摘 要：2010年吉林省社會保險系統(tǒng)各級部門相繼成立了檔案管理中心，管理社會保險業(yè)務經(jīng)辦產(chǎn)生的檔案。2011年全部通過了人社部社保中心的達標驗收。本文介紹了吉林省社會保險檔案工作的整體情況、存在的問題，并提出了3項對策解決問題。

關鍵詞：吉林省社會保險；檔案管理；業(yè)務檔案一體化；培訓方案

1 吉林省社會保險系統(tǒng)檔案工作的現(xiàn)狀

近年來，吉林省社保業(yè)務檔案工作呈現(xiàn)了良好的工作局面。一是認識到位、領導重視。在調(diào)研交流中，各單位一把手對檔案工作都非常重視，雖然不分管檔案工作，但是對檔案的重要性都有著深刻的認識，把檔案工作當成全局重點工作擺布，盡其所能安排人手和經(jīng)費，花大力氣布置場地和設施，嚴格要求保證工作效率和質(zhì)量；二是思路清晰、管理規(guī)范。全省社保業(yè)務檔案管理都能夠統(tǒng)一思路，大體的流程都符合《吉林省社會保險檔案工作管理操作規(guī)程》要求，建立和各項規(guī)章制度，形成長效機制。場地布局比較合理，密集架擺放整齊，安全管理認真，按時完成當期的立卷歸檔工作。三是發(fā)揮潛力、利用廣泛。檔案管理的目的不是為了收集，而是為了利用。。社會保險業(yè)務檔案的利用不僅僅兌現(xiàn)了社會保險記錄一生、服務一生的承諾，每年都有大量的業(yè)務檔案發(fā)揮了對業(yè)務糾錯，保障參保對象的基本利益的作用。并且通過其對參保人員的社會活動記錄的準確性和規(guī)范性，成為各級政府部門社會管理的重要抓手；四是立足實際、積極創(chuàng)新。檔案管理工作要求嚴謹，但是在規(guī)范管理的同時，各地檔案工作實際工作中，應對特殊情況，積極地創(chuàng)新，總結(jié)了寶貴的經(jīng)驗，為全系統(tǒng)檔案工作提供了新的思路和方法。例如：有的地方將檔案封皮設計進行了創(chuàng)新，可以再掃描后更好地裝訂；有的地方根據(jù)一些新的、特殊業(yè)務的情況，根據(jù)相關業(yè)務處室的實際要求對管理期限表進行了擴展，是對省局操作規(guī)程的良好補充。

2 目前存在的問題

2.1 在場地設施方面，存在著設立布局不合理的問題

個別中心的檔案庫房設立在一樓甚至是地下室，導致庫房潮濕，甚至有水災的隱患。有些檔案庫房空間不足，滿足不了日益增長的業(yè)務發(fā)展需要。部分新建庫房時沒有及時的做承重處理，在存放檔案數(shù)量達到一定規(guī)模時不能保證安全。庫房有窗戶的很少使用遮光窗簾，防光的效果不是很好。

2.2 在立卷、收集檔案方面，有些管理細節(jié)缺乏規(guī)范

案卷分類、保管期限劃分不準確，卷內(nèi)目錄和封面填寫不規(guī)范、備考表填寫不完整、案卷標題擬寫概括不準確等問題普遍存在，這些錯誤在各地檔案管理工作中有著不同的體現(xiàn)，甚至同一地區(qū)的各檔案中心差異也很大。

2.3 在整理、移交、保管檔案方面，部分管理功能缺失

多數(shù)地區(qū)管理工具利用的不夠充分，沒有建立完整準確的存放示意圖和索引，缺少計算機管理（機讀目錄），以至于管理沒有形成標準化的體系，而更多地依賴管理人員的記憶和經(jīng)驗。庫房內(nèi)雖然都有溫濕度情況記錄，但卻沒有相應的因?qū)Υ胧?/p>

3 問題原因

3.1 吉林省社會保險檔案工作開展的時間短，底子薄

相對開展了20年的社會保險業(yè)務相比，社會保險業(yè)務檔案管理才啟動了5年，雖然從各地檔案中心成立伊始，便開始專注于規(guī)范化、信息化的管理理念，但是由于檔案工作本身的復雜性和社會保險不斷擴充的業(yè)務種類，顯得積累不夠、底蘊不足，還需要更加完善、規(guī)范的管理體系。

