滕月鵬

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校實(shí)體檔案管理工作中的運(yùn)用

滕月鵬

[摘 要]隨著先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)檔案管理工作也得到較快的發(fā)展。在高校實(shí)體檔案管理中，通過充分運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，促進(jìn)了高校實(shí)體檔案管理體系的改革與發(fā)展。但是在運(yùn)用的過程中，仍然存在一定的問題，還需要相關(guān)工作人員對(duì)其問題進(jìn)行分析，以便尋找出一套科學(xué)、合理的解決方案，促進(jìn)高校實(shí)體檔案管理工作朝著更加數(shù)字化與規(guī)范化方向發(fā)展。本文基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高校實(shí)體檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行研究分析，對(duì)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于高校實(shí)體檔案管理中存在的問題進(jìn)行闡述，并探討物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于高校實(shí)體檔案中的優(yōu)化策略，以便促進(jìn)高校實(shí)體檔案管理工作效率的提高。

[關(guān)鍵詞]物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)；高校；實(shí)體檔案；檔案管理

[作 者]滕月鵬，廣西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院教師。

物聯(lián)網(wǎng)具有感知全面、傳遞可靠、智能管理等優(yōu)勢(shì)，在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域中均得到較好的應(yīng)用，包括交通、物流、保健以及智能環(huán)境等領(lǐng)域。目前，我國(guó)各大高校也紛紛建立電子檔案館，促進(jìn)檔案管理朝著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展。但是針對(duì)實(shí)體檔案的管理，雖然應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)取得了較好的發(fā)展，仍然存在一定的問題，還需要相關(guān)工作人員引起重視，需要加強(qiáng)對(duì)其應(yīng)用效率進(jìn)行分析，以便充分發(fā)揮出其最大的應(yīng)用價(jià)值。

一、基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高校實(shí)體檔案管理系統(tǒng)

（一）系統(tǒng)框架

通過將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用在高校實(shí)體檔案管理系統(tǒng)中，可以將該系統(tǒng)分為三個(gè)層次，即感知層、網(wǎng)絡(luò)層以及應(yīng)用層。在感知層中，實(shí)體檔案管理框架主要是負(fù)責(zé)收集實(shí)體檔案的相關(guān)資料與信息，對(duì)庫(kù)房環(huán)境信息進(jìn)行了解。而網(wǎng)絡(luò)層主要是依據(jù)移動(dòng)通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及信息網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)構(gòu)等來獲取信息，將這些信息在用戶、檔案管理工作人員之間進(jìn)行傳遞，并對(duì)其傳遞進(jìn)行加密處理，確保信息的安全性。另外，在應(yīng)用層中，主要是以計(jì)算機(jī)技術(shù)平臺(tái)來對(duì)龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)與計(jì)算，并在此基礎(chǔ)上，建立安全管理系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等，以便更好地促進(jìn)信息的共享與傳遞。

（二）關(guān)鍵技術(shù)

其一，感知層的關(guān)鍵技術(shù)。本文主要以RFID技術(shù)與傳感器技術(shù)進(jìn)行研究，其中RFID技術(shù)指的是一種通過無線射頻的空間耦合或者反射的傳輸特性等方式對(duì)物體進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別的技術(shù)，其由讀寫器、天線以及電子標(biāo)簽等組成。在高校實(shí)體檔案的電子標(biāo)簽中，可以對(duì)該實(shí)體檔案的存放地點(diǎn)、來源以及內(nèi)容等信息進(jìn)行存儲(chǔ)，通過使用該技術(shù)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)來提高檔案管理效率，避免差錯(cuò)的發(fā)生，減輕工作人員的工作難度與強(qiáng)度。針對(duì)實(shí)體檔案中存在破損、缺頁(yè)等情況進(jìn)行及時(shí)清點(diǎn)與檢查，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行修補(bǔ)。另外，傳感器技術(shù)是由轉(zhuǎn)換元件與敏感元件組成，其中敏感元件主要是對(duì)外界的溫度、濕度等環(huán)境參數(shù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)與識(shí)別，并且將檢測(cè)的結(jié)果傳送到轉(zhuǎn)換元件中，轉(zhuǎn)變成為測(cè)量的電信號(hào)。在實(shí)體檔案管理中，主要包括濕度傳感器、溫度傳感器以及煙霧傳感器等，將其與移動(dòng)通訊技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相互連接，可以建立實(shí)體檔案安全監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，對(duì)高校實(shí)體檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)與管理。

