任濤 何雨杭 梁臣 魏安康 楊靚

【摘要】為了滿足目前高校大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)發(fā)展的需要， 充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢，提高大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目管理水平， 各個高校結(jié)合自身需求， 部署了大學(xué)生創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)，本文針對大學(xué)生創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)的設(shè)計及其對高校科研的影響進(jìn)行了深入的分析與研究。

【關(guān)鍵詞】創(chuàng)新項目管理系統(tǒng) ?高校學(xué)生科研創(chuàng)新 ?創(chuàng)新競賽 ?大數(shù)據(jù)

【中圖分類號】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）08-0215-02

隨著國內(nèi)高校日益重視在校大學(xué)生科技創(chuàng)新精神與能力的培養(yǎng)，各高等院校紛紛展開了各種級別各種類型的以培養(yǎng)為目的的創(chuàng)新性培養(yǎng)計劃以滿足高速發(fā)展的社會對創(chuàng)新型人才的需求[1-4]。隨著高?？萍紕?chuàng)新計劃的不斷深入展開，項目申報、管理的工作量日益龐大，人工方式難以應(yīng)付項目管理的難度和復(fù)雜度[5-6]，傳統(tǒng)的項目管理方式逐漸暴露出缺點。

目前，我校大學(xué)生創(chuàng)新項目的申報、審批等工作主要由人工完成，其間也利用了一些傳統(tǒng)的辦公軟件，如Word、Excel、PowerPoint等，但是在項目的進(jìn)行過程中，項目申請人、指導(dǎo)教師、評審專家、學(xué)生創(chuàng)新中心（我校學(xué)生項目主管部門）之間仍然需要傳遞大量的紙質(zhì)文檔。紙質(zhì)文檔按照相應(yīng)的流程需要進(jìn)行多次的審批，造成了項目申請人在學(xué)校不同的辦公地點間來回奔波，甚至還有可能存在領(lǐng)導(dǎo)、老師出差在外，文件流轉(zhuǎn)、項目審批困難，文件待批造成管理效率低下，管理行為滯后;領(lǐng)導(dǎo)或老師出差回來，眾多手持待批文件人員在門口排隊等候。因為時間緊，許多事項來不及仔細(xì)研究，草草批復(fù)造成簽批的文件事后查閱困難等等傳統(tǒng)方式無法避免的問題。近年來，隨著國家和學(xué)校對大學(xué)生創(chuàng)新重視程度的不斷提高，各類創(chuàng)新項目的不斷增加，項目申報審批的復(fù)雜度也越來越大，傳統(tǒng)的人工項目管理方式已經(jīng)造成了項目申報審批秩序混亂、持續(xù)時間冗長、工作量急劇增大等問題。盡管學(xué)生創(chuàng)新中心出臺了一些措施用于規(guī)范申報審批流程，但是效果并不理想，問題并沒有得到根本性的解決。所以，針對學(xué)校的實際情況，充分運用計算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開發(fā)部署一個集成項目申報審批流程的在線管理系統(tǒng)勢在必行。于是，各高校充分運用計算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合工作流技術(shù)，建設(shè)并部署了結(jié)合自身需求的大學(xué)生創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)[7-8]，從而對大學(xué)生創(chuàng)新項目的實施情況進(jìn)行科學(xué)高效的管理，提高了項目管理的效率。

本文通過對東北大學(xué)創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)在學(xué)?？蒲袆?chuàng)新中管理中的應(yīng)用，詳細(xì)的介紹創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)所發(fā)揮的作用，對同類院校大學(xué)生創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)的部署具有一定的參考價值。

1.系統(tǒng)簡介

本文提出的系統(tǒng)主要由前臺和后臺兩大部分組成，整個實施過程也將按兩部分結(jié)合組成（如圖1所示）。前臺部分主要是創(chuàng)新中心鏈接的網(wǎng)頁，本網(wǎng)頁主要包括公告，新聞，主要成就展示和介紹，還有學(xué)生注冊，老師和學(xué)生登錄等功能。

后臺部分主要由管理系統(tǒng)組成，管理系統(tǒng)分為六個不同的模塊，每個模塊的功能是針對不同用戶量身設(shè)置的。當(dāng)用戶登陸時系統(tǒng)會自動識別用戶類型，進(jìn)入與該用戶對應(yīng)的界面，用戶類型分別是學(xué)生、指導(dǎo)老師、前期評審、中后期評審、學(xué)院、站長，各用戶之間具有非常強大的信息交互功能。

圖1：大學(xué)生創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)圖

學(xué)生界面供學(xué)生用戶使用，實現(xiàn)了學(xué)生信息錄入、項目申報、項目信息反饋等功能，可以分模塊填寫，并自動生成文檔并提供下載，減少了電子文檔提交的步驟，使申報流程更加快捷。

