文/齊菁

數(shù)碼照片檔案作為人類記錄歷史、傳遞信息、交流感情的重要工具，在人們社會生活中所起的作用越來越明顯，已經(jīng)成為檔案寶庫中一個不可缺少的新成員。初拍攝的數(shù)碼照片，需要經(jīng)過檔案工作人員進行系統(tǒng)處理，才能成為具有保存價值的專業(yè)檔案。經(jīng)過規(guī)范整理的數(shù)碼照片檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位檔案全宗的一個重要組成部分，在社會生活的各個領(lǐng)域起著舉足輕重的作用。

一、數(shù)碼照片檔案的特點

（一）形象生動。數(shù)碼照片檔案以其畫面的可視形象，生動地將檔案內(nèi)容展現(xiàn)在利用者面前，具有較強的形象性和直觀性，其生動性和形象性是其他類型檔案難以達到的。

（二）時空感強。數(shù)碼照片運用先進科學(xué)攝影技術(shù)，可將一瞬即逝的現(xiàn)場永久記錄和再現(xiàn)，并可進行超越時空的傳遞，具有較強的時間感和空間感。

（三）傳輸分享方便。應(yīng)用通信網(wǎng)絡(luò)傳送數(shù)碼照片，能與辦公局域網(wǎng)中的電腦終端連接，并通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布傳輸，從而拓展其共享范圍。

（四）便于復(fù)制和備份。數(shù)碼檔案復(fù)制與備份簡捷，利用數(shù)字存儲與備份技術(shù)進行數(shù)據(jù)保存。數(shù)碼照片可以沖印成紙質(zhì)照片、圖冊，也可以制成光盤、CD等，對丟失底片的傳統(tǒng)照片，可以通過掃描方式數(shù)字化，真實地保留原始照片信息。

數(shù)碼照片也存在著對軟硬件的依賴性，必須在計算機圖像處理軟件環(huán)境技術(shù)支撐下才能讀寫數(shù)據(jù)，同時數(shù)據(jù)信息具有易改性，通過圖像處理軟件可改變其歷史原貌的不足之處。

二、數(shù)碼照片檔案的收集與歸檔要求

（一）數(shù)碼照片檔案的收集范圍。

數(shù)碼照片檔案的收集與歸檔，按照檔案國標 《照片檔案管理規(guī)范》 （GB/T11821-2002）的有關(guān)規(guī)定，根據(jù)照片形成機構(gòu)的特點與檔案所在機構(gòu)職能活動的特點，自行制定符合本單位需要的照片檔案收集范圍。因此，數(shù)碼照片檔案的收集范圍應(yīng)該包括： （1）反映單位主要職能活動和工作成果的照片檔案； （2）領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片檔案； （3）本單位組織或參加的重要外事活動的照片檔案； （4）記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故，自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的照片檔案； （5）反映本地區(qū)地理、古跡以及自然風光和民間風俗的照片檔案； （6）與其他載體檔案有密切關(guān)系的照片檔案； （7）其他具有保存價值的照片檔案。

（二）數(shù)碼照片檔案的歸檔要求。

對屬于數(shù)碼照片檔案收集范圍，且符合數(shù)碼照片檔案歸檔要求的照片，要及時向本單位檔案管理機構(gòu)移交，集中管理，任何機構(gòu)或個人都不得占為己有。在歸檔中各單位可參照文書檔案的歸檔辦法，制訂照片檔案的歸檔制度。

一是隨時歸檔。對形成數(shù)碼照片數(shù)量較多的單位，具有歸檔價值的數(shù)碼照片，拍攝者或承辦單位在工作和活動結(jié)束后，應(yīng)及時對照片進行系統(tǒng)整理 ，并于每月末向單位檔案部門移交當月形成的數(shù)碼照片。

二是定期歸檔。對于數(shù)碼照片檔案形成較少的單位，或沒有制定單獨保管和編目制度的單位，數(shù)碼照片檔案可隨其他載體形態(tài)檔案一同向有關(guān)檔案部門移交。比如數(shù)碼照片檔案的內(nèi)容與文書檔案內(nèi)容密切相關(guān)，且數(shù)量較少，其歸檔時間與文書檔案相同，即在次年6月底之前歸檔。如有特殊情況不能按時歸檔的機構(gòu)，應(yīng)與檔案管理機構(gòu)協(xié)商同意之后，可以提前或推遲歸檔，但最遲不得超過規(guī)定移交時間后的3個月。

三、數(shù)碼照片檔案的整理

由于各類社會文化經(jīng)濟活動頻繁開展，數(shù)碼照片檔案在單位檔案中，占據(jù)了越來越重要的地位。但數(shù)碼照片的整理與傳統(tǒng)照片的整理既有相似之處，也有明顯區(qū)別。一方面，數(shù)碼照片屬于電子文件的一種形式，其鑒定和保管等均需與電子文件檔案管理保持一致，同時數(shù)碼照片又屬于照片檔案的一種類型，需要采用照片檔案整理的要求和方法；另一方面，數(shù)碼相機拍攝的照片，可通過沖洗形成紙質(zhì)照片。制成紙質(zhì)照片后，它的整理方法與傳統(tǒng)照片檔案的整理方法相類似，因此，通過數(shù)碼照片沖洗出的紙質(zhì)照片，一般情況下不再與底片有關(guān)聯(lián)。數(shù)碼照片的整理應(yīng)有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系，既利于檔案保管，又便于提供利用。