其二，網(wǎng)絡(luò)層的關(guān)鍵技術(shù)。其主要包括無線通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)與移動(dòng)通信技術(shù)等。其中無線通信技術(shù)主要指的是ZigBee技術(shù)，具有近距離、低耗能、低數(shù)據(jù)傳輸率以及低成本等優(yōu)勢(shì)，主要是負(fù)責(zé)遠(yuǎn)程監(jiān)控與自動(dòng)監(jiān)控?；ヂ?lián)網(wǎng)與移動(dòng)通訊技術(shù)主要是以客戶、服務(wù)器為工作模式，其中移動(dòng)通訊技術(shù)包括WiFi、3G、4G等技術(shù)。

其三，應(yīng)用層的關(guān)鍵技術(shù)。其主要指的是云計(jì)算平臺(tái)的應(yīng)用，根據(jù)公開發(fā)布的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，可以將其分為公共云、私有云以及混合云幾種情況。在高校實(shí)體檔案中有關(guān)學(xué)校的歷史檔案以及基本情況的檔案是可以公開的，而人事檔案涉及個(gè)人的隱私，是不得公開的，因此，高校實(shí)體檔案需要采用混合云計(jì)算平臺(tái)來管理。云計(jì)算平臺(tái)主要存在于網(wǎng)絡(luò)層的上端，主要是對(duì)傳感器的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)、分析與挖掘，以便更好地實(shí)現(xiàn)智能化的管理。

二、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于高校實(shí)體檔案管理中存在的問題

（一）基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高校實(shí)體檔案管理標(biāo)準(zhǔn)問題在高校實(shí)體檔案管理中，要想充分運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

進(jìn)行智能化的管理，就需要制定出標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，其包括管理標(biāo)準(zhǔn)制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制度以及信息安全標(biāo)準(zhǔn)制度等。但是針對(duì)高校實(shí)體檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行分析，其各個(gè)高校制定的標(biāo)準(zhǔn)制度差異較大，并且存在較差的兼容性。目前，各大高校還沒有形成統(tǒng)一的、規(guī)范的、普遍使用的管理標(biāo)準(zhǔn)。這一問題，在很大程度上，阻礙了物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校實(shí)體檔案管理中應(yīng)用范圍的擴(kuò)大，因此，制定出統(tǒng)一的、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)是十分必要的。

（二）資金投入的問題

在基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高校實(shí)體檔案管理中，其資金投入是擴(kuò)大物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用范圍的前提條件。由于目前RFID技術(shù)以及相關(guān)設(shè)備的價(jià)格比較昂貴，需要購(gòu)買大量的硬件設(shè)施，其成本較高，但是其資金投入嚴(yán)重不足，從而導(dǎo)致物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校實(shí)體檔案中的推廣使用存在較大的局限性。因此，需要通過各種途徑來加大資金的投入，可以通過社會(huì)支持，爭(zhēng)取社會(huì)各界的贊助，提高檔案工作人員技術(shù)的開發(fā)力度等方式來實(shí)現(xiàn)，以便推廣物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用。

（三）基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高校實(shí)體檔案技術(shù)與安全管理問題

