劉玉玲

二十一世紀是網(wǎng)絡(luò)的時代，隨著辦公自動化的進一步深化和cad、cam技術(shù)的推廣應(yīng)用，特別是電子計算機和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，進而形成了電子檔案。同時也促進了檔案事業(yè)的快速發(fā)展。通過對電子檔案特點的分析，在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案部門如何面對這一變化，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展檔案事業(yè)，成為當(dāng)前的一個需要解決的實際問題。在此，本文就電子檔案管理中的電子文件原始性認定及其對策等法律問題談些看法。

1 電子檔案的原始性如何認定

首先，不易判斷檔案的原始性。將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進入網(wǎng)絡(luò)，即從檔案的實態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，從這個意義上說網(wǎng)絡(luò)傳遞的僅是檔案信息，用戶得到的僅是復(fù)制品，而非檔案原件。而網(wǎng)絡(luò)下的檔案任何一份輸出件，都可以說是原件，也都可以說是復(fù)制件，由于其易復(fù)制、易更改而難以確認，其原始性不易確定。

其次，不易確定檔案的真實性。檔案上網(wǎng)過程即是檔案從實態(tài)轉(zhuǎn)向虛擬態(tài)，在這個轉(zhuǎn)化過程中，檔案工作人員操作過程失誤的可能性是存在的，任何失誤都可能造成檔案信息的更改，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中傳輸時，具有流動性與虛擬性特點，信息與載體分離，使檔案具有可控性、可變性等特點。同時網(wǎng)上黑客與病毒的客觀存在，及用戶根據(jù)自己的利益對信息的取舍，都可能使檔案信息內(nèi)容更改，卻又不易察覺、識破。這些人為因素，會影響到電子檔案的真實性。另外，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時所用的載體，相對于紙質(zhì)檔案對環(huán)境要求更高，壽命較短。一般認為，這種載體所存信息在二十年左右會消失，然而在什么環(huán)境下什么時間信息開始丟失尚未有明確結(jié)論。載體的不穩(wěn)定性必然影響信息的真實性。同時隨著網(wǎng)絡(luò)的更新，一段時間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。

2 如何解決電子檔案的原始性認定問題

關(guān)于電子檔案的原始性認定問題是確定其憑證作用的關(guān)鍵。電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成或傳輸過程中存在著被改動的可能。處理后的電子文件是否與原來的一樣，存在著認定上的困難。因此，要解決這個問題，科學(xué)地界定電子檔案的原始性是檔案研究領(lǐng)域的新課題。要解決這個問題，應(yīng)從以下三方面來確保：

1、建立健全有效的規(guī)范的程序化的管理制度，從電子文件的形成、運行到歸檔管理的全過程確保其信息的原始性、真實性和完整性。

（1）建立磁盤文件登記制度。這可以從兩方面入手：a、先由文書處理部門按照電子文件是否要歸檔為原則進行初步鑒定，然后再分別依據(jù)文件性質(zhì)分別拷入軟盤，并在磁盤上貼標簽，統(tǒng)一登記入冊，使計算機硬盤只作臨時存儲的媒介；對中途需打印、修改、復(fù)制的文件，必須同時建立嚴格的部門審批、登記制度。b、檔案部門對已歸檔電子檔案要履行嚴格的移交、登記、管理制度。

（2）檔案管理工作提前介入電子文件的形成、運作和管理。檔案管理的介入就是：從電子文件的形成、運作到管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門或負責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機構(gòu)或人員負責(zé)；在電子文件形成、積累、歸檔、保管過程中，應(yīng)及時登記設(shè)備環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)等，以保證電子文件歸檔的質(zhì)量；生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔；對已歸檔的電子文件的管理，應(yīng)有嚴格的制度和有效的技術(shù)措施確保其信息的安全；作為檔案長期保管的電子文件應(yīng)與相同的紙質(zhì)文件或硬拷貝一同歸檔；為確保歸檔電子文件的完整性和有效性，應(yīng)當(dāng)從電子文件形成起，就進行妥善的管理；定期把符合歸檔條件的電子文件信息聯(lián)機傳送，在計算機網(wǎng)絡(luò)上集中，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體上。

2、采取專門技術(shù)措施，確保電子文件的原始性、真實性和完整性。

（1）由于電子文件可隨時變換載體，或被不留痕跡地改動，為了保證電子文件的原始性和真實性，可采取辦公軟件用電子印章或電子簽名的方法對電子文件進行簽發(fā)處理；有的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)中，可自動對每份電子文件的修改，存取、傳輸?shù)热魏尾僮鞫歼M行實時登記，以密碼形式存儲并有防刪改措施，從而為隨時印證該電子文件的來龍去脈提供完整、細致的查考信息。

（2）已歸檔的電子文件，在檔案管理與提供過程中，可以通過建立對電子文件的數(shù)據(jù)加密、用戶識別、終端識別、掃描輸入原始簽名及數(shù)字時間印章法等技術(shù)措施。“數(shù)字時間印章法”是當(dāng)前一種最新的方法，該辦法可用來確保文件的原始性。倘若歸檔的電子文件被刪除或修改，該文件的生成時在網(wǎng)上登記的時間也是無法改變的，從而保證電子文件的安全性。技術(shù)途徑是電子文件轉(zhuǎn)化為檔案的基本前提，如果沒有相應(yīng)的一套保證電子文件的原始性的技術(shù)，電子文件的檔案屬性也就不存在了。

3、通過對電子文件的鑒定，確保電子檔案的原始性和真實性。

檔案的鑒定是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中必不可少的一項工作，檔案鑒定工作的質(zhì)量高低和是否正常進行，對館藏檔案質(zhì)量將產(chǎn)生直接影響。

（1）、電子文件的內(nèi)容鑒定，這可以從紙質(zhì)文件鑒定的原則、標準、方法中獲得很多有益的經(jīng)驗。如，分析文件重要性的思路，檔案保管期限表所規(guī)定的各類文件的保管期限等。

（2）、電子文件的技術(shù)鑒定，這是電子文件鑒定中新的部分，它是比內(nèi)容鑒定更為重要的部分。技術(shù)鑒定是對電子文件的各方面技術(shù)狀況進行全面的檢查，包括對信息真實、可靠、完整、可讀性的認定和對文件載體性能的檢測。技術(shù)鑒定一般應(yīng)從這幾方面進行：可讀性鑒定、可靠性鑒定、無病毒鑒定和載體狀況鑒定等。

4、通過立法來規(guī)范電子文件的原始性和真實性。

法律是保證電子文件原始性、真實性的有力武器。電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案需要有保證信息原始性的公證機構(gòu)。要明確電子檔案的制作規(guī)程、保管要求、保護措施及提供利用制度。電子文件轉(zhuǎn)化電子檔案的過程、電子檔案的保管利用等環(huán)節(jié)，必須由法規(guī)作出明確，明確電子檔案的法律效力。目前，對法律效力的解決是放在計算機信息系統(tǒng)整體法律認定上，為具有法人資格部門的計算機產(chǎn)生的電子文件記錄應(yīng)對該部門的活動具有憑證作用。電子文件的立法內(nèi)容可以借鑒1996年6月聯(lián)合國大會通過的由聯(lián)合國國際貿(mào)易法委員會提出的《電子商務(wù)示范法》的做法，從而確定電子文件的原始性和真實性。