金香花

摘 要：高校檔案是大學(xué)生個(gè)人檔案的重要部分，其中包含的信息資料是大學(xué)生擇業(yè)就業(yè)的主要依據(jù)，然而，實(shí)踐操作中，高校大學(xué)生檔案管理卻存在諸多不規(guī)范現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)虛假信息，這些問(wèn)題影響著檔案作用的發(fā)揮，給用人單位帶來(lái)很多困難?；诖耍疚膹募訌?qiáng)大學(xué)生檔案管理的重要意義入手，提出了當(dāng)下大學(xué)生檔案管理存在的若干問(wèn)題及有效解決策略，以期為相關(guān)人員提供有益參考。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；大學(xué)生；檔案管理；有效策略

1 加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理的重要意義

檔案是大學(xué)生個(gè)人信息的載體，直接影響著學(xué)生的就業(yè)和擇業(yè)，因此高校務(wù)必重視大學(xué)生的檔案管理，大學(xué)生檔案管理具有以下幾方面意義：第一，檔案是記錄大學(xué)生個(gè)人信息的重要材料。大學(xué)生生檔案中記錄著學(xué)生的學(xué)習(xí)、德育、社會(huì)實(shí)踐等各種信息，且具有真實(shí)、權(quán)威等特點(diǎn)，檔案信息是對(duì)大學(xué)生最客觀的綜合性評(píng)價(jià)，是衡量大學(xué)生綜合素質(zhì)和個(gè)人履歷的主要依據(jù)。第二，檔案是評(píng)判大學(xué)生綜合能力和潛力的主要依據(jù)。日常工作中，用人單位在選拔人才時(shí)，主要通過(guò)筆試、面試、個(gè)人簡(jiǎn)介等幾個(gè)方面進(jìn)行了解，很難深入考察學(xué)生的其他素質(zhì)，而檔案則能夠?yàn)槠涮峁┐髮W(xué)生更為全面、深入的歷史信息，道德思想、行為習(xí)慣，才智能力等需要長(zhǎng)期考核的信息被檔案詳細(xì)地記錄下來(lái)，規(guī)范的學(xué)生檔案有很強(qiáng)的參考性，對(duì)用人單位精準(zhǔn)評(píng)判大學(xué)生發(fā)展?jié)撡|(zhì)具有重要意義。 第三， 檔案管理有利于規(guī)范大學(xué)生日常行為。檔案管理是加強(qiáng)高校學(xué)生教育管理的有效手段。一方面，高校學(xué)生檔案體系中的各項(xiàng)內(nèi)容和指標(biāo)就是學(xué)生行為的參考標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)明確的告知學(xué)生什么是善惡美丑，什么是優(yōu)劣好壞，什么是先進(jìn)和落后，有了標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)生也就有了自身明確的認(rèn)識(shí)和定位，這有利于促進(jìn)其規(guī)范自身行為，思進(jìn)取，求進(jìn)步。另一方面，檔案記錄著學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況、學(xué)習(xí)成績(jī)以及道德品質(zhì)等信息，這些都是社會(huì)評(píng)價(jià)人才、選撥任用的指標(biāo)，因此，學(xué)生不得不重視學(xué)校的評(píng)價(jià)以及檔案內(nèi)容。在日常生活和學(xué)習(xí)中，很多學(xué)生嚴(yán)格規(guī)范自己的行為，努力學(xué)生，積極實(shí)踐，為了多給自己的檔案增加亮點(diǎn)，使其為就業(yè)工作提供有益幫助。

2 當(dāng)下大學(xué)生檔案管理存在的若干問(wèn)題

（1）內(nèi)容設(shè)置問(wèn)題：傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案內(nèi)容是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的體制下規(guī)劃設(shè)置的，其通常包括學(xué)生的入學(xué)信息、學(xué)籍信息、成績(jī)信息、健康信息、政治身份等，這些信息多少流于形式，公式化、術(shù)語(yǔ)話(huà)特征明顯，并不能為單位選撥、任用人才提供有價(jià)值的參考。在新的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，高校學(xué)生檔案必須增加學(xué)生的個(gè)性化信息，如，社會(huì)實(shí)踐、社會(huì)誠(chéng)信、個(gè)人素質(zhì)、工作能力等，如此才能利于用人單位的科學(xué)化評(píng)價(jià)，考量大學(xué)生是否能夠真正滿(mǎn)足自身需要，勝任任職崗位。

（2）信息虛假問(wèn)題：考慮到對(duì)學(xué)生的個(gè)人影響及學(xué)校就業(yè)率等問(wèn)題，部分院校將一些不真實(shí)的信息放入大學(xué)生個(gè)人檔案中，使得檔案的真實(shí)性大大降低。這種不良行為不但擾亂人才市場(chǎng)秩序，助長(zhǎng)不良競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)氣，還對(duì)單位的人才選拔積累帶來(lái)惡劣影響。

（3）人員素質(zhì)問(wèn)題：目前，很多高校對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，重視程度不高，很多高校都安排一些離退休人員或者能力低下者擔(dān)任檔案管理工作，導(dǎo)致，高校大學(xué)生檔案管理普遍效率低下，紕漏、錯(cuò)誤、不規(guī)范現(xiàn)象非常嚴(yán)重。

