朱偉文

[摘 要]現(xiàn)代高校辦學(xué)理念和檔案“三個(gè)體系”下的高校檔案資源建設(shè)，賦予了高校檔案資源建設(shè)新要素，高校檔案部門要抓住契機(jī)，通過(guò)控制檔案形式源頭，突破傳統(tǒng)歸檔理論限制，重組和收集檔案智能和虛擬資源，不斷優(yōu)化館（室）藏結(jié)構(gòu)，建立覆蓋人民群眾的高校檔案資源體系。

[關(guān)鍵詞]高校檔案；資源；整合

檔案“三個(gè)體系”建設(shè)是檔案工作貫徹落實(shí)十七大科學(xué)發(fā)展觀的重大舉措，是踐行黨的群眾路線的具體體現(xiàn)。在“三個(gè)體系”建設(shè)中，檔案資源建設(shè)是檔案各項(xiàng)工作得以順利開展的要素，既是利用建設(shè)的基礎(chǔ)，也是檔案安全建設(shè)的保障，只有通過(guò)完善的檔案資源建設(shè)“人類寶貴資源——檔案才能擺脫自生自滅、散亂不安全的狀態(tài)，獲得應(yīng)有的歸宿”（1）。

1.高校檔案資源建設(shè)的內(nèi)涵

檔案是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的，具有保存?zhèn)洳榈脑加涗洠且环N信息資源，影響著人類生活的方方面面。高校檔案資源是高校在從事教學(xué)、科研、黨政管理及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案總和。它記載了學(xué)校發(fā)展的脈絡(luò)，匯集高校教學(xué)、科研等領(lǐng)域的成果，沉積著學(xué)校特色專業(yè)和悠久文化的精華，雖然不直接參與學(xué)校管理、教育教學(xué)、科學(xué)研究等活動(dòng)，但其通過(guò)提供檔案為高校各項(xiàng)活動(dòng)服務(wù)發(fā)揮的作用不可忽視。2005年連戰(zhàn)訪問(wèn)北京大學(xué)時(shí)，北大準(zhǔn)備的禮物是其母親趙蘭坤女士就讀該校期間的學(xué)籍檔案，跨越時(shí)空的檔案資源瞬時(shí)拉近了海峽兩岸的距離，通過(guò)這一經(jīng)典的事例可見高校檔案資源建設(shè)的價(jià)值。

隨著高校教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，現(xiàn)代高校檔案資源體系涵蓋三個(gè)層面：一是傳統(tǒng)的檔案實(shí)體資源，它是由高校實(shí)踐活動(dòng)中直接形成和處理的原生性信息匯成的各種形式、載體、內(nèi)容的記錄；二是經(jīng)過(guò)加工的檔案智能信息資源，它由高校檔案實(shí)體資源派生出并游離于實(shí)體檔案之外，是依據(jù)檔案實(shí)體信息內(nèi)容與形式特征提煉的檢索性、匯集性的二、三次文獻(xiàn)；三是新產(chǎn)生的虛擬檔案信息資源。隨代現(xiàn)伴計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校科學(xué)研究、管理過(guò)程中廣泛應(yīng)用，大量的檔案信息資源通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以虛擬信息的形態(tài)呈現(xiàn)，高校檔案虛擬信息資源應(yīng)運(yùn)而生。高校案資源建設(shè)就是對(duì)這些檔案資源總和的形成、價(jià)值判定、收集和加工整合的過(guò)程。

2.高校檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀及新視角

建國(guó)以來(lái)，大多數(shù)高校的檔案資源建設(shè)局限于學(xué)校黨政部門形成的文書和人事檔案的管理。上世紀(jì)八十年代末，隨著高校工作中心的轉(zhuǎn)移，國(guó)家教委頒布了《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡(jiǎn)稱“6號(hào)令”）。“6號(hào)令”的頒布，是高校檔案資源建設(shè)的一個(gè)重要轉(zhuǎn)折點(diǎn)，其中第五章第十七條指出：“高等學(xué)校應(yīng)建立和完善歸檔制度，并納入教學(xué)、科研和管理人員的職責(zé)范圍內(nèi)，做到每項(xiàng)重要的教學(xué)、科研、黨政管理等工作，都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料保存。”高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍由原先的黨政管理擴(kuò)展到教學(xué)、科研、基建、出版、外事、儀器設(shè)備、財(cái)會(huì)、產(chǎn)品生產(chǎn)九個(gè)門類，涉及到高校各項(xiàng)工作的方方面面。各高校在實(shí)施“6號(hào)令”的過(guò)程中，加大了對(duì)檔案實(shí)體資源的建設(shè)力度，通過(guò)制訂相關(guān)制度，把原本散失在個(gè)人和系科的教學(xué)、科研的檔案集中到檔案部門，并遵照“6號(hào)令”第七條第5點(diǎn)，推進(jìn)檔案智能資源的建設(shè)，編制了多種檢索工具和文獻(xiàn)匯編，為學(xué)校教職工利用檔案提供方便。

