìn)行歸檔前，應(yīng)確定其保管期限。根據(jù)照片的價(jià)值，保管期限分為永久和定期，定期的一般定為30年。

(2)對(duì)數(shù)碼照片檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)。應(yīng)在計(jì)算機(jī)硬盤中建立“照片檔案”總文件夾，在該文件夾下按保管期限設(shè)立“永久”和“定期”兩個(gè)文件夾，按不同保存期限，在相應(yīng)文件夾下按照片形成年度建立子文件夾。同一年度文件夾內(nèi)按不同事件分別建立組文件夾，組文件夾的命名為該組數(shù)碼照片主要內(nèi)容或者事件，將同一事件、活動(dòng)、會(huì)議等聯(lián)系密切的一組數(shù)碼照片存放在同一組文件夾里，按時(shí)間或重要程度排列。

(3)數(shù)碼照片檔案的編號(hào)按保管年限+年度+組號(hào)+張?zhí)柛袷竭M(jìn)行。在本院，永久保存的照片用“Y”代表、定期保存的照片用“D”代表；年度為四位阿拉伯?dāng)?shù)字(如2010)；組號(hào)用四位阿拉伯?dāng)?shù)字代表，在同一年度內(nèi)的組從“1”開始順序編號(hào)，不足四位的在前補(bǔ)“0”；張?zhí)枮樗奈话⒗當(dāng)?shù)字，同一組內(nèi)數(shù)碼照片從“1”開始順序編號(hào)，不足四位的在前補(bǔ)“0”。如本單位2010年七年制醫(yī)學(xué)生崗前培訓(xùn)數(shù)碼照片，保存期限為永久，選取7張歸檔，屬于2010年歸檔數(shù)碼照片中第11張順序起，數(shù)碼照片名為Y201000030011.jpg- Y201000030017.jpg。

3、編制數(shù)碼照片檔案文件級(jí)目錄

為實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片檔案的統(tǒng)一管理與檢索，應(yīng)編制數(shù)碼照片檔案文件級(jí)目錄。目錄編制以張為單位，項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、照片名、拍攝者、拍攝時(shí)間、保管期限、數(shù)碼照片目錄號(hào)、盤號(hào)、數(shù)碼照片號(hào)、備注等。

3 數(shù)碼照片檔案的光盤刻錄與歸檔

數(shù)碼照片整理后應(yīng)及時(shí)刻錄到光盤并歸檔，具體要求如下：

①應(yīng)將數(shù)碼照片文件夾、數(shù)碼照片文件級(jí)目錄、光盤說明文件刻錄到光盤中。按不同年度將照片刻錄到不同的光盤中。

②應(yīng)采用質(zhì)量好的只讀式光盤做為數(shù)碼照片的存儲(chǔ)載體，并脫機(jī)保存。一張光盤為一個(gè)案卷保管單位，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。

③刻制好的光盤應(yīng)裝入光盤專用包裝盒，包裝盒封面內(nèi)容與光盤說明文件內(nèi)容相同，存放在常溫、于燥、無陽光直射的地方，并注意不可在上壓重物。

綜上述所述，面對(duì)數(shù)碼照片檔案這一新型檔案的管理，需要不斷探索，總結(jié)出合理、科學(xué)的管理模式，以達(dá)到數(shù)碼照片檔案安全長效地保管，并得到有效的利用。

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350005 福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院