（4）管理制度體系問(wèn)題：目前，我國(guó)高校大學(xué)生檔案管理制度、體系尚不完善，

管理部門(mén)各部相同，歸口不一，有的高校檔案由學(xué)生管理部分負(fù)責(zé)，有的由學(xué)校檔案部分負(fù)責(zé)，還有的由各大院系分管，它們管理的制度方法各不相同，缺乏統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn)，給檔案管理制造出很多困難。

（5）管理技術(shù)問(wèn)題。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和推廣，高校大學(xué)生檔案的信息化管理也成了必然趨勢(shì)。然而目前，很多高校的學(xué)生檔案仍然以手抄的紙質(zhì)形式為主。隨著學(xué)生數(shù)量和學(xué)生檔案項(xiàng)目的增多，現(xiàn)實(shí)工作難度越來(lái)越大，傳統(tǒng)模式和手段已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理需要，大學(xué)生檔案信息化管理問(wèn)題亟需解決。

3 新形勢(shì)下加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理的有效策略

（1）增加個(gè)性化信息，增強(qiáng)檔案內(nèi)容的科學(xué)性。為了滿(mǎn)足用人單位的需要，高校學(xué)生檔案內(nèi)容既要包含學(xué)生基本信息，又要體現(xiàn)學(xué)生的個(gè)性化和時(shí)代風(fēng)貌?，F(xiàn)代大學(xué)生檔案應(yīng)充實(shí)以下幾方面的內(nèi)容：學(xué)生的英語(yǔ)四、六級(jí)成績(jī)單及證書(shū)；計(jì)算機(jī)等級(jí)考試證書(shū)，心理測(cè)試相關(guān)材料；社會(huì)實(shí)踐成績(jī)；各類(lèi)設(shè)計(jì)發(fā)明獎(jiǎng)項(xiàng)、專(zhuān)業(yè)技能比賽證書(shū)；藝術(shù)創(chuàng)作材料等。此外，各大高校還應(yīng)特別重視建立學(xué)生的信用檔案，誠(chéng)信是這個(gè)社會(huì)最需要的道德品質(zhì)，也是用人單位高度重視的問(wèn)題之一，因此，在檔案中，信用信息必不可少。

（2）加強(qiáng)監(jiān)管，定期考核。高校應(yīng)該重視檔案收集、整理及納入的監(jiān)督和管理，并建立獎(jiǎng)懲制度。對(duì)檔案管理規(guī)范的部門(mén)和院系進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)管理松散婚戀的部門(mén)和院系予以批評(píng)處罰，通過(guò)獎(jiǎng)懲制度督促工作人員做好本職工作，使得高校學(xué)生檔案更加精準(zhǔn)、可信。

（3）提高人員素質(zhì)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。首先要增強(qiáng)相關(guān)人員的管理意識(shí)和工作責(zé)任心，使其充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性；其實(shí)，要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，定期組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高管理水平，尤其是現(xiàn)代化信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用。

（4）建立科學(xué)的檔案管理體制，嚴(yán)格堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化操作。通常高校檔案管理需要經(jīng)過(guò)資料搜集、整理、總結(jié)、錄入、保管五大環(huán)節(jié)，其中的每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)指定專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行管理和指導(dǎo)，并要求制定相應(yīng)的規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)，確保每一項(xiàng)工作的有據(jù)可依，有章可循；學(xué)生檔案歸口指定部門(mén)管理，從新生入學(xué)開(kāi)始，便對(duì)信息開(kāi)始詳細(xì)記錄、嚴(yán)格審核，并做到錄入及時(shí)、檔案材料規(guī)格統(tǒng)一；，制定高校大學(xué)生檔案管理、借閱制度，檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)嚴(yán)格按照轉(zhuǎn)遞程序操作，使每一份檔案材料都去向明確，可追蹤溯源。

（5）加快推進(jìn)高校大學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)。 當(dāng)下，我國(guó)高校大學(xué)生檔案數(shù)量逐年上升，網(wǎng)絡(luò)招聘也成為了畢業(yè)生應(yīng)聘工作的主要渠道，這對(duì)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，新時(shí)期高校學(xué)生檔案必須實(shí)現(xiàn)信息化和動(dòng)態(tài)化管理，高校要積極開(kāi)發(fā)切實(shí)可行的檔案管理軟件，并將大學(xué)生在校的表現(xiàn)，真實(shí)、及時(shí)地錄入到管理系統(tǒng)中，并做好定期更新和維護(hù)。高校檔案信息化建設(shè)不僅提高了檔案管理的工作效率，還為檔案查詢(xún)，利用，轉(zhuǎn)遞提供了極大方便。

綜上所述，高校大學(xué)生檔案資料管理工作是一項(xiàng)具有重大意義的任務(wù)，檔案管理部門(mén)和檔案管理者要積極改變以往“沉默無(wú)聞”的工作狀態(tài)，從幕后走到臺(tái)前，明確自身的工作意義和目的，同時(shí)要充分利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，大力提升高校大學(xué)生檔案管理的效率和效益，做好社會(huì)服務(wù)，為高校大學(xué)生就業(yè)擇業(yè)、為用人單位選拔人才提供最有參考價(jià)值的一手資料。

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