馮江博

摘 要：隨著我國數(shù)字信息時代的到來，在各個領(lǐng)域均運(yùn)用到了信息數(shù)字化，而且受到人們的認(rèn)可，在高職院校檔案管理方面更加需要運(yùn)用到信息數(shù)字化。現(xiàn)在高職院校已經(jīng)非常熟練了掌握了信息數(shù)字化的方法，加強(qiáng)了校園管理水平，檔案管理作為校園里重要工作任務(wù)之一。運(yùn)用信息數(shù)字化管理方法滿足了社會發(fā)展需求，也達(dá)到了檔案管理發(fā)展需要，提高了高校檔案利用率。但是，作為高職院校在檔案管理方面仍然存在不足之處，還需要進(jìn)一步提高。本文全面分析了信息數(shù)字化對高職院校檔案管理方面的影響。旨在為更好的加強(qiáng)高職院校檔案管理。

關(guān)鍵詞：信息時代；數(shù)字化；高職院校；檔案管理

中圖分類號：G712 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 文章編號：1002-7661（2014）24-326-01

計(jì)算機(jī)技術(shù)的高度發(fā)展與普及，標(biāo)志著我國的信息化時代已經(jīng)到來，在這樣形勢下，高職檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，也被相關(guān)人士所重視，檔案作為一項(xiàng)重要的信息承載體，是學(xué)校管理與發(fā)展的重要依據(jù)和資料。所以建立網(wǎng)絡(luò)化、信息化的檔案管理平臺，是非常必要的。下面我們從幾方面進(jìn)行分析信息數(shù)字化對檔案管理影響，通過進(jìn)行分析與探索，希望能夠?yàn)楦呗殭n案管理方面提供一些幫助和建議。

一、信息數(shù)字化中檔案管理的優(yōu)勢影響

進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化設(shè)計(jì)的過程中，要立足我國目前計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的形勢，在全面考察和總結(jié)之后方可進(jìn)行。雖然我國在計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的發(fā)展與國外相起步較晚，但是近些年來的發(fā)展不容忽視，在高職檔案管理方面的應(yīng)用也有了巨大進(jìn)步，傳統(tǒng)紙化檔案管理與時代的發(fā)展已經(jīng)無法適應(yīng)。其優(yōu)勢有幾點(diǎn)如下：

1、滿足高職檔案管理發(fā)展需要。如今，市場競爭下迫切需要大量實(shí)用性人才，職業(yè)教育也不段迎合了市場需要，有關(guān)部門也非常重視職業(yè)教育，所以加強(qiáng)人才培養(yǎng)的同時也要做好檔案管理工作。信息數(shù)字化的運(yùn)用符合了這一發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)了對大批人才管理，降低了高職院校檔案管理的難度。在高職院校充分運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行管理檔案的同時也增強(qiáng)了學(xué)生信息管理水平，提高了就業(yè)幾率。

2、提高了學(xué)生管理需求。作為高職院校，學(xué)生管理也是一項(xiàng)非常重要的工作，學(xué)生的檔案錄入也非常復(fù)雜，做好學(xué)生檔案管理工作，對學(xué)校的教學(xué)和管理都非常重要。首先，學(xué)生檔案信息化管理有利于專業(yè)建設(shè)。社會的發(fā)展對人才的需求量也不同，而且數(shù)量也不斷增加，信息化檔案管理使檔案歸類更加科學(xué)、方便、具體。為專業(yè)建設(shè)提供了良好參考。其次，信息數(shù)字化的檔案管理也提高了教學(xué)評估水平。檔案的建立可以清晰的看的和分析出學(xué)生的特點(diǎn)，清晰而又快速的達(dá)到了評估目的。也體現(xiàn)了一個學(xué)?；?qū)I(yè)的教學(xué)水平。所以，在衡量高?，F(xiàn)代化程度的時候，要充分把信息數(shù)字化檔案管理作為參考。這也促使高職院校辦學(xué)能力需要更加完善與發(fā)展。

3、為了能夠有效提高檔案管理的效率和質(zhì)量，必然要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化設(shè)計(jì)，信息數(shù)字化的檔案管理信息系統(tǒng)，能夠?qū)τ跈n案管理的發(fā)展具有劃時代的巨大意義。這樣就區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理里面注重收集和保管的特點(diǎn)，沒有進(jìn)行資源開發(fā)與研究利用，使得有效的資源浪費(fèi)。導(dǎo)致利用率不足。在傳統(tǒng)影響下，通過對信息數(shù)字化檔案的建設(shè)，也認(rèn)清這一點(diǎn)的嚴(yán)重性。通過有效的進(jìn)行檔案利用和服務(wù)，可以在很大程度上幫助學(xué)生提高成績。對他們的繼續(xù)教育有非常重要的幫助。

二、信息數(shù)字化中檔案管理的不利影響

如果高職院校的檔案管理方式較為傳統(tǒng)，在高節(jié)奏的現(xiàn)代化經(jīng)營中，弊端也會日益浮現(xiàn)，為了能夠更好的完成檔案管理工作，為學(xué)校未來的發(fā)展提供必要的依據(jù)和資料，我們要充分了解信息數(shù)字化中檔案管理的不利影響，

1、設(shè)備上的問題造成了大量設(shè)備的浪費(fèi)。由于一些高職院校檔案部門本身即缺乏對信息數(shù)字化的檔案管理模式的理解，也不懂得該怎樣利用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，所以當(dāng)那些有用的設(shè)備被引進(jìn)之后，不能進(jìn)行有效地利用，只能閑置在檔案室里。

2、人員上的問題信息數(shù)字化下的高職院校檔案管理對工作人員提出了各項(xiàng)要求。在這樣的情況下，很多原先的檔案管理人員便不再適應(yīng)檔案管理工作的需要，因此，管理人員上的變動是一個重大的問題。同時造成了檔案管理安全上的隱患。

三、在信息數(shù)字化影響下的高職院校檔案管理措施

綜上，信息化建設(shè)是新時期高職院校檔案管理工作的客觀需求，已成為高職院校檔案管理必然趨勢。學(xué)院應(yīng)改善檔案管理及加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。在檔案管理方式上，要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推進(jìn)檔案手動檢索向自動化檢索轉(zhuǎn)變，提高檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案在高職教育及管理中的特殊作用以提高檔案管理成效，同時在制度建立、設(shè)備組建、人員培訓(xùn)等方面也需要進(jìn)一步加強(qiáng)管理。提高信息數(shù)字化檔案管理實(shí)效性。

總之。在高職院校進(jìn)行檔案管理工作是復(fù)雜的，在檔案管理前要充分分析高職院校檔案管理影響，進(jìn)而通過在信息數(shù)字化檔案管理實(shí)踐中不斷提高管理水平。使檔案信息真正的為高職院校發(fā)展而服務(wù)。

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