（一）數(shù)碼照片的整理原則。（1）一體化原則。數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片、電子文檔應(yīng)一體化整理。一是與傳統(tǒng)照片一體化，主要指影像一體化，原則上要求永久保管的照片應(yīng)擴印出紙質(zhì)照片。數(shù)碼照片擴印出的紙質(zhì)照片應(yīng)與傳統(tǒng)照片擴印出的紙質(zhì)照片合并立卷、排列、編號。二是與電子檔案一體化，主要指存儲在存儲器中的數(shù)碼照片應(yīng)與其他電子檔案在收集范圍、分類、編號等方面一體化。 （2）電子化原則。數(shù)碼照片具有電子化的特點。一是形成時的電子化，由數(shù)碼相機、掃描設(shè)備攝制而成。二是存儲時的電子化，存儲在數(shù)碼相機存儲器、光盤等存儲載體上。三是鑒定時要按電子文件檔案一樣進行真實性、完整性、有效性鑒定。四是保管時按電子文件要求，既要注意防強磁場、防強紫外線等防護措施，又要定期遷移。（3）標準化原則。一是存儲格式標準化。數(shù)碼照片在移交和接收時應(yīng)轉(zhuǎn)換為JPEG、TIFF格式。拍攝數(shù)碼照片像素應(yīng)在300萬以上，掃描照片的線數(shù)應(yīng)不低于600dpi。二是整理方法標準化。數(shù)碼照片整理方法應(yīng)與傳統(tǒng)照片、電子文件歸檔整理方法相兼顧。

（二）數(shù)碼照片整理的方法與步驟。

（1）分類。在一般的機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位數(shù)碼照片，其代碼與傳統(tǒng)聲像檔案做了區(qū)分，有的單位直接以 “SM”作為分類代碼。在同一個全宗內(nèi)的數(shù)碼檔案，可按 “保管期限-年度-組”。組是指有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合，如一次會議、一項活動、一個項目、反映同一問題或事由等形成的若干張數(shù)碼照片為一組。數(shù)碼照片的分類方案應(yīng)與沖洗出的紙質(zhì)照片分類方案一致，并保持相對穩(wěn)定。不同年度的數(shù)碼照片應(yīng)分別整理。 （2）排列。數(shù)碼照片的排列指對數(shù)碼照片進行分類后，對最低一級類目下的數(shù)碼照片進行排列。同一組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案，應(yīng)按形成時間或重要程度先后排列。 （3）編號。數(shù)碼照片排序后，對每張數(shù)碼照片進行編號。數(shù)碼照片檔號格式為 “全宗號-保管期限代號-數(shù)碼照片號”。其中全宗號和保管期限代號與傳統(tǒng)照片的表示方法一致；數(shù)碼照片號則是指在同一個保管期限同一個年度內(nèi)數(shù)碼照片的排列順序號，一般由 “形成年度+流水號”構(gòu)成。 （4）照片命名。照片排列后，還需對每張數(shù)碼照片重新命名。數(shù)碼照片文件采用 “保管期限-年度-組號-張?zhí)枴?格式命名。保管期限：分別用“01、02” 或 “Y、D”， 對應(yīng)代表 “永久、定期”。年度：為4位阿拉伯數(shù)字。組號：為3位阿拉伯數(shù)字，在同一年度內(nèi)的組從 “001”開始順序編號。張?zhí)枺和唤M內(nèi)數(shù)碼照片從 “1”開始順序編號。例如：2009年XX學(xué)校辦公室拍攝的一組XX會議數(shù)碼照片，是2009年第3組照片，保管期限定為 “永久”，存儲格式為JPEG，因此，該組數(shù)碼照片第一張照片的文件名應(yīng)為：01-2009-003-1.jpg。 （5）照片存儲。數(shù)碼照片檔案應(yīng)在計算機中建立層級文件夾進行分類存儲。一般應(yīng)在計算機硬盤建立 “數(shù)碼照片檔案”總文件夾；在總文件夾內(nèi)按不同保管期限和不同年度建立層級文件夾，并以保管期限和年度命名層級文件夾；在同一年度文件夾內(nèi)再按不同組分別建立組文件夾，并以該組組號加數(shù)碼照片主要內(nèi)容或者事由命名組文件夾，組號與內(nèi)容或者事由之間加空格。例：XX學(xué)校的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計算機硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)D盤，2009年XX學(xué)校辦公室拍攝的一組XX會議數(shù)碼照片是2009年第3組照片，保管期限定為 “永久”，該組照片應(yīng)存放在以下計算機路徑下：D：數(shù)碼照片檔案永久 2009