“6號(hào)令”頒布近二十年來(lái)，高校檔案資源建設(shè)經(jīng)過(guò)各高校檔案部門的努力，已有了厚重積淀，檔案資源建設(shè)的規(guī)模與結(jié)構(gòu)發(fā)生了翻天覆地的變化。根據(jù)2010年4月江蘇省檔案局《關(guān)于開展江蘇高校檔案工作基本情況調(diào)查的通知》的調(diào)查結(jié)果，江蘇省80所高校截至2010年4月底九大門類實(shí)體檔案積累了一百七十多萬(wàn)卷，除產(chǎn)品生產(chǎn)類（9031卷）檔案案卷數(shù)量明顯寡弱，其他各門類檔案卷數(shù)相對(duì)平衡，教學(xué)類（387967卷）和科研類（76827卷）檔案數(shù)量已超過(guò)了黨群類（360599卷）和行政類（260402卷）檔案數(shù)量，充分體現(xiàn)了高校檔案實(shí)體資源建設(shè)的成效。但高校檔案資源建設(shè)仍然存不少問(wèn)題：其一，智能資源建設(shè)不富足，表現(xiàn)在“檔案編研成果”較少和已歸的檔案不能及時(shí)找到的事件偶有發(fā)生；其二，對(duì)76所高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和檔案網(wǎng)站建設(shè)情況的統(tǒng)計(jì)，表現(xiàn)出虛擬資源建設(shè)方面的嚴(yán)重缺失，建有全文數(shù)據(jù)庫(kù)的高校僅有15所，有電子目錄或個(gè)別檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的高校也只有29所，建有專門網(wǎng)站的高校22所，無(wú)專門網(wǎng)站的54所；其三，在實(shí)體資源方面，雖然數(shù)量有所增長(zhǎng)，但查找時(shí)常常發(fā)現(xiàn)要用的檔案沒(méi)有歸檔，而且各高校的綜合檔案千篇一律，存在“虛胖”與庫(kù)存數(shù)量不充分現(xiàn)象；還有載體單一，缺少能夠生動(dòng)再現(xiàn)高校各個(gè)時(shí)期原貌的聲像資料。

此外，近年來(lái)，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，社會(huì)的文明程度的提高，現(xiàn)代大學(xué)一步步走向大眾，融入社會(huì)，人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)和文化傳承成為高校的基本職能。所以，高校檔案資源建設(shè)，還需與時(shí)俱進(jìn)，大膽創(chuàng)新，創(chuàng)建覆蓋人民群眾的高校檔案資源體系是當(dāng)下一個(gè)值得我們探索的視角。

在高校何為覆蓋人民群眾的檔案資源呢？其實(shí)在“6號(hào)令”和2008年，教育部和國(guó)家檔案局根據(jù)近年高校檔案管理發(fā)展變化的情況，頒發(fā)的新《高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡(jiǎn)稱“27號(hào)令”）中都有影可尋，在給高校檔案下定義時(shí)，兩者都提到的“對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”，前者第六條還明確指出高校檔案館“既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，又是永久存放和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)”，“對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)”的范圍和“永久存放”的終極性都確定了高校檔案資源是學(xué)校和國(guó)家共同的財(cái)富，高校檔案工作不僅僅要履行內(nèi)部的職能，還要融入社會(huì)，服務(wù)社會(huì)，擔(dān)當(dāng)社會(huì)的責(zé)任?！?7號(hào)令”還首次將學(xué)生檔案獨(dú)立設(shè)類，突顯了科學(xué)發(fā)展觀和群眾路線以人為本和關(guān)注民生檔案的理念?？梢姡采w人民群眾的高校檔案資源建設(shè)就是緊貼民生，傳承校園文化精神和維護(hù)學(xué)校發(fā)展的真實(shí)面貌，以方便學(xué)校師生和社會(huì)大眾利用需要為宗旨，有效地掌控高校檔案形成，科學(xué)判定、收集，合理整合三個(gè)層面上對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有永久保存價(jià)值的檔案信息資源。