指導(dǎo)老師界面供項目指導(dǎo)老師使用，可顯示該老師所指導(dǎo)項目，并能查看項目成員、項目資料，也可以對該周學(xué)生總結(jié)進(jìn)行批注。

前期評審界面供前期評審老師使用，用于查看成員資料、項目資料和對項目進(jìn)行評審。

中后期評審界面供中后期老師使用，功能與前期評審界面大體相似。

學(xué)院界面供各學(xué)院項目申報管理員使用，可用于顯示該學(xué)院所有的項目、添加前期評審老師、按類別檢索。

站長界面是后臺管理的核心，擁有后臺所涉及的所有功能，可顯示待處理事項（待審核項目、待審核用戶）和在線成員、注冊于訪問控制、上傳文件限制（格式、大?。?項目模塊用于添加項目、項目管理，此外還具有回收站功能和檢索功能，分別用于管理所刪除的項目和分類檢索項目，還可添加網(wǎng)站后臺管理人員賬號，擴(kuò)大管理團(tuán)隊規(guī)模，從而減輕站長的工作負(fù)擔(dān)，同時提升了后臺管理的效率。

2.系統(tǒng)的優(yōu)勢以及對高校學(xué)生創(chuàng)新科研的影響

創(chuàng)新項目從申請到結(jié)題的大致流程依次為：①項目立項，②中期驗收，③結(jié)題驗收。本文將按照項目申報審批的流程，將傳統(tǒng)方式與使用創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)之后的狀況進(jìn)行逐一的比對，闡述使用創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)的優(yōu)勢以及對高校學(xué)生創(chuàng)新工作開展的影響（由于結(jié)題驗收方式所體現(xiàn)的優(yōu)勢與中期驗收基本一致，所以本文就不再贅述，這里主要從項目立項、中期驗收、項目進(jìn)行過程中三個方面進(jìn)行對比）。

2.1 項目立項

傳統(tǒng)方式項目立項詳細(xì)流程（圖2所示）：①項目申請人到指定的網(wǎng)站下載項目申請書（Word格式）并寫完整。②項目申請人將項目申請書打印出來，所有項目成員簽字確認(rèn)。③項目申請人將項目申請書交指導(dǎo)老師審核。④指導(dǎo)老師審核通過后簽字確認(rèn)。⑤項目申請人將指導(dǎo)書交至學(xué)院審核。⑥學(xué)院組織立項答辯。⑦學(xué)院將通過初審的項目申請書交至創(chuàng)新中心。⑧創(chuàng)新中心組織 專家進(jìn)行再審，審核通過后公布立項成功信息，項目開始進(jìn)行。

系統(tǒng)方式項目立項詳細(xì)流程（圖3所示）：①項目申請人注冊系統(tǒng)帳號，完善團(tuán)隊成員、指導(dǎo)教師等相關(guān)信息之后在線填寫項目申請書。②指導(dǎo)教師在線審核項目書，審核通過之后，該項目書顯示指導(dǎo)教師審核通過信息。③學(xué)院組織初期答辯。④項目申請人在線提交答辯所需材料（PPT等）。⑤學(xué)院在線審核項目，審核通過的項目書由系統(tǒng)自動推送至學(xué)生創(chuàng)新中心帳號。⑥學(xué)生創(chuàng)新中心在系統(tǒng)中隨機(jī)分配項目書至各個專家進(jìn)行審核。⑦專家審核通過的信息將反饋給學(xué)生創(chuàng)新中心。⑧學(xué)生創(chuàng)新中心確認(rèn)之后，將項目審核通過的信息自動發(fā)送至各層相關(guān)人員。

通過傳統(tǒng)管理方式與管理系統(tǒng)的方式對比發(fā)現(xiàn)：

項目申請書在各個地方傳遞均采用人工傳遞的方式，學(xué)院、創(chuàng)新中心組織專家評審均采用電話、短信、Email等方式進(jìn)行，不便于管理，為專家分配待評審項目書也是人工進(jìn)行，人為因素較多。所以較傳統(tǒng)方式相比，使用項目管理系統(tǒng)具有如下優(yōu)勢：1）大大縮減了傳統(tǒng)方式在資料傳遞上所需要的時間，不再需要為傳遞項目書而四處奔波。2）聯(lián)絡(luò)方式更加統(tǒng)一（可通過站內(nèi)信），大大降低了在傳統(tǒng)方式中需要打電話、發(fā)短信、打印材料等在物質(zhì)方面的消耗。3）項目書分配更加便捷、公正。4）便于學(xué)生創(chuàng)新中心掌控工作進(jìn)度，每一個項目進(jìn)行到哪一個階段，一目了然。

