李琴+張曉莉

摘 要：辦公室作為綜合辦事機(jī)構(gòu)和企業(yè)管理的重要組成部分，主要擔(dān)負(fù)著“辦事”、“當(dāng)參謀”的職能，是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系八方的樞紐，位置特殊，任務(wù)繁重。加強(qiáng)辦公室管理在提高企業(yè)工作效率與質(zhì)量方面具有十分重要的意義，只有客觀分析辦公室管理中普遍存在的問(wèn)題，探索加強(qiáng)企業(yè)綜合辦公室管理的有效途徑，建立健全辦公室管理新機(jī)制，才能使辦公室的職能作用在企業(yè)改革發(fā)展過(guò)程中得到充分發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：企業(yè);辦公室管理;對(duì)策研究

中圖分類號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和企業(yè)內(nèi)部的不斷改革發(fā)展，辦公室工作面臨更多的困難與壓力，做好新形勢(shì)下的辦公室工作，是辦公室長(zhǎng)期以來(lái)應(yīng)該思考和探索的問(wèn)題。當(dāng)前，辦公室工作要緊密結(jié)合企業(yè)實(shí)際，堅(jiān)持固本強(qiáng)基，充分發(fā)揮職能，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作全面高效開(kāi)展。

一、綜合辦公室管理概述

全面深入地認(rèn)識(shí)辦公室的職能、作用、特點(diǎn)，是做好辦公室工作的基礎(chǔ)與前提，也是對(duì)辦公室工作人員的基本要求。

（一）綜合辦公室的基本職能

根據(jù)辦公室的工作性質(zhì)及其所處位置，其主要職能可以概括為“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”。“辦文”主要是圍繞文書(shū)、文件、文字材料開(kāi)展工作;“辦會(huì)”是對(duì)各類會(huì)議的籌備、組織、服務(wù)、管理等工作;“辦事”主要是信息工作、技術(shù)工作、日常行政事務(wù)和臨時(shí)交辦的工作[2]。

（二）綜合辦公室在機(jī)關(guān)工作中的重要作用

辦公室作用是辦公室通過(guò)其職能發(fā)揮在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中所起的作用，包括以下五個(gè)方面。

1、參謀助手。主要表現(xiàn)在辦公室必須準(zhǔn)確理解上級(jí)精神，了解和掌握本單位的實(shí)際情況，對(duì)各方面信息進(jìn)行處理，同時(shí)還要做好決策的督促、檢查和執(zhí)行。

2、中心樞紐。假如把單位比作一個(gè)人，辦公室就是連接大小動(dòng)、靜脈血管的心臟，所以對(duì)于一個(gè)組織來(lái)說(shuō)，辦公室是不可或缺的部門。

3、協(xié)調(diào)關(guān)系。辦公室要協(xié)調(diào)各方關(guān)系，如要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系、協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與群眾的關(guān)系、協(xié)調(diào)本單位與上級(jí)相關(guān)部門的關(guān)系等。通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)外協(xié)調(diào)、互通信息、理順環(huán)節(jié)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、確保和諧。

4、窗口形象。辦公室是組織對(duì)外展示形象的窗口，一個(gè)組織的精神風(fēng)貌、政策水平、工作作風(fēng)、辦事效率都可以通過(guò)辦公室這個(gè)窗口反映出來(lái)，

（三）綜合辦公室工作的特點(diǎn)

辦公室工作雖然千頭萬(wàn)緒，瑣碎而繁雜，但也具有一定的特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在[1]：一是從屬性。辦公室的工作要始終遵循為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層服務(wù)、為員工服務(wù)的基本指導(dǎo)思想。二是政治性。辦公室的工作是體現(xiàn)、執(zhí)行、貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖的工作，具有很強(qiáng)的政治性和政策性。三是事務(wù)性。辦公室的工作大多很具體，電話、文件、會(huì)議、接待等等，事務(wù)盡管瑣碎，卻非常重要。四是中樞性。辦公室是承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)四方的橋梁，是名副其實(shí)的中樞機(jī)構(gòu)。五是臨時(shí)性。辦公室工作最大的規(guī)律就是“沒(méi)有規(guī)律”，經(jīng)常會(huì)接到領(lǐng)導(dǎo)緊急交辦的任務(wù)，工作臨時(shí)性、突發(fā)性特點(diǎn)比較突出。六是保密性。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的手腳與喉舌，得知組織信息更多更早，對(duì)于不能公開(kāi)或者一定范圍內(nèi)不能公開(kāi)的信息就必須做好保密工作。