3.2 培訓和指導缺乏系統(tǒng)性和持續(xù)性

近年來，省局和省檔案局組織過幾次培訓，培訓都取得了明顯的效果，推動了全系統(tǒng)的業(yè)務檔案工作，但是培訓的內(nèi)容形式比較單一，針對工作實際的問題不夠準確；培訓的時間較短也導致課程的安排不夠系統(tǒng)，業(yè)務知識闡述的不夠詳細。培訓的時間間隔比較大，并且受到檔案工作平時工作量比較大和地方經(jīng)費緊張等因素制約導致許多從事檔案工作人員無法參加，容易出現(xiàn)斷層、斷代的問題。

省局檔案中心的人員和精力有限，對基層的指導重視程度不夠一般僅僅靠檢查工作任務的推動，導致了指導工作有所缺位。各地級市檔案中心只顧悶頭干活，也沒有盡到對縣級市的指導的職責。

3.3 檔案工作人員不充足、不固定，流動性大

各地檔案中心工作人員數(shù)量普遍和業(yè)務量不成正比，繁重的任務出現(xiàn)錯的幾率也就會增加，工作的性質(zhì)比較單一，環(huán)境相對惡劣，很難調(diào)動起他們的工作熱情和積極性。

其中，公益性崗位和臨時工作人員居多，人員流動性較大，每一個人員上崗多數(shù)沒有進行系統(tǒng)的培訓，在沒有理解政策法規(guī)和業(yè)務規(guī)程的情況下就無法保證經(jīng)辦的準確性和規(guī)范性。

4 解決方法

（一）2015年，集成檔案管理一體化的吉林省社會保險業(yè)務經(jīng)辦系統(tǒng)第三版開發(fā)完成并實際應用?！安块T立卷、分散著錄、集中管理、實時查詢、開放利用、數(shù)據(jù)統(tǒng)一”的檔案信息化管理模式，建立了完整的社保檔案影像化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對社會保險業(yè)務檔案從經(jīng)辦開始的全生命周期有效管理，實現(xiàn)了與社保業(yè)務系統(tǒng)的相互嵌入和互聯(lián)互通，通過經(jīng)辦產(chǎn)生著錄信息，以影像化檔案資料支持和輔助業(yè)務經(jīng)辦。使吉林省社會保險業(yè)務檔案管理進入了規(guī)范化、信息化管理時代。

（二）各地社保局要重視檔案設施建設和隊伍建設。在庫房面積緊張和設立不合理的客觀條件下，發(fā)揮主觀能動性，通過改造、調(diào)整、加固等措施防患于未然。實在無法整改的，要加強監(jiān)控，落實成制度，做好應急預案。

建設一支高素質(zhì)、肯奉獻的檔案工作隊伍，適當增加檔案工作人員的數(shù)量和提高待遇，保證從事檔案工作的人員可以長期穩(wěn)定。提高檔案工作人員整體素質(zhì)，以適應社會保險業(yè)務與檔案管理一體化的進程。

（三）我們通過研究當前檔案工作出現(xiàn)的問題和原因，結(jié)合目前培訓不易開展的實際情況，配合三版系統(tǒng)和業(yè)務流程的開發(fā)和應用，決定以視頻培訓片的形式進行業(yè)務培訓。視頻培訓片是傳遞教育信息的聲像教材，從選題到制作立足于科學性、教育性、藝術(shù)性、技術(shù)性入手，要做到目標明確、表述清晰、深入淺出、使其適應工作的需要。

細致入微的流程介紹，像是一對一的輔導，不僅可以使檔案工作人員更加直觀的理解、熟悉和規(guī)范檔案操作的要求，還可以對業(yè)務科室人員的進行檔案收集、整理相關培訓。既減少了培訓的費用和時間，還能讓培訓的效率更高、對象更廣泛。同時，我們也要將各地好的經(jīng)驗和創(chuàng)新傳播到各地，為各地交流提供平臺。

隨著社會保險業(yè)務的增加和新的問題的出現(xiàn)，我們會陸續(xù)的補充和增加新的內(nèi)容，能夠避免基層檔案中心對新情況的失措和新政策的誤讀，減少不必要的培訓。

作者簡介

呂勁草（1982-），男，漢族，吉林省社會保險事業(yè)管理局，多年從事社會保險事業(yè)研究。endprint