2.2 中期驗收

傳統(tǒng)方式中期驗收詳細(xì)流程（圖4所示）：1）學(xué)生創(chuàng)新中心通知各項目組參加中期驗收答辯，并組織、分配專家進(jìn)行評審。2）項目負(fù)責(zé)人在驗收答辯前提交PPT以及項目日志。3）進(jìn)行中期驗收答辯。4）專家評審?fù)瓿珊髮?shù)據(jù)反饋至學(xué)生創(chuàng)新中心。5）學(xué)生創(chuàng)新中心根據(jù)專家驗收評審成績進(jìn)行分析統(tǒng)計之后確定項目是否繼續(xù)進(jìn)行并且評定該項目為國家級、省級或校級，并將結(jié)果反饋至各項目相關(guān)人員。

系統(tǒng)方式中期驗收詳細(xì)流程（圖5所示）：1）學(xué)生創(chuàng)新中心在項目管理系統(tǒng)中發(fā)布中期驗收公告，消息自動推送至各項目相關(guān)人員。管理人員使用系統(tǒng)進(jìn)行專家組織、分配，并開通項目中期驗收答辯參評展示內(nèi)容附件提交的功能。2）項目負(fù)責(zé)人在看到通知后在規(guī)定時間內(nèi)上傳項目中期驗收答辯參評展示內(nèi)容附件。3）進(jìn)行中期驗收答辯。4）專家現(xiàn)場評審?fù)瓿珊笤诰W(wǎng)上對各自評審的項目進(jìn)行打分評定，并填寫打分理由。5）系統(tǒng)自動對各項目所有參評專家的分?jǐn)?shù)進(jìn)行匯總計算，得出最終計算結(jié)果展示在該項目信息列表中期驗收成績一欄中。6）學(xué)生創(chuàng)新中心根據(jù)這一成績在系統(tǒng)中進(jìn)行點擊操作（通過、不通過），確定該項目是否通過驗收，并且再次點擊（國家級、省級、校級）確定該項目最終等級。

圖4：傳統(tǒng)方式中期驗收流程圖 ? 圖5：系統(tǒng)方式中期驗收流程圖

通過圖4和圖5對比發(fā)現(xiàn)，除了在上個流程中所體現(xiàn)的優(yōu)勢之外，創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)的優(yōu)勢進(jìn)一步體現(xiàn)：該系統(tǒng)能夠自動匯總、分析專家的評分?jǐn)?shù)據(jù)，徹底拋棄了傳統(tǒng)方式需要人工匯總分析這一耗費大量人力物力的方式，進(jìn)一步提升了項目評審與管理的效率。

2.3 項目執(zhí)行過程

2.3.1 項目日志的管理

在項目執(zhí)行過程中，創(chuàng)新中心規(guī)定項目成員每周需要進(jìn)行討論總結(jié)并在《項目日志》中記錄項目周記、月總結(jié)等且該項目指導(dǎo)老師進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，但在實際進(jìn)行過程中，很多項目組并沒有按時的進(jìn)行此項工作，且很多指導(dǎo)教師并沒有查看該《項目日志》，致使該措施并沒有很好的達(dá)到學(xué)校創(chuàng)新中心所預(yù)期的目的。

在使用創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)之后，上述問題就得到了很好的解決。項目進(jìn)行過程中，每一周的周記只能在該周進(jìn)行填寫，項目成員填寫完成提交后會推送至該項目指導(dǎo)老師處，指導(dǎo)老師在評審、提交之后，該周記才會被系統(tǒng)確認(rèn)為有效并在項目周記處顯示為綠色以表示已完成，否則顯示為紅色以表示未完成。且學(xué)生創(chuàng)新中心帳號界面內(nèi)有項目周記情況一覽表，將所有項目組的周記按學(xué)院、年份等方式進(jìn)行篩選查詢之后分類顯示。這樣就簡單、便捷的實現(xiàn)了項目周記填寫的監(jiān)督工作，從而有助于各項目保質(zhì)保量的完成。