二、長(zhǎng)慶油田油氣銷售分公司綜合辦公室管理現(xiàn)狀

該公司辦公室現(xiàn)有員工7人，其中科級(jí)干部2人，一般員工5人。主要負(fù)責(zé)該公司黨、政、工、團(tuán)、督察督辦、企業(yè)文化、宣傳、信訪、保密、電子公文、檔案、計(jì)生、維穩(wěn)、企地關(guān)系、精神文明建設(shè)等十五路工作。近年來(lái)，該室認(rèn)真貫徹長(zhǎng)慶油田戰(zhàn)略、工作目標(biāo)和銷售公司黨委、銷售公司的各項(xiàng)決策和部署，依靠辦公室全體人員的智慧和力量，扎實(shí)推進(jìn)各項(xiàng)工作，突出綜合協(xié)調(diào)和參謀助手作用，解放思想，勇于創(chuàng)新，在主動(dòng)溝通、真誠(chéng)服務(wù)中樹(shù)立了形象，該室各項(xiàng)工作均取得了顯著成效，黨、政、工、團(tuán)等各路工作分別獲得長(zhǎng)慶油田、地方政府、銷售公司各級(jí)各類榮譽(yù)20余項(xiàng)，部門30余人次先后被長(zhǎng)慶油田評(píng)為先進(jìn)個(gè)人，該室榮獲長(zhǎng)慶油田辦公室系統(tǒng)先進(jìn)集體榮譽(yù)稱號(hào)。

（一）實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

1、圍繞中心，為企業(yè)科學(xué)決策做好服務(wù)

（1）深入調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀。近年來(lái)，圍繞落實(shí)長(zhǎng)慶油田戰(zhàn)略、工作目標(biāo)和銷售公司黨委、銷售公司的各項(xiàng)決策和部署，多次組成調(diào)研組深入基層，在深入調(diào)研、溝通、思考的基礎(chǔ)上，形成了高質(zhì)量的調(diào)研報(bào)告，提出了供領(lǐng)導(dǎo)決策的建議和意見(jiàn)，為銷售公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)穩(wěn)定發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

（2）抓好建章立制，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供制度保障。為完善公司的決策運(yùn)行機(jī)制，按照長(zhǎng)慶油田要求，本著“重復(fù)的取消、矛盾的統(tǒng)一、過(guò)時(shí)的廢止、分散的合并、不全的彌補(bǔ)、不明的核清”思路，及時(shí)修訂了《銷售公司黨政領(lǐng)導(dǎo)議事規(guī)則》，明確了議事原則、內(nèi)容和程序;完善《銷售公司會(huì)議制度》，明確會(huì)議內(nèi)容，明晰職責(zé)及承辦部門，為領(lǐng)導(dǎo)層的高效運(yùn)行提供了制度保障。在日常工作中，高度重視經(jīng)理辦公會(huì)、黨政領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)席會(huì)等的準(zhǔn)備，會(huì)前及時(shí)將部門匯報(bào)、需公司決策的議題印發(fā)給班子成員，為公司領(lǐng)導(dǎo)提前謀劃、集中議事、集體討論、民主決策、科學(xué)決策創(chuàng)造了條件。

2、圍繞中心，為公司各單位、部門有效運(yùn)行做好服務(wù)

（1）強(qiáng)化公文處理工作。進(jìn)一步修訂了銷售公司公文管理規(guī)定，有效確保了公司各類收文、發(fā)文都得到較好的處理。辦理的各類收文均按照公文流轉(zhuǎn)規(guī)定和期限進(jìn)行了處理，公文的清理、歸檔、退還及時(shí)。同時(shí)嚴(yán)格發(fā)文程序，嚴(yán)把發(fā)文關(guān)，做到核稿及時(shí)，確保了公文質(zhì)量。

（2）強(qiáng)化協(xié)調(diào)服務(wù)工作。堅(jiān)持“無(wú)差錯(cuò)服務(wù)理念”，無(wú)論是年度工作會(huì)等大型會(huì)議，還是廠情發(fā)布會(huì)等中小型會(huì)議，從材料組織、會(huì)場(chǎng)布置、后勤服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的組織安排，做到會(huì)前準(zhǔn)備充分、會(huì)中服務(wù)積極、會(huì)后總結(jié)落實(shí)及時(shí)。