3.新時(shí)期高校檔案資源建設(shè)的探究

現(xiàn)代高校辦學(xué)理念和檔案“三個(gè)體系”下的高校檔案資源建設(shè)，賦予了高校檔案工作新的思想要素，高校檔案部門要抓住契機(jī)，積極探索和完善高校檔案資源建設(shè)的方式、方法，提升高校檔案管理的水平和層次。

3.1掌控高校檔案形成源頭，強(qiáng)化實(shí)體資源全員收集的整體功效。首先要建立合理的群體結(jié)構(gòu)。從管理角度審視，要成立學(xué)校層面上的“檔案工作委員會(huì)”，由主管校長(zhǎng)、檔案館負(fù)責(zé)人和各職能部門、院系領(lǐng)導(dǎo)組成，自上而下負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)全校檔案工作；從業(yè)務(wù)角度出發(fā)，應(yīng)自下而上，檔案平時(shí)分散在學(xué)校各個(gè)角落，形成于學(xué)校各個(gè)部門、院系，甚至是個(gè)人，收集工作不是高校檔案部門一個(gè)單位能完成的，它涉及到各部門、各院系和每個(gè)形成者，因此，學(xué)校各部門、各院系要明確有1人以上的兼職檔案員，在高校檔案部門專職檔案員的指導(dǎo)下具體從事最初的檔案收集和整理，通過(guò)覆蓋全校的網(wǎng)絡(luò)隊(duì)伍，有效控制實(shí)體檔案形成的源頭，保證高校實(shí)體檔案的齊全。第二，提高學(xué)校全員歸檔的意識(shí)。通過(guò)各種途徑對(duì)全校領(lǐng)導(dǎo)、教職員工宣傳檔案法律、法規(guī)，認(rèn)識(shí)到檔案收集人人有責(zé)，貪圖自己利用方便，把檔案“占為已有”等不歸檔行為是違法的，促使到歸檔時(shí)間，領(lǐng)導(dǎo)、承辦人員主動(dòng)把積壓在個(gè)人手中利用的文件資料交給兼職檔案員，提高檔案的歸檔率。第三，積極開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)專、兼職檔案員的責(zé)任感。組織專、兼職檔案員認(rèn)真學(xué)習(xí)研究有關(guān)資源建設(shè)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，按規(guī)則整理，系統(tǒng)、有效地儲(chǔ)存資源，確保高校檔案實(shí)體資源的安全和完整。第四，正確判定檔案價(jià)值，嚴(yán)格進(jìn)庫(kù)檔案質(zhì)量，在檔案進(jìn)館（室）前，高校檔部門要嚴(yán)格鑒定，去粗存精，去偽存真，把不附合歸檔要求的文件拒之門外，并建立利用預(yù)測(cè)反饋機(jī)制，有針對(duì)性地主動(dòng)收集利用者需要的信息資源，上下齊心，發(fā)揮全員收集檔案的整體功效，從源頭確保進(jìn)館（室）檔案量與質(zhì)的統(tǒng)一，消除“虛胖”與庫(kù)存數(shù)量不充分現(xiàn)象。

3.2突破傳統(tǒng)歸檔理論的限制，重視智能和虛擬資源的建設(shè)。首先加深智能檔案資源的開發(fā)。智能資源建設(shè)就是指超脫檔案原始載體限制，揭示按照專題重組檔案信息的行為或過(guò)程。高校是人類傳授知識(shí)、培養(yǎng)國(guó)家人才的基地，也是研究高新科學(xué)技術(shù)的場(chǎng)所，所產(chǎn)生的信息資源本身具有巨大的價(jià)值，但它自身無(wú)法向利用者顯示出來(lái)，高校檔案部門必須在一次文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上，大力加強(qiáng)二、三次文獻(xiàn)編研，從大量的文獻(xiàn)中篩選有關(guān)的情報(bào)信息，編輯各種檢索索引、文摘向用戶提供線索，同時(shí)要借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)、設(shè)備，提高二次文獻(xiàn)覆蓋率，建立完整、便捷的檔案目錄電子檢索系統(tǒng)，做好全宗級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)目錄與全文文本庫(kù)、圖形圖像庫(kù)之間的鏈接，縮短查找時(shí)間，提高檔案信息的處理能力。其次，加強(qiáng)虛擬資源的捕獲。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)的普及，電子數(shù)據(jù)，網(wǎng)上信息越來(lái)越多，一方面要注重對(duì)虛擬檔案信息的收集、鑒定、整理，對(duì)具有永久保存價(jià)值的檔案，要紙質(zhì)與電子并重，對(duì)不起憑證作用保存價(jià)值不高的資料，可用虛擬資源替代；另一方面要做好實(shí)體檔案信息數(shù)字化的轉(zhuǎn)化工作，對(duì)館（室）藏的檔案資源進(jìn)行錄入、掃描等數(shù)字化“加工”，以補(bǔ)充紙質(zhì)檔案利用單一化的不足，滿足多用戶同一時(shí)間查閱檔案的要求。