在基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高校實(shí)體檔案管理系統(tǒng)中，其涉及的關(guān)鍵技術(shù)較多，但是有的技術(shù)還需要進(jìn)行改進(jìn)與完善，例如RFID標(biāo)簽與閱讀器等需要進(jìn)一步的改進(jìn)，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及軟件技術(shù)需要及時(shí)更新。另外，在安全管理方面，其管理效率較低，需要采用各種有效的安全技術(shù)來提高檔案信息的安全性。

三、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于高校實(shí)體檔案管理的優(yōu)化策略

（一）提高實(shí)體檔案管理人員的綜合素質(zhì)

由于在高校實(shí)體檔案管理中充分運(yùn)用到物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，因此，對(duì)實(shí)體檔案管理工作的要求越來越高，不僅需要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)與技能，還需要具備物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)專業(yè)知識(shí)與技能，能夠及時(shí)、熟練地掌握物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與操作流程，以便為實(shí)體檔案管理工作的順利開展提供依據(jù)。因此，需要加強(qiáng)對(duì)實(shí)體檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷地提高自身的專業(yè)技術(shù)水平，還需要及時(shí)掌握各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息緊急處理技術(shù)等，不斷地更新自身的管理觀念，確保思想與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)實(shí)體檔案管理效率的提高。

（二）制定統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)

基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高校實(shí)體檔案管理工作需要制定出統(tǒng)一的、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，以便更好地落實(shí)管理工作。在管理工作中，需要建立互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，需要根據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。同時(shí)，還需要針對(duì)物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化的管理，確保其在高校實(shí)體檔案管理中正常運(yùn)行，并且還需要對(duì)其物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)設(shè)備進(jìn)行規(guī)范化的管理，為實(shí)體檔案的管理工作提供前提依據(jù)。

（三）加強(qiáng)檔案的安全管理

在基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高校實(shí)體檔案管理中，其檔案的信息資源均可能會(huì)通過各種傳輸方式傳送到各地。然而在高校實(shí)體檔案中部分信息與資料屬于保密的檔案文件，因此，為了有效地加強(qiáng)信息傳遞的安全、可靠性，需要加強(qiáng)檔案的安全管理。應(yīng)對(duì)檔案信息存儲(chǔ)、信息傳輸授權(quán)利用等方面進(jìn)行考慮：首先，在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方面，需要建立完善的防火墻系統(tǒng)，有效地防止外部的攻擊，避免內(nèi)部檔案信息的泄密，對(duì)其進(jìn)行授權(quán)管理。其次，對(duì)外可以采取監(jiān)視目錄的手段來處理，對(duì)低保密級(jí)別的文件通過授權(quán)處理后，可以通過加密的方式進(jìn)行瀏覽；對(duì)高保密級(jí)別的文件需要采用物理隔離的途徑進(jìn)行內(nèi)部局域網(wǎng)的傳遞，確保其安全性。

四、結(jié)語

由于物聯(lián)網(wǎng)以及相關(guān)技術(shù)的快速發(fā)展，并且將其運(yùn)用到高校實(shí)體檔案管理中，給高校實(shí)體檔案的發(fā)展提供了新的發(fā)展機(jī)遇。但是由于目前該技術(shù)在高校實(shí)體檔案管理中的應(yīng)用還存在一定的問題，如標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費(fèi)以及技術(shù)等問題的局限性，使得物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校實(shí)體檔案管理中的應(yīng)用范圍還不夠廣，其推廣力度還不夠大。因此，需要對(duì)其問題進(jìn)行分析，以便尋找出合理、科學(xué)的優(yōu)化方案。在未來的發(fā)展過程中，高校實(shí)體檔案管理必將會(huì)朝著自動(dòng)化、智能化以及數(shù)字化方向發(fā)展，并且物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用范圍將會(huì)越來越廣闊。為了達(dá)到這一目標(biāo)，還需要相關(guān)工作人員不斷地努力探索，促進(jìn)基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高校實(shí)體檔案管理體系全面、完善的發(fā)展，將其作用最大限度地發(fā)揮出來。

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