（3）強(qiáng)化維穩(wěn)保密工作。堅(jiān)持定期開(kāi)展矛盾糾紛排查活動(dòng);堅(jiān)持開(kāi)展節(jié)假日、重大政治活動(dòng)等敏感時(shí)期專項(xiàng)排查調(diào)處活動(dòng);實(shí)行零報(bào)告制度，做到了維護(hù)穩(wěn)定工作萬(wàn)無(wú)一失。同時(shí)注重保密工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，加強(qiáng)了保密教育，嚴(yán)格保密管理，落實(shí)保密監(jiān)管措施，確保無(wú)失、泄密事件發(fā)生。

3、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變作風(fēng)，服務(wù)意識(shí)和敬業(yè)精神明顯提高

（1）加強(qiáng)學(xué)習(xí)與教育，提高員工思想認(rèn)識(shí)。該室堅(jiān)持定期、不定期的思想政治理論、長(zhǎng)慶油田及銷售公司各項(xiàng)文件會(huì)議的學(xué)習(xí)，及時(shí)傳達(dá)有關(guān)會(huì)議精神，合理部門分工，推行a、b、c崗管理，充分調(diào)動(dòng)全員的積極性。

（2）突出崗位培訓(xùn)，提高員工的綜合素質(zhì)。每年通過(guò)選送人員參加各級(jí)專業(yè)培訓(xùn)、崗位交叉、互動(dòng)學(xué)習(xí)及加強(qiáng)日常培訓(xùn)與定期培訓(xùn)，提高科室工作效率和管理水平，充分挖掘和調(diào)動(dòng)了員工的積極性和創(chuàng)造力。

（二）當(dāng)前綜合辦公室管理中存在的普遍問(wèn)題

以油氣銷售公司為例，近幾年來(lái)，該公司綜合辦公室在公司、公司黨委的正確領(lǐng)導(dǎo)下，緊緊圍繞中心，扎實(shí)工作，主動(dòng)作為，較好的發(fā)揮了職能作用，但與長(zhǎng)慶油田建設(shè)西部大慶的新形勢(shì)和攀登油氣銷售新高峰的新要求還存在較大差距。歸納起來(lái)，主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

1、對(duì)辦公室職能在認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)。對(duì)上級(jí)安排的有些工作，雖然得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，但在機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門、基層單位卻沒(méi)有真正貫徹落實(shí)，認(rèn)為辦公室工作無(wú)技術(shù)含量，誰(shuí)都能做;有的認(rèn)為辦公室就是后勤部門，就是干雜事的;有的還認(rèn)為辦公室工作量少，所以經(jīng)常組織活動(dòng)、學(xué)習(xí)給他們添麻煩，種種原因造成辦公室工作難以有效開(kāi)展，辦公室的職能作用沒(méi)有真正發(fā)揮。

2、辦公室工作人員素質(zhì)參差不齊。辦公室各項(xiàng)工作的實(shí)施，最終要靠辦公室人員去完成，沒(méi)有一支精干高效的辦公室人員隊(duì)伍，各項(xiàng)部署措施的落實(shí)也就會(huì)大打折扣。因此，辦公室工作，人員素質(zhì)最關(guān)鍵。而該公司綜合辦公室中由于人員編制少、工作路數(shù)多、個(gè)別員工文化水平有限、員工之間崗位職責(zé)不明確、團(tuán)隊(duì)理論知識(shí)學(xué)習(xí)缺乏等等，削弱了辦公室職能，在工作作風(fēng)上，更容易出現(xiàn)“推、拖、拉”等不良現(xiàn)象。

三、完善企業(yè)綜合辦公室管理的對(duì)策

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好綜合辦公室工作的前提

領(lǐng)導(dǎo)重視辦公室工作，不把辦公室單純的當(dāng)作后勤單位，而是重視其參謀、助手作用，將素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、能力強(qiáng)的員工配屬到辦公室工作，有關(guān)重要的工作都要求辦公室人員參與，多給辦公室人員外出學(xué)習(xí)調(diào)研的機(jī)會(huì)，生活上多關(guān)心、多支持，必然會(huì)激發(fā)辦公室人員的積極性，辦公室工作就會(huì)迸發(fā)出新的生機(jī)和活力，用工作實(shí)績(jī)贏得領(lǐng)導(dǎo)和其它部門的支持與配合。