3.3不斷優(yōu)化館（室）藏結(jié)構(gòu)，創(chuàng)建覆蓋人民群眾的高校檔案資源。第一，在做好平時(shí)檔案收集工作的基礎(chǔ)，通過(guò)各種渠道，拯救高校珍貴的老檔案，一方面，采取征集和捐贈(zèng)相結(jié)合、開通寄存通道和與相關(guān)單位建立合作、交換關(guān)系，把館（室）藏中缺失珍藏在個(gè)人和其他單位的反映本高校發(fā)展足跡的資源吸收進(jìn)來(lái)，補(bǔ)充館（室）藏資源的不足；另一方面，也可采用口述檔案的方法彌補(bǔ)歷史的空白，我校從今年上半年開始，啟動(dòng)口述校史的工作，在查找現(xiàn)有檔案的基礎(chǔ)上，列出要了解內(nèi)容的提綱，用攝像、錄音的方式定期訪談我校離退休的知名專家、教授，取得良好效果，訪談形成的聲像檔案資料不僅能以直觀、生動(dòng)的視頻再現(xiàn)高校歷史記憶，作為激發(fā)全校師生的愛(ài)校、愛(ài)國(guó)熱情的素材，還可以改變高校檔案館（室）藏載體單一的局面。第二，突出重點(diǎn)，形成有學(xué)校特色的檔案資源。雖然高校歸檔遵行的原則一樣，但是每個(gè)高校的具體教學(xué)、科研、管理都有自己的側(cè)重點(diǎn)，重點(diǎn)接收那些能夠全面反映本校管理、科技、教學(xué)、及規(guī)模發(fā)展?fàn)顩r和能夠突顯學(xué)校特色的專業(yè)學(xué)科的檔案資料，如教學(xué)大綱、課程安排，教師、科研人員學(xué)術(shù)研究成果、著書手稿等等，展現(xiàn)學(xué)校特有的檔案風(fēng)貌，改變趨之若鶩、人有我有的狀況。第三，關(guān)注校園民生檔案建設(shè)。加大收集與師生民情密切相關(guān)的民生檔案，注重學(xué)生學(xué)歷、學(xué)籍和在校表現(xiàn)原始文本和教職員工職稱、職務(wù)、工資變動(dòng)、享受待遇等方面文件的形成，縮短這些檔案的整理時(shí)間，加快利用進(jìn)程，并有針對(duì)性地對(duì)這些檔案進(jìn)行資源整合，實(shí)現(xiàn)檔案靜態(tài)資源與學(xué)生、教職員工、社會(huì)大眾利用需求的無(wú)縫對(duì)接，彰顯新時(shí)期高校檔案人文關(guān)懷的作用。

總之，我們要站在為學(xué)校和社會(huì)公眾服務(wù)的高度，不斷挖掘檔案新鮮資源，為高校和社會(huì)全方位利用創(chuàng)建豐厚的資源庫(kù)，開創(chuàng)高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的新局面。

參考文獻(xiàn)：

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[2]陳忠海/梁艷萍近十年國(guó)家檔案資源建設(shè)研究綜述四川檔案2010年6期28-31頁(yè)

[3]普通高校檔案管理辦法國(guó)家教委1989年10月10日

[4]高校檔案管理辦法國(guó)家教委國(guó)家檔案局2008年9月1日

注釋：

（1）何嘉蓀：《檔案管理理論與實(shí)踐》高等教育出版社，1993年31頁(yè)。