圖6：傳統(tǒng)方式管理日志流程圖 ?圖7：系統(tǒng)方式管理日志流程圖

2.3.2 項目內(nèi)容查詢、監(jiān)管

學(xué)生創(chuàng)新中心以及各學(xué)院可以在系統(tǒng)中通過選擇學(xué)院、年份、項目類別、項目等級等方式對項目進(jìn)行分類篩選，從而查看該項目相關(guān)信息，而傳統(tǒng)方式可能會在一個電腦文件夾或者辦公室檔案柜中去人工查閱，極不方便，從而項目管理系統(tǒng)實現(xiàn)了項目信息的便捷查詢監(jiān)管;評審專家可以直觀的查看到自己所需評審的項目的信息，更加簡單、便捷;指導(dǎo)老師可以查看自己所指導(dǎo)的所有項目的情況，做到及時地指導(dǎo)與監(jiān)督。簡而概之，與傳統(tǒng)項目管理方式相比，使用項目管理系統(tǒng)的優(yōu)勢如下：1）成本低，可選擇性強：B/S架構(gòu)的項目管理軟件構(gòu)建簡單[9-10]，不需要購買一大堆的硬件設(shè)備，成本消耗降低。同時，用戶通過瀏覽器就可以進(jìn)入系統(tǒng)，用戶只需簡單安裝操作系統(tǒng)即可享受瀏覽器各項服務(wù)。這樣大大減少了傳統(tǒng)項目管理方式的辦公費用，做到了節(jié)能環(huán)保。2）跨級跨地域：利用B/S架構(gòu)的項目管理軟件，可以擺脫地點的限制。同一學(xué)校不同部門，各學(xué)校、各辦公室都可以同時進(jìn)入到同一個系統(tǒng)上進(jìn)行項目管理操作。只要開通權(quán)限，同一項目組上下級之間可以共同完成項目計劃、項目溝通執(zhí)行等，保證項目信息的實時共享。3）多項目管理：B/S架構(gòu)的項目管理系統(tǒng)實現(xiàn)了多項目共同管理，管理員可以根據(jù)實際情況設(shè)置不同用戶的權(quán)限，各項目可以相互聯(lián)系也可以互不干擾。不同項目組的成員都可以同時登陸到系統(tǒng)，對自己所負(fù)責(zé)的項目部分進(jìn)行操作。4）信息共享程度高：所有用戶都可以同時登陸到系統(tǒng)進(jìn)行操作，只要刷新一下網(wǎng)頁，該用戶用權(quán)限可以看到的部分更新都會實時地反映出來。同時，用戶隨時隨地可以更新信息，保證了信息共享的實時性。

3.結(jié)語

本文基于我校建設(shè)大學(xué)生創(chuàng)新項目管理系統(tǒng)的過程，介紹了該系統(tǒng)的設(shè)計模式以及與傳統(tǒng)項目管理方式的優(yōu)勢，經(jīng)過對系統(tǒng)的完善與測試，系統(tǒng)基本實現(xiàn)了設(shè)計目標(biāo)，為參與大學(xué)生創(chuàng)新項目的所有相關(guān)人員提供了便利。由與水平所限，本文在后期還將對一下幾個方面進(jìn)行更加深入的研究：1）學(xué)生和老師交互平臺及論壇的建設(shè)，加強學(xué)生和教師及管理人員的溝通。2）系統(tǒng)應(yīng)用范圍的擴(kuò)展，通過對其他院?？蒲泄芾磉^程及要求的調(diào)研，進(jìn)一步改進(jìn)本系統(tǒng)，使之適用于國內(nèi)所有高校的創(chuàng)新項目管理單位。

參考文獻(xiàn)：

[1]教育部.關(guān)于做好“本科教學(xué)工程”國家級大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計劃實施工作的通知[Z]. 北京：2012： 1-1.

[2]付東普，徐寶新，朱律瑋. 電子政務(wù)SOA應(yīng)用實踐——江西電子政務(wù)SOA案例介紹[J]. 信息技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)化，2011，11： 25-29.

[3]Ardagna D， Mirandola R， Trubian M， et al. Run-time Resource Management in SOA Virtualized Environments[C].Proc. of QUASOSS 09. Amsterdam， Holland： [s. n.]， 2009.

[4]徐小龍，陳丹偉，陳春玲，李夢娥. 大學(xué)生創(chuàng)新計劃師生協(xié)作資源池建設(shè)[J]. 計算機(jī)教育，2010，13： 8-10.

[5]潘涌璋，唐啟紅，張秋明，吳曉琳，桑守山. 大學(xué)生創(chuàng)新性實驗計劃項目管理模式探討[J]. 實驗技術(shù)與管理，2012，06：146-149.

[6]曹梅. 項目管理：學(xué)校教育信息化的可行途徑[J]. 教學(xué)與管理，2007，06： 16-17.

[7]柯羽. 大學(xué)生科技創(chuàng)新活動質(zhì)量保障機(jī)制研究[J]. 嘉興學(xué)院學(xué)報，2009，04： 85-88.

[8]張玉利，李乾文，李劍力. 創(chuàng)業(yè)管理研究新觀點綜述[J]. 外國經(jīng)濟(jì)與管理，2006，05： 1-7.

[9]邢園園. 基于B/S模式的科技部門項目管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D]. 電子科技大學(xué)，2013.

[10]劉艷艷，朱群雄. 基于B/S三層結(jié)構(gòu)的項目管理系統(tǒng)的設(shè)計[J]. 電腦知識與技術(shù)，2005，35： 9-11.

作者簡介：

任濤，男，副教授，博士生導(dǎo)師，研究方向為計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)化，復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)，混沌保密通信。