（二）發(fā)揮好辦公室主任的作用

辦公室整體作用能否有效發(fā)揮，關(guān)鍵在于辦公室主任。在辦公室內(nèi)部，辦公室主任是一室之長(zhǎng)，對(duì)辦公室全面工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)之責(zé)，對(duì)辦公室人員的精神狀態(tài)、工作水平、工作效能、工作作風(fēng)起著極為重要的作用;對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)，他是“服務(wù)員、大秘書(shū)、參謀”;對(duì)于同級(jí)階層的領(lǐng)導(dǎo)工作也有著直接影響。因此，一個(gè)稱職的辦公室主任必須是一個(gè)“全能”的辦公室主任，要具有杰出的辦事能力、突出的管理能力、超強(qiáng)的應(yīng)變能力、非凡的溝通能力，還要具備一定的知識(shí)能力，才能駕馭著辦公室各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。

（三）全面加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)

辦公室工作要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化和精細(xì)化，必須有一支在政治上堅(jiān)定、業(yè)務(wù)上高效、作風(fēng)上過(guò)硬的人員隊(duì)伍，才能提升辦公室工作的整體效能，確保各項(xiàng)工作高效優(yōu)質(zhì)、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活、管理有序，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、為員工服務(wù)。

（四）不斷提升專項(xiàng)工作水平

辦公室要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，當(dāng)好參謀助手，這就要求我們把調(diào)研工作作為一個(gè)重要任務(wù)來(lái)抓。必須在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上制定各項(xiàng)實(shí)施方案和意見(jiàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準(zhǔn)確、真實(shí)的依據(jù)。

（五）健全完善各項(xiàng)管理制度

行之有效的管理制度是推動(dòng)企業(yè)綜合辦公室工作正常運(yùn)行、提高工作效率和保證工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。建立健全崗位責(zé)任制，明確辦公室每位工作人員的職責(zé)范圍，劃分崗位權(quán)責(zé)，使員工各負(fù)其責(zé)、各盡其能，高效率、高質(zhì)量的完成各自的工作;完善考核激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)辦公室人員的工作積極性與主動(dòng)性，提高工作效率，促進(jìn)部門內(nèi)部團(tuán)結(jié)與和諧;嚴(yán)明辦公室各項(xiàng)工作紀(jì)律，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)意識(shí)，提升辦公室凝聚力;完善ABC崗制度，避免因個(gè)別員工外出培訓(xùn)、休假等造成的工作停滯現(xiàn)象;建立個(gè)人主動(dòng)匯報(bào)制，即變被動(dòng)工作為主動(dòng)，待事情辦結(jié)后，個(gè)人及時(shí)向辦公室主任匯報(bào)工作情況、反饋辦理結(jié)果，使辦公室各項(xiàng)工作有始有終，避免工作差錯(cuò)與失誤。

（六）樹(shù)立良好形象

辦公室是每個(gè)單位的“窗口”，辦公室的工作質(zhì)量、效率不但直接反映整個(gè)機(jī)關(guān)的精神風(fēng)貌，一定程度上也影響到領(lǐng)導(dǎo)在群眾中的威信和形象。因此，辦公室工作人員必須始終保持較高的政治覺(jué)悟，樹(shù)立正確的人生觀、價(jià)值觀、利益觀，處理好各方關(guān)系，注意自身的言行，杜絕不良工作作風(fēng)，扎扎實(shí)實(shí)做好本職工作，帶頭發(fā)揮作用，做好表率，努力樹(shù)立良好形象。

四、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)綜合辦公室工作雖然是千頭萬(wàn)緒，任務(wù)繁雜的，但也是一個(gè)創(chuàng)業(yè)興業(yè)、煉石成鋼的部門，只要辦公室全體人員凝心聚力，緊緊依靠企業(yè)行政黨委，在思想上高度重視，在行動(dòng)上積極作為，不斷加強(qiáng)辦公室基礎(chǔ)管理，持續(xù)推進(jìn)管理創(chuàng)新，使辦公室各項(xiàng)工作的流程更加優(yōu)化、崗責(zé)更加明晰、考核更加科學(xué)、制度更加嚴(yán)密，就必然會(huì)在企業(yè)改革發(fā)展過(guò)程中做出突出的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]著作：李學(xué)珍、王淑文.新編辦公室管理實(shí)務(wù)[M].水利水電出版社.2011年7月

[2]著作：孫榮.現(xiàn)代辦公室管理[M].復(fù)旦大學(xué)出版社.2012年2月

[3]學(xué)位論文：侯婧;企業(yè)辦公室和諧管理研究[D].山西財(cái)經(jīng)大學(xué);2010年

作者簡(jiǎn)介：李琴，長(zhǎng)慶油田油氣銷售分